Offertes aanpassen met branding en sjablonen

Pas offertes aan met behulp van branding en sjablonen, zodat verkopers en kopers een gestandaardiseerde ervaring hebben met je offertes.

• Branding: pas de look en feel van uw offertes aan, inclusief lettertypes, kleuren, lay-out en styling.

• Sjablonen:maak en bewerk offertesjablonen die verkopers kunnen gebruiken om sneller een offerte op te stellen en offertes voor kopers te standaardiseren. Stel een lay-out in, vooraf ingevulde modules inclusief de begeleidende brief, regelitems, voorwaarden, betalingsopties en acceptatiemethode. Verkopers kunnen dan de sjabloon gebruiken en ervoor kiezen om alleen de onderdelen bij te werken die ze nodig hebben, voordat ze naar de koper sturen.

Offertes is onderdeel van HubSpot CPQ. Meer informatie over HubSpot CPQ.

Vereisten begrijpen

Meer informatie over welke functies een Commerce Hub-vestiging vereisen in de product- en dienstencatalogus.

Offerte branding instellen

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
3. Klik op Offertestijl aanpassen.
4. De thema-editor wordt geopend.
   
5. Gebruik het zijpaneel aan de linkerkant om uw offertethema bij te werken. Het thema wordt automatisch opgeslagen wanneer u wijzigingen aanbrengt. Klik op het pictogram refresh reset in elke sectie om het thema terug te zetten naar de standaardinstellingen als u van gedachten verandert.
   • Onder Containers kunt u de venster- en documentcontainers van de offerte bewerken:
     • Venster: klik op Venster om de kleur en transparantie van de venstercontainer aan te passen.
     • Document: klik op Document om de vulkleur van het document en de lijnen en randen aan te passen.
   • Onder Foundation kunt u de lettertypen, knoppen en links van de offerte bewerken:
     • Lettertypen: klik op Lettertypen om het basislettertype, de koppen, de body en andere elementen (zoals bijschriften en hoofdlettertype) aan te passen, inclusief aanpassingen aan de letterstijl, kleuren en regelhoogtes.
     • Knoppen: klik op Knoppen om de vorm, kleur, status (bijv. standaard, zweven) en het lettertype van de knop aan te passen.
     • Koppelingen: klik op Koppelingen om de kleuren en opmaak van koppelingen aan te passen.

Sjablonen maken

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik op het tabblad Sjablonen.
3. Klik rechtsboven op Sjabloon maken.
   
   
4. In de offerte-editor kunt u de offerte bewerken door op elk gedeelte van het offertevoorbeeld te klikken en door de module-editor in de linker zijbalk te gebruiken. Als u de module-editor niet kunt zien, klikt u op het pictogram siteTree offertesjabloon linksboven. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen als u wijzigingen aanbrengt.
   
   
5. U kunt bewerken in een desktop- of mobiele preview door te klikken op de desktop- of mobiele pictogrammen bovenaan de preview.
   
   
6. Om de begeleidende brief te bewerken, klikt u op de begeleidende briefmodule in het offertevoorbeeld.
   • Voer de tekst van de begeleidende brief in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en knipsels toe te voegen.
   • Klik op het breezeSingleStar Breeze icoon om tekst te genereren met behulp van AI.
   • Om de titel te wijzigen, klik je op de titel van de sollicitatiebrief en voer je een titel in.
   • Je kunt bijlagen toevoegen aan de sollicitatiebriefmodule. Meer informatie over bijlagen. Zo voegt u een bijlage toe aan de sollicitatiebriefmodule:
     • Klik op de module Sollicitatiebrief in de linkerzijbalk.
     • Klik op Een bijlage toevoegen in het gedeelte Bijlagen .
       
       
     • Gebruik in het rechterpaneel de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Klik op het bestand om het te selecteren en klik vervolgens op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
     • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
     • Klik op Uploaden om bestanden te uploaden vanaf uw apparaat. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
     • Schakel in de linkerzijbalk het selectievakje Bij ondertekening in als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop.
     • Als u de naam van de bijlage wilt wijzigen, klikt u op Acties en selecteert u Naam wijzigen. Het bestand wordt niet hernoemd in de Bestanden-tool.
     • Als u de bijlage wilt verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u Verwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandentool.
     • Als u de bijlage wilt downloaden, klikt u op Acties en selecteert u Downloaden. Het bestand blijft in de bestandentool staan.
   • Om de begeleidende briefmodule uit de offerte te verwijderen, klikt u op delete verwijderen naast de begeleidende briefmodule in de linker zijbalk.
     
