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Contacts

HubSpotのレコードの重複削除

更新日時 2023年 1月 18日

対象製品

すべての製品とプラン

HubSpotは、Eメールアドレスを使用しているコンタクトと、ドメイン名を使用している会社の重複を自動的に削除します。

レコードIDは、コンタクト、会社、取引、チケット、商品カスタムオブジェクトを重複排除するためにも使用できます。インポートファイルにレコードIDを含めることで、インポートによるレコードの重複を排除することができます。

プロフェッショナルまたはエンタープライズアカウントのユーザーは、重複管理ツールを使用して、重複の可能性があるものを手動で管理することもできます。

HubSpotでの自動重複削除

HubSpotは、CRMで作成されたオブジェクト(インポート、フォーム送信など)の重複を以下の方法で削除します。

ユーザートークンに基づいてコンタクトの重複を削除する

フォーム送信を通じて新しいコンタクトがHubSpotに追加されると、HubSpotはコンタクトのユーザートークン(つまり、hubspotutk cookie)をチェックして、既存のコンタクトに一致するかどうかを確認します。アカウントでGDPR機能を有効にしている場合、このCookieがユーザーのコンタクトレコードに関連付けられるためには、ユーザーがプライバシーポリシーのバナーを受け入れる必要があります。

同じブラウザーとコンピューターから2つのフォーム送信を受信した場合、HubSpotは両方の送信で同じユーザートークンを検出するので、送信は1つのレコードにマージされます。この場合、以下のようになります。

  • ブラウザーに保存されているCookieが同じであるため、2番目のフォーム送信の情報が、最初の送信の情報を上書きします。
  • 2番目の送信のEメールアドレスがHubSpot内でコンタクトとしてまだ存在していない場合、そのEメールアドレスでコンタクトの既存のEメールアドレスが上書きされます。
  • コンタクトがHubSpotのセカンダリーEメールのいずれかを使ってフォームを送信した場合、送信後にセカンダリーEメールがプライマリーEメールに置き換わります。

同じブラウザーからのフォーム送信に基づいて新しいコンタクトを作成する場合、フォームオプションの[新しいEメールアドレスで常にコンタクトを作成]を有効にします

注:

  • ミーティングリンク経由でフォームが送信されると、一致するユーザートークンが既存のコンタクトにあるかどうかにかかわらず、一意のEメールアドレスは常に新しいコンタクトを作成します。この場合、既存のコンタクトのEメールアドレスが新しいEメールアドレスで上書きされることはありません
  • HubSpot以外のフォームで送信された場合、ユーザートークンやメールによる重複排除はできません。同じブラウザーやデバイスからのHubSpot以外のフォーム送信は、すべて1つのコンタクトに関連付けられます。  

Eメールアドレスに基づいてコンタクトの重複を削除する

新しいコンタクトが追加されると、HubSpotは「Eメール」プロパティーで一致する値を探します。

  • 既存のコンタクトと同じEメールアドレスを持つコンタクトを手動で作成しようとすると、HubSpotがすでにコンタクトが存在することを警告し、新しいコンタクトを追加できなくなります。
  • フォーム送信、またはAPIを介して追加されたときに、同じEメールアドレスを持つコンタクトがすでにアカウント内に存在した場合は、新しいコンタクトの情報が既存のコンタクトレコードに追加されます。コンタクトがセカンダリーEメールアドレスでフォームを送信した場合、そのEメールアドレスでコンタクトの既存のEメールアドレスが上書きされます。同じブラウザーからのフォーム送信に基づいて新しいコンタクトを作成する場合、フォームオプションの[新しいEメールアドレスで常にコンタクトを作成]を有効にします
  • インポートで追加した場合:
    • 同じEメールアドレスを持つコンタクトがすでにアカウント内に存在した場合は、新しいコンタクトの情報が既存のコンタクトレコードに追加されます。例えば、「admin@hubspot.com」を含むコンタクトリストをインポートした場合、HubSpotアカウント内の既存の1つのコンタクトのEメールアドレスが「admin@hubspot.com」であれば、インポートされた情報がその既存のコンタクトレコードに追加されます。
    • HubSpotでコンタクトのセカンダリーメールをインポート時の固有のIDとして使用している場合、セカンダリーメールとレコードIDの両方をファイルにカラムとして含めると、インポート時にセカンダリーメールがプライマリーメールに置き換わります。セカンダリーメールがプライマリーを上書きしないようにするには、ファイルにレコード IDカラムも含めないでください。
    • 「Eメール」プロパティーをインポートに含めることをしない場合、インポートファイルの各行が新しいコンタクトレコードとしてインポートされます。
    • インポートするコンタクトとメールアドレスが同じである複数のレコードが既に存在する場合、インポートエラーとなり、そのコンタクトはインポートされません。  

