Ograniczenie dostępu do swoich zasobów HubSpot

Możesz ograniczyć dostęp do treści, danych i innych elementów, aby tylko odpowiednie zespoły i użytkownicy mogli je przeglądać i edytować. Może to być pomocne, jeśli chcesz oddzielić swoje zasoby od siebie według działów lub zespołów. Pomaga to również użytkownikom zachować koncentrację i organizację.

Aktywa, do których można ograniczyć dostęp, zależą od posiadanej subskrypcji HubSpot:

Ustaw domyślne uprawnienia( tylkoCMS Hub i Marketing Hub Enterprise )

Domyślnie nowo utworzone aktywa są dostępne dla wszystkich użytkowników, którzy mają uprawnienia do danego aktywa. Możesz jednak zezwolić tylko określonym użytkownikom lub zespołom na tworzenie lub edytowanie aktywów. W ustawieniach konta możesz automatycznie ograniczyć dostęp do nowo utworzonych aktywów, aby tylko twórca aktywów i jego zespół mogli je przeglądać i edytować.

Ograniczenie dostępu do nowych aktywów:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcjiUżytkownicy i zespoły.
• Kliknij kartęZespoły.
• Kliknij, aby włączyć przełącznik Włącz,aby ograniczyć dostęp do nowej zawartości.

Jak ograniczyć dostęp

Dostęp do narzędzi można ograniczyć, wykonując poniższe czynności. W przypadku pulpitów, widoków CRM i preferencji dotyczących subskrypcji poczty e-mail należy przejść do poniższej sekcji dotyczącej poszczególnych narzędzi.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do narzędzia, do którego chcesz ograniczyć dostęp.
• Aby przypisać jeden zasób, najedź na zasób, który chcesz przypisać, a następnie kliknij menu rozwijaneAkcjei wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
• Aby przypisać aktywa masowo, zaznaczpola wyboru obok aktywów, które chcesz przypisać, a następnie kliknij Zarządzaj dostępem.

• W oknie dialogowym wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.
• Aby przypisać zawartość do zespołów lub użytkowników, kliknij kartę Zespoły lub użytkownicy, a następnie kliknij pole wyboru obok zespołów i użytkowników, które chcesz przypisać.
  
  
• Kliknij przycisk Zapisz.

Zasób będzie teraz widoczny tylko dla wybranych użytkowników i zespołów.

W przypadku narzędzi, które nie są zgodne z powyższymi instrukcjami, poniżej znajdują się instrukcje dotyczące konkretnych narzędzi.

Instrukcje specyficzne dla narzędzia

Zapisy CRM

Domyślnie użytkownicy mogą przeglądać i edytować wszystkie kontakty, firmy, oferty i bilety. Możesz dostosować uprawnienia użytkownika tak, aby mógł on przeglądać i edytować tylko rekordy należące do niego lub jego zespołu.

Aby ograniczyć dostęp do rekordów CRM dla swoich użytkowników:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do opcjiUżytkownicy i zespoły.
• Kliknij nazwę użytkownika, którego chcesz edytować.
• Na zakładce CRM kliknij przycisk Dostęp do obiektu , aby rozwinąć sekcję.
  • Kliknij menu rozwijane obok uprawnień do przeglądania, edycji i usuwaniadla określonego typu rekordu.
  • Wybierz opcję Wszystko, Tylko zespół, Tylko właściciel lub Brak.

• Aby edytować, kto może komunikować się z rekordem, kliknij Narzędzia CRM, aby rozwinąć sekcję.
  • Kliknij menu rozwijane obok opcji Komunikuj się.
  • Wybierz opcję Wszystko, Tylko zespół, Tylko właściciel lub Brak.

• Aby zapisać zmiany, kliknij przycisk Zapisz.

Zaktualizowane uprawnienia wejdą w życie po wylogowaniu i ponownym zalogowaniu się użytkowników. Dowiedz się więcej o uprawnieniach użytkowników.

Widoki CRM

Nie można ograniczyć dostępu do standardowych widoków, ale niestandardowe widoki CRM można ustawić tak, aby były widoczne tylko dla Ciebie, widoczne dla Twojego zespołu lub widoczne dla wszystkich.

