更新日時 2023年 5月 3日
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HubSpotは、Eメールアドレスを使用しているコンタクトと、ドメイン名を使用している会社の重複を自動的に削除します。
レコードIDは、コンタクト、会社、取引、チケット、製品、カスタムオブジェクトの重複を削除するために使用することもできます。インポートファイルにオブジェクトIDを含めることにより、インポート経由でレコードの重複を削除することができます。
「Professional」または「Enterprise」アカウントのユーザーは、重複管理ツールを使用して、可能性のある重複を手動で管理することもできます。
HubSpotでの自動重複削除
HubSpotは、CRMで作成されたオブジェクト（インポート、フォーム送信など）の重複を以下の方法で削除します。
- ユーザートークンに基づいてコンタクトの重複を削除する
- Eメールアドレスに基づいてコンタクトの重複を削除する
- 会社ドメイン名に基づいて会社の重複を削除する
- レコードIDに基づいてコンタクト、会社、取引、チケットまたは製品の重複を削除する
ユーザートークンに基づいてコンタクトの重複を削除する
フォーム送信を通じて新しいコンタクトがHubSpotに追加されると、HubSpotはコンタクトのユーザートークン（つまりhubspotutk cookie）をチェックして、既存のコンタクトに一致するかどうかを確認します。アカウントでGDPR機能を有効にしている場合、このcookieをコンタクトレコードに関連付けるには、ユーザーがプライバシーポリシーのバナーを受け入れる必要があります。
同じブラウザーとコンピューターから2つのフォーム送信を受信した場合、HubSpotは両方の送信で同じユーザートークンを検出するので、送信は1つのレコードにマージされます。この場合、以下のようになります。
- ブラウザーに保存されているCookieが同じであるため、2番目のフォーム送信の情報が、最初の送信の情報を上書きします。
- 2番目の送信のEメールアドレスがHubSpot内でコンタクトとしてまだ存在していない場合、そのEメールアドレスでコンタクトの既存のEメールアドレスが上書きされます。
- コンタクトがHubSpotのセカンダリーEメールのいずれかを使ってフォームを送信した場合、送信後にセカンダリーEメールがプライマリーEメールに置き換わります。
同じブラウザーからのフォーム送信に基づいて新しいコンタクトを作成する場合、フォームオプションの［新しいEメールアドレスで常にコンタクトを作成］を有効にします。
注：
- ミーティングリンク経由でフォームが送信されると、一致するユーザートークンが既存のコンタクトにあるかどうかにかかわらず、一意のEメールアドレスは常に新しいコンタクトを作成します。この場合、既存のコンタクトのEメールアドレスが新しいEメールアドレスで上書きされることはありません。
- HubSpot以外のフォームでフォームが送信された場合、ユーザートークンやEメールによる重複排除はできません。同じブラウザーやデバイスからのHubSpot以外のフォーム送信は、すべて1つのコンタクトに関連付けられます。
Eメールアドレスに基づいてコンタクトの重複を削除する
新しいコンタクトが追加されると、HubSpotは「Eメール」プロパティーで一致する値を探します。
- 既存のコンタクトと同じEメールアドレスを持つコンタクトを手動で作成しようとすると、HubSpotがすでにコンタクトが存在することを警告し、新しいコンタクトを追加できなくなります。
- フォーム送信、またはAPIを介して追加されたときに、同じEメールアドレスを持つコンタクトがすでにアカウント内に存在した場合は、新しいコンタクトの情報が既存のコンタクトレコードに追加されます。コンタクトがセカンダリーEメールアドレスでフォームを送信した場合、そのEメールアドレスでコンタクトの既存のEメールアドレスが上書きされます。同じブラウザーからのフォーム送信に基づいて新しいコンタクトを作成する場合、フォームオプションの［新しいEメールアドレスで常にコンタクトを作成］を有効にします。
- インポートで追加した場合：
- 同じEメールアドレスを持つコンタクトがすでにアカウント内に存在した場合は、新しいコンタクトの情報が既存のコンタクトレコードに追加されます。例えば、「admin@hubspot.com」を含むコンタクトリストをインポートした場合、HubSpotアカウント内の既存の1つのコンタクトのEメールアドレスが「admin@hubspot.com」であれば、インポートされた情報がその既存のコンタクトレコードに追加されます。
