Zarządzanie cytatami

Korzystaj z ofert, aby przekazywać ceny kupującym, rejestrować akceptację ofert, zbierać podpisy i otrzymywać płatności. Po utworzeniu i wysłaniu ofert możesz je przeglądać, zarządzać nimi, śledzić ich status oraz eksportować na swoim koncie. Przeglądaj wszystkie oferty na swoim koncie i w razie potrzeby aktualizuj je lub modyfikuj. 

Możesz filtrować, kontrasygnować, wycofywać, archiwizować, unieważniać i usuwać oferty oraz oznaczać je jako podpisane. Możesz również śledzić status ofert, monitorując ich aktywność i korzystając z raportów, a także eksportować oferty do wykorzystania w innych narzędziach. 

Wyświetlanie ofert

Oferty można przeglądać na stronie indeksu ofert, stronie indeksu transakcji lub w widokach tablic na stronie indeksu transakcji lub w obszarze roboczym sprzedaży.

Wyświetlanie ofert na stronie indeksu ofert

Strona indeksu ofert wyświetla wszystkie oferty wraz z ich statusem. Na stronie indeksu możesz przeglądać oferty w różnych widokach tabel lub dodawać widoki niestandardowe. Zarządzaj ofertami w wersji roboczej i opublikowanymioraz przechodź do innych narzędzi związanych z ofertami, w tym edytora motywów, kreatora szablonów, raportowania ofert, analizy opublikowanych ofert oraz strony przywracania rekordów.

1. Użyj zakładek u góry strony indeksowej, aby wyświetlić wszystkie oferty, oferty wkrótce wygasające, oczekujące na akceptację lub oczekujące na zatwierdzenie. W prawym górnym rogu kliknij Dodaj widok, aby dodać widok niestandardowy.
   
   
2. Abyfiltrować stronę indeksową, kliknij menu rozwijane Status, Data ostatniej aktywności, Właściciel i Status podpisania lub kliknij opcję Zaawansowane filtry nad tabelą. Oferty mogą mieć następujące statusy:
   • Wersja robocza: oferta, która jest w trakcie tworzenia i nie została jeszcze opublikowana.
   • Oczekujące na zatwierdzenie: oferta oczekująca na zatwierdzenie.
   • Wymagane zmiany: oferta , która wymaga zatwierdzenia i zawiera prośbę o wprowadzenie zmian przez osobę zatwierdzającą.
   • Opublikowana: opublikowana oferta, w której nie włączono podpisu elektronicznego ani płatności online.
   • Publikowanie: oferta jest w trakcie publikacji.
   • Zaakceptowana: oferta, która przeszła wszystkie wymagane etapy (np. zatwierdzenie, sposób akceptacji, płatność).
   • Wygasła: wygasła oferta.
   • Unieważniona: unieważniona oferta.
   • Archiwizowane: archiwizowana oferta.
3. Oferty mogą mieć następujące statusy podpisania:
   • Nie dotyczy: do oferty nie dodano metody akceptacji.
   • Oczekuje na podpis: oferta oczekuje na podpis, a metoda akceptacjijest ustawiona jako„Wydrukuj i podpisz ” lub„Podpis elektroniczny”.
   • Podpisana: podpisana oferta.
4. Aby skonfigurować filtry zaawansowane, kliknij opcjęFiltry zaawansowane.  
   • W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr. Wyszukaj i wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania. Aby dodać kolejny filtr do grupy filtrów, w sekcji „i” kliknij + Dodaj filtr.
   • Aby dodać dodatkową grupę filtrów, w sekcji „lub” kliknij „+ Dodaj grupę filtrów”.
   • Po skonfigurowaniu filtra kliknijX w prawym górnym rogu panelu. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.
5. Aby przejść do innych narzędzi do tworzenia ofert, kliknij w prawym górnym rogu opcję „Działania”, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
   • Dostosuj styl wyceny: dostosuj wygląd ofert, w tym czcionek, kolorów, układu i stylizacji.
   • Dostosuj szablony ofert: twórz i edytuj szablony ofert dla sprzedawców, aby przyspieszyć tworzenie ofert i pomóc w ich standaryzacji dla kupujących.
   • Przejdź do raportów dotyczących ofert:przejdź do pakietu narzędzi analitycznych handlu.
   • Analizuj opublikowane oferty: analizuj opublikowane oferty.
   • Edytuj właściwości: wyświetl domyślne właściwości oferty oraz dodaj lub edytuj właściwości niestandardowe do wykorzystania w ofertach.
   • Przywróć rekordy: przywróć usunięte oferty. Oferty, które mają płatności online lub włączony nie mogą zostać przywrócone.
   • Pobierz opublikowane oferty: pobierz wszystkie opublikowane oferty. Link do pobrania zostanie wysłany pocztą elektroniczną.

