Calling instellen

Bij het configureren van een telefoonnummer in HubSpot kunnen gebruikers met betaalde Sales Hub of Service Hub seats een door HubSpot verstrekt telefoonnummer instellen waarmee ze gesprekken kunnen plaatsen en ontvangen, of een uitgaand telefoonnummer registreren om uitgaande gesprekken te plaatsen. Je kunt ook integreren met een externe leverancier van calls.

Om het volledige bereik van elke seat te begrijpen, kun je meer te weten komen in de Hubspot Producten & Diensten catalogus.

Let op: je kunt geen telefoonnummer configureren als je een HubSpot gratis proefaccount hebt.

Bekijk de onderstaande tabel voor meer informatie over de verschillen tussen HubSpot telefoonnummers en uitgaande telefoonnummers.

Je kunt ook gespreksopname voor je account instellen, zodat de gesprekken van je team worden opgenomen en toegankelijk zijn op de oproepindex pagina om te bekijken. Als je een gebruiker bent van een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account, kun je Conversation Intelligence (CI) inschakelen om automatisch gesprekken die in HubSpot zijn gevoerd op te nemen, te transcriberen en te beoordelen.

Let op: afhankelijk van je HubSpot abonnement, is er een limiet aan het aantal HubSpot telefoonnummers dat je kunt krijgen. Elk HubSpot account heeft ook een gepoolde limiet van beschikbare belminuten die worden gedeeld tussen gebruikers op basis van uw abonnement. Super beheerders in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account kunnen extra Hubspot calling minuten en HubSpot telefoonnummers kopen in het Add-ons gedeelte op de HubSpot prijzen pagina of door contact op te nemen met hun Customer Success Manager.

Telefoonnummers instellen

Om te bellen in HubSpot kun je een door HubSpot verstrekt telefoonnummer gebruiken, een uitgaand telefoonnummer registreren of integreren met een externe leverancier van calls.

Configureer een door HubSpot verstrekt telefoonnummer

Met een HubSpot telefoonnummer kun je uitgaande gesprekken voeren en inkomende gesprekken ontvangen die worden doorgeschakeld naar je persoonlijke apparaat. Als je een gebruiker bent met superbeheerdersrechten, kun je een door HubSpot verstrekt telefoonnummer verwerven en vervolgens toewijzen aan een teamlid. Je kunt het nummer ook verwerven en later opnieuw toewijzen. Nadat je een door HubSpot verstrekt telefoonnummer hebt gekocht, moet je een doorschakelnummer configureren om de inkomende oproepen naartoe te sturen.

De door HubSpot verstrekte telefoonnummers worden gegenereerd door de externe service Twilio en moeten voldoen aan landspecifieke voorschriften. Om toegang te krijgen, moet je informatie over je bedrijf aan Twilio verstrekken, die vervolgens de informatie zal controleren en bevestigen met de lokale telecomprovider in dat land. Als aan de vereisten is voldaan, kun je het door HubSpot verstrekte telefoonnummer registreren. Dit hoef je maar één keer te doen.

Vanwege wettelijke bepalingen en schommelingen in de vraag kunnen we niet in elk land telefoonnummers aanbieden. Het verkrijgen van een telefoonnummer is gebaseerd op beschikbaarheid. Als een nummer niet beschikbaar is, kun je een andere regio, een ander netnummer of een ander kengetal proberen. Je kunt ook wachten en over een paar minuten opnieuw proberen een nummer te krijgen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Calling.
• Klik op het tabblad Telefoonnummers op Een HubSpot-nummer krijgen.

• Controleer de informatie in het rechterpaneel en klik op Volgende.
• Gebruik de vervolgkeuzemenu's om een land en netnummer te selecteren en klik vervolgens op Nummer genereren.

• Afhankelijk van het land dat u hebt geselecteerd, kan het zijn dat u uw bedrijf moet valideren door middel van adresvalidatie of door het indienen van documenten die aantonen dat u zaken doet in het geselecteerde land. Klik op Aan de slag om het verificatieproces te voltooien.