会社ドメインに基づいて会社の重複を削除する

新しい会社が追加されると、HubSpotは会社のドメイン名プロパティの主な値を調べて、会社を重複排除します。レコードの追加ドメインとして含まれるセカンダリドメインは、会社の重複排除に使用されませんドメインをプライマリに設定する方法について説明します。
  • 既存の会社のプライマリドメインと同じドメイン名の会社を手動で作成しようとすると、HubSpotは会社がすでに存在することを警告します。
  • インポートを介して追加されたときに、同じドメイン名を持つ会社がすでにアカウント内に存在した場合は、新しい会社の情報が既存の会社レコードに追加されます。
  • 「会社ドメイン名」プロパティーをインポートに含めることをしない場合、インポートファイルの各行が新しい会社レコードとしてインポートされます。
  • インポートする会社と同じドメイン名のレコードが複数存在する場合はインポートエラーとなり、その会社はインポートされません。  

注:API経由で追加された会社は、「会社ドメイン名」プロパティーによって重複削除されません

レコードIDによるレコードの重複排除

コンタクト、会社、取引、チケット、製品、カスタムオブジェクトのレコードをインポートする場合、固有のレコードIDを使用して、これらのレコードとHubSpotの既存のレコードを照合することができます。このレコードIDは、インポート処理中にレコードの重複を排除したり、HubSpotで特定のレコードを検索するために使用できます。

選択されたレコードID

インポートファイルの設定方法については、こちらをご覧ください。

注:レコードIDのみを使用して重複排除を行う場合、外部ファイルをインポートする前に、HubSpotに既存のレコードがあるかどうかを確認することをお勧めします。そのためには、次のようにします。

  • レコードをエクスポートする際に、その記録IDと、外部ファイルに含まれる少なくとも1つのプロパティーを含むレコードをエクスポートします。
  • VLOOKUP関数を使って、新しいファイルの情報を、エクスポートしたファイルと相互参照します。ExcelGoogle スプレッドシートでのVLOOKUPの使用方法をご確認ください。
  • 重複を確認したものに正しい記録ID特定した重複に正しい値を割り当てる。
  • データを2つのインポートファイルに分けます。1つのファイルには既存のレコードとその記録IDもう1つのファイルには、すべての新しいレコードが含まれています。
  • ファイルをインポートします。のついたファイルは既存のレコードを更新し、もう一方のファイルは新しいレコードを作成します。記録IDsは既存のレコードを更新し、もう1つのファイルは新しいレコードを作成します。

コンタクトと会社の重複を手動で削除する(ProfessionalおよびEnterpriseのみ)

「コンタクトおよび会社」の「すべて」の「編集」アクセス権を持つユーザーは、重複管理ツールを使用してアカウント内のコンタクトおよび会社の重複を削除できます。Operations Hub ProfessionalまたはEnterpriseサブスクリプションをお持ちのアカウントでは、レコードの重複排除を一括して行い、データ品質コマンドセンターで重複レコードデータの概要を確認することができます。