     
7. Om de samenvatting te bewerken, klik je op de module Samenvatting in het offertevoorbeeld.
   • Voer de tekst van de samenvatting in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en fragmenten toe te voegen.
   • Klik op het pictogram breezeSingleStar Breeze om tekst te genereren met behulp van AI.
   • Om de titel te wijzigen, klik je op de titel van de samenvatting en voer je een titel in.
   • Je kunt bijlagen toevoegen aan de module Samenvatting. Meer informatie over bijlagen. Zo voegt u een bijlage toe aan de begeleidende briefmodule:
     • Klik op de module Samenvatting in de linkerzijbalk.
     • Klik op Een bijlage toevoegen in het gedeelte Bijlagen .
       
       
     • Gebruik in het rechterpaneel de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Klik op het bestand om het te selecteren en klik vervolgens op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
     • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
     • Klik op Uploaden om bestanden te uploaden vanaf uw apparaat. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
     • Schakel in de linkerzijbalk het selectievakje Bij ondertekening in als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop.
     • Als u de naam van de bijlage wilt wijzigen, klikt u op Acties en selecteert u Naam wijzigen. Het bestand wordt niet hernoemd in de Bestanden-tool.
     • Als u de bijlage wilt verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u Verwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandentool.
     • Als u de bijlage wilt downloaden, klikt u op Acties en selecteert u Downloaden. Het bestand blijft in de bestandentool staan.
     • Als u de module Samenvatting uit de offerte wilt verwijderen, klikt u op delete verwijderen naast de moduleSamenvatting in de linkerzijbalk.
       
       
8. De koptekst toont het standaardlogo (ingesteld via offertebranding). Om het standaardlogo voor deze sjabloon te wijzigen:
   • Klik op het logo in de editor.
   • Schakel in de linkerzijbalk de schakelaar Standaardlogo overschrijven in.
   • Zo voegt u een afbeelding toe:
     • Klik op Afbeeldingen doorbladeren om afbeeldingen weer te geven die zijn geüpload naar de bestandentool. Klik in het rechterpaneel op de afbeelding om deze toe te voegen aan de sjabloon.
     • Als u een afbeelding vanaf uw apparaat wilt toevoegen, klikt u op Uploaden en voegt u vervolgens een afbeelding vanaf uw computer toe.
     • Als u een afbeelding vanaf een URL wilt toevoegen, een afbeelding wilt ontwerpen met Adobe Express of een afbeelding wilt ontwerpen met Canva, klikt u op de pijl down do omlaag op de knop Uploaden en selecteert u een optie.
       
       
9. Demodule Partijen toont de gegevens van de verkoper en de contactpersoon en het bedrijf van de offerte. U kunt de titels van de module Partijen bewerken:
   • Klik op de module Partijen in het offertevoorbeeld.
   • Klik op de titel die je wilt bewerken en voer een titel in.
10. De module Samenvatting toont de Ingangsdatum, Duur, Totale korting en Totale contractwaarde. Zo bewerkt u de module Samenvatting van de sjabloon:
    • Klik op de module Samenvatting in het offertevoorbeeld.
    • Klik in de linker zijbalk op het vervolgkeuzemenu Effectief en selecteer een van de volgende opties:
      