• Bekijk het telefoonnummer dat wordt weergegeven. Als je tevreden bent met het gegenereerde telefoonnummer, klik je op Get this number.

Let op: als je op Ontvang dit nummer klikt, gebruik je één van de door HubSpot toegewezen telefoonnummers.

• Klik op Doorgaan om in te stellen.
• Typ de naam die naast het telefoonnummer wordt weergegeven.

Let op: deze naam wordt alleen intern op je HubSpot account weergegeven, niet op de externe beller-ID. Je kunt overwegen om een naam te kiezen die het doel van de lijn aangeeft. Voorbeelden zijn Supportlijn, Restitutielijn, Spaanse lijn, etc.

• Klik op hetvervolgkeuzemenu Toewijzing en selecteer een gebruiker met een toegewezen Sales Hub- of Service Hub-seat .

• Ontdek hoe je werktijden instelt of je voicemail aanpast.
• Klik op Opslaan.
• Een bestaand telefoonnummer bewerken:
  • Klik naast het bestaande telefoonnummer op het vervolgkeuzemenu Acties.
  • U kunt de naam of toewijzing bewerken. Klik vervolgens op Opslaan.
• Een bestaand telefoonnummer verwijderen:
  • Klik naast het bestaande telefoonnummer op het vervolgkeuzemenu Acties.
  • Klik op Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen.
• Inkomende oproepen vanaf het door HubSpot opgegeven telefoonnummer doorschakelen naar een mobiel apparaat of een vaste lijn:

• • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen. Klik vervolgens op het tabblad Calling.
  • Klik onder Apparaat overgaan op het vervolgkeuzemenu en selecteer Doorschakelen naar telefoonnummer. Klik vervolgens op Toevoegen naast Vermist doorschakelnummer.

• • • Typ in het dialoogvenster je doorkiesnummer en selecteer vervolgens het keuzerondje circleFilled naast SMS-bericht of Telefoongesprek om je verificatiemethode te kiezen. Afhankelijk van uw selectie klikt u op Sms me of Bel me.

• • • Typ de verificatiecode in die naar je doorkiesnummer is gestuurd. Klik vervolgens op Verifiëren.
    • Je doorschakelnummer is nu ingesteld.
• Inkomende oproepen ontvangen in de HubSpot browser:
  
  • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
  • Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen. Klik vervolgens op het tabblad Calling.
  • Klik onder Apparaat bellen op het vervolgkeuzemenu en selecteer Bellen in HubSpot browser.

Je kunt dit telefoonnummer nu gebruiken om uitgaande oproepen te doen of om inkomende oproepen te ontvangen op het doorschakelnummer dat je hebt geconfigureerd. Inkomende oproepen verschijnen op de pagina Oproepindex en u kunt ze bekijken met de functie Oproep bekijken. Calls worden automatisch gekoppeld aan een record als het telefoonnummer overeenkomt met een bestaand record in CRM. Oproepen worden echter niet automatisch gekoppeld als het nummer overeenkomt met een verwijderde contactpersoon, meerdere records of als de oproep niet wordt beantwoord. U kunt de oproep nog steeds handmatig koppelen aan een overeenkomstig CRM record.

Als je een inkomende oproep mist of de beller laat een voicemail achter, dan zal de record van de oproep verschijnen in HubSpot en de voicemail zal ook worden opgenomen als onderdeel van de Inkomende oproep, zolang je Inkomende oproep aanzet in je account. Meer informatie over het beheren van door HubSpot verstrekte telefoonnummers.

Een uitgaand telefoonnummer registreren

U kunt een uitgaand telefoonnummer registreren in uw instellingen voor calls. Hiermee kun je uitgaande gesprekken voeren naar je contactpersonen, en je beller-ID zal verschijnen op het apparaat van de contactpersoon wanneer ze door jou worden gebeld. HubSpot is echter geen eigenaar van geregistreerde uitgaande telefoonnummers en je kunt alleen uitgaande gesprekken voeren als je een uitgaand telefoonnummer in HubSpot gebruikt.

