HubSpotでマーケティング、セールス、カスタマーサービス向けのワークフローを作成する方法

ワークフローを使用すれば、ビジネスプロセスを自動化できます。HubSpotでワークフローを構築するには、登録条件を追加してから、ワークフローにアクションを追加する必要があります。その後、設定を行います。ワークフローの構築方法を学ぶには、このステップ別ガイドを参照してください。

例えば、特定のフォームを送信した全てのコンタクトを登録したあと、1人のユーザーにマーケティングEメールを送信して、登録したコンタクトをそのユーザーに割り当てることができます。登録済みのコンタクトに関連付けられた会社を更新するといった、関連レコードに対するアクションも実行できます。ワークフローを設定するときは、アイデアを得るためのコミュニティーのワークフローライブラリーを使用することをお勧めします。

ワークフローを作成したら、ワークフローを整理する方法をご確認ください。 

ステップ1:ワークフローの作成方法を選択

ワークフローをゼロから作成したり、AIを使用してワークフローを作成したり、ワークフローテンプレートを参考にしたりできます。

作成できるワークフローの数は、アカウントの サブスクリプションによって異なります。

ワークフローをゼロから作成する方法

ワークフローの作成をゼロから始める場合は、使用する登録トリガーを選択してから、対応するオブジェクトタイプを選択できます。手動登録、設定した頻度に基づいてワークフローをトリガー、または特定の登録トリガーから選択することができます。

ワークフローをゼロから作成するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。 
2. 右上の[ ワークフローを作成]をクリックし、[最初から作成]を選択します。
3. ワークフローエディターで、引き続き登録トリガーとオブジェクトタイプの設定を行います。ワークフローをゼロから作成する方法について詳細をご確認ください。

AIを活用したワークフローの作成方法

Breezeアシスタントを使用して、登録トリガーやアクションを含むワークフローを生成します。 

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。 
2. 右上の[ ワークフローを作成]をクリックし、[AIを使用]を選択します。
3. Breezeアシスタントパネルで、 ワークフロープロンプトを入力します。プロンプトを入力する際には When [this happens], then do this]構造を使用することをお勧めします
4. Breezeアシスタントでワークフローを作成したら、 ワークフロー名 をクリックしてエディターに移動し、ワークフローの設定を続けます。
   
   

テンプレートを使用して新しいワークフローを作成する方法

目標に沿ったワークフローテンプレートを使用して、自動化プロセスを合理化します。

テンプレートを使用してワークフローを作成するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。 
2. 右上の[ ワークフローを作成]をクリックし、[テンプレートから]を選択します。
3. テンプレートライブラリーから、ワークフローの目標と一致するテンプレートを検索します。 
   • 関数や目的でテンプレートを絞り込むには、左サイドバーで、カテゴリーを選択します。 
   • 特定のテンプレートを検索するには、右上で検索キーワードを入力します。 
4. テンプレートの詳細を確認するには、［プレビュー］をクリックします。ダイアログボックスで、テンプレートが自分のHubSpotサブスクリプションと互換性があるかどうかを確認できます。また、以下の詳細を確認することもできます。
   
   • 目的：このワークフローテンプレートの目的と目標。 
• • 用意するもの：マーケティングEメールやフォームなど、プレースホルダーアクションに入力するために用意する必要のあるアセット。 
  • テンプレートのプレビューこのテンプレートに含まれる登録トリガーとワークフローアクション。 
5. テンプレートを選択したら、［テンプレートを使用］をクリックします。テンプレートが プレースホルダーアクションとともに表示されます。エディターでアクションを編集、追加、および削除できます。
    

ステップ2:登録トリガーを設定する 

登録トリガーは、ワークフローにレコードを自動的に登録する一連の条件です。登録トリガーを手動で設定することも、 AIを使用してトリガーを生成することもできます。 

レコードをワークフローに自動的に登録しない場合は、代わりにレコードを手動で登録 できます。

• フィルターベース
• イベントベース
• スケジュールに従う
• Webhookに基づく

1. ワークフローエディターで、[ [オブジェクト]の登録をトリガー]ボックスをクリックします。
2. 左側のパネルで、 登録トリガーを設定します。
    

ステップ3:ワークフローの再登録および登録解除の設定を行う 

1. 左側のパネルで[ 設定 ]タブをクリックします。
2. [ 再登録 ]スイッチをクリックしてオンに切り替えます。次に、再登録に使用する トリガー を選択します。ワークフローに再登録トリガーを追加する方法をご確認ください。
3. クリックして 登録解除条件を切り替えます。登録解除の管理について詳細をご確認ください。 

ステップ4:ワークフローにアクションを追加する

AIを使用してワークフローのアクションを生成する ことも、手動でアクションを選択して追加することもできます。例えば、ワークフローを使用して、マーケティングEメールを送信したり、レコードを割り当てたりすることができます。HubSpotで利用できるさまざまなワークフローアクションの詳細を確認してください。

アクションの追加後は、そのアクションを複製または移動することでワークフローを効率的に作成できます。参照用としてワークフローアクションにメモを残すには、ワークフローアクションにコメントを追加する方法をご確認ください。 

