Spor og logg e-poster med HubSpot Sales Chrome-utvidelsen

Bruk sporings- og loggfunksjonene i HubSpot Sales Chrome-utvidelsen for å overvåke og føre oversikt over kontaktenes engasjement med e-postene dine.

• Når sporing er slått på, kan du overvåke når kontakter ser eller åpner e-postene dine.
  • Se gjennom e-postaktiviteten i aktivitetsfeeden og på kontaktens tidslinje.
  • Motta varsler i sanntid når en kontakt åpner e-posten din.
  • Brukere med et tildelt Sales Hub-sete kan spore klikk på lenker som er inkludert i brødteksten i den sporede e-posten. Finn ut mer om klikksporing.
• Når logging er slått på, kan du logge en e-post på mottakerens kontaktoppføring eller deres tilknyttede poster.
  
  • Du kan angi e-postadresser og domener som du aldri vil logge e-poster for, i HubSpot-kontoinnstillingene. Du kan også legge til disse e-postadressene og domenene i innstillingene for Chrome-utvidelsen.

Lær mer om forskjellen mellom sporing og logging.

Før du kommer i gang

Før du begynner å jobbe med HubSpot Sales Chrome-utvidelsen, bør du gå gjennom kravene og begrensningene for sporing og loggføring av e-poster.

Forstå kravene

• For å logge en e-post og legge til en ny kontakt i HubSpot CRM-kontoen din, må e-postadressen du sender e-post fra, være en av følgende:
  • En bruker i kontoen din.
  • En av de tilkoblede e-postadressene dine.
  • Et alias i e-postklienten din (enten et alias som er konfigurert i den tilkoblede Gmail-innboksen din, eller et alias som er lagt til i Profil og innstillinger).

Forstå begrensninger og hensyn

• E-postsporing og -logging støttes ikke for e-poster som bruker tilpassede Gmail-layouter.
• Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, kan e-poståpninger bare spores for kontakter med et tilordnet juridisk grunnlag for databehandling. Ditt juridiske team er den beste ressursen for å finne ut hvordan bedriften din bruker e-postlogging og -sporing. Finn ut mer om e-postsporing når personverninnstillingene er slått på.
  • Du kan tilpasse utvidelsesinnstillingene dine for å slå av sporing og logging for en bestemt melding eller for bestemte kontakter eller e-postdomener.
• Når du logger en e-post med et filvedlegg, vil ikke vedlegg som er større enn 50 MB logges til HubSpot. E-posten vil fortsatt bli levert til kontakten og logges i CRM-systemet, men uten vedlegg.
• Når logging er slått på, vil ikke historiske e-poster logges automatisk i CRM-systemet. Finn ut hvordan du logger sendte og mottatte e-poster til CRM i ettertid.

Konfigurer standard innstillinger for loggføring og sporing

Superadministratorer kan oppdatere standardoppførselen for sporing, logging og assosiering av e-postmeldinger for alle brukere i kontoen din.

Slik konfigurerer du disse standardinnstillingene:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Objekter > Aktiviteter i menyen i venstre sidefelt.
3. Klikk på fanen E-postlogg og sporing.
4. Under Innstillinger for e-postlogg og sporing kan du konfigurere hvordan e-postmeldinger skal registreres i HubSpot ved å merke av eller fjerne merket i de tilhørende avmerkingsboksene:
   • Bruk standardlogginnstilling for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke for å slå bryteren Logg alle e-poster som standard på eller av for å angi om e-poster skal logges som standard for alle brukere i kontoen din.
   • Bruk standardassosiasjon for alle brukere: Når denne innstillingen er slått på, kan du klikke på rullegardinmenyen og velge standard posttyper som skal knyttes til en logget e-post.
   • Bruk standardsporingsinnstilling for alle brukere: Hvis du har merket av for Tillat alle brukere å spore e-post og se mottakere åpne og klikke på e-postene sine, kan du slå på denne innstillingen for å konfigurere om alle e-poster skal spores som standard for alle brukere i kontoen din.

Merk: Hvis du har tilgang til betaversjonen Bruk standardinnstillinger for aktivitetslogging på eksterne e-poster, vil salgsutvidelser og BCC/videresendte e-poster følge de automatiske tilknytningsreglene, og brukerne kan ikke tilpasse standardinnstillingene for e-poster som sendes via utvidelsen. Betaversjonen av Apply Activity Logging Defaults to External Emails påvirker ikke e-poster som sendes fra delte innbokser (f.eks. svar i samtale- og helpdesk-verktøyene) eller utgående e-poster som sendes fra sekvenser. Når dette rulles ut til alle kontoer i år, vil brukerne ikke kunne tilpasse standardinnstillingene for assosiasjonslogging i utvidelsen, men de kan fortsatt redigere assosiasjoner når de sender individuelle e-poster.

