Impostare i file di importazione

Che HubSpot sia il vostro primo CRM o che vi stiate trasferendo da un altro sistema, l'importazione vi aiuta a creare record e attività e ad aggiornare il database. I file di importazione sono fogli di calcolo di dati utilizzati per organizzare le relazioni e i processi aziendali. Prima di iniziare l'importazione, è necessario esaminare i termini e i requisiti di HubSpot per i file di importazione.

Glossario

• Oggetto CRM: un tipo di relazione o processo della vostra azienda, come contatti, aziende, offerte e biglietti. Quando si importa, un oggetto è il tipo di set di dati che si sta importando in HubSpot.

• Record: un'istanza individuale di un oggetto (ad esempio, "Tom Smith" è un record di contatto). In un file di importazione di un singolo oggetto, ogni riga del file rappresenta un record dell'oggetto. Se si importano più oggetti in un unico file, ogni riga rappresenterà i record associati tra loro.

• Attività: un impegno che può essere associato ai record, come un'e-mail inviata a un contatto o una nota registrata su un record di ticket. Le attività comprendono chiamate, e-mail, riunioni, note e attività. È possibile creare nuove attività tramite l'importazione, ma non è possibile aggiornare quelle esistenti. Le chiamate e le attività possono essere importate da sole, mentre le e-mail, le riunioni e le note devono essere importate e associate a un oggetto CRM.

• Proprietà: campo creato per memorizzare informazioni sui record e sulle attività. In un'importazione, le proprietà corrispondono alle intestazioni delle colonne del file.

  Esempio di file

In questo esempio, l'oggetto importato sono i contatti. Ogni riga rappresenta un record di contatto e ogni colonna di informazioni rappresenta una proprietà del contatto(Nome, Cognome, Indirizzo e-mail).

• Identificatore univoco: valore di una proprietà che HubSpot utilizza per riconoscere ogni record come unico nel suo genere. In un'importazione, è necessario un identificatore univoco per evitare di creare record duplicati (ad esempio, due record per "Tom Smith") e per associare record diversi (ad esempio, importare "Tom Smith" e associarlo alla sua azienda "Smith Inc."). Gli identificatori unici disponibili per l'importazione sono:
  • Email: l'indirizzo email di un contatto. È necessario quando si importano i contatti per evitare duplicati o per associare i contatti a un altro oggetto. Se non si dispone di indirizzi e-mail dei contatti, utilizzare l'ID record per aggiornare e associare i record dei contatti esistenti.

• Nome di dominio dell'azienda: il dominio del sito web di un'azienda (ad esempio, example.com). È necessario quando si importano le aziende per evitare duplicati o per associare le aziende a un altro oggetto. Se non si dispone di nomi di dominio aziendali, utilizzare l'ID record per aggiornare e associare i record aziendali esistenti.
• ID record: un valore di proprietà univoco assegnato a ciascun record da HubSpot. Se si esportano i record esistenti da HubSpot, ogni record avrà un ID record. È una colonna obbligatoria quando si importano e si associano offerte, biglietti o oggetti personalizzati esistenti a un altro oggetto, ma può anche essere utilizzata come identificatore univoco per i contatti e le aziende se non si dispone di e-mail o nomi di dominio aziendali.
• Proprietà valore univoco personalizzato (solo offerte, biglietti e oggetti personalizzati): se è stata creata una proprietà che richiede valori univoci, è possibile utilizzare la proprietà come identificatore univoco nei file di importazione.
• Etichetta di associazione ( solo perProfessional ed Enterprise ): un valore che specifica la relazione tra i record. Una volta create le etichette di associazione, è possibile importarle con i record.

• Mappatura delle colonne: fase del processo di importazione in cui viene richiesto di far corrispondere le intestazioni delle colonne del file alle proprietà di HubSpot.