注：利用可能なアクションは、ご契約に応じて異なります。lockedロックされたアクションを使用するには、アカウントをアップグレードする必要があります。 

アクションをワークフローに追加するには、次の手順に従います。

1. ワークフローエディターで［＋］プラスアイコンをクリックします。
2. 左側のパネルで、アクションを選択します。[タスクを作成 ]アクションなどの特定のアクションでは、データパネルを使用してさまざまなオブジェクトソースからデータ変数を挿入することもできます。ワークフローアクションへの データ変数の追加 について詳細をご確認ください。
3. アクションの詳細の設定が完了したら、［保存］をクリックします。
   • また、アクションを仮追加する場合は、アクションの詳細は入力しないまま［保存］をクリックします。
   • ワークフローをオンにする前には、仮のアクションを仕上げる必要があります。プレースホルダー(仮挿入)アクションについて詳細をご確認ください。
     
     

ステップ5:ミニマップを使用してワークフローを操作する

1. ワークフローエディターの左上にある［ミニマップを表示］をクリックします。
   
   

2. ミニマップが開いている状態で、ワークフローアクションの上でアクション名を表示したり、ミニマップの特定の領域をクリックして移動したりできます。
3. ワークフローを公開する前に何らかの変更が必要な場合は、アクションが黄色でハイライトされます。アラート内のリンクをクリックし、必要な変更を確認します。
    

ステップ6:ワークフローの設定を管理する

ワークフロー設定を管理するには、次の手順に従います。

1. 左上の[設定]をクリックし、ワークフローの実行、通知、測定指標の設定を管理します。ワークフロー設定の管理について詳細をご確認ください。
2. 左上の[ 編集] > [登録を編集]トリガーをクリックし、ワークフローの登録、登録解除、再登録の設定を管理します。
    

ステップ7:ワークフローを有効にして公開する

ワークフローを確認して有効にするには、次の手順に従います。

1. 右上の［確認および公開］をクリックします。
2. 右側のパネルで、ワークフローの詳細を確認します。
   • 全てのコンタクトをリストに表示：ご使用のアカウントがMarketing Hub Starter、Professional、またはEnterpriseの場合、コンタクトベースのワークフロー内で登録条件を満たすコンタクトの静的リストを表示できます。リストは自動的に保存され、リストのダッシュボードからアクセスできます。

• • ワークフローをオンにするときに、現在登録条件を満たしているコンタクトを登録しますか：現時点で登録トリガーを満たしているレコードを登録するか、今後トリガーを満たすレコードのみを登録するかを選びます。
    • はい、現時点でトリガー条件に合致する既存の［オブジェクト］を登録します：登録トリガーを満たす既存のレコードを登録します。
    • いいえ、ワークフローを有効にした後でトリガー条件に合致する［オブジェクト］のみを登録します：ワークフローをオンにした後にだけ登録トリガーを満たすレコードを登録します。このオプションを選択すると、次のようになります。 
      • ワークフローがオンになった後に初めて［オブジェクト］が変更されて登録トリガーを満たした場合、その［オブジェクト］は登録されます。
      • ［オブジェクト］が変更されて登録条件を再度満たし、かつ再登録がオンになっている場合、その［オブジェクト］は登録されます。詳しくは、再登録トリガーについてご確認ください。

注：レビューページに表示される「既存のコンタクト」の数は、推定値です。正確な数のコンタクトを表示するには、［全てのコンタクトをリストに表示］をクリックして、条件を満たすコンタクトの静的リストを作成します。

3. 下部にある［次へ］をクリックします。ワークフローの タイミング、 & 通知、 接続を確認できます。または［スキップしてオンにする］をクリックします。 
4. ワークフロー の[名前 ]または [説明]を入力していない場合、AIによって自動的に生成されます。これらの詳細を更新するには、それぞれのセクションで[ 編集 ]をクリックします。 
5. 下部にある［ワークフローをオンにする］をクリックします。 

通常、ワークフローがオンになった後に登録トリガーを満たすレコードのみがワークフローに登録されます。ただし、現 時点でトリガー条件に合致する[オブジェクト]はい、登録 します]オプションが選択されている場合は例外です。 

スケジュール済みワークフローで、アクティベーション時に既存のレコードを登録しないことを選択した場合、それらのレコードはすぐには登録されませんが、登録条件をまだ満たしていれば、次回ワークフローをスケジュールどおりに実行するときにも登録できます。

ワークフローを有効にしたら、 ワークフロー履歴を確認して 登録されたレコードを確認できます。仮のアクションを保存していた場合は、ワークフローをオンにする前にそのアクションを仕上げる必要があります。
 

ワークフローで変更を元に戻したりやり直したりする方法

ワークフローを編集する際、過去30日間にワークフローに加えられた変更を元に戻したり、もう一度行ったりすることができます。カスタム コード アクションのような特定の変更を元に戻したり、もう一度行ったりすることはできません。

アクションを元に戻したり、もう一度行ったりするには次のようにします。

1. アクションを元に戻すには、左上のundo元に戻すアイコンをクリックします。変更は一度に1つずつ元に戻されます。
2. アクションをもう一度行うには、左上のredoもう一度行うアイコンをクリックします。変更は一度に1つずつやり直されます。