- インポートでコンタクトのHubSpotのセカンダリーEメールを一意なIDとして使用している場合、ファイルにセカンダリーEメールと「レコードID」の両方を列として含めると、インポート時にセカンダリーEメールでプライマリーEメールが置き換えられます。セカンダリーEメールでプライマリーを上書きしないようにするには、「レコードID」列をファイルに含めないでください。
- 「Eメール」プロパティーをインポートに含めることをしない場合、インポートファイルの各行が新しいコンタクトレコードとしてインポートされます。
- インポートするコンタクトとメールアドレスが同じである複数のレコードが既に存在する場合、インポートエラーとなり、そのコンタクトはインポートされません。
会社ドメインに基づいて会社の重複を削除する
新しい会社が追加されると、HubSpotは「会社ドメイン名」のプライマリー値を確認して会社の重複を削除します。レコードの追加ドメインとして含まれるセカンダリードメインは、会社の重複の削除には使用されません。ドメインをプライマリー設定する方法について詳細をご確認ください。- 既存の会社と同じドメイン名を持つ会社を手動で作成しようとすると、HubSpotは会社がすでに存在するという警告を出します。
- インポートを介して追加されたときに、同じドメイン名を持つ会社がすでにアカウント内に存在した場合は、新しい会社の情報が既存の会社レコードに追加されます。
- 「会社ドメイン名」プロパティーをインポートに含めることをしない場合、インポートファイルの各行が新しい会社レコードとしてインポートされます。
- インポートする会社と同じドメイン名のレコードが複数存在する場合はインポートエラーとなり、その会社はインポートされません。
注：API経由で追加された会社は、「会社ドメイン名」プロパティーによって重複削除されません。
レコードIDに基づいてレコードの重複を削除する
コンタクト、会社、取引、チケット、製品、またはカスタムオブジェクトのレコードをインポートする際に、一意の「レコードID」を使用して、これらのレコードをHubSpotの既存のレコードと照合することができます。この「レコードID」は、インポート処理中にレコードの重複を削除するためにも、HubSpotで特定のレコードを検索するためにも使用できます。
- 「レコードID」を取得するには、レコードをエクスポートするか、または特定のオブジェクトの「レコードID」の値を表示します。
- レコードをHubSpotにインポートするときに、ファイルに「レコードID」列を含めます。ファイルに「レコードID」列を含めると、「レコードID」に値がない行では新しいレコードが作成されます。
- インポート中に、［次の形式としてインポート］ドロップダウンメニューで列を「レコードID」と対応付けるように促されます。
「レコードID」をインポートする方法とインポートファイルを設定する方法について詳細をご確認ください。
注：「レコードID」のみを使用して重複を削除する場合は、外部ファイルをインポートする前に、HubSpotに既存のレコードがあるかどうかを確認することをお勧めします。そのためには、次のようにします。
- レコードを、その「レコードID」と外部ファイルに含まれる少なくとも1つのプロパティーとともにエクスポートします。
- VLOOKUP関数を使って、新しいファイルの情報を、エクスポートしたファイルと相互参照します。Excelや Google スプレッドシートでのVLOOKUPの使用方法をご確認ください。
- 特定した重複に正しい「レコードID」値を割り当てます。
- データを2つのインポートファイルに分けます。1つは既存のレコードとその「レコードID」を含むファイル、もう1つは全ての新しいレコードを含むファイルです。
- ファイルをインポートします。「レコードID」を持つファイルは既存のレコードを更新し、もう一方のファイルは新しいレコードを作成します。
コンタクトと会社の重複を手動で削除する（ProfessionalおよびEnterpriseのみ）
「コンタクトおよび会社」の「すべて」の「編集」アクセス権を持つユーザーは、重複管理ツールを使用してアカウント内のコンタクトおよび会社の重複を削除できます。アカウントで「Operations Hub Professional」または「Enterprise」サブスクリプションをご利用の場合、レコードの重複を一括で削除し、重複レコードデータの概要をデータ品質コマンドセンターで確認できます。
