Dedupliser poster i HubSpot

HubSpot fjerner automatisk duplikater av kontakter ved hjelp av e-postadresser og selskaper som bruker domenenavn. Post-ID-er kan også brukes til å deduplisere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, produkter og egendefinerte objekter. Hvis du vil deduplisere via import, kan du inkludere post-ID-er eller egendefinerte egenskaper som krever unike verdier i importfilen.

Brukere i en Professional- eller Enterprise-konto kan også manuelt administrere mulige duplikater ved hjelp av administrasjonsverktøyet for duplikater.

Automatisk deduplisering i HubSpot

HubSpot dedupliserer objekter som er opprettet i CRM (f.eks. import, innsending av skjemaer) på følgende måter:

• Dedupliser kontakter etter brukertoken
• Dedupliser kontakter etter epostadresse
• Dedupliser selskaper etter selskapets domenenavn
• Dedupliser poster etter post-ID
• Dedupliser poster etter egendefinerte unike verdi-egenskaper

Dedupliser kontakter etter brukertoken

Når en ny kontakt legges til i HubSpot gjennom en skjemainnsending, kontrollerer HubSpot en kontakts brukertoken (dvs. hubspotutk-informasjonskapsel) for å se om den samsvarer med en eksisterende kontakt. Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, må en bruker godta banneret for personvernreglene dine for at denne informasjonskapselen skal kunne knyttes til kontaktoppføringen.

Hvis to skjemainnsendinger kommer fra samme nettleser og datamaskin, slås innsendingene sammen til én kontaktpost fordi HubSpot oppdager samme brukertoken for begge innsendingene. I dette tilfellet vil følgende skje:

• Informasjonen fra den andre innsendingen vil overskrive informasjonen fra den første innsendingen fordi de har den samme informasjonskapselen lagret i nettleseren. 
• Hvis e-postadressen fra den andre innsendingen ikke allerede finnes som en kontakt i HubSpot, vil e-postadressen overskrive den eksisterende e-postadressen for kontakten.
• Hvis kontakten sender inn skjemaet ved hjelp av en av sine sekundære e-poster i HubSpot, vil den sekundære e-posten erstatte den primære e-posten etter innsendingen.

Hvis du vil at hver innsending av skjemaer fra samme nettleser skal opprette en ny kontakt, kan du aktivere innstillingen Opprett alltid ny kontakt for ny e-post i skjemainnstillingene.

Dedupliser kontakter etter epostadresse

Når en ny kontakt legges til, vil HubSpot se etter en samsvarende verdi i egenskapen E-post.

• Hvis du prøver å opprette en kontakt manuelt med samme e-postadresse som en eksisterende kontakt, vil HubSpot varsle deg om at en kontakt allerede finnes, og du vil ikke kunne legge til den ekstra kontakten.
• Hvis en kontakt allerede finnes i kontoen din med samme e-postadresse, vil den nye kontaktinformasjonen legges til i den eksisterende kontaktposten når den legges til via innsending av skjemaer. Hvis kontakten sender inn et skjema med sin sekundære e-postadresse, vil e-postadressen overskrive den eksisterende e-postadressen for kontakten. Hvis du vil at hver innsending av skjemaer fra samme nettleser skal opprette en ny kontakt, kan du aktivere innstillingen Opprett alltid ny kontakt for ny e-post i skjemainnstillingene.
• Når det legges til via import:
  • Hvis det allerede finnes en kontakt i kontoen din med samme e-postadresse, vil den nye kontaktinformasjonen bli lagt til i den eksisterende kontaktposten. Hvis du for eksempel importerer en liste over kontakter som inneholder «admin@hubspot.com», og en eksisterende kontakt i HubSpot-kontoen din har e-postadressen «admin@hubspot.com», legges den importerte informasjonen til i den eksisterende kontaktposten.
  • Hvis du bruker en kontakts sekundære e-post i HubSpot som sin unike identifikator i en import, hvis du inkluderer både den sekundære e-posten og Record ID som kolonner i filen, vil den sekundære e-posten erstatte den primære e-posten når den importeres. Hvis du ikke vil at den sekundære e-posten skal overskrive den primære, må du ikke også   inkludere Record ID-kolonnen i filen.
  • Hvis du ikke inkluderer egenskapen E-post i importen, importeres hver rad i importfilen som en ny kontaktpost.
  • Hvis det allerede finnes flere poster med samme e-postadresse som en kontakt du importerer, vil du motta en importfeil, og denne kontakten vil ikke bli importert. 

