Laatst bijgewerkt: augustus 1, 2022
Gebruik de functies Traceren en Log van de Chrome-extensie HubSpot Sales om de betrokkenheid van uw contactpersonen bij uw e-mails te controleren en bij te houden. Als u de functie Traceren inschakelt, kunt u realtime meldingen ontvangen wanneer een contact uw e-mail opent. U kunt er ook voor kiezen de e-mail te registreren in het record van de contactpersoon in HubSpot, zodat uw team alle communicatie uit het verleden kan raadplegen.
U kunt informatie over geopende en geklikte e-mails bekijken in de activiteitenfeed; geregistreerde e-mails worden opgeslagen in individuele contactpersonenrecords en de bijbehorende records.
Let op: als u de GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) in uw account hebt ingeschakeld, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-maillogging en -tracering gebruikt. U kunt uw extensie-instellingen ook aanpassen om deze functionaliteit voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen en e-maildomeinen te verwijderen. Bovendien kunnen e-mailopeningen alleen worden bijgehouden voor contactpersonen met een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. Meer informatie over e-mailtracking wanneer GDPR-instellingen zijn ingeschakeld.
Alvorens van start te gaan, gelieve het verschil op te merken tussen een getraceerde e-mail en een gelogde e-mail:
- Volgen: gebruik de track functie om bij te houden wanneer contacten uw e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpot a afbeelding van één pixel in de e-mail nadat deze is verzonden. Yje ontvangt een real-time melding op uw desktop wanneer een contact de getraceerde e-mail opent. Gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde seats kunnen ook bijhouden wanneer een ontvanger op een koppeling klikt in de e-mail. Gratis gebruikers kunnen klikken bijhouden. HubSpot registreert getraceerde e-mailopeningen en -kliks in de activiteiten feed en op de tijdlijn van het record.. Als u hetselectievakje Traceren inschakelt, wordt er geen kopie van de e-mail bij het record in HubSpot geregistreerd.
- Log: gebruik de log-functie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen. Alle bijlagen in de e-mail zullen ook worden gelogd in het record van de contactpersoon. Log uw e-mails om een overzicht bij te houden van communicatie uit het verleden. Vastgelegde e-mails geven u geen inzicht in open- of klikinformatie.
U kunt een e-mail sturen die zowel getraceerd als gelogd wordt. Op die manier ontvangt u open meldingen en heeft u een record van de e-mailcommunicatie in HubSpot. U kunt ook logging en tracking standaards instellen voor uw extensie.
E-mails traceren
Om een getraceerde e-mail te versturen vanuit Gmail:
- Log in op uw Gmail-account.
- Stel een nieuwe e-mail op. Voer de ontvanger, de onderwerpregel en de inhoud van de e-mail in.
- Schakel het selectievakje Track in.
- Klik op Verzenden.
De status van de getraceerde e-mail bekijken
Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en ontvanger van de e-mail in uw activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden. 
Zodra de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad. Wanneer u teruggaat naar uw feed met activiteiten of Chrome-extensies, ziet u de e-mailinformatie gemarkeerd als Openen. Klik op hetvervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een overzicht van de activiteiten van de contactpersoon. 
U kunt ook zien hoe uw contactpersonen reageren op uw getraceerde e-mails vanuit de Chrome-extensie. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op het HubSpot-sprocketpictogram in de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser. 
Meer informatie over hoe e-mailtracking en verkoopmeldingen werken, en hoe u tracking kunt uitschakelen.
Traceren met GDPR-instellingen ingeschakeld
Als u GDPR-functionaliteit in uw account hebt ingeschakeld, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen traceren als aan de contactpersoon een wettelijke basis voor gegevensverwerking is toegewezen. Bij het samenstellen van een e-mail in Gmail wordt hetselectievakje Traceren
grijs weergegeven om aan te geven dat een contact niet in aanmerking komt voor tracering.
E-mailopeningen worden niet bijgehoudenvoor contactpersonen zonder een wettelijke basis voor gegevensverwerking of e-mailontvangers die nog geen contactpersonen zijn. Wanneer u meerdere ontvangers e-mailt, worden de geopende e-mails anoniem bijgehouden.
U kunt de geschiktheid voor tracering van een contactpersoon wijzigen door de eigenschap Wettelijke basis voor verwerking van contactpersoongegevens bij te werken.E-mails loggen
Om een e-mail te registreren en een nieuw contactpersoon toe te voegen aan uw HubSpot CRM-account, moet het e-mailadres van waaruit u e-mails verzendt een van de volgende zijn:
- Een gebruiker in uw account.
- Een van uw aangesloten e-mailadressen.
- Een alias in uw e-mail client (ofwel een alias die geconfigureerd is in uw verbonden Gmail inbox, of een alias toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren) .
U kunt e-mailadressen en domeinen specificeren waarvoor u nooit e-mails wilt loggen in uw HubSpot account instellingen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw Chrome-extensie instellingen.
Let op: e-mails groter dan 50 MB zullen niet worden aangemeld bij uw HubSpot account. Bijlagen tellen mee voor deze limiet. Uw e-mail zal nog steeds succesvol worden afgeleverd bij de contactpersoon, maar u zult de e-mail niet gelogd zien in hun record.
Om een gelogde e-mail te sturen vanuit Gmail:
- Log in op uw Gmail-account.
- Stel een nieuwe e-mail op. Voer de ontvanger in, de onderwerpregel en de inhoud van de e-mail. Als het e-mailadres van de ontvanger al is gekoppeld aan een contactrecord in uw CRM, verschijnt het HubSpot-sprocketpictogram in de rij naast het e-mailadres in het veld Aan .
- Schakel het selectievakje Log in.
- Standaard zal de Chrome-extensie automatisch de contactpersoon selecteren eerste drie geassocieerde deal records om e-mails naar te registreren. Als u ontvangers in het CC-veld opneemt, zullen de bijbehorende objecten van de records ook automatisch worden geselecteerd. Om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd:
- Klik op het dropdown menu naast het Log selectievakje.
- Selecteer en wis de selectievakjes naast de records waarin u de e-mail wilt registreren.
-
- Als u de e-mail stuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuw contactrecord aangemaakt. U zult het e-mailadres van de contactpersoon zien wanneer u de associaties bewerkt. Verwijder het selectievakje uit als u niet wilt dat de e-mail aan het nieuwe contactrecord wordt gekoppeld. Ontdek hoe u e-mails alleen aan bestaande contactpersonen kunt koppelen.
- Klik op Verzenden.
U kunt in de instellingen van uw Chrome-extensie aanpassen naar welke geassocieerde records uw e-mails automatisch worden gelogd. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail is gemaakt, ingesteld als niet-marketing.
Let op:als eennieuw contact wordt aangemaakt via een gelogde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van het contact, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.
Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot
E-mails die met behulp van de extensie in HubSpot worden gelogd, worden automatisch gekoppeld aan de records die u vóór het verzenden van de e-mail hebt opgegeven. Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:
- Navigeer in uw HubSpot account naar uw contacten, bedrijven of deals.
- Klik op de naam van het record.
- Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
- Bijbehorende records: klik om bijbehorende records te bewerken.
- Vastpinnen: klik om de e-mail vast te pinnen aan de bovenkant van de contact tijdlijn.
- Verwijderen: klik om de e-mail activiteit van de tijdlijn te verwijderen.
- Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
- Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klikt u op Thread bekijken om alle e-mails in de thread te zien.
- Bijlagen: klik om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail horen.
- Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord van HubSpot naar de contactpersoon te verzenden.
Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpotte sturen en inkomende antwoorden naar HubSpot teloggen, moet u een verbonden inbox hebben.
