HubSpot Kennisbank

Importbestanden instellen

Geschreven door HubSpot Support | Jun 10, 2016 8:40:53 PM

Bekijk de volgende limieten en vereisten voordat je gegevens importeert in HubSpot. Je kunt ook voorbeeldbestanden openen of genereren om je op weg te helpen.

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over de importeertool. Als je bestand klaar is, lees je hoe je importeert.

Technische vereisten en beperkingen

Alle bestanden die in HubSpot worden geïmporteerd moeten:
  • Een .csv, .xlsx, of .xls bestand zijn.
  • Slechts één sheet hebben.
  • Een header-rij bevatten waarin elke kolomkop overeenkomt met een eigenschap in HubSpot. De kolomkoppen kunnen in willekeurige volgorde worden geplaatst zonder dat dit invloed heeft op het importeren. Je kunt controleren of er al een standaardeigenschap bestaat die overeenkomt met je koptekst of een aangepaste eigenschap maken voordat je importeert. Meer informatie over vereisten voor eigenschappen.

  • Minder dan 1000 kolommen bevatten.
  • UTF-8-gecodeerd zijn als er vreemde taaltekens zijn opgenomen.
  • Als je een Excel-bestand importeert:

Er zijn aanvullende technische limieten voor de importeertool, afhankelijk van je HubSpot abonnement. Deze limieten omvatten de limieten voor de grootte en rijen van een importbestand, evenals het aantal bestanden en rijen dat je per dag kunt importeren.

    • Als je alleen de gratis of Smart CRM Professional of Enterprise tools van HubSpot gebruikt, kun je:
      • Bestanden tot 20MB importeren.
      • Tot 50 imports per dag voltooien.
      • Tot 500.000 rijen per dag importeren. Als je een bestand importeert dat meer dan 500.000 rijen bevat, duurt het meerdere dagen om het te voltooien.
  • Als je account een Starter-, Professional- of Enterprise-abonnement heeft, kun je:
    • Bestanden tot 512 MB importeren.
    • Tot 500 imports per dag uitvoeren.
    • Tot 10.000.000 rijen per dag importeren, met een limiet van 1.048.576 rijen per bestand. Als je importeert via de import-API, kun je tot 80.000.000 rijen per dag importeren.

Deze limieten zijn van toepassing op een voortschrijdende periode van 24 uur en worden niet gereset op een specifiek tijdstip. Meer informatie over je HubSpot abonnement en de beperkingen.

Waarden opmaken

Voor elke rij van je importbestand kun je waarden toevoegen voor de kolommen met eigenschappen. De opmaak van een waarde is afhankelijk van het type eigenschapveld en het doel van de import.

Waarden opmaken op basis van het type eigenschapveld

Afhankelijk van het type eigenschapveld zijn er specifieke opmaakvereisten:

Veldtype Vereisten

Datumkiezer

Datum- en tijdkiezer

Maanden kunnen een getal, drie letters of een volledige naam zijn (10, OCT, Oct, OCTOBER, oktober), jaren kunnen twee cijfers of vier zijn (2023, 23) en scheidingstekens kunnen een forward slash, koppelteken of punt zijn (10/28/2023, 10-28-2023, 10.28.2023).

Geldige datumnotaties zijn dag maand jaar (bijv. 28/10/2023), maand dag jaar (bijv. 10-28-23) of jaar maand dag (bijv. 2023.OCT.28).

Als je validatieregels hebt ingesteld, moeten je geïmporteerde waarden aan de regels voldoen, anders worden ze niet geïmporteerd.

Datum- en tijdkiezer

Tijdstempels kunnen worden toegevoegd als hh:mm (28/10/2020 14:30) in alle bestandstypes of als een UNIX-tijdstempel in milliseconden in CSV-bestanden of een Excel-bestand met cellen in de indeling Tekstnummer. Als je geen tijdstempel toevoegt, wordt de tijd standaard ingesteld op middernacht.

Duur

Voor eigenschappen die een duur bevatten, zoals de eigenschap Gespreksduur, moeten uw waarden worden geformatteerd als een UNIX-tijdstempel in milliseconden. Leer meer over hoe u tijdstempelwaarden opmaakt en hoe u een datum converteert naar de UNIX-notatie.