Dedupliser selskaper etter bedriftsdomene

• Hvis du prøver å opprette et selskap manuelt med samme domenenavn som et eksisterende selskaps hoveddomene, vil HubSpot varsle deg om at et selskap allerede eksisterer.
• Hvis en innsending av et skjema inkluderer bedriftsegenskaper, vil det eksisterende selskapet med det domenet bli oppdatert når domenenavnet for bedriften er inkludert. Hvis det ikke er noe domene i innsendingen, oppdateres kontaktens primære tilknyttede selskap.
• Når det legges til via import, vil selskapets domenenavn bli brukt til å deduplisere selskaper, med mindre du har valgt å bruke en egendefinert egenskap som krever unike verdier som unik identifikator i stedet. Hvis du bruker en egendefinert egenskap som krever unike verdier, kan filen inneholde dupliserte firmadomenenavn.
  • Hvis det allerede finnes en bedrift i kontoen din med samme domenenavn eller egendefinerte unike ID-egenskapsverdi, vil den nye bedriftsinformasjonen bli lagt til i den eksisterende bedriftsposten.
  • Hvis det allerede finnes flere selskaper med samme domenenavn eller egendefinerte unike ID-egenskapsverdi, vil du motta en importfeil, og det selskapet vil ikke bli importert. 

• • Hvis du ikke inkluderer firmadomenenavnet eller en annen egendefinert unik ID-egenskap i importen, importeres hver rad i importfilen som en ny firmapost.

Merk: Selskaper opprettet via API vil ikke bli deduplisert av domenenavnegenskapen for selskapet.

Dedupliser poster etter post-ID

Når du vil importere kontakt-, selskaps-, avtale-, billett-, produkt- eller egendefinerte objektposter, kan du bruke en unik post-ID til å matche disse postene med eksisterende poster i HubSpot. Denne post-ID-en kan brukes til å deduplisere poster under importprosessen, eller til å søke etter en bestemt post i HubSpot.

• Hvis du vil ha post-ID-er, eksporterer du postene eller viser verdien til et bestemt objekt for post-ID-en.
• Ta med en Record ID-kolonne i filen når du importerer postene til HubSpot. Hvis du tar med  kolonnen Post-ID i filen, vil rader uten verdi for Post-ID opprette nye poster.
• Under importen blir du bedt om å matche kolonnen med post-ID i HubSpot-egenskapskolonnen .

Finn ut mer om import av post-ID-er og hvordan du konfigurerer importfilene.

Dedupliser poster etter egendefinerte unike verdi-egenskaper

For kontakter, selskaper, avtaler, billetter og egendefinerte objekter kan du opprette opptil ti egendefinerte egenskaper som krever unike verdier. Når en egenskap krever unike verdier, kan ikke brukerne angi samme verdi for flere poster.

Firmaet oppretter for eksempel et bestillingsnummer for hvert nettkjøp. Du kan sette opp et bestillingsnummer som krever et unikt nummer for hvert tilbud. Hvis en bruker prøver å opprette eller redigere en avtale ved hjelp av en eksisterende bestillingsnummerverdi, vil de bli varslet om at nummeret allerede er i bruk, og vil ikke kunne lagre avtalen.

Følgende oppførsel er forventet for unike verdiegenskaper:

• Unike verdier støttes når du oppretter eller redigerer en post manuelt i HubSpot, og når du oppretter, oppdaterer eller tilknytter poster via import.
• Unike verdier støttes for øyeblikket ikke i skjemaer. Hvis målet ditt er å oppdatere eller knytte eksisterende poster via innsending av skjemaer, anbefales det å bruke standard dedupliseringsegenskaper i stedet (f.eks. e-post, domenenavn, post-ID).
• Hvis du oppretter en unik verdi-egenskap for kontakter, vil alle egenskapsverdier for besøkende som bryter med de unike egenskapskravene, bli slettet når besøkende konverteres til en kontaktpost. Finn ut mer om å identifisere besøkende.

