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Contacts

HubSpotのレコードの重複削除

更新日時 2022年 8月 22日

対象製品

すべての製品とプラン

HubSpotは、Eメールアドレスを使用しているコンタクトと、ドメイン名を使用している会社の重複を自動的に削除します。

レコードIDを使用して、取引先責任者、企業、取引、チケット、製品カスタムオブジェクトを重複排除することもできます。インポートファイルにレコードIDを含めると、インポートを介してレコードの重複を取り除くことができます。

「Professional」または「Enterprise」アカウントのユーザーは、重複管理ツールを使用して、可能性のある重複を手動で管理することもできます。

HubSpotでの自動重複削除

HubSpotは、CRMで作成されたオブジェクト(インポート、フォーム送信など)の重複を以下の方法で削除します。

ユーザートークンに基づいてコンタクトの重複を削除する

フォーム送信を通じて新しいコンタクトがHubSpotに追加されると、HubSpotはコンタクトのユーザートークン(つまり、hubspotutk cookie)をチェックして、既存のコンタクトに一致するかどうかを確認します。アカウントでGDPR機能を有効にしている場合、このCookieがユーザーのコンタクトレコードに関連付けられるためには、ユーザーがプライバシーポリシーのバナーを受け入れる必要があります。

同じブラウザーとコンピューターから2つのフォーム送信を受信した場合、HubSpotは両方の送信で同じユーザートークンを検出するので、送信は1つのレコードにマージされます。この場合、以下のようになります。

  • ブラウザーに保存されているCookieが同じであるため、2番目のフォーム送信の情報が、最初の送信の情報を上書きします。
  • 2番目の送信のEメールアドレスがHubSpot内でコンタクトとしてまだ存在していない場合、そのEメールアドレスでコンタクトの既存のEメールアドレスが上書きされます。
  • コンタクトがHubSpotのセカンダリーEメールのいずれかを使ってフォームを送信した場合、送信後にセカンダリーEメールがプライマリーEメールに置き換わります。

同じブラウザーからのフォーム送信に基づいて新しいコンタクトを作成する場合、フォームオプションの[新しいEメールアドレスで常にコンタクトを作成]を有効にします

注:

  • ミーティングリンク経由でフォームが送信されると、一致するユーザートークンが既存のコンタクトにあるかどうかにかかわらず、一意のEメールアドレスは常に新しいコンタクトを作成します。この場合、既存のコンタクトのEメールアドレスが新しいEメールアドレスで上書きされることはありません
  • フォームがHubSpot以外のフォームを介して送信された場合、usertokenまたは電子メールで重複を解除することはできません。同じブラウザーやデバイスからのHubSpot以外のフォーム送信は、すべて1つのコンタクトに関連付けられます。  

Eメールアドレスに基づいてコンタクトの重複を削除する

新しいコンタクトが追加されると、HubSpotは「Eメール」プロパティーで一致する値を探します。

  • 既存のコンタクトと同じEメールアドレスを持つコンタクトを手動で作成しようとすると、HubSpotがすでにコンタクトが存在することを警告し、新しいコンタクトを追加できなくなります。
  • フォーム送信、またはAPIを介して追加されたときに、同じEメールアドレスを持つコンタクトがすでにアカウント内に存在した場合は、新しいコンタクトの情報が既存のコンタクトレコードに追加されます。コンタクトがセカンダリーEメールアドレスでフォームを送信した場合、そのEメールアドレスでコンタクトの既存のEメールアドレスが上書きされます。同じブラウザーからのフォーム送信に基づいて新しいコンタクトを作成する場合、フォームオプションの[新しいEメールアドレスで常にコンタクトを作成]を有効にします
  • インポートで追加した場合:
    • 同じEメールアドレスを持つコンタクトがすでにアカウント内に存在した場合は、新しいコンタクトの情報が既存のコンタクトレコードに追加されます。例えば、「admin@hubspot.com」を含むコンタクトリストをインポートした場合、HubSpotアカウント内の既存の1つのコンタクトのEメールアドレスが「admin@hubspot.com」であれば、インポートされた情報がその既存のコンタクトレコードに追加されます。
    • HubSpotの連絡先のセカンダリメールアドレスをインポート時の固有の識別子として使用している場合、ファイルにセカンダリメールアドレスとレコード IDの両方を列として含めると、インポート時にセカンダリメールアドレスがセカンダリメールアドレスに置き換わります。セカンダリメールがプライマリを上書きしないようにするには、ファイルに[レコードID]列を含めないでください。
    • 「Eメール」プロパティーをインポートに含めることをしない場合、インポートファイルの各行が新しいコンタクトレコードとしてインポートされます。
    • インポートするコンタクトとメールアドレスが同じである複数のレコードが既に存在する場合、インポートエラーとなり、そのコンタクトはインポートされません。  