Enumeratie

De waarden in je importbestand moeten overeenkomen met het label of de interne waarde van de gedefinieerde opties van de eigenschap. Voor HubSpot standaard opsommingseigenschappen (bijv. Levensfase, Branche) moeten de waarden overeenkomen met de interne waarde of het label in het Engels.

Bestand

Om bestaande bestanden aan een bestandseigenschap toe te voegen, moet je de bestands-ID als waarde opgeven. U kunt de bestands-ID vinden in het gedeelte Algemeen van de bestandsdetails.

Meerdere selectievakjes

Om meerdere waarden te importeren, voeg je een puntkomma toe tussen elke waarde zonder spaties (waarde 1;waarde 2). Deze eigenschapopties moeten vóór het importeren worden gemaakt.

Om waarden toe te voegen of toe te voegen, voeg je een puntkomma toe voor de eerste waarde (;waarde 3;waarde 4). Hierdoor wordt de waarde toegevoegd in plaats van de bestaande waarde van de eigenschap te overschrijven.

Aantal

Formatteer de waarde op basis van het type getaleigenschap dat is aangemaakt:

  • Valuta: voor eigenschappen die een hoeveelheid valuta of een prijs bevatten, moet je een van de geaccepteerde valuta's van HubSpot gebruiken. De lijst met geaccepteerde valuta en hun valutacodes kun je vinden op het tabbladValuta van de standaardinstellingen van je account. Voor USD moeten valutagegevens worden geformatteerd met decimalen (bijv. 123,45).
  • Percentage: formatteer je waarden met een % procentteken of als decimaalteken. Als je bijvoorbeeld 25% wilt importeren, moet je cel 25% of .25 bevatten.
  • Telefoonnummer: de contacteigenschappen Telefoonnummer en Mobiel telefoonnummer, om het telefoonnummer te importeren en automatisch te formatteren op basis van landcode, formatteer als +[landcode][nummer]. Als er een extensie is, voeg dan ext[nummer] toe. Een telefoonnummer met een landcode voor de Verenigde Staten zou er bijvoorbeeld uitzien als +11234567890 ext123.
Als je validatieregels hebt ingesteld, moeten je geïmporteerde waarden aan de regels voldoen, anders worden ze niet geïmporteerd.

Enkel selectievakje

Maak een kolom voor het veld met één selectievakje en stel de waarde op elke regel in op Waar of Ja om weer te geven als Ja of aangevinkt in HubSpot of Vals of Nee om weer te geven als Nee of niet aangevinkt in HubSpot.

Term eigenschappen

De regelitem eigenschap Term moet worden toegevoegd in ISO-8601 periode formaten van PnYnMnD of PnW. Bijvoorbeeld P12M of P24M voor jaarlijkse termijnen. Als deze leeg wordt gelaten, worden standaard termijnen ingesteld.

Tekst

Als je validatieregelshebt ingesteld , moeten de geïmporteerde waarden aan de regels voldoen, anders worden ze niet geïmporteerd.

Gebruiker (Eigenaar)

 Om een eigenaar toe te wijzen aan een record of activiteit tijdens het importeren:
  • Voor objecten, voeg een [Object] eigenaar header toe. Voeg voor activiteiten een Activiteit toegewezen aan koptekst toe.
  • Voeg de naam, het e-mailadres of de interne waarde van de eigenschap Eigenaar toe aan elke rij in die kolom. Als er meerdere gebruikers met dezelfde naam in je account zijn, is het aan te raden om in plaats daarvan het e-mailadres of de interne waarde van de eigenschap Eigenaar te gebruiken.
Gebruikers die als eigenaar zijn toegewezen via import krijgen geen melding dat ze een nieuwe record/activiteit toegewezen hebben gekregen.

Extra contact e-mails of bedrijfsdomeinen

Als je contactpersonen importeert met meer dan één e-mailadres, voeg dan een kolom Extra e-mailadressen toe met hun secundaire e-mailadressen. Als je bedrijven importeert met meer dan één domeinnaam, voeg dan een kolomExtra domeinen toe met hun secundaire domeinen. Als je meerdere e-mailadressen of domeinen in een cel wilt opnemen, scheid je de waarden met puntkomma's (bijv. email@email. com; emailtwo@email.com).

