Gérer la facturation et les paiements récurrents avec les abonnements

Les abonnements vous permettent d'automatiser la gestion des abonnements et la facturation récurrente à partir du CRM. Utilisez les abonnements pour automatiser les paiements récurrents avec vos clients ou pour envoyer des factures récurrentes demandant un paiement. 

• Fonctionnement des abonnements
• Comment créer des abonnements
• Comment gérer les abonnements

Fonctionnement des abonnements

Les abonnements peuvent être mis en place de deux manières :

Paiements récurrents : automatise la collecte des paiements. HubSpot facturera automatiquement l'acheteur en fonction de la fréquence de facturation que vous avez définie dans le lien de paiement ou le devis, de sorte que vous n'avez pas besoin de créer des liens de paiement ou des devis distincts pour collecter les paiements d'abonnement.

Facturation récurrente : automatise la facturation des clients. Envoyer des factures en utilisant une fréquence de facturation récurrente pour demander le paiement. Les factures peuvent être payables à réception ou être assorties de conditions de paiement net.

Pour collecter les paiements d'abonnements par le biais de liens de paiement et de devis, vous devez configurer l'un des processeurs de paiement suivants : :

• HubSpot payments: configurer HubSpot payments, le processeur de paiement intégré de HubSpot, qui est disponible pour Starter, Professional, et Enterprise comptes.
• Traitement des paiements par Stripe : connectez votre compte Stripe existant pour utiliser Stripe pour le traitement des paiements, qui est disponible pour tous les abonnements.

Veuillez noter : Les devises actuellement prises en charge pour les abonnements sont répertoriées ici.

Créer des abonnements

Ci-dessous, vous apprendrez comment facturer automatiquement les clients pour leurs abonnements par le biais de liens de paiement et de devis, ou comment envoyer des factures récurrentes pour collecter les paiements d'abonnements.

Collecter des paiements récurrents

Les abonnements sont automatiquement mis en place lorsqu'un acheteur achète un poste récurrent. Si vous n'avez pas établi de lien de paiement ou de devis pour percevoir le paiement de votre acheteur, suivez les étapes pour créer un lien de paiement ou un devis. Vous pouvez également créer un lien de paiement directement à partir de la page d'index des abonnements :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Abonnements.
• En haut à droite, cliquez sur Créer un abonnement.
• Cliquez sur Utiliser un lien de paiement pour débiter automatiquement un abonnement.
• Dans le panneau de droite, remplissez les détails du poste.
• Ou bien, cliquez sur Annuler et continuez à créer le lien de paiement.

Envoyer des factures récurrentes

Automatiser la facturation des clients :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Abonnements.
• En haut à droite, cliquez sur Créer un abonnement.
• Cliquez sur Envoyer automatiquement des factures récurrentes aux clients.

• Ajoutez un contact et une entreprise à l'abonnement. L'ajout d'une entreprise est facultatif, mais l'abonnement doit avoir un contact.
• Ajouter une adresse de facturation . Cette mention figurera sur les factures envoyées au client.
• Ajoutez vos postes .
• Sous Payment Collection, dans le menu déroulant, choisissez quand le paiement sera dû.

• Pour activer les paiements en ligne, activez Inclure un lien de paiement pour les paiements en ligne.
  • Cochez les cases Formes de paiement acceptées pour choisir les types de paiement que vous accepterez pour cet abonnement.
  • Cochez la case Collecter l'adresse de facturation pour les achats par carte de crédit pour collecter l'adresse de facturation de vos clients.
  • Cochez la case Collecter l'adresse de livraison pour collecter l'adresse de livraison de vos clients.