Het proces voor het registreren van een telefoonnummer is gebruikerspecifiek. Meerdere gebruikers kunnen hetzelfde nummer in uw account gebruiken als het geen HubSpot uitgaand nummer is, maar elke gebruiker moet het telefoonnummer afzonderlijk registreren. Controleer voordat je een telefoonnummer registreert of je land ondersteund wordt voor calling.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen.
• Klik op het tabblad Calling .
• Als Calling niet is ingeschakeld in uw account, klikt u op Connect calling (Bellen verbinden).
• Klik op Telefoonnummer toevoegen om je telefoonnummer te registreren.

• Voer in het dialoogvenster uw telefoonnummer en een extensie in (indien van toepassing).
• Vervolgens wordt u gevraagd om uw telefoonnummer te verifiëren. U kunt kiezen hoe de verificatiecode bij u wordt afgeleverd. Selecteer het keuzerondje SMS-bericht of Telefoongesprek.
• Klik op Tekst me of Bel me.

Je ontvangt een sms-bericht of telefoontje om te verifiëren dat je toegang hebt tot het telefoonnummer. Voer de verificatiecode in die op uw scherm verschijnt als daarom wordt gevraagd.

Je telefoonnummer wordt dan vermeld in de instellingen voor calls van je gebruiker en je kunt het gebruiken om uitgaande gesprekken te voeren in HubSpot. Ontdek hoe je je geregistreerde uitgaande telefoonnummers beheert.

Stel je werktijden in

Met de instelling voor werktijden kunnen gebruikers specifieke tijden en data instellen waarop ze beschikbaar zijn om calls aan te nemen.

Zodra je je werktijden hebt ingesteld, zullen alle inkomende oproepen die buiten deze uren binnenkomen automatisch overgaan naar je voicemail of naar een ander beschikbaar teamlid. Meer informatie over inkomende oproepen in HubSpot.

Je werktijden instellen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in de linkerzijbalk op Algemeen > Calling.
• Selecteer in de sectie Callingwerkuren de dag,begintijd, eindtijd en tijdzone dropdownmenu's om uw werktijden in te stellen. Klik op + Uren toevoegen om uw werktijden verder aan te passen en klik op hetpictogram delete Verwijderen om werktijden te verwijderen.

• Klik op Opslaan.

Je voicemail aanpassen en toestemmingsbericht opnemen

Je kunt een tekst-naar-spraak of geüploade audio voicemail maken die tijdens en buiten werktijd wordt afgespeeld. Je kunt ook de taal en stem aanpassen die worden gebruikt wanneer het bericht met toestemming voor opname wordt afgespeeld. Voicemails zijn alleen beschikbaar voor inkomende oproepen via de browser, niet voor doorgeschakelde oproepen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in de linker zijbalk op Algemeen > Calling.
• Klik naast een Hubspot nummer op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Bewerken.
• Klik onder het tekstvak Naam op de vervolgkeuzemenu's Taal voor toestemming opnemen en Stem voor toestemming opnemen om de taal en stem te selecteren die worden gebruikt wanneer het bericht voor toestemming opnemen wordt afgespeeld. Je kunt dit ook selecteren tijdens het instellen van de tekst-naar-spraak voicemail.
• Klik in het rechterzijpaneel onder Tijdens werktijd of Buiten werktijd op Voicemail instellen.
• Je kunt een tekst-naar-spraak voicemail of een voicemail met audiobestanden instellen:
  • Om een tekst-naar-spraak voicemail in te stellen:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies type bericht en selecteer Tekst-naar-spraak.
    • Typ in het tekstvak het bericht dat je wilt afspelen wanneer een oproep naar voicemail gaat.

• • • Klik op de vervolgkeuzemenu's Taal en Stem om de taal en stem voor je voicemail te selecteren. Dit bepaalt ook de taal en stem die worden gebruikt voor het opnemen van het toestemmingsbericht. Klik op de knop playerPlay Play om een voorbeeld van je bericht te beluisteren.
    • Klik op Opslaan.
  • Een voicemail met audiobestand instellen:
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Kies type bericht en selecteer Audio uploaden.
    • Klik op Bestand uploaden om een mp3- of wav-audiobestand van minder dan 5 megabyte te uploaden.