Als u importeert om contactpersonen of bedrijven te maken, kunt u de E-mail van een nieuwe contactpersoon of de Bedrijfsdomeinnaam van een nieuw bedrijf niet instellen op een e-mailadres of domein dat een bestaand extra e-mailadres/domein voor een andere record is.

Blanco cellen

De importeertool negeert lege cellen in een spreadsheet, dus wanneer u nieuwe eigenschapgegevens importeert, laat u cellen leeg voor records zonder waarde voor de eigenschap. Als een bestaand record al een waarde heeft voor de eigenschap binnen HubSpot, zullen lege cellende bestaande waarde van de eigenschap niet wissen. Om bestaande waarden voor eigenschappen in bulk te wissen, kun je de waarden handmatig bewerken of de workflowactieBewerk records gebruiken .

Medewerkers afspreken

Als je medewerkers aan een deal toevoegt via importeren, voeg dan een koptekstDeal medewerkers toe. Voor elke cel moet je twee of meer gebruikers opnemen, gescheiden door puntkomma's (bijv. user1@example.com;user2@example.com).

Producttermijn en factureringsfrequenties

Als je een waarde voor de eigenschap Term importeert, kun je de waarde in de kolom Term opmaken als een getal in maanden (bijvoorbeeld 10 voor 10 maanden), als PXM waarbij X het aantal maanden is (bijvoorbeeld P6M voor een termijn van 6 maanden) of PXY waarbij X het aantal jaren is (bijvoorbeeld P1Y voor een termijn van 1 jaar).

Als u een waarde voor de factureringsfrequentie importeert, gebruik dan maandelijks, jaarlijks of per kwartaal als het product een terugkerende prijssoort heeft. Laat de cel leeg als het product een eenmalige prijs heeft.

Vereiste eigenschappen

Afhankelijk van welke objecten of activiteiten u importeert, zijn de volgende eigenschappen vereist om records te maken en moeten ze als kolomkoppen in uw bestanden worden opgenomen. Als u records bijwerkt, moet u een unieke identificatie opnemen (bijv. Record-ID, e-mail, bedrijfsdomeinnaam).

Hoewelhet niet verplicht is, kunt u extra eigenschappen voor elk object importeren, waaronder aangepaste en standaardeigenschappen. Raadpleeg de standaardeigenschappen voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, oproepen, e-mails, vergaderingen, notities en taken. U kunt ook alle eigenschappen en hun waarden bekijken in uw eigenschappeninstellingen.

  • Contactpersonen: ten minste één van Voornaam, Achternaam of E-mail.
  • Bedrijven: minstens één van Naam of Bedrijfsdomeinnaam.

Opmerking: de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam accepteert alleen waarden tot aan het topleveldomein (bijv. .com, .edu). Waarden met strings erachter (bijv. .edu/home) worden automatisch verwijderd bij het importeren.

  • Deals: als je nieuwe deals aanmaakt, dealnaam, pijplijn en dealfase.
  • Tickets: als je nieuwe tickets aanmaakt, Ticketnaam, Pijplijn en Ticketstatus.
  • Afspraken: Afspraakstart. De start van de afspraak moet worden geformatteerd als een datum-tijd eigenschap.
  • Cursussen: Cursusnaam.
  • Advertenties: Naam.
  • Diensten: Naam, Pijplijn en Pijplijnstadium.
  • Producten: als je producten bijwerkt, Record-ID of SKU.
    • Als je producten bijwerkt in een account met één valuta, Prijs per eenheid en Naam.
    • Als je producten bijwerkt in een account met meerdere valuta's, Prijs [Valuta-afkorting] (bijv. Prijs USD) en Naam.
  • Bestellingen: Naam, Pijplijn en Pijplijnstadium.
  • Wagens: Naam.
  • Regelitems: Naam, Hoeveelheid, Prijs en de Record-ID of Deal-naam van de bijbehorende deals. Voeg de product-id van het product toe als je het lijnitem ook koppelt aan een product, dat tijdens het importeren wordt toegewezen als een eigenschap van het lijnitem.