• Cliquez sur l'option Advanced Settings pour appliquer les paramètres aux factures, aux e-mails et aux commandes associés à cet abonnement.
  • Si vous souhaitez ajouter des notes à votre acheteur sur la facture, vous pouvez le faire dans le champ Invoice comments. Vous pouvez utiliser les options de texte au bas du champ de texte pour formater votre texte, ajouter un lien hypertexte ou insérer un extrait. Vous pouvez ajouter un commentaire par défaut qui apparaîtra sur chaque facture dans les paramètres de la facture.
  • Cliquez sur le menu déroulant Language pour choisir une langue.
  • Cliquez sur le menu déroulant Locale pour choisir une langue.

• Lorsque vous avez terminé, en haut à droite, cliquez sur Create.
• Confirmez la création de l'abonnement dans la boîte de dialogue en cliquant sur Create, ou cliquez sur Cancel pour revenir en arrière et modifier l'abonnement.

Créer un abonnement à partir d'un enregistrement de contact, d'entreprise ou d'affaire

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
  • Pour les contacts et les entreprises, dans la barre latérale droite, dans la section Abonnements, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Créer un nouvel abonnement : crée un nouvel abonnement pour le contact ou l'entreprise.
    • Ajouter un abonnement existant : associer un abonnement existant au contact ou à l'entreprise.

• • Pour les deals, dans la barre latérale droite, dans la section Abonnements, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
    
    • Convertir l'offre en abonnement : crée un abonnement en utilisant les informations de l'offre, y compris les postes associés.
    • Créer un nouvel abonnement : crée un nouvel abonnement pour le contact ou l'entreprise.
    • Ajouter un abonnement existant : associer un abonnement existant au contact ou à l'entreprise.

La procédure d'abonnement

Lorsqu'un acheteur achète un poste récurrent, il se passe ce qui suit :

• Vous et l'acheteur recevrez une notification de paiement pour le premier paiement de l'abonnement. 
  
  

  Reçu de l'acheteur	Reçu du commerçant

• HubSpot créera un enregistrement d'abonnement pour suivre les paiements récurrents. L'enregistrement de l'abonnement sera automatiquement associé au contact que vous avez ajouté lors de la création d'un abonnement pour la facturation récurrente, ou qui correspond à l'adresse e-mail soumise lors de la commande. Il sera également automatiquement associé à la société, aux transactions et à l'enregistrement de paiement du contact.

Remarque : une nouvelle opération ne sera pas créée pour les paiements récurrents, même si vous avez activé l'option Autoriser les liens de paiement à créer de nouvelles opérations dans les paramètres des liens de paiement. Les paiements récurrents sont enregistrés dans l'enregistrement de l'abonnement, qui est associé à toutes les offres auxquelles l'abonnement est associé.

• • Les postes ayant la même fréquence de facturation, les mêmes conditions de facturation, la même date de début de facturation et le même nombre de paiements sont suivis sur la même fiche d'abonnement, car ils peuvent être facturés ensemble.
  • Les postes avec des fréquences de facturation, des conditions de facturation, des dates de début de facturation et un nombre de paiements différents sont suivis sur des enregistrements d'abonnement distincts. Par exemple, si un lien de paiement comprend deux postes récurrents, l'un mensuel et l'autre annuel, deux enregistrements d'abonnement seront créés. De même, si un lien de paiement contient deux postes récurrents avec des conditions de facturation différentes, deux enregistrements d'abonnement seront créés.
  • Si un paiement récurrent est effectué par débit bancaire, tel que ACH, un enregistrement d'abonnement sera créé dès que le paiement sera autorisé et soumis, même si le paiement est encore en attente.

• Si vous avez sélectionné Renouvellement automatique jusqu'à annulation dans le menu déroulant Conditions de facturation de votre poste , il n'y aura pas de date de fin associée à l'abonnement. Pour fixer une date de fin, sélectionnez Nombre fixe de paiements dans le menu déroulant Conditions de facturation, et choisissez le nombre de paiements de l'abonnement dans le menu déroulant Nombre de paiements. HubSpot fixera automatiquement la date de fin en fonction du nombre de paiements définis. Par exemple, si le lien de paiement a été utilisé le 1er mars et que le menu déroulant Nombre de paiements est réglé sur 6, la date de fin sera automatiquement fixée au 1er septembre.