• • • Klik op Opslaan.

Een aanbieder van externe calls gebruiken

Als je een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise-seat toegewezen hebt gekregen, kun je een Twilio Connect-account instellen om te bellen in HubSpot, extra belminuten te kopen en te bellen naar landen die niet op de lijst met ondersteunde landen staan.

Of je kunt een provider van bellen van derden koppelen aan HubSpot om te bellen. Je kunt integreren met een provider die vermeld staat op de App-marktplaats en die calling en gerelateerde functionaliteit van derden ondersteunt, of samenwerken met een ontwikkelaar om je eigen calling app aan te sluiten met behulp van de Calling Extension SDK.

Logboeken met resultaten van oproepen vereisen

Je kunt aangepaste resultaatlogboeken voor gesprekken vereisen om te organiseren hoe je team call activiteiten logt en te rapporteren over deze patronen. Deze instelling is momenteel voor uitgaande gesprekken die vanuit de HubSpot browser worden geplaatst of gesprekken die worden gelogd. Deze functionaliteit vereist geen logboekregistratie van belresultaten voor inkomende oproepen, mobiele oproepen of geïmporteerde oproepen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Calling.
• Klik op de tab Gespreksconfiguraties .
• Schakel het selectievakje Resultaat bellen vereist in.

Gespreksopname inschakelen

U kunt gespreksopname inschakelen om de audio van het gesprek vast te leggen. De mogelijkheid om gesprekken op te nemen is een account-brede instelling, die van invloed is op alle gebruikers die gesprekken voeren in de account. Het kan worden in- of uitgeschakeld door een gebruiker met toegangsrechten voor Account . Voordat u gespreksopname inschakelt, moet u informatie inwinnen over de wetten voor het opnemen van gesprekken om ervoor te zorgen dat u aan deze wetten voldoet, aangezien ze per rechtsgebied verschillen.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Calling.
• Klik op het tabblad Calling Configurations.
• Schakel het selectievakje Opname van gesprekken toestaan in. Als deze instelling is uitgeschakeld, verschijnt de knop Record niet bij het bellen. Als u de optie om op te nemen niet ziet, controleer dan bij de andere beheerders in uw account of zij deze instelling hebben uitgeschakeld. Gespreksopname toestaan is standaard ingeschakeld op nieuw aangemaakte HubSpot accounts.

Let op: de instelling 'Allow call recording' staat standaard aan in alle HubSpot accounts.

Gespreksintelligentie inschakelen (alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise )

Als je een gebruiker bent met Superbeheer rechten in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account, dan kunjeook Conversation Intelligence (CI) aanzetten om gesprekken automatisch te transcriberen en analyseren. Dit omvat gesprekken die zijn gevoerd via HubSpot's ingebouwde Calling tool, via HubSpot's integratie met Zoom, of met behulp van een aangesloten derde partij calling provider die CI ondersteunt. Met behulp van CI in HubSpot kun je:

• Review recordings using speaker tracks, sharing options, transcripts, and search capabilities.
• Toegang tot een volledige lijst van oproepen van je team in je oproepindex pagina. Deze calls zijn te filteren op eigenschappen zoals gebruiker, team, gespreksresultaat en duur.
• Zoek in alle records op sleuteltermen binnen globaal zoeken.
• Bekijk opnamedetails op gekoppelde records voor extra context.
• Getraceerde termen bekijken en rapporten samenstellen over gespreksinhoud( alleenEnterprise ).

Om CI in HubSpot in te schakelen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Calling.
• Klik op het tabblad Transcriptie en analyse .
• Klik in het gedeelte Transcriptie en analyse op Transcriptie en analyse inschakelen.

