Créer des workflows

Utilisez des workflows pour automatiser vos processus commerciaux. Vous pouvez inscrire automatiquement des fiches d'informations avec des critères d'inscription, puis agir sur vos fiches d'informations.

Par exemple, vous pouvez inscrire tous les contacts ayant soumis un formulaire spécifique, puis envoyer un e-mail marketing et attribuer ces contacts à un utilisateur. Vous pouvez également effectuer des actions sur les fiches d'informations associées, par exemple en mettant à jour l'entreprise associée à un contact inscrit.

Après avoir créé des workflows, découvrez comment les organiser. 

Créer un nouveau workflow

Vous pouvez créer des workflows à partir de zéro ou utiliser des modèles de workflows pour vous guider. Vous pouvez également vous référer à la bibliothèque de workflows de la communauté pour trouver des idées lors de la configuration de votre workflow. Le nombre de workflows que vous pouvez créer dépend des abonnements de votre compte.

Créer un nouveau workflow à partir de zéro

Pour créer un workflow à partir de zéro :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows. 
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow > À partir de zéro.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Basé sur [objet] pour sélectionner l'objet du workflow. Cela détermine le type de fiche d'informations qui peut être inscrit dans le workflow. Vous avez le choix parmi les objets suivants :

• • Contacts
  • Entreprises
  • Transactions
  • Devis (Sales Hub Pro ou Entreprise)
  • Tickets (Service Hub Pro ou Entreprise)
  • Objets personnalisés (Entreprise uniquement)
  • Conversations
  • Soumissions de feedback (Service Hub Pro ou Entreprise)
  • Abonnements
  • Outils de paiement
  • Objectifs
  • Leads (Sales Hub Pro ou Entreprise)
  • Utilisateurs
• Dans le panneau de droite, dans Sélectionner un type, sélectionnez Workflow vide. Cette option sera sélectionnée par défaut. 
• Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Suivant.
• Pour donner un nom à votre workflow et ajouter une description :
  • En haut, cliquez sur l'icône Crayon edit pour modifier le nom du profil. Puis, saisissez le nom et la description de votre workflow. 
• Autrement, une fois votre workflow configuré, cliquez sur Générer une description pour utiliser l'IA de HubSpot afin de générer une description pour votre workflow selon les critères d'inscription et actions de votre workflow. 
• En bas, cliquez sur Enregistrer.
   

Créer un nouveau workflow en utilisant des modèles

Utilisez un modèle de workflow cohérent avec vos objectifs pour rationaliser vos processus d'automatisation. Vous pouvez également parcourir les modèles pour explorer différentes options d'automatisation de workflow. 

Pour créer un workflow en utilisant un modèle :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows. 
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un workflow > Depuis un modèle.
• Dans la bibliothèque de modèles, recherchez un modèle qui correspond à vos objectifs de workflow : 
  • Pour filtrer les modèles par fonction ou objectif, dans la barre latérale gauche, sélectionnez une catégorie. 
  • Pour rechercher un modèle spécifique, dans l'angle supérieur droit, saisissez un mot-clé de recherche. 
• Pour consulter les détails d'un modèle, cliquez sur Aperçu. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez vérifier si le modèle est compatible avec vos abonnements HubSpot. Vous pouvez également consulter les détails suivants :
  
  • Objectif : l'objectif de ce modèle de workflow. 

• • Ce que vous devez préparer : toutes les ressources que vous devez préparer pour remplir les actions en tant que variable, comme les e-mails marketing ou les formulaires. 
  • Aperçu du modèle : les critères d'inscription et les actions de workflow inclus dans ce modèle. 

• Une fois que vous avez sélectionné votre modèle, cliquez sur Utiliser le modèle. Dans l'éditeur de workflows, le modèle sera affiché avec des actions de variable. Vous pouvez modifier, ajouter et supprimer des actions dans l'éditeur. 
   

Définir les critères d'inscription

Les critères d'inscription sont un ensemble de critères qui inscrivent automatiquement des fiches d'informations dans le workflow. Vous pouvez ajouter des critères d'inscription manuellement, utiliser l'IA pour générer des critères d'inscription ou n'ajouter aucun déclencheur :

• Lorsque vous configurez des critères d'inscription, vous pouvez utiliser les types de critères d'inscription suivants. Découvrez-en davantage sur la configuration des critères d'inscription.
  • Basé sur des filtres
  • Basé sur des événements
  • Basé sur un calendrier
• Vous pouvez également utiliser Breeze, l'IA de HubSpot, pour générer des critères d'inscription. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de l'IA dans les workflows. 
• Si vous souhaitez inscrire manuellement des fiches d'informations uniquement, laissez la case relative aux critères d'inscription vide.

• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur Définir des critères d'inscription.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez Lorsqu'un événement se produit, Lorsque les critères de filtrage sont remplis ou Sur la base d'un calendrier.
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez un type de filtre pour le critère d'inscription. Configurez le critère d'inscription, puis cliquez sur Enregistrer.
   

• Par défaut, les fiches d'informations ne seront inscrites dans un workflow que la première fois où elles répondront aux critères d'inscription. Pour activer la réinscription :
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'onglet Réinscription.
  • Cliquez pour activer le bouton de réinscription.
  • Sélectionnez les critères que vous souhaitez utiliser pour la réinscription. Découvrez-en davantage sur l'ajout de critères de réinscription à des workflows.
• Ajoutez plus de critères d'inscription si nécessaire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
  
  

Ajouter des actions

Vous pouvez utiliser Breeze pour générer des actions pour un workflow ou sélectionner et ajouter manuellement des actions. Par exemple, vous pouvez utiliser un workflow pour envoyer un e-mail marketing ou attribuer vos fiches d'informations. Découvrez-en davantage sur les différentes actions de workflow disponibles dans HubSpot.

Après avoir ajouté une action, vous pouvez la cloner ou la déplacer afin de fluidifier le processus de création de workflow. Si vous souhaitez laisser une note sur une action de workflow, découvrez comment ajouter des commentaires à des actions de workflow. 

Remarque : Les actions disponibles dépendent de votre abonnement. L'utilisation d'actions verrouillées locked nécessite une mise à niveau du compte. 

Pour ajouter des actions à un workflow :

• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône Plus (+).
• Dans le panneau de gauche, sélectionnez une action. Découvrez-en davantage sur le choix des actions du workflow.
• Après avoir défini les détails de l'action, cliquez sur Enregistrer. Ou, si vous ajoutez l'action en tant que variable, cliquez sur Enregistrer sans remplir les détails de l'action. Les actions de variables doivent être remplies avant l'activation du workflow. Découvrez-en davantage sur les actions de variable.

Utiliser le panneau de données lors de l'ajout d'actions

En fonction de l'action de workflow sélectionnée, vous pouvez également utiliser le panneau de données pour utiliser des données provenant de diverses sources d'objets. Par exemple, vous pouvez utiliser les données d'une fiche d'informations de contact et de la transaction qui lui est associée pour envoyer une notification dans l'application au propriétaire de la transaction. 

La fonctionnalité du panneau de données peut être utilisée avec les actions de workflow suivantes :

• Envoyer une notification par e-mail interne
• Créer une tâche

• Envoyer une notification dans l'application
• Branche de valeur égale
• Définir la valeur de la propriété (lors de la définition des propriétés de texte)
• Copier la propriété
• Créer une fiche d'informations (lors de la définition des propriétés de texte)
• Envoyer une notification Slack (nécessite l'intégration Slack)

• Actions d'intégration qui permettent le transfert de données (comme avec Google Sheets ou Asana)

• Code personnalisé (Operations Hub Pro ou Entreprise uniquement)

• Formater les données (Operations Hub Pro ou Entreprise uniquement).

• Envoyer un webhook (Operations Hub Pro ou Entreprise uniquement)
   

• Après avoir sélectionné votre action, dans la section Données disponibles, cliquez sur Modifier les données disponibles. 
• Dans le panneau de droite, cliquez sur + Ajouter une source de données.
• Cliquez sur le menu déroulant Choisissez un type d'enregistrement et sélectionnez une source de données.
• Configurez les détails de la source de données, puis cliquez sur Ajouter.
• Après avoir ajouté vos sources de données, utilisez les données d'une source spécifique :
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur le champ avec lequel vous souhaitez utiliser les données.
  • Dans le panneau Insérer des données, cliquez sur le menu déroulant Afficher les propriétés ou Résultat d'action et sélectionnez une source de données. 
  • Après avoir sélectionné votre source, cliquez pour développer le type de données que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur la propriété à utiliser dans le champ.
    • La propriété sera automatiquement insérée dans le champ.
    • Les propriétés d'événement personnalisé peuvent être utilisées dans le cadre d'actions prises en charge par le panneau de données. Les propriétés disponibles de l'événement personnalisé seront affichées sous le nom de l'événement personnalisé sur le panneau de données.