Aby ograniczyć dostęp do widoku CRM:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do pulpitu nawigacyjnego kontaktu, firmy, transakcji lub biletu.
• Na lewym pasku bocznym kliknij Wszystkie zapisane filtry.
• Najedź na nazwę filtra, a następnie kliknij przycisk Options. W menu rozwijanym wybierz opcję Zarządzaj udostępnianiem.
• W oknie dialogowym wybierz, czy filtr ma być widoczny tylko dla Ciebie, Twojego zespołu, czy dla wszystkich.
• Kliknij przycisk Zapisz.

Skrzynka odbiorcza rozmów

Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz edytować, którzy użytkownicy i zespoły mogą ją przeglądać, edytując ustawienia zarządzania zespołem. Dowiedz się, jak zarządzać użytkownikami skrzynki odbiorczej.

Dashboardy

Właściciele pulpitów mogą określić, które zespoły mają dostęp do przeglądania i edycji niestandardowych pulpitów.

Aby przypisać dostęp do pulpitów nawigacyjnych:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź doRaporty > Dashboardy.
• Powyżej raportów pulpitu nawigacyjnego kliknijłącze Przypisany, a następnie kliknij opcję Edytuj dostęp.
  
  
• W prawym panelu wybierz użytkowników, którym chcesz przypisać dostęp.
  • Aby umożliwić oglądanie pulpitu tylko właścicielowi, zaznaczprzycisk radiowyPrivate to owner. Następnie kliknij Zapisz.
  • Aby umożliwić wszystkim użytkownikom dostęp do pulpitu nawigacyjnego, zaznaczprzycisk radiowyEveryone, a następnie wybierzprzycisk radiowyView and edit lub przycisk radiowy View only. Następnie kliknij przyciskZapisz.
  • Aby umożliwić dostęp do pulpitu nawigacyjnego tylko określonym zespołom i użytkownikom:
    • Wybierzprzycisk radiowyTylko określeniużytkownicy i zespoły .
    • Wybierzprzycisk radiowyView and edit lub przycisk radiowy View only.
    • KliknijNext.
    • Zaznacz pola wyboru obok zespołów i użytkowników, którym chcesz przydzielić dostęp.
    • Kliknij przyciskZapisz.

Rurociągi transakcji i biletów

Super administratorzy mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do określonych potoków transakcji i biletów. Dla każdego rurociągu możesz dać dostęp wszystkim użytkownikom na koncie lub ograniczyć dostęp do poszczególnych użytkowników i zespołów.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty > Transakcje lub Obiekty > Bilety.
• Kliknij kartę Pipelines.
• W sekcji Wybierz ruro ciągkliknij menu rozwijane i wybierz rurociąg do edycji.
• Kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
• W prawym panelu wybierz opcję Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.
• Jeśli wybierasz konkretnych użytkowników lub zespoły, w pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie użytkownika lub zespołu, któremu chcesz dać dostęp do rurociągu.
• Aby usunąć dostęp do rurociągu, wyczyść pole wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij X w sekcji Kto ma dostęp.
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

Wyraźne nadanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do rurociągu spowoduje ograniczenie dostępu dla wszystkich innych. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do przeglądania rurociągu:

• Ograniczone pipeliny będą wyszarzone na koncie HubSpot na desktopie i w aplikacji mobilnej.
• Mogą oni zobaczyć konkretną transakcję lub rekord biletu, jeśli otrzymają bezpośredni link od użytkownika z dostępem do rurociągu.
• Mogą oni przeglądać w raportach rekordy z ograniczonych rurociągów.
• Mogą oni przeglądać rekordy z ograniczonych rurociągów jako skojarzenia na rekordach.
• Mogą oni wyszukiwać rekordy w obrębie rurociągu.
• Nie będą mogli tworzyć nowych rekordów w ramach rurociągu.

Dokumenty, playbooki, sekwencje i szablony sprzedaży

Po utworzeniu dokumentu, playbooka, sekwencji lub szablonu można ustawić poziom dostępu jako prywatny dla właściciela, udostępniony wszystkim lub udostępniony określonym użytkownikom i zespołom.

Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do treści sprzedażowych.

Domeny

Domyślnie użytkownicy z uprawnieniem użytkownikaDodaj i edyt uj domeny mogą wyświetlać i edytować wszystkie domeny, a także publikować zawartość we wszystkich domenach. Aby ograniczyć, którzy użytkownicy mogą edytować lub publikować zawartość w poszczególnych domenach, dowiedz się, jak przypisać zespołom uprawnienia do publikowania domen.