会社ドメインに基づいて会社の重複を削除する

新しい会社が追加されると、HubSpotは「会社ドメイン名」のプロパティー値を確認して会社の重複を削除します。
  • 既存の会社と同じドメイン名を持つ会社を手動で作成しようとすると、HubSpotは会社がすでに存在するという警告を出します。
  • インポートを介して追加されたときに、同じドメイン名を持つ会社がすでにアカウント内に存在した場合は、新しい会社の情報が既存の会社レコードに追加されます。
  • 「会社ドメイン名」プロパティーをインポートに含めることをしない場合、インポートファイルの各行が新しい会社レコードとしてインポートされます。
  • インポートする会社と同じドメイン名のレコードが複数存在する場合はインポートエラーとなり、その会社はインポートされません。  

注:API経由で追加された会社は、「会社ドメイン名」プロパティーによって重複削除されません

レコードIDによるレコードの重複を解除する

取引先責任者、会社、取引、チケット、製品、またはカスタムオブジェクトレコードをインポートする場合は、一意のレコードIDを使用して、これらのレコードをHubSpotの既存のレコードと照合できます。このレコードIDは、インポート処理中にレコードを重複排除するため、またはHubSpotで特定のレコードを検索するために使用できます。

record - id - selected

インポートファイルの設定方法について詳しくは、こちらをご覧ください。

注意:レコード IDのみを使用して重複を除去する場合は、外部ファイルをインポートする前にHubSpotの既存のレコードを確認することをお勧めします。そのためには、次のようにします。

  • レコード IDと、外部ファイルに含まれる少なくとも1つのプロパティでレコードをエクスポートします。
  • VLOOKUP関数を使って、新しいファイルの情報を、エクスポートしたファイルと相互参照します。ExcelGoogle スプレッドシートでのVLOOKUPの使用方法をご確認ください。
  • 特定した重複に正しいレコード IDを割り当てます。
  • データを2つのインポートファイルに分けます。1つは既存のレコードとそのレコード IDを含むファイルで、もう1つはすべての新しいレコードを含むファイルです。
  • ファイルをインポートします。レコード IDを持つファイルは既存のレコードを更新し、他のファイルは新しいレコードを作成します。

コンタクトと会社の重複を手動で削除する(ProfessionalおよびEnterpriseのみ)

「コンタクトおよび会社」の「すべて」の「編集」アクセス権を持つユーザーは、重複管理ツールを使用してアカウント内のコンタクトおよび会社の重複を削除できます。重複管理ツールは2つのレコードの名前、Eメールアドレス、IPの国、電話番号、郵便番号、会社名を比較して重複を識別します。

アカウントにOperations Hub ProfessionalまたはEnterpriseサブスクリプションがある場合は、レコードを一括で削除できます。

HubSpotによって、重複の可能性が最大2,000件まで表示されます。この結果は数週間ごとに自動的に再計算されます。[重複する「レコード」を管理]タイトルの下で、次の計算がいつ行われるかを確認できます。

  • HubSpotアカウントで、コンタクトまたは会社に進みます。
    • コンタクト:HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [コンタクト]の順に進みます。
    • 会社:HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [企業]の順に進みます。
  • 右上にある[アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、[重複を管理]を選択します。manage-duplicate-contacts
  • 確認のために、重複するコンタクトまたは会社のペアのリストを表示します。次の計算がいつ行われるかを確認することもできます。

注:HubSpotで親会社が子会社の重複として表示された場合、このペアを重複として確認したり無視したりすることはできません。これらをマージするには、事前に親子関係を削除する必要があります。 


manage-duplicates-dashboard
  • レコードを比較する際に表示するプロパティーを変更するには、表の上にある[レビューするプロパティーを選択]をクリックします。
    • 表示するプロパティーを除去するには、[選択したプロパティー]セクションで、除去するプロパティーの横にある[X]をクリックします。
    • プロパティーを表示するには、プロパティーの横にあるチェックボックスをクリックしてオンにします。
    • プロパティーを選択したら、[適用]をクリックします。

select-display-properties-duplicates

  • 重複している可能性のある単一のペアを比較するには、コンタクトまたは企業のペアの横にある[レビュー]をクリックします。
     
    review-reject-duplicate
    • ダイアログボックスで、レコードのプロパティーを比較し、保持するレコードを分析できます。保持するコンタクトまたは会社を選択し、[マージ]をクリックします。HubSpotのコンタクトまたは会社のマージの詳細をご覧ください。
    • 2つのレコードが重複ではない場合、ダイアログボックスの[キャンセル]をクリックします。表で[却下]をクリックし、特定されたペアを[重複を管理]ダッシュボードから削除します。
  • 重複するレコードをマージするか、提案を一括で拒否するには( Operations Hub ProfessionalEnterpriseのみ)、レコードの横にあるチェックボックスを選択します。
  • 提案されたペアを拒否するには、表の上部にある[拒否]をクリックします。レコードはダッシュボードから削除されます。
  • レコードを比較するには、表の上部にある[レビュー]をクリックします。
    • ダイアログボックスで、[マージ基準]ドロップダウンメニューをクリックし、レコードのマージ方法を決定する基準を選択します。
  • 一括マージダイアログボックス
    • [すべて結合]をクリックします。

取引先責任者や企業をマージしたときに何が起こるかについて詳しくは、こちらをご覧ください。

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