Dedupliser kontakter og selskaper manuelt (kun Professional og Enterprise)

Du kan også deduplisere kontakter og selskaper i HubSpot-kontoen din ved hjelp av duplikatadministrasjonsverktøyet. Hvis kontoen din har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du ta ut flere oppføringer samtidig og vise en oversikt over dupliserte oppføringer i kommandosenteret for datakvalitet. 

Duplikatadministrasjonsverktøyet identifiserer duplikater ved å sammenligne postenes verdier for følgende egenskaper:

• Kontakter: Fornavn, etternavn, e-postadresse, IP-land, telefonnummer, postnummer og firmanavn.
• Selskaper: Firmaets domenenavn, firmanavn, land/region, telefonnummer og bransje.

• Gå til kontakter eller selskaper i HubSpot-kontoen din:
  
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Selskaper: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Handlinger > Administrer duplikater øverst til høyre.
• Se en liste over dupliserte kontakt- eller bedriftspar for din gjennomgang. Du kan også se når de nyeste duplikatene ble identifisert.

Merk: over tabellen, Sist sjekket for duplikater den [date] refererer til den siste gangen en duplikat ble identifisert av en skanning. Dupliserte skanninger forekommer daglig.

• Hvis du vil filtrere postene, klikker du på rullegardinmenyene for egenskaper over tabellen og velger deretter kriterier. Du kan filtrere etter Eier, Opprett dato, Siste aktivitetsdato og Oppdaget dato (datoen den potensielle duplikaten ble funnet). For kontakter kan du også filtrere etter livssyklustrinn.
• Hvis du vil sammenligne et enkelt par mulige duplikater, klikker du på Se gjennom ved siden av et par kontakter eller selskaper. I dialogboksen kan du sammenligne postegenskapene og analysere posten som skal beholdes.
  
  • Hvis du vil endre hvilke egenskaper som vises når du sammenligner postene, klikker du på Angi egenskaper som skal gjennomgås. Klikk på Bruk når du har valgt egenskapene.
  • Velg kontakten/selskapet du vil beholde, og klikk deretter på Slå sammen. Eller hvis du har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, velger du kontakt-/bedriftsegenskapene du vil beholde fra hver post. Finn ut mer om å slå sammen kontakter eller selskaper i HubSpot.
  • Hvis de to postene ikke er duplikater, klikker du på Avbryt i dialogboksen. Klikk på Avvis i tabellen for å fjerne dette identifiserte paret fra instrumentbordet Administrer duplikater. Avviste forslag vil ikke vises i duplikatverktøyet fremover.

• Hvis du vil slå sammen dupliserte poster eller avvise forslag i bulk (kun Operations Hub Professional og Enterprise), merker du av i avmerkingsboksene ved siden av postene.

• Hvis du vil avvise det foreslåtte paret, klikker du på Avvis øverst i tabellen. Postene vil bli fjernet fra kontrollpanelet og vil ikke vises som et forslag fremover. Hvis en post fra et tidligere avvist forslag slås sammen til en annen post, kan den vises på nytt i duplikatverktøyet.
• Hvis du vil angre et avvist par, klikker du på Se gjennom avviste duplikater øverst til høyre. Klikk deretter på Angre.

• Hvis du vil sammenligne postene, klikker du på Se gjennom øverst i tabellen.
  • Klikk på rullegardinmenyen Slå sammen kriterier i dialogboksen, og velg kriteriet som bestemmer hvordan postene slås sammen:

• • • Nyeste engasjement: alle valgte poster vil bli slått sammen i posten med den nyeste verdien for dato-egenskapen Siste engasjement. Engasjementer som påvirker denne egenskapen inkluderer samhandling med nettsider, skjemaer, dokumenter, møtelenker eller sporede en-til-en-eposter.
    • Eldste engasjement: alle valgte poster vil bli slått sammen i posten med den eldste verdien for dato-egenskapen Siste engasjement .
    • Opprettet først: alle valgte poster slås sammen til den eldste posten basert på egenskapen Opprett dato.
    • Opprettet sist: alle valgte poster vil bli slått sammen til den nyeste posten basert på egenskapen Opprett dato.
    • Sist oppdatert: alle valgte poster vil bli slått sammen i posten med den nyeste oppdateringen av egenskapsverdien. Alle egenskaper, inkludert skjulte interne HubSpot-egenskaper, evalueres. 
  • Klikk på Slå sammen alle.

Finn ut mer om hva som skjer når du slår sammen kontakter eller selskaper.