Konta społecznościowe

Tylko super administratorzy mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do określonych kont społecznościowych. Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do konta społecznościowego ograniczy dostęp dla wszystkich innych. Użytkownicy lub zespoły bez dostępu nie mogą wyświetlać postów z tego konta ani zarządzać nimi w narzędziu społecznościowym.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Marketing > Social.
• Na karcie Konta, w kolumnie Dostęp do konta , kliknij opcję Tylko ja, Wszyscy lub [liczba zespołów i użytkowników].
  

• W prawym panelu wybierz opcję Prywatne dla mnie, Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować. Tylko klienci z subskrypcją Marketing Hub Enterprisemogą ograniczyć dostęp według użytkowników i zespołów.
  • Jeśli wybierasz konkretnych użytkowników lub zespoły, na pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie użytkownika lub zespołu.
  • Aby usunąć dostęp z konta, wyczyść pole wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij znak X w sekcji Kto ma dostęp.
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

E-maile

Możesz przypisać dostęp do edycji określonych wiadomości marketingowych do poszczególnych użytkowników lub zespołów z pulpitu nawigacyjnego poczty elektronicznej, korzystając z ogólnych instrukcji powyżej.

E-maile przypisane do zespołu mogą być edytowane tylko przez użytkowników tego zespołu. Każda wiadomość e-mail, która nie jest przypisana, będzie dostępna dla wszystkich użytkowników i zespołów z uprawnieniami użytkownika poczty elektronicznej.

Jeśli użytkownik na Twoim koncie HubSpot nie ma dostępu do edycji konkretnego maila, może poprosić o dostęp do niego, wykonując poniższe kroki:

• Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > E-mail.
• Kliknij nazwę wiadomości e-mail, do której chcesz uzyskać dostęp do edycji.
• W prawym górnym rogu najedź na przycisk Review and Send, a następnie kliknij Request permission update.

• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Approver i wybierz administratora w swoim zespole.
• Możesz opcjonalnie wprowadzić wiadomość, aby wyjaśnić, dlaczego potrzebujesz dostępu do edycji wiadomości e-mail.
• Kliknij przycisk Wyślij wniosek.
• Wybrany przez Ciebie zatwierdzający zostanie powiadomiony o tym, że zażądałeś dostępu do wiadomości e-mail. Następnie otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem po przyznaniu dostępu przez osobę zatwierdzającą.

Pliki

Zarządzaj dostępem do folderów i podfolderów w narzędziu Pliki, aby kontrolować, które zespoły mogą przeglądać lub edytować folder i powiązane pliki. Możesz również zezwolić wszystkim zespołom na dostęp do folderu głównego, ale ograniczyć dostęp do podfolderu. Aby ograniczyć dostęp do folderu:

• Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > Pliki i szablony > Pliki.

• Najedź na folder i kliknij Akcje > Zarządzaj dostępem.
  
  

• W prawym panelu skonfiguruj dostęp do folderów:
  • Dostępny dla wszystkich: wszyscy użytkownicy mogą przeglądać i edytować folder i powiązane z nim pliki.
  • Wybierz zespoły, które mogą edytować: tylko wybrane zespoły mogą edytować folder i powiązane pliki.
    • Zaznacz pole wyboru obok zespołów, którym chcesz przyznać dostęp.
    • Aby usunąć dostęp z zespołu, wyczyśćpole wyboruobok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij znakX w sekcjiKto ma dostęp.
• W dolnej części panelu kliknij przyciskZapisz.

Właściwości

Super administratorzy mogą ograniczyć dostęp do właściwości, aby tylko określeni użytkownicy i zespoły mogły edytować właściwość na rekordach. Ograniczona właściwość będzie nadal widoczna dla wszystkich użytkowników.

Użytkownicy i zespoły, którym nie nadano dostępu, po najechaniu na właściwość na rekordzie zobaczą komunikat Nie masz uprawnień do edycji wartości tego pola.

Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do edycji dla właściwości.

Nagraj paski boczne

Możesz dostosować paski boczne, które pojawiają się na rekordach kontaktów, firm, transakcji i biletów, aby różne zespoły miały różne widoki. Dowiedz się, jak spersonalizować paski boczne rekordów dla poszczególnych zespołów.