Ad esempio, si desidera importare e associare contatti e aziende in un unico file. Gli oggetti da importare e associare sono i contatti e le aziende. Ogni riga rappresenta un record di contatto e un record di azienda associato. Ogni intestazione di colonna rappresenta le proprietà che verranno mappate durante l'importazione. Il file mostrato di seguito include le proprietà dei contatti(Nome, Cognome, Indirizzo e-mail, Numero di telefono, Cibo preferito) e le proprietà delle aziende(Nome, Nome del dominio aziendale). C'è anche un identificatore unico per ogni oggetto che collegherà i due record unici in HubSpot(indirizzo e-mail per i contatti e nome del dominio aziendale per le aziende). Durante il processo di importazione, si mapperanno le colonne alle proprietà di HubSpot(la colonnaNome alla proprietà Nome di HubSpot).

File di esempio

Mappatura delle colonne alle proprietà

Requisiti e limiti tecnici dei file

• Essere un file .csv, .xlsx o .xls.
• Avere un solo foglio.
• Includere una riga di intestazione in cui ogni intestazione di colonna corrisponde a una proprietà di HubSpot. Le intestazioni delle colonne possono essere organizzate in qualsiasi ordine senza influenzare l'importazione. È possibile verificare se esiste già una proprietà predefinita che corrisponde all'intestazione o creare una proprietà personalizzata prima dell'importazione. Per saperne di più sui requisiti delle proprietà.
• Contenere meno di 1000 colonne.
• Essere codificati UTF-8 se sono inclusi caratteri di lingue straniere.
• Contenere celle in formato numero se si importano proprietà di data e ora in un file Excel.
• Contenere solo dati di valuta formattati in USD con decimali (ad es. 123,45).

Esistono ulteriori limiti tecnici per lo strumento di importazione a seconda dell'abbonamento a HubSpot. Tali limiti comprendono le dimensioni e le righe di un file di importazione, nonché il numero di file e righe che è possibile importare al giorno.

• Se si utilizzano gli strumenti gratuiti di HubSpot, è possibile:
  • Importare file fino a 20 MB.
  • Completare fino a 50 importazioni al giorno.
  • Importare fino a 500.000 righe al giorno. Se importate un file contenente più di 500.000 righe, il completamento richiederà più giorni.
• Se l'account ha un abbonamento Starter, Professional o Enterprise, è possibile:
  • Importare file fino a 512 MB.
  • Completare fino a 500 importazioni al giorno.
  • Importare fino a 10.000.000 di righe al giorno, con un limite di 1.048.576 righe per file. Se si importa tramite l'API delle importazioni, è possibile importare fino a 80.000.000 di righe al giorno.

Questi limiti si applicano a un periodo mobile di 24 ore e non si azzerano a un'ora specifica del giorno. Per saperne di più sull'abbonamento a HubSpot e sui suoi limiti.

Requisiti della proprietà

Formattazione dei valori delle proprietà

Le seguenti regole di formattazione sono necessarie per importare correttamente i dati:

• Per le proprietà dei contatti Numero di telefono e Numero di cellulare, per importare e formattare automaticamente il numero di telefono in base al codice del paese, formattare come +[codice del paese][numero]. Se è presente un'estensione, aggiungere ext[numero]. Ad esempio, un numero di telefono con il prefisso degli Stati Uniti sarà +11234567890 ext123.

• Per le proprietà contenenti un prezzo, è necessario utilizzare una delle valute accettate da HubSpot. L'elenco delle valute accettate e dei relativi codici valuta si trova nella schedaValuta delle impostazioni predefinite dell'account.
• Lo strumento di importazione ignora le celle vuote in un foglio di calcolo, quindi quando si importano i dati di una nuova proprietà, lasciare le celle vuote per i record senza un valore per la proprietà. Se un record esistente ha già un valore per la proprietà in HubSpot, le celle vuote non cancelleranno il valore della proprietà esistente. Per cancellare i valori delle proprietà esistenti in blocco, è possibile modificare manualmente i valori o utilizzare l'azione del flusso di lavoroCancella valore proprietà.
• Per assegnare un proprietario a un record o a un'attività durante l'importazione:
  • Per gli oggetti, includere l'intestazione del proprietario [Oggetto]. Per le attività, includere un'intestazione Attività assegnata a .
  • Aggiungere il nome o l'indirizzo e-mail dell'utente a ciascuna riga della colonna. Gli utenti a cui viene assegnato un record tramite l'importazione non riceveranno una notifica di assegnazione di un nuovo record o attività.
• Per le proprietà contenenti una data, formattare un valore per questa proprietà:
  