重複管理ツールは、以下のプロパティーについてレコードの値を比較することにより、重複を特定します。

  • コンタクトの内容名前、苗字、Eメール、IPアドレス、電話番号、郵便番号、会社名。
  • 会社会社のドメイン名、会社名、国/地域、電話番号、業種。
HubSpotによって、重複の可能性が最大2,000件まで表示されます。この結果は数週間ごとに自動的に再計算されます。次の計算がいつ行われるかは、[ 重複[記録]の管理 ]のタイトルで確認できます。
  • HubSpotアカウントで、コンタクトまたは会社に進みます。
    • コンタクト:HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [コンタクト]の順に進みます。
    • 会社:HubSpotアカウントにて、[コンタクト] > [会社]の順に進みます。
  • 右上の「アクション」ドロップダウンメニューをクリックし、「重複の管理」を選択します。manage-duplicate-contacts
  • 確認のために、重複するコンタクトまたは会社のペアのリストを表示します。次の計算がいつ行われるかを確認することもできます。

注:HubSpotで親会社が子会社の重複として表示された場合、このペアを重複として確認したり無視したりすることはできません。これらをマージするには、事前に親子関係を削除する必要があります。 


manage-duplicates-dashboard
  • レコードを比較する際に表示するプロパティーを変更するには、表の上にある[Select properties to review]をクリックします。このオプションは、現在リストに含まれている重複の可能性がある場合にのみ表示されます。
    • 表示するプロパティーを除去するには、[選択したプロパティー]セクションで、除去するプロパティーの横にある[X]をクリックします。
    • プロパティーを表示するには、プロパティーの横にあるチェックボックスをクリックしてオンにします。
    • プロパティーを選択したら、[適用]をクリックします。

注:選択したプロパティーは、重複するレコードを特定するための基準としては使用されません。プロパティーは、重複管理ツールで特定されたレコードを比較する際に、追加のコンテキストを提供するために表示されます。


select-display-properties-duplicates

  • 重複している可能性のある1組を比較する場合は、コンタクトまたは会社の組の横にある「レビュー」をクリックします。

    review-reject-duplicate
    • ダイアログボックスで、レコードのプロパティーを比較し、保持するレコードを分析できます。保持するコンタクトまたは会社を選択し、[マージ]をクリックします。HubSpotのコンタクトまたは会社のマージの詳細をご覧ください。
    • 2つのレコードが重複ではない場合、ダイアログボックスの[キャンセル]をクリックします。表で[却下]をクリックし、特定されたペアを[重複を管理]ダッシュボードから削除します。
  • 重複するレコードをマージしたり、提案を一括して拒否するには(Operations Hub ProfessionalおよびEnterpriseのみ)、レコードの横にあるチェックボックスを選択します。
  • 提案されたペアを拒否する場合は、表の上部にある「拒否」をクリックします。ダッシュボードからレコードが削除されます。
  • 記録を比較するには、表の上部にある「レビュー」をクリックします。
    • ダイアログボックスで、[マージ基準]ドロップダウンメニューをクリックし、レコードをマージする方法を決定する基準を選択します。
      • 直近の婚約:選択されたすべてのレコードは、Last Engagement dateプロパティーに最新の値を持つレコードにマージされます。このプロパティーに影響を与えるエンゲージメントは、ウェブサイトページ、フォーム、ドキュメント、ミーティングリンク、または追跡された一対一のEメールとのインタラクションを含む。
      • 最も古い関与:選択されたすべてのレコードは、最後の関与の日付プロパティーの最も古い値を持つレコードにマージされます。
      • 最初に作成:選択されたすべてのレコードは、作成日プロパティーに基づく最も古いレコードにマージされます。
      • 最後に作成:選択されたすべてのレコードは、作成日プロパティーに基づく最も新しいレコードにマージされます。
      • 直近の更新:選択されたすべてのレコードは、最も新しいプロパティー値の更新を持つレコードにマージされます。隠されたHubSpotの内部プロパティーを含む、すべてのプロパティーが評価されます。 
  • バルクマージダイアログボックス
    • すべてを統合する]をクリックします。

コンタクト会社を統合するとどうなるのか、詳しくはこちらをご覧ください。

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