• Als u CI inschakelt, kunt u er ook voor kiezen om de gegevens van uw account te gebruiken om de kwaliteit van uw transcripties te verbeteren. Schakel in het dialoogvenster het selectievakje Help uw transcripties verbeteren in . Als je dit niet inschakelt bij het instellen van CI, kun je op elk moment teruggaan naar je instellingen voor calling om het later in te schakelen. Meer informatie over hoe HubSpot gegevens gebruikt om de kwaliteit van je transcripties te verbeteren.

• Klik op Transcriptie en analyse inschakelen.

De taal voor gesprekstranscripties instellen:

• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Algemeen. Klik vervolgens op het tabblad Calling.
• Klik onder Transcriptie en analyse op het vervolgkeuzemenu Transcriptietaal en selecteer de taal van uw voorkeur.

Automatische koppelingen( alleenSales Hub of Service Hub Professional of Enterprise )

Met Conversation Intelligence krijgt u toegang tot Automatic Associations, een tool die automatisch conversies koppelt aan relevante CRM records zoals contacten, bedrijven, deals en tickets. Hieronder vindt u gedetailleerde beschrijvingen van de logica die wordt gebruikt om elk type automatische koppeling te maken:

• Oproep aan Contactpersoon: voor elke vergadering die aan de oproep is gekoppeld, zullen maximaal 5 contactpersonen die aan die vergadering zijn gekoppeld aan de oproep worden gekoppeld.
• Call to Bedrijf: voor elke contactpersoon die is gekoppeld aan de oproep, worden maximaal 5 bedrijven die zijn gekoppeld aan die contactpersoon gekoppeld aan de oproep.
• Call to Deal: een AI-model zoekt naar verbanden en overeenkomsten tussen het gesprek en deals in het portaal. Het model kan bijvoorbeeld kijken of de deal en de call beide zijn gekoppeld aan hetzelfde bedrijf, of dat de naam van de deal voorkomt in de naam van de call.
• Call to Ticket: een AI-model zoekt naar verbanden en overeenkomsten tussen de call en tickets in het portaal. Het model kan bijvoorbeeld kijken of het ticket en de oproep beide aan dezelfde contactpersoon zijn gekoppeld, of dat het onderwerp van het ticket in de naam van de oproep staat.

HubSpot AI koppelt opnames standaard automatisch aan het primaire bedrijf dat is gekoppeld aan de deelnemers van het gesprek. Als je dit wilt uitschakelen, schakel dan het selectievakje Link associated objects to recorded calls with HubSpot AI uit.

HubSpot calling opnieuw verbinden

Als je Calling een maand geleden hebt ingeschakeld en de afgelopen zeven dagen geen nieuwe nummers hebt geregistreerd of gesprekken hebt gevoerd, wordt het hulpmiddel voor bellen automatisch uitgeschakeld in je account. Voordat je calling tool wordt uitgeschakeld, ontvang je een e-mail en heb je zeven dagen de tijd om je uit te schrijven voor het uitschakelen van je calling tool.

Om je calling tool actief te houden, klik je op Keep my calling account activated in de meldingse-mail. U wordt dan doorgestuurd naar de instellingen voor het bellen van uw account en ziet een meldingsbanner die aangeeft of uw account voor bellen nog steeds actief is.

Calling uitschakelen voor alle gebruikers

Superbeheerders kunnen calling uitschakelen voor alle gebruikers in het account. Dit is handig als je team overschakelt naar een ander hulpmiddel voor calling en je ervoor wilt zorgen dat elke gebruiker stopt met het gebruik van het ingebouwde hulpmiddel voor calling.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Calling.
• Klik op het tabblad Gespreksconfiguraties om de schakelaar Gesprekken plaatsen met HubSpot Calling uit te schakelen.

• Typ in het dialoogvenster Uitschakelen in het tekstveld en klik vervolgens op Uitschakelen.

Gebruikers zullen niet langer toegang hebben tot HubSpot's calling tool en alle geregistreerde nummers zullen worden verbroken. Alle bestaande interactie gesprekken zullen nog steeds beschikbaar zijn op de tijdlijnen van je records. Je kunt nog steeds Twilio Connect of een andere derde partij gebruiken om te bellen.