  • I formati di data validi sono mm/gg/aaaa (28/10/2020), gg/mm/aaaa (28/10/2020) o aaaa-mm-gg (2020-10-28).
  • Per le proprietà data-ora, per includere l'ora, aggiungere il timestamp come hh:mm (28/10/2020 14:30). Per impostazione predefinita, lo strumento di importazione utilizza un orologio di 24 ore. Per specificare un orologio di 12 ore, aggiungere AM o PM al timestamp (28/10/2020 14:30). Se non si include un timestamp, l'ora è impostata per default a mezzanotte.

Nota bene: se si importa una proprietà data predefinita di HubSpot (ad esempio, la data di chiusura), i valori devono essere formattati come timestamp UNIX in millisecondi. Le celle della proprietà data-ora devono essere in formato Numero se si importa un file Excel. Per saperne di più su come formattare i valori dei timestamp e su come convertire una data in formato UNIX.

• A seconda del tipo di campo della proprietà, esistono altri requisiti di formattazione specifici:
  • Per le proprietà personalizzate numero, testo o selezionatore di data, se sono state impostate regole di convalida, i valori importati devono seguire le regole o non saranno importati.

• • Per i tipi di proprietà a enumerazione, i valori nel file di importazione devono corrispondere all'etichetta o al valore interno delle opzioni definite della proprietà . Per le proprietà enumerative predefinite di HubSpot (ad esempio, Fase del ciclo di vita, Settore), i valori devono corrispondere al valore interno o all'etichetta in inglese.
  • Per saperne di più sull'importazione nelle proprietà checkbox.

• Quando si importano prodotti( soloProfessional ed Enterprise ):
  • Se si desidera importare il valore di una proprietà Termine, formattare il valore nella colonna Termine come PXM, dove X è il numero di mesi (ad esempio, P6M, per un termine di 6 mesi) o PXY, dove X è il numero di anni (ad esempio, P1Y, per un termine di 1 anno).
  • Se si desidera importare un valore della proprietà Frequenza di fatturazione, utilizzare mensile, annuale o trimestrale se il prodotto ha un tipo di prezzo ricorrente. Lasciare la cella vuota se il prodotto ha un prezzo unico.

Proprietà richieste

A seconda degli oggetti o delle attività che si stanno importando, le seguenti proprietà sono obbligatorie e devono essere incluse come intestazioni di colonna nei file:

• Contatti: almeno uno tra Nome, Cognome, Email o, per i contatti esistenti, ID record.
• Aziende: almeno uno tra Nome, Nome di dominio dell'azienda o, per le aziende esistenti, ID record.
• Offerte: se si stanno creando nuove offerte, Nome dell'offerta, Pipeline e Fase dell'offerta. Per le offerte esistenti, ID record.
• Ticket: se si creano nuovi ticket, nome del ticket, pipeline e stato del ticket. Per i ticket esistenti, ID record.
• Prodotti: Prezzo unitario e Nome, o per i prodotti esistenti, ID record.

• Voci di linea: Nome, quantità, prezzo e ID record o nome dell'affare associato. Includere l' ID prodotto del prodotto se si sta associando la voce a un prodotto, che verrà mappato come proprietà della voce durante l'importazione.

Nota bene: tramite l'importazione è possibile creare nuove voci, ma non aggiornare quelle esistenti. Quando si importano voci di linea con accordi, l'importazione non aggiornerà l'importo dell'accordo. Per aggiornare le voci esistenti o l'importo del deal associato, è possibile modificare manualmente le voci o associare le voci a un deal in HubSpot.