Veuillez noter : si vous utilisez l'ancienne intégration HubSpot-Stripe pour les devis, HubSpot ne créera pas d'enregistrements d'abonnement pour les articles récurrents lorsque Stripe est la méthode de paiement sélectionnée. Cela ne s'applique qu'à l'intégration de l'ancien système. Si vous avez plutôt connecté Stripe comme processeur de paiement, HubSpot créera des enregistrements d'abonnement pour les postes récurrents.

• Lors de la prochaine échéance de paiement, HubSpot débite automatiquement l'acheteur en utilisant la méthode de paiement avec laquelle il a acheté à l'origine. Si le client a besoin de mettre à jour ce mode de paiement, vous pouvez lui envoyer un lien pour le mettre à jour.
• Pour chaque prélèvement, HubSpot enverra par e-mail un reçu à l'acheteur, et les propriétés de l'enregistrement de l'abonnement dans HubSpot seront mises à jour. Vous pouvez également activer les e-mails de rappel pour avertir l'acheteur 14 jours avant le prochain paiement de son abonnement. 
• HubSpot enverra des notifications par e-mail aux administrateurs du compte lorsqu'un paiement d'abonnement est effectué ou échoue. Vous pouvez désactiver ces notifications dans les paramètres de notification de .

Voir les abonnements

Vous pouvez consulter les abonnements à partir de la page d'index des abonnements ou à partir des enregistrements de contact, d'entreprise, d'accord et de paiement associés à un abonnement. Vous pouvez vérifier l'état d'un abonnement, modifier l'abonnement, ou envoyer à l'acheteur un lien lui permettant de mettre à jour son mode de paiement.

Voir les abonnements sur la page d'index des abonnements

La page d'index des abonnements permet de visualiser tous les abonnements, de créer et d'utiliser des vues sauvegardées pour filtrer les abonnements selon des critères spécifiques.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Abonnements.
• La page d'index des abonnements comprend deux vues par défaut, auxquelles vous pouvez accéder en cliquant sur les onglets Unpaid et Scheduled au-dessus du tableau. Ces vues filtrent les abonnements en fonction de la propriété Status. En savoir plus sur les statuts d'abonnement .
• Utilisez les menus déroulants Status et Next payment due date pour filtrer rapidement tous les abonnements en fonction de ces attributs. Vous pouvez également cliquer sur Advanced filters pour définir des critères de filtrage supplémentaires.
• Pour enregistrer une vue en vue d'une utilisation ultérieure, cliquez sur l'icône Save en haut à droite du tableau.
• Pour afficher les détails complets d'un abonnement ou modifier l'abonnement, cliquez sur l'abonnement nom.

Pour en savoir plus sur l'affichage et le filtrage des enregistrements sur la page d'index, consultez le site .

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Paiements.
• Cliquez sur le nom de l'enregistrement associé à l'abonnement.
• Dans la barre latérale de droite, naviguez jusqu'à la carte Abonnements pour voir l'état de l'abonnement et la date de début.

• Pour plus d'informations, survolez l'abonnement et cliquez sur Preview.

• Dans le panneau de droite, examinez les détails de l'abonnement et modifiez l'abonnement si nécessaire. 

État des abonnements

Ci-dessous, vous trouverez plus d'informations sur la signification de chaque abonnement :

• Actif : tous les paiements prévus ont été traités.
• Impayé : le paiement prévu pour le cycle de facturation en cours a échoué. Un e-mail sera envoyé à l'acheteur pour lui demander de mettre à jour ses informations de paiement. En savoir plus sur pour traiter les échecs de paiement d'abonnements.
• Annulé: l'abonnement a été annulé avant son terme. Les acheteurs ne seront pas facturés pour les abonnements annulés.
• Expiré : l'acheteur a été facturé conformément à la période de facturation initiale et aucun autre frais n'est prévu. Les abonnements expirés ne seront pas facturés aux acheteurs.
• Programmée : la facturation de l'abonnement a été retardée pour commencer dans le futur, comme indiqué dans la propriété Date de début. 