      • Bij akkoord: de standaardinstelling. Dit is de datum waarop de offerte naar Geaccepteerd overgaat, hetzij via e-handtekening, hetzij doordat de gebruiker de offerte als ondertekend markeert.
      • Uitgestelde start (dagen): stel de begindatum van de facturering uit met een aantal dagen na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitgesteld door dagen in en klik vervolgens op Opslaan.
      • Uitgestelde start (maanden): stel de begindatum voor facturering een aantal maanden uit na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitstel per maand in en klik vervolgens op Opslaan.
    • Wis het selectievakje Termijnlengte weergeven om de termijnlengte van de offerte te verbergen.
      • De looptijd wordt automatisch berekend op basis van de begin- en einddatum van de facturering voor alle regelitems.
      • De einddatum van de facturering wordt berekend als de begindatum van de facturering uit factureringsfrequentie × aantal betalingen.Als de facturering bijvoorbeeldmaandelijks is met zes betalingen vanaf 1 juni 2025, dan is de einddatum voor facturering 1 november 2025.
      • Als alle regelitems zijn ingesteld op Automatisch vernieuwen tot annulering, wordt de looptijd gemarkeerd als Evergreen.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Korting en selecteer een van de volgende opties:
      • Verbergen: verberg de korting.
      • Toon als bedrag: toon het kortingsbedrag in de valuta van je offerte.
      • Toon als percentage: toon de korting als een percentage.
      • Toon als percentage en bedrag: toon de korting als een percentage en als een bedrag in uw offertevaluta.
    • Schakel het selectievakje Totale contractwaarde tonen uit om de totale contractwaarde van de offerte te verbergen.
11. Regelitems die zijn toegevoegd aan een sjabloon worden automatisch toegevoegd aan een offerte die de sjabloon gebruikt. Als u bijvoorbeeld servicekosten in rekening brengt op elke offerte, kunt u dat als regel toevoegen aan de sjabloon. Gebruikers die een offerte maken kunnen extra regelitems toevoegen bij het maken van de offerte en kunnen regelitems verwijderen als dat nodig is.
    • Om in de module Regelitems regel items toe te voegen, klik je op Selecteer uit productbibliotheek, of alsje extra regelitems toevoegt, klik je rechtsboven in de tabel met regelitems op Regelitem toevoegen.
    • Selecteer de product selectievakjes die je wilt toevoegen aan de offerte. Als je regelitems met gedifferentieerde prijzen selecteert, klik dan op Bekijk niveaus om de verschillende niveaus voor het product te bekijken voordat je het regelitem toevoegt.
    • Klik op Toevoegen.
12. Klik op de module Voorwaarden in het offertevoorbeeld om de voorwaarden te bewerken.
    • Voer de tekst van de voorwaarden in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en knipsels toe te voegen.
    • Klik op het pictogram breezeSingleStar Breeze om tekst te genereren met behulp van AI.
    • Als u de titel wilt wijzigen, klikt u op de termtitel en voert u een titel in.
    • U kunt bijlagen toevoegen aan de termenmodule. Meer informatie over bijlagen. Zo voegt u een bijlage toe aan de termenmodule:
      
      • Klik in de linkerzijbalk op Een bijlage toevoegen in de sectie Bijlagen .
      • Gebruik in het rechterpaneel de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Eenmaal gevonden, klikt u op het bestand om het te selecteren en vervolgens op Bestanden invoegen om ze toe te voegen aan de offerte.
      • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
      • Klik op Uploaden om bestanden te uploaden vanaf uw apparaat. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
      • Schakel in de linkerzijbalk het selectievakje Bij ondertekening in als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop.
      • Als u de naam van de bijlage wilt wijzigen, klikt u op Acties en selecteert u Naam wijzigen. Het bestand wordt niet hernoemd in de Bestanden-tool.
      • Als u de bijlage wilt verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u Verwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandentool.
      • Als u de bijlage wilt downloaden, klikt u op Acties en selecteert u Downloaden. Het bestand blijft in de bestandentool staan.
    • Om de module Voorwaarden uit de offerte te verwijderen, klikt u op delete verwijderen naast de moduleVoorwaarden in de linkerzijbalk.
      
      
      
13. Facturerings- en betalingsopties bewerken:
    
    • Klik op de module Betalingen in het offertevoorbeeld.
    • Stel in de linkerzijbalk op het tabblad Facturering uw factureringsopties in:
      • Klik op hetvervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer de betalingsvoorwaarden (facturen kunnen verschuldigd zijn bij ontvangst of nettobetalingstermijnen hebben).
      • Als u het automatisch aanmaken van facturen en abonnementen wilt uitschakelen,schakelt u de schakelaar Facturering inschakelen uit. Als Facturering inschakelen is ingeschakeld, worden automatische betalingen verwerkt met de betaalmethode van de koper op elke factureringsdatum.
    • Klik op hettabblad Betalingen in de linkerzijbalk om de betalingsopties in te stellen:
      • De optie Online betalingen accepteren is standaard ingeschakeld als facturering is ingeschakeld. De vooringevulde keuzes op dit scherm weerspiegelen wat is ingesteld in de betalingsinstellingen.
      • Schakel de selectievakjes voor geaccepteerde betalingsvormen in of uit om de betalingswijzen te kiezen die u accepteert.
      • Schakel hetselectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in of uitom te kiezen of je het factuuradres van je kopers wilt verzamelen.
      • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in of uit om te kiezen of je het verzendadres van je kopers wilt verzamelen.
      • Schakel hetselectievakje Betalingsgegevens van je klant verzamelen bij het afrekenen voor toekomstige kosten uitom de betalingsgegevens van je kopersniet te verzamelen bij het afrekenen voor toekomstige kosten.
    • Als je de betalingsmodule uit de offerte wilt verwijderen, klik je op delete verwijderen naast de betalingsmodule in de linkerzijbalk .
      