• Chiamate: Note sulla chiamata (un campo di testo che descrive o fornisce un contesto sulla chiamata).
• Email: Corpo dell'e-mail (il testo dell'e-mail) e Direzione dell'e-mail (in entrata o in uscita).
• Riunioni: descrizione della riunione (un campo di testo per descrivere la riunione), ora di inizio della riunione e ora di fine della riunione. I valori dell'ora di inizio e di fine devono essere formattati come proprietà data-ora.
• Note: Corpo della nota (il testo della nota).
• Attività: Titolo dell'attività (il nome dell'attività) e Data di scadenza. La data di scadenza deve essere formattata come proprietà data-ora.

Proprietà aggiuntive

Le proprietà aggiuntive non sono obbligatorie, ma possono essere importate in HubSpot per aggiungere o aggiornare i dati in blocco. È possibile importare le seguenti proprietà aggiuntive:

• Le proprietà predefinite di HubSpot relative a contatti, aziende, accordi e ticket, escluse alcune proprietà impostate automaticamente che non possono essere modificate. Per saperne di più sulle proprietà predefinite di contatti, aziende, accordi e ticket.
• Qualsiasi proprietà personalizzata creata per contatti, aziende, offerte, ticket o oggetti personalizzati.
• Per tutte le attività, è possibile importare quanto segue:
  • Attività assegnata a: il proprietario dell'attività. Il valore di questa proprietà deve essere il nome dell'utente in HubSpot o l'indirizzo e-mail dell'utente.
  • Data dell'attività: data e ora in cui si è verificata l'attività. Questa proprietà deve essere formattata come data-ora. Se si importano nuove attività e non si include questa proprietà, i valori della data dell'attività vengono impostati automaticamente alla data e all'ora di creazione dell'attività.
• Proprietà delle chiamate:
  
  • Direzione della chiamata: la direzione della chiamata, in entrata o in uscita.
  • Origine della chiamata: l'origine della chiamata. Le opzioni includono VoIP, Zoom o piattaforma di integrazione.
  • Stato della chiamata: lo stato o l'esito della chiamata. Le opzioni includono Occupato, Annullata, Completata, Connessione, Fallita, In corso, Mancata, Nessuna risposta, In coda o Squillante.

Nota bene: l'esito della chiamata non può essere importato.

• • Titolo della chiamata: il nome della chiamata.
  • URL di registrazione: un URL per accedere alla registrazione della chiamata.
  • Trascrizione disponibile: indica se la chiamata ha una trascrizione, a scelta tra VERO e FALSO.
  • Tipo di chiamata: il tipo di chiamata. Le opzioni sono impostate nelle impostazioni del tipo di chiamata e di riunione.
• Proprietà dell'e-mail:
  
  • Oggetto dell'e-mail: l'oggetto dell'e-mail.
  • Stato invio e-mail: lo stato dell'e-mail. Le opzioni includono Rimbalzato, Fallito, Programmato, Invio o Inviato.

• Proprietà della riunione:

• • Note interne alla riunione: un campo di testo per aggiungere note sulla riunione.
  • Tipo di sede: il tipo di sede in cui è stata ospitata la riunione. Le opzioni includono Telefonata, Indirizzo o Videoconferenza.
  • Luogo della riunione: il nome della sede della riunione.
  • Nome riunione: nome della riunione.

• • Esito della riunione: l'esito della riunione. Le opzioni sono impostate nelle impostazioni della chiamata e dell'esito della riunione.
  • Tipo di riunione: il tipo di riunione. Le opzioni sono impostate nelle impostazioni del tipo di chiamata e di riunione.
• Proprietà dell'attività:
  
  • Note: un campo di testo per aggiungere note sull'attività.
  • Priorità: la priorità assegnata all'attività. Le opzioni includono Bassa, Media o Alta.
  • Tipo di attività: il tipo di attività. Le opzioni includono Chiamata, Email o Da fare. Se non si imposta un tipo durante l'importazione, l'attività sarà impostata per default su Da fare.
  • Stato dell'attività: lo stato dell'attività. Le opzioni includono Completato, Rimandato, In corso, Non iniziato o In attesa.