Let op: als je lijnitems met deals importeert, wordt het bedrag van de deal niet bijgewerkt. Om het bijbehorende dealbedrag bij te werken, kun je de regelitems handmatig bewerken of de regelitems koppelen aan een deal in HubSpot.


  • Gesprekken: Gespreksnotities. Als je nieuwe gesprekken importeert, is het ook aan te raden om de activiteitsdatum op te nemen.
  • E-mails: E-mail body en E-mail richting.
  • Vergaderingen: Beschrijving vergadering, Begintijd vergadering en Eindtijd vergadering. Bij het importeren van nieuwe vergaderingen wordt het ook aanbevolen om de activiteitendatum op te nemen. De begin- en eindtijd en de activiteitdatum moeten worden geformatteerd als datum-tijd eigenschappen.
  • Notities: Notitie body.
  • Taken: Taaktitel en Vervaldatum. De vervaldatum moet worden opgemaakt als een datum-tijd eigenschap.

Let op: hoewel het niet verplicht is, wordt het aanbevolen om Activiteitsdatum op te nemen bij het importeren van nieuwe activiteiten om de datum en tijd te specificeren waarop een activiteit plaatsvond. Als je deze eigenschap niet opneemt, worden de waarden van de activiteitdatum automatisch ingesteld op de datum en tijd van de import.


Vereisten om bestaande records bij te werken of duplicaten te voorkomen

Om bestaande records bij te werken en dubbele records te voorkomen, moeten uw bestanden een unieke identificatie-eigenschap voor elk object bevatten. Voor alle objecten kun je bestaande records exporteren en de record-ID gebruiken als unieke identificatie, of een aangepaste eigenschap gebruiken die unieke waarden vereist. Voor contactpersonen kunt u ook E-mail gebruiken. Voor bedrijven kun je ook Bedrijfsdomeinnaam gebruiken.

Als u meerdere objecten importeert en Record-ID's opneemt, is het aan te raden om de kolomkoppen van het bestand te differentiëren zodat de ID overeenkomt met het juiste object (bijvoorbeeld een kolom met de naam Record-ID - Contactpersonen en een andere met de naam Record-ID - Bedrijven).

Let op: het volgende gedrag is van toepassing als e-mail of bedrijfsdomeinnamen zijn opgenomen in uw bestand:

  • Als u een aangepaste unieke waarde-eigenschap gebruikt om contactpersonen te ontdubbelen, heeft de eigenschap E-mail nog steeds unieke waarden nodig.
  • Als je een aangepaste unieke waarde-eigenschap gebruikt om bedrijven te ontdubbelen, heeft de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam geen unieke waarden nodig. Dit betekent dat je dubbele bedrijfsdomeinen kunt importeren. Als je niet wilt dat meerdere bedrijven hetzelfde domein hebben, moet je dubbele domeinen uit je bestand verwijderen voordat je importeert, of in plaats daarvan de bedrijfsdomeinnaam gebruiken als unieke identificatie.
  • Je kunt een tweede e-mailadres gebruiken als unieke identificatie voor bestaande contactpersonen die een tweede e-mailadres hebben in HubSpot. Als je een secundair e-mailadres gebruikt en de kolom Record ID niet in je bestand opneemt, zal het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres niet vervangen. Als je echter zowel het secundaire e-mailadres als de Record ID als kolommen in je bestand opneemt, vervangt het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres.

Vereisten om records te koppelen

Importeer koppelingen in één bestand

In één bestand kunt u twee of meer records per rij koppelen. Neem informatie over geassocieerde records en/of activiteiten op in dezelfde rij en neem een unieke identificatie op voor elk object. Als u een record wilt koppelen aan meerdere activiteiten of records van een ander object, neemt u de unieke identificatie van het record op in meerdere rijen voor elk record dat u wilt koppelen.

Luke Danes is bijvoorbeeld manager bij Luke's Diner, maar aannemer bij The Dragonfly Inn. Om hem aan beide bedrijven te koppelen, moet je twee rijen voor Luke Danes opnemen met de kolommen E-mail (of Record ID) en Bedrijfsdomeinnaam (of Record ID) voor elk bedrijf.

Let op: als u geen unieke identificatiegegevens toevoegt (bijv. e-mail, bedrijfsdomeinnaam, record-ID), maakt de import dubbele records aan in plaats van ze aan dezelfde record te koppelen.

