レコード内でコンタクトとのミーティングをスケジュールする
更新日時 2022年 4月 12日
対象製品
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GoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーを統合した後、コンタクト、会社、取引、またはチケットレコードからコンタクトとのミーティングをスケジュールして、ミーティング参加者にカレンダー招待を送信できます。
この記事は、GoogleカレンダーまたはOffice 365とHubSpotの統合を使用しているユーザーに当てはまります。カレンダーを会議ツールに接続した場合、スケジュールページの作成と編集について詳しく説明します。
- HubSpot アカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに進みます。
- レコードの名前をクリックします。
- 左パネルで、会議をクリックする会議のスケジュールを設定する。画面の下部に開いているウィンドウで、ミーティングをセットアップします:
- ミーティングのタイトルを入力します。
- [ミーティングタイプ]ドロップダウンメニューをクリックしてミーティングタイプを選択します。この設定は、[コールとミーティングタイプのカスタマイズ]を有効にしている場合のみ使用できます。
- [出席者] ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングに含める他のコンタクトを検索し選択します。
- 会議の開始時刻を設定します。ブラウザのタイムゾーンに基づいて設定されます。
- [期間]ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングの長さを設定します。
- [参加者向けの説明]セクションで、ミーティングの詳細を入力します。カレンダー招待でこの情報がミーティング参加者に表示されます。
- [参加者向けの説明]セクションの下部にある書式オプションを使用すると、テキストの変更、リンクの挿入、ファイルの添付、またはスニペットの使用が可能です。
- insertVideo動画アイコンをクリックして、動画会議詳細を追加します。HubSpotのZoomまたはUberConferenceとの連携を使用する方法についてご確認ください。自分が開発者であるか、チームに開発者がいる場合、動画カンファレンス拡張機能APIを使用する方法についてご確認ください。
注:ZoomまたはUberConferenceのリンクをミーティングリンクに追加するには、HubSpotユーザーEメールアドレスが、ZoomまたはUberConferenceのユーザーEメールアドレスと一致している必要があります。
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- [チームメモ]セクションで、チームメンバーに伝える内部向けメモを入力します。カレンダー招待では、この情報はミーティング参加者に表示されません。下部にある書式オプションを使用すると、テキストの変更、リンクの挿入、ファイルの添付、またはスニペットの使用が可能です。
- [関連付け]ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングアクティビティーに関連付けるレコードを検索し、レコードの横にあるチェックボックスを選択/選択解除します。
- [Googleカレンダーに追加]または[Office 365カレンダーに追加]チェックボックスを選択し、GoogleカレンダーあるいはOffice 365カレンダーにイベントを追加して、コンタクトに招待状を送信します。Google カレンダーあるいは Office 365 カレンダーを CRM に接続する方法についてもっと詳しく学習します。
- [保存]をクリックします。
- [Googleカレンダーに追加]または[Office 365カレンダーに追加]が選択された場合:
- コンタクトが招待状を受信するには、[Eメール]プロパティーに有効なEメールアドレスを入力しておく必要があります。
- ミーティングをスケジュールすると、コンタクトに「.ics」ファイルの招待状が送られ、これはコンタクトのカレンダーにも追加することができます。
- ミーティングが承認されると、自動的にカレンダーにスケジュールが作成されます。
- [Googleカレンダーに追加]または[Office 365カレンダーに追加]が選択されていない場合、ミーティング招待は送信されません。
- [Googleカレンダーに追加]または[Office 365カレンダーに追加]が選択された場合:
注: Google カレンダーあるいは Office 365 カレンダーと統合していない場合は、ミーティングのスケジュールを設定するときに表示されます。
ミーティングはレコードのタイムラインにエンゲージメントとして保存されます。ミーティング実施後、ミーティングの成果を割り当てることにより、コンタクトとのミーティングのトラッキングを改善することができます。- レコードでミーティングエンゲージメントの上にカーソルを置き、[編集]をクリックします。
- [成果]ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティングの成果を選択します。
- [保存]をクリックします。統合されたGoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーにこのイベントを追加する場合は、[保存して更新を送信]をクリックします。
注意:連絡先レコードの会議の説明の変更は、、Googleカレンダーを使用していて、Googleカレンダーとの双方向統合をオンにしている場合にのみ、連絡先に送信されます。
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