Requisiti di associazione e deduplicazione

• Per importare e associare più oggetti in un unico file, includere le informazioni sui record e/o sulle attività associate nella stessa riga. In due file, utilizzare una colonna comune per collegare i record in ciascun file. Per ulteriori informazioni sull'importazione e l'associazione dei record, consultare i file di esempio .
• Per aggiornare i record esistenti, associare i record ed evitare i record duplicati, i file devono includere una proprietà di identificazione unica per ogni oggetto. Per tutti gli oggetti, è possibile esportare i record esistenti e utilizzare l' ID record come identificatore univoco. Per i contatti, si può usare anche Email. Per le aziende, è possibile utilizzare anche il nome di dominio dell'azienda.
  • Se si importano più oggetti e si includono gli ID record, si consiglia di differenziare le intestazioni delle colonne del file per far corrispondere l'ID all'oggetto corretto (ad esempio, una colonna chiamata ID record - Contatti e un'altra chiamata ID record - Aziende).
  • È possibile utilizzare un'e-mail secondaria come identificatore univoco per i contatti esistenti che hanno un indirizzo e-mail secondario elencato in HubSpot. Se si utilizza un'e-mail secondaria e non si include lacolonna ID record nel file, l'e-mail secondaria non sostituirà l'e-mail primaria. Tuttavia, se si includono sia l'email secondaria che l'ID record come colonne nel file, l'email secondaria sostituirà l'email primaria.

• Per associare un record a più attività o record di un altro oggetto, includere l' identificatore univoco del recordin più righe per ogni record che si desidera associare. Ad esempio, Luke Danes è un manager di Luke's Diner, ma un appaltatore di The Dragonfly Inn. Per associarlo a entrambe le aziende, è necessario includere due righe per Luke Danes con le colonne Email (o ID record) e Nome dominio azienda (o ID record) per ciascuna azienda.

Attenzione: se non si includono identificatori univoci (ad es. e-mail, nome di dominio dell'azienda, ID record), l'importazione creerà record duplicati invece di associarli allo stesso record.

• Per importare le etichette di associazione( solo per Professional ed Enterprise), includere una colonna Etichetta di associazione. È necessario creare le etichette di associazione in HubSpot prima dell'importazione.
  • Per impostare più etichette per descrivere la relazione tra due record, è possibile includere più valori di etichette di associazione in una cella, separati da un punto e virgola (ad esempio, Manager; Contatto di fatturazione).
  • Se si importano le etichette di associazione in un' importazione di più file, è necessario includere la colonna Etichetta di associazione e un identificatore unico per l'oggetto che si sta associando nello stesso file.
• Per creare associazioni tra aziende figlio e genitore tramite l'importazione, includere una colonna Azienda genitore nel file di importazione con i valori dell' ID record delle aziende genitore. Per saperne di più sull' importazione di aziende figlie.

File di importazione di esempio

I file seguenti includono le intestazioni di colonna necessarie per ogni oggetto o attività, oltre a possibili intestazioni aggiuntive. È possibile aggiungere intestazioni di colonna personalizzate per aggiornare o creare proprietà aggiuntive importanti per la gestione del database HubSpot dell'organizzazione.

Un oggetto o un'attività

• Foglio di calcolo di esempio dei contatti: XLSX o CSV
• Foglio di calcolo di esempio delle aziende: XLSX o CSV
• Foglio di calcolo di esempio delle transazioni: XLSX o CSV
• Foglio di calcolo di esempio per i biglietti: XLSX o CSV
• Foglio di calcolo di esempio dei prodotti: XLSX o CSV
• Foglio di calcolo di esempio deicompiti: XLSX
• Foglio di calcolo di esempio dellechiamate: XLSX

Una volta che il vostro file è pronto, imparate come importare un oggetto o un'attività in HubSpot.