Als je dezelfde objectassociaties importeert, zijn er aanvullende vereisten.

Importeer associaties in twee bestanden

Om records van twee objecten in twee bestanden te associëren, gebruik je een gemeenschappelijke kolom om de records in elk bestand te verbinden. Je kunt de voorbeeldbestanden raadplegen voor meer hulp bij het importeren en associëren van records.

Dezelfde objectassociaties

U kunt één bestand importeren om records van hetzelfde object in bulk te koppelen. Tijdens het importeren moet je een selectievakje inschakelen om dezelfde objectassociaties op te nemen.

Neem bij het opzetten van je bestand informatie over de gekoppelde records op in dezelfde rij en neem een unieke identificatie op voor elke record. De volgende aanvullende vereisten zijn specifiek voor het importeren van hetzelfde object:

  • Ten minste één record in een recordpaar moet al bestaan in HubSpot voordat je importeert. Je kunt bijvoorbeeld een nieuwe contactpersoon importeren en deze koppelen aan een bestaande contactpersoon, maar je kunt niet importeren om twee nieuwe contactpersonen te maken en te koppelen.
  • Wanneer je bestaande contactpersonen/bedrijven koppelt, kun je alleen het primairee-mailadres/bedrijfsdomein als unieke identificatie gebruiken. Secundaire e-mails of domeinen worden niet ondersteund.
  • Als u meerdere records aan één record koppelt, scheidt u de unieke identificatiewaarden van de records door een puntkomma in dezelfde cel (bijv. luke@lukesdiner. com; rory@yale.edu; sookie@dragonfly.com).

In het onderstaande voorbeeldbestand zijn Rory en Jackson nieuwe contactpersonen die worden gekoppeld met unieke labels aan bestaande contactpersonen, waarbij hun e-mailwaarden worden gebruikt als unieke identificatiecode. Sookie is een bestaand contactpersoon die wordt gekoppeld aan twee bestaande contactpersonen met hetzelfde label. In de eerste rij maakt het koppelingslabel deel uit van een labelpaar, wat betekent dat zodra het importeren is voltooid, de gekoppelde record het label Ouder heeft en Rory het gekoppelde label Kind.

Ouder/kind-associaties

Lees meer over het importeren van kinderbedrijven als u kind-ouderbedrijf associaties wilt maken via importeren .

Aangepaste associatielabels

Een Professional- of Enterprise-abonnement is vereist om aangepaste koppelingslabels te gebruiken.

Als u associatielabels wilt importeren, moet u een kolom Associatielabel toevoegen. Deze kolom moet alleen worden toegevoegd als u labels wilt toevoegen om associaties te beschrijven. Als u associaties niet hoeft te labelen, is de kolom niet vereist.

  • Je moet de associatielabels in HubSpot maken voordat je gaat importeren.
  • Om een bedrijfsassociatie als primair in te stellen, neem je de waarde Primary op in de kolom Association label voor die rij.
  • Als je meerdere labels wilt instellen om de relatie tussen twee records te beschrijven, kun je meerdere associatielabelwaarden in één cel opnemen, gescheiden door een puntkomma (bijvoorbeeld Manager; Factuurcontact).
  • Als u associatielabels importeert in een import van meerdere bestanden, moet u de kolom Associatielabel en een unieke identificatie voor het object dat u associeert in hetzelfde bestand opnemen .
  • Als je gekoppelde labels importeert:
    • Neem voor objectoverschrijdende associaties slechts een van de labels op in de kolom Associatielabel. De labels worden tijdens het importeren toegewezen aan het juiste object.
    • Voor associaties met hetzelfde object krijgt de record in de kolom Gekoppeld [unieke identificatie] het label dat is toegevoegd tijdens het importeren of dat is opgenomen in de labelkolom van het bestand. De andere record in de rij krijgt het andere label in het paar.

Voorbeeldbestanden

Aan het begin van het importproces kun je een voorbeeldbestand genereren met de benodigde eigenschappen voor de geselecteerde objecten en activiteiten. Als je meer voorbeelden met aanvullende eigenschappen wilt bekijken, raadpleeg dan dit artikel met voorbeeldbestanden.
Volledig bericht weergeven