Raporty

Istnieje wiele sposobów na ograniczenie dostępu do raportów:

• Jeśli raport nie został dodany do dashboardu, możesz ograniczyć dostęp do niego indywidualnie z narzędzia raportów.
• Możesz podzielić pulpit nawigacyjny raportu poprzez przypisanie dostępu do pulpitu.

Nie można ograniczyć dostępu do raportów znajdujących się w sekcji narzędzi anality cznych lub poszczególnych widoków analityki niestandardowej.

Limity dostępu do listy (BETA)

Super administratorzy mogą ustawić, które zespoły mają widoczność do których list, używając ogólnych instrukcji powyżej.

Przypisując dostęp do listy lub włączając domyślne ustawienie przypisania, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Listy z ograniczonym dostępem mogą być widziane i wybierane tylko przez twórcę listy i przypisane mu zespoły. Wszyscy inni użytkownicy nie będą mogli zobaczyć ani wybrać listy. Dotyczy to wszystkich narzędzi, takich jak wiadomości marketingowe, przepływy pracy i raporty.
• Oprócz filtrów listy, kontakt pojawi się na liście z ograniczonym dostępem tylko wtedy, gdy spełni jedno z poniższych kryteriów:
  
  • Kontakt jest własnością użytkownika w przypisanym zespole.

• • Niestandardowa właściwość użytkownika HubSpot na rekordzie kontaktu jest ustawiona na użytkownika w przypisanym zespole.

• Jeśli użytkownik przejdzie do innego zespołu, nie będzie już mógł uzyskać dostępu do list, które mógł wcześniej przeglądać,chyba że jego nowy zespół będzie miał dostęp do tych samych list.

Subskrypcje e-mailowe (BETA)

Ograniczenie dostępu do grup preferencji e-mail pozwala kontrolować, które zespoły mogą korzystać z określonych typów subskrypcji i lokalizacji biur w wiadomościach marketingowych. Gdy grupa preferencji e-mail jest ograniczona do zespołu, tylko ten zespół będzie mógł wybrać grupę preferencji podczas tworzenia wiadomości e-mail.

Aby przypisać grupę preferencji do zespołu:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź doMarketing > Email.
  
• W sekcjiGrupy preferencji kliknijgrupę preferencji, którą chcesz edytować.
  
• KliknijActions, a następnie wybierzEdit.
  
• W prawym panelu kliknij menu rozwijane Zespoły(opcja), a następnie wybierzzespoły, do których chcesz przypisać grupę.
  
• Kliknij przyciskZapisz.

Dowiedz się więcej o ograniczaniu dostępu do swoich subskrypcji e-mail.

Przepływy pracy

Przepływy pracy można przypisać do konkretnego zespołu z pulpitu przepływu pracy, korzystając z ogólnych instrukcji podanych powyżej.

Przepływy przypisane do danego zespołu mogą być przeglądane i edytowane jedynie przez użytkowników tego zespołu. Przepływy, które nie zostały przypisane, będą dostępne dla wszystkich użytkowników i zespołów posiadającychuprawnienia użytkownika przepływu.

Kampanie

Możesz ograniczyć dostęp do kampanii marketingowych, aby umożliwić określonym zespołom zarządzanie szczegółami kampanii i zmienić, które aktywa są z nią powiązane.

Aby przypisać dostęp do kampanii zespołowi:

• Na koncie HubSpot przejdź do Marketing > Kampanie.
• Najedź kursorem na kampanię, dla której chcesz edytować dostęp, następnie kliknij menu rozwijane Akcje i kliknij Zarządzaj dostępem.
• W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz zespoły, które mogą edytować.
• W pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz dać dostęp do kampanii.
• Aby usunąć dostęp do kampanii, wyczyść pole wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij X w sekcji Kto ma dostęp .
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.

Reklamy

Po podłączeniu kont reklamowych Google, Facebook lub LinkedIn do HubSpot, można je przypisać do konkretnych użytkowników i zespołów.

Aby przypisać dostęp do konta reklamowego:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Marketing > Ads.
• Najedź na konto reklamowe, dla którego chcesz edytować dostęp, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje. Wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
• W prawym panelu wybierz opcję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz zespoły, które mogą edytować.
• W pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz dać dostęp do konta reklamowego.
• Aby usunąć dostęp do kampanii, wyczyść pole wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij X w sekcji Kto ma dostęp .
• W dolnej części panelu kliknij przycisk Zapisz.