Nota bene: i prodotti possono essere importati solo in un'importazione di un singolo oggetto. È possibile associare un prodotto esistente a una voce di linea o associare manualmente un prodotto a un affare o a un preventivo.

Oggetti multipli con associazioni

È possibile importare e associare più oggetti, o oggetti e attività, insieme in un unico file o in due file separati, dove ogni file rappresenta un oggetto/attività.

Importare più oggetti in un unico file

Per importare e associare più oggetti/attività in un unico file, includere i record/attività che si desidera associare nella stessa riga del file. Questi file di esempio rappresentano casi d'uso comuni, ma è possibile combinare gli oggetti o le attività sostituendo le intestazioni delle colonne.

• Esempio di foglio di calcolo per contatti e aziende: XLSX o CSV.
• Foglio di calcolo di esempio per contatti e aziende con etichette di associazione: XLXS o CSV
• Foglio di calcolo di esempio per contatti e biglietti: XLSX o CSV
• Foglio di calcolo di esempio per aziende e offerte: XLSX o CSV
• Foglio di calcolo di esempio per aziende e note: XLSX o CSV
• Foglio di calcolo di esempio per aziende, transazioni e note: XLSX o CSV
• Foglio di calcolo di esempio delletransazioni e delle nuove voci di linea (con i prodotti associati) : XLSX o CSV. Quando si importa in un unico file, è possibile importare solo una voce per ogni affare.
• Foglio di calcolo di esempio delle chiamate e dei contatti: CSV
• Foglio di calcolo di esempio delle note e dei biglietti: CSV
• Foglio di calcolo di esempio per le attività e gli accordi esistenti: CSV
• Foglio di calcolo di esempio pere-mail e contatti esistenti: CSV

Una volta che il vostro file è pronto, imparate come importare e associare più oggetti o attività in HubSpot.

Importare più oggetti in due file

Quando si importa e si associa in due file, ogni file rappresenta un oggetto o un'attività. È possibile importare solo due oggetti o un oggetto e un'attività in un'importazione di due file. Per importare più di due oggetti/attività, è possibile importare in un unico file.

Per identificare i record da associare nei due file, includere una colonna comune in entrambi. Uno dei due file deve avere un valore unico per ogni riga di questa colonna. Nell'altro file, utilizzare questi valori per indicare a quale record deve essere associata ogni riga. Ad esempio, un caso d'uso comune è quello di importare e associare contatti e aziende. Nei seguenti file di esempio, la colonna comune è Nome azienda:

• Foglio di calcolo di esempio Aziende: XLSX o CSV.

• Foglio dicalcolo di esempio dei contatti: XLSX o CSV.

Nel file delle aziende, per ogni riga della colonna Nome azienda esiste un valore univoco. In ogni riga del file dei contatti, i valori della colonna Nome società corrispondono alla società a cui il contatto sarà associato. È possibile utilizzare questi file per l'importazione di contatti e aziende o per combinare altri oggetti, purché si includa una colonna comune.

Altri esempi sono:

• Offerte e aziende con etichette di associazione in due file: in questi file di esempio, il nome dell'azienda è la chiave univoca per l'oggetto Azienda.
  • Foglio di calcolo di esempio delle transazioni: XLSX o CSV.
  • Foglio di calcolo di esempio delle aziende: XLSX o CSV.
• Trattative e nuove voci in due file: in questi file di esempio, il nome della trattativa è la chiave univoca dell'oggetto trattativa. Quando si importa in due file, è possibile importare più voci per ogni transazione.
  • Foglio di calcolo di esempio per le transazioni: XLSX o CSV.
  • Foglio dicalcolo di esempio delle voci di linea (con i prodotti associati): XLSX o CSV.
• Chiamate e contatti in due file: in questi file, l' e-mail è la colonna comune e la chiave unica per i contatti.
  • Foglio di calcolo di esempio delle chiamate: CSV.
  • Foglio di calcolo di esempio dei contatti: CSV.

Una volta che i file sono pronti, scoprite come importare e associare più oggetti o attività in HubSpot.