      
14. In het gedeelte Acceptatie wordt gedefinieerd hoe de koper de offerte accepteert. De standaard acceptatiemethode is e-handtekening. E-handtekening is vereist als je HubSpot-betalingen gebruikt. Om de acceptatie van het offertesjabloon te bewerken:
    
    • Klik op de module Acceptatie in het offertevoorbeeld.
    • Kies in de linker zijbalk onderAcceptatiemethode uit de volgende opties:
      • Afdrukken en ondertekenen: laat ruimte op de offerte voor de koper om af te drukken en zijn naam te ondertekenen.
      • E-handtekening : gebruik e-handtekeningen om de offerte te ondertekenen. Er moet minstens één koper geselecteerd zijn om deze optie te kunnen gebruiken.
      • Accepteren zonder handtekening: ook wel click-to-accept, checkbox-optie of checkbox-overeenkomst genoemd. een offerte accepteren zonder handtekening stelt u in staat om een offerte te accepteren zonder dat er een formele e-handtekening nodig is. Dit kan handig zijn in situaties waar een formele handtekening niet nodig is, zoals voor inkooporders (PO's). Deze optie kan worden gebruikt met of zonder online betalingen op de offerte en er hoeft geen contactpersoon te worden toegevoegd aan de offerte.
    • Klik op het Countersigners dropdown menu en selecteer countersigners van uw organisatie.
15. Een rijke tekstmodule toevoegen aan de offerte:
    • Beweeg met de muis over het gebied waar je de rijke tekst wilt toevoegen en klik linksboven op add toevoegen.
    • Klik en sleep in de linker zijbalk de module Inhoudsdeel naar de offerte en klik weer om deze te plaatsen.
      
16. Om modules te verplaatsen, klikt u op de module in het voorbeeldvenster en sleept u deze naar een nieuwe positie.
    
    
    
17. Om de sluitagent uit te schakelen, klikt u rechtsboven op Sluitagent staat aan. Schakel in het rechterpaneel de schakelaar Sluitagent uitschakelen uit en klik vervolgens op Opslaan.
18. De taal of locale wijzigen:
    • Klik op Instellingen in de rechterbovenhoek.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer een taal.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer een locale. Locale wijzigt de datum- en adresnotatie voor uw offerte. De valuta-indeling van de offerte wordt geërfd van de valuta van de dealrecord, dus als je de locale-instellingen van de offerte wijzigt, wordt de valuta niet bijgewerkt.
19. Als je sjabloon klaar is, klik je rechtsboven op Publiceren om het sjabloon te publiceren zodat gebruikers het kunnen gebruiken voor hun offertes.

Sjablonen bewerken

Gepubliceerde sjablonen bewerken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik op het tabblad Sjablonen.
3. Klik op het sjabloon dat u wilt bewerken.
4. Klik rechtsboven op Unpublish. Klik op Ja, unpublish om te bevestigen. Als je het sjabloon niet publiceert, kunnen er geen nieuwe koersen worden aangemaakt met het sjabloon, maar bestaande koersen worden niet beïnvloed.
5. Breng uw wijzigingen aan in de sjabloon. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
6. Klik op Publiceren als je klaar bent met de wijzigingen.

Sjablonen beheren

Beheer uw sjablonen op de indexpagina voor offertesjablonen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik op het tabblad Sjablonen.
3. Om een sjabloon van de indexpagina te verwijderen:
   • Ga met de muis over het sjabloon.
   • Klik op Acties en selecteer vervolgens Publiceren ongedaan maken.
   • Klik op Ja, unpublish om te bevestigen. Als u de sjabloon verwijdert, kunnen er geen nieuwe offertes met de sjabloon worden aangemaakt, maar dit heeft geen invloed op bestaande offertes.
4. Om een sjabloon te verwijderen:
   • Ga met de muis over de sjabloon.
   • Klik op Acties en selecteer Verwijderen.
   • Voer de naam van de sjabloon in en klik op Ja, verwijderen om het verwijderen te bevestigen.

Volgende stappen

• Offertes instellen.
• Goedkeuringen voor offertes instellen.
• Offertes maken en verzenden.
• Offertes beheren.
• Goedkeuringen van offertes beheren.
• De afsluiter instellen en gebruiken.