重複管理ツールは、レコードの以下のプロパティーの値を比較することで重複を特定します。
- コンタクト：［名］、［姓］、［Eメールアドレス］、［IPの国］、［電話番号］、［郵便番号］、［会社名］。
- 会社：［会社のドメイン名］、［会社名］、［国／地域］、［電話番号］、［業種］。
- HubSpotアカウントで、コンタクトまたは会社に進みます。
- コンタクト：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
- 会社：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［会社］の順に進みます。
- 右上にある［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［重複を管理］を選択します。
- 確認のために、重複するコンタクトまたは会社のペアのリストを表示します。次の計算がいつ行われるかを確認することもできます。
注：HubSpotで親会社が子会社の重複として表示された場合、このペアを重複として確認したり無視したりすることはできません。これらをマージするには、事前に親子関係を削除する必要があります。
- レコードを比較する際に表示するプロパティーを変更するには、テーブルの上にある［レビューするプロパティーを選択］をクリックします。このオプションは、現在リストに重複が含まれている可能性がある場合にのみ表示されます。
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- 表示するプロパティーを除去するには、［選択したプロパティー］セクションで、除去するプロパティーの横にある［X］をクリックします。
- プロパティーを表示するには、プロパティーの横にあるチェックボックスをクリックしてオンにします。
- プロパティーを選択したら、［適用］をクリックします。
注：選択したプロパティーは、重複レコードを特定するための条件としては使用されません。このプロパティーは、重複管理ツールで特定されたレコードを比較するときに、追加のコンテキストを提供するために表示されます。
- 重複の可能性がある1つのペアを比較するには、コンタクトまたは会社のペアの横にある［確認］をクリックします。
- 重複するレコードをマージするか、または提案を一括で却下する（「Operations Hub Professional」および「Enterprise」のみ）には、レコードの横にあるチェックボックスをオンにします。
- 提案されたペアを却下する場合は、テーブルの上部にある［却下］をクリックします。レコードはダッシュボードから削除され、今後、提案として表示されなくなります。以前に却下された提案内のレコードが他のレコードにマージされた場合は、それが重複ツールに再表示される可能性があります。
- レコードを比較するには、テーブルの上部にある［レビュー］をクリックします。
- ダイアログボックスで、［条件をマージ］ドロップダウンメニューをクリックして、ワークフローを選択します。
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- 直近のエンゲージメント：選択された全てのレコードは、［前回のエンゲージメント日］プロパティーが最新の値であるレコードにマージされます。このプロパティーに影響するエンゲージメントには、ウェブサイトページ、フォーム、ドキュメント、ミーティングリンク、または追跡可能な1対1の電子メールとのやり取りが含まれます。
- 最も古いエンゲージメント：選択された全てのレコードは、［前回のエンゲージメント日］プロパティーが最も古い値であるレコードにマージされます。
- 最初に作成：選択された全てのレコードは、［作成日］プロパティーに基づいて最も古いレコードにマージされます。
- 最後に作成：選択された全てのレコードは、作成日プロパティーに基づいて最も新しいレコードにマージされます。
- 直近に更新：選択された全てのレコードは、プロパティー値の最終更新が最も近いレコードに統合されます。非表示のHubSpot内部プロパティーを含む全てのプロパティーが評価されます。
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- ［全てをマージ］をクリックします。
コンタクトをマージするかまたは会社をマージするとどうなるかについての詳細をご確認ください。