Consulter la petite carte des workflows

• Dans l'angle supérieur gauche de l'éditeur de workflows, cliquez sur Afficher le panneau de la mini carte.
  
  

• Une fois la mini carte ouverte, vous pouvez placer le curseur sur les actions du workflow pour afficher le nom de l'action et cliquer sur une zone de la mini carte pour y accéder.
• Pour fermer la mini carte, cliquez sur l'icône X dans l'angle supérieur droit de la mini carte.

• Si votre workflow nécessite des modifications avant de pouvoir être publié, l'action apparaîtra en jaune. Cliquez sur le lien dans l'alerte et consultez les modifications à apporter.
   

Annuler ou rétablir des modifications

Lorsque vous modifiez votre workflow, vous pouvez annuler ou rétablir des modifications apportées au workflow au cours des 30 jours précédents.

• Pour annuler une action, cliquez sur l'icône d'annulation undo en haut à gauche. Les modifications seront annulées une par une.

• Pour rétablir une action, cliquez sur l'icône de rétablissement redo en haut à gauche. Les modifications seront rétablies une par une.

Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser les fonctions d'annulation et de rétablissement pour les actions d'extension, les actions de code personnalisé ou les actions de déplacement ou de clonage.

Gérer les paramètres

Pour gérer les paramètres du workflow :

• En haut à gauche, cliquez sur l'onglet Paramètres pour gérer les paramètres d'exécution et de notification du workflow. Découvrez-en davantage sur la gestion des paramètres de votre workflow.
• En haut à gauche, cliquez sur Modifier > Modifier le critère d'inscription pour gérer les paramètres d'inscription, de désinscription et de réinscription au workflow. 
  
  

Activer votre workflow

Une fois votre workflow activé, vous pouvez consulter l'historique du workflow pour suivre les fiches d'informations inscrites. Si vous avez enregistré des actions de variable, elles doivent être terminées avant que vous puissiez activer le workflow.

Remarque : Le nombre de contacts existants affiché sur la page de vérification est une estimation. Pour afficher un nombre exact de contacts, créez une liste statique des contacts qui répondent aux critères en cliquant sur Utilisez des listes pour voir ces contacts.

Pour vérifier et activer votre workflow :

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Vérifier et publier.
• Dans le panneau de droite, vérifiez les détails de votre workflow :
  • Voir tous les contacts dans des listes : si vous disposez d'un compte Marketing Hub Starter, Pro ou Entreprise, dans les workflows basés sur les contacts, vous pouvez afficher une liste statique de contacts répondant aux critères d'inscription. La liste sera automatiquement enregistrée et accessible à partir de votre tableau de bord des listes.

• • Voulez-vous inscrire des contacts qui répondent actuellement aux critères d'inscription lorsque le workflow s'active : choisissez d'inscrire les fiches d'informations répondant actuellement aux critères d'inscription ou d'inscrire uniquement les fiches d'informations répondant aux critères dans le futur.
    • Oui, inscrire les [objets] existants qui répondent aux critères de déclenchement dès maintenant : inscrivez toutes les fiches d'informations existantes qui répondent aux critères d'inscription.
    • Non, inscrire uniquement les [objets] répondant aux critères de déclenchement après l'activation du workflow : inscrivez uniquement les fiches d'informations répondant aux critères d'inscription après l'activation du workflow. Lorsque cette option est sélectionnée : 
      • Si l'/le/la [objet] change pour répondre aux critères d'inscription pour la première fois après l'activation du workflow, l'/le/la [objet] sera inscrit(e).
      • Si l'/le/la [objet] répond à nouveau aux critères d'inscription et que la réinscription est activée, l'/le/la [objet] sera inscrit(e). Découvrez-en davantage sur les critères de réinscription.

• • En bas, cliquez sur Suivant. Pour votre workflow, vous pouvez consulter les sections Temps et Notifications, Connexions et Détails du workflow. Autrement, cliquez sur Ignorer pour activer. 
  • En bas, cliquez sur Activer le workflow.