Spore e-poster

Slik sender du en sporet e-post fra Gmail:

1. Logg inn på Gmail-kontoen din.
2. Skriv en ny e-post. Skriv inn e-postmottakeren, emnelinjen og e-postteksten.
3. Merk av i avmerkingsboksen Spor.
4. Klikk på Send.

Se statusen til den sporede e-posten

Før kontakten åpner e-posten, vil e-postens emnelinje og mottaker vises i aktivitetsstrømmen i HubSpot som Sendt.

Når mottakeren åpner e-posten, får du en popup-varsling i sanntid på skrivebordet ditt. Når du navigerer tilbake til aktivitetsfeeden din eller Chrome-utvidelsesfeeden, vil du se e-postinformasjonen merket som Åpen. Klikk på rullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet e-posten din. Du vil også se en oversikt over kontaktens aktiviteter.

Du kan også se hvordan kontaktene dine engasjerer seg i de sporede e-postene dine via Chrome-utvidelsen. For å få tilgang til aktivitetsfeeden din fra Chrome-utvidelsen klikker du på HubSpot-symbolet sprocket øverst til høyre i Chrome-nettleseren din.

Finn ut mer om hvordan e-postsporing og salgsvarsler fungerer, og hvordan du slår av sporing.

Logging av e-poster

Send en logget e-post ved hjelp av Chrome-utvidelsen

1. Skriv en ny e-post i Gmail.
2. Skriv inn e-postmottakeren, emnelinjen og brødteksten. Hvis mottakerens e-postadresse allerede er knyttet til en kontaktpost i CRM-systemet ditt, vises HubSpot-tannhjulsikonet på linje ved siden av e-postadressen i Til-feltet .
3. Merk av for Logg.
4. Hvis kontoen din har konfigurert standard logginnstillinger, vil tillegget automatisk velge hvilke poster e-posten skal logges til. For å velge manuelt hvilke poster e-posten skal logges til:
   • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av avmerkingsboksen Logg .
   • Velg og fjern merket i avmerkingsboksene ved siden av postene du vil logge e-posten til.
5. Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM-systemet, kan du velge å opprette en ny kontakt.
   • Hvis du vil opprette en ny kontakt, merker du av i avmerkingsboksen ved siden av e-postadressen under Opprett som nye kontakter når du redigerer posttilknytningene.
     
     • Hvis du bruker markedsføringskontakter, vil en ny kontakt som opprettes av en logget e-post, bli angitt som ikke-markedsføring.
     • HubSpot-brukeren som sendte e-posten, vil automatisk bli tildelt som kontakteier, så lenge ingen tidligere eier er tildelt.
   • Hvis du ikke ønsker å opprette en ny kontakt, fjerner du avmerkingen ved siden av e-postadressen under Opprett som nye kontakter . Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er en kontakt i CRM-systemet, kan du velge å opprette en ny kontakt.
6. Klikk på Send.

Se den loggførte e-posten i HubSpot

E-poster som logges i HubSpot ved hjelp av utvidelsen, blir automatisk knyttet til postene du spesifiserte før du sendte e-posten.

Slik ser du den loggede e-posten i HubSpot:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til kontaktene, selskapene eller avtalene dine.
2. Klikk på navnet på posten.
3. Finn den loggførte e-posten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:

• • Fest: Klikk for å feste e-posten øverst på kontaktens tidslinje.
  • Kopier lenke: Klikk for å kopiere URL-adressen til den loggførte e-posten.
  • Svar: Klikk på Svar for å sende et e-postsvar til kontakten fra HubSpot.
  • Videresend: Klikk for å videresende e-posten til en annen kontakt.

• • Slett: Klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.

• • Utvid: Klikk på rullegardinpilen for å se hele e-postteksten. Hvis det er en pågående e-postsamtale, klikker du på Vis tråd for å se alle e-postene i tråden.
  • Tilknytninger: Klikk for å redigere tilknyttede bedrifts- eller avtaleposter.
  • Vedlegg : Klikk for å åpne vedlegg som er knyttet til denne spesifikke e-posten.