Modifier un abonnement

Si vous devez mettre à jour un abonnement existant, comme ses postes, la prochaine date d'échéance du paiement, le mode de paiement et le contact associé :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Abonnements.
• Sur la page d'index des abonnements, cliquez sur le nom  de l'abonnement.
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Actions en haut à droite, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
  • Modifier l'abonnement: modifier les éléments de la liste de l'abonnement, y compris le prix, la quantité et les remises.
  • Mettre à jourle mode de paiement: mettre à jour le mode de paiement utilisé pour la facturation de l'abonnement.
  • Modifier la date du prochainpaiement: programmer la prochaine date d'échéance du paiement à une autre date.
    
    
  • Vous pouvez également accéder à la section Contacts de l'abonnement, puis cliquer sur + Ajouter pour mettre à jour le contact associé.

Vous pouvez également accéder au panneau latéral de l'abonnement à partir de l'un des enregistrements CRM qui lui sont associés. 

Annuler un abonnement

Si un acheteur demande à annuler son abonnement, vous pouvez annuler l'abonnement par le biais de l'enregistrement de l'abonnement dans HubSpot. L'abonnement sera immédiatement annulé et le client ne sera plus facturé. Vous pouvez attendre la fin de la période de facturation ou résilier l'abonnement et vous remboursera les jours de service non utilisés. Si vous annulez un abonnement pour lequel un paiement par débit bancaire est en attente, tel qu'un ACH, le paiement en attente sera not automatiquement annulé et remboursé, de sorte que vous devrez également procéder au remboursement de ce paiement en attente.

Si vous avez annulé l'abonnement avant la fin de la période de facturation, apprenez comment émettre un remboursement à partir de votre tableau de bord des paiements. Vous pouvez également créer un Workflow basé sur l'abonnement pour envoyer une notification à votre équipe lorsque le prochain paiement d'un client est dû afin de lui rappeler d'annuler l'abonnement.

Activer les e-mails de rappel de paiement

Vous pouvez envoyer un e-mail de rappel de paiement à vos acheteurs 14 jours avant l'échéance de leur prochain paiement d'abonnement.

Remarque : pour les abonnements dont le paiement est effectué par SEPA direct debit, le rappel de paiement à venir est automatiquement envoyé deux jours avant la date d'envoi de la facture pour des raisons de conformité.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Paiements.
• Cliquez sur l'onglet Notifications.
• Cliquez pour activer le rappel de paiement à venir .

• Cliquez sur Enregistrer.

Par la suite, un e-mail de rappel sera envoyé à l'acheteur avant son prochain paiement. Vous pouvez également utiliser des workflows pour envoyer des notifications pour un paiement d'abonnement à venir.

Utiliser les abonnements dans d'autres outils HubSpot

Vous pouvez utiliser les données d'abonnement dans d'autres outils HubSpot, notamment les workflows, les listes et les rapports.

• Créez des workflows basés sur les abonnements pour automatiser les actions basées sur les informations relatives aux abonnements. Par exemple, envoyez une notification interne à votre équipe lorsque l'état d'un abonnement est en retard, ou mettez automatiquement à jour le propriétaire de l'abonnement. En savoir plus sur les déclencheurs d'inscription à l'abonnement.
• Suivez les revenus récurrents dans l'outil d'analyse des abonnements, ou créez un rapport personnalisé basé sur les données d'abonnement. Lors de la création d'un rapport personnalisé, veillez à sélectionner les abonnements comme source de données, ou l'objet unique si vous créez un rapport personnalisé à objet unique
  
• Segmentez vos contacts ou vos entreprises en listes basées sur les propriétés de l'abonnement. Par exemple, créez une liste de contacts avec une date de fin d'abonnement connue, puis envoyez un e-mail à la liste de contacts pour les encourager à renouveler leur abonnement.