Wyświetlanie ofert w widokach transakcji

Wyświetlaj oferty na stronie indeksu transakcji, w widoku tablicy na stronie indeksu transakcji lub w obszarze roboczym sprzedaży.

Aby wyświetlić oferty na stronie indeksu transakcji:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. Jeśli kolumna „DealdataSyncRight Quote ” nie została dodana do strony głównej:
   • W prawym górnym rogu kliknijEdytuj kolumny.
   • Zaznacz pole wyboru „ OfertadataSyncRight ” i kliknij„Zastosuj”.
3. Wyświetl ofertę w kolumnie „OfertadataSyncRight ”.
   
   
4. Oferty mogą mieć następujące statusy, oznaczone odpowiednim kolorem:
   
   • Brak powiązanej oferty: szary.
   • Wersja robocza: szary.
   • Opublikowana: żółty.
   • Oczekuje na podpis: żółty.
   • Opublikowano – wysłano: żółty.
   • Wysłane – oczekujące na podpis: żółty.
   • Oczekuje na zatwierdzenie: żółty.
   • Wymagane zmiany: czerwony.
   • Opublikowano – wyświetlono: żółty.
   • Wyświetlono – oczekuje na podpis: żółty.
   • Oczekuje na kontrasygnatę: żółty.
   • Zaakceptowane: zielony.

Aby uzyskać dostęp do ofert z widoku tablicy transakcji lub obszaru roboczego sprzedaży:

1. Przejdź do widoku tablicy z poziomu strony indeksu ofert lub obszaru roboczego sprzedaży:
   • Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty. W lewym górnym rogu kliknij ikonę siatki.
   • Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Obszar roboczy sprzedaży. Jeśli jesteś superadministratorem, możesz włączyć swoje konto do tablicę Kanban dla transakcji, która jest teraz dostępna w obszarze roboczym sprzedaży . U góry kliknij kartę Transakcje.
2. Oferty wyświetlane są na dole karty transakcji.
   
   

Zarządzaj ofertami

Na stronie indeksu ofert można zarządzać ofertami w wersji roboczej, opublikowanymi lub wygasłymi. Opublikowanymi ofertami można zarządzać niezależnie od tego, czy zostały one zaakceptowane, czy nie, czy oczekują na płatność, czy też zostały już opłacone.

Podczas podglądu oferty pojawia się pasek boczny z kartami zawierającymi informacje o ofercie i powiązaniach, załącznikach oraz danych z narzędzi HubSpot. Dowiedz się, jak dostosować pasek boczny podglądu ofert.

Zarządzanie ofertami w wersji roboczej

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na wersję roboczą oferty i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierz jedną z opcji:
   • Wyświetl ofertę: wyświetl i edytuj ofertę.
   • Aktywność: wyświetl aktywność oferty.
   • Klonuj: sklonuj istniejącą ofertę. Sklonowane oferty zawierają powiązania rekordów oryginalnej oferty oraz wartości właściwości pozycji, w tym cenę, warunki i rabat.
   • Unieważnij: unieważnij ofertę. Oferta pozostanie na Twoim koncie, ale nie będzie można jej edytować. Nadal możesz przeglądać ofertę i uzyskać do niej dostęp w raportach, przepływach pracy i powiązanych rekordach.
   • Usuń: usuń ofertę ze swojego konta. Dowiedz się, jak przywrócić usunięte wersje robocze ofert.

Uwaga: ofertyw wersji roboczej można włączyć do przepływów pracy.

Zarządzanie opublikowanymi i wygasłymi ofertami

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij Działania, a następnie wybierz opcję:
   • Wyświetl cytat: wyświetl wycenę w edytorze ofert.
   • Wyświetl opublikowany cytat: wyświetl opublikowaną wycenę.
   • Działanie: zobacz działania związane z ofertą.
   • Skopiuj link do zatwierdzenia: skopiuj link do zatwierdzenia oferty. Dotyczy to wyłącznie ofert wymagających zatwierdzenia.
   • Skopiuj link: skopiuj adres URL oferty.
   • Wyślij e-mailem: otwórz okno dialogowe , aby wysłać ofertę e-mailem.
   • Pobierz: pobierz plik PDF z ofertą.
   • Podpis: jeśli oferta wymaga kontrasygnaty, wybierz tę opcję, aby otworzyć ofertę w celu jej kontrasygnowania.
   • Oznacz jako podpisane: gdy oferta wymaga pisemnego podpisu, ręcznie oznacz ofertę jako podpisaną.
   • Przekształć w fakturę lub subskrypcję: przekształć ofertę w fakturę lub subskrypcję. Opcja konwersji na fakturę pojawi się w przypadku ofert zawierających pozycje jednorazowe. Opcja konwersji na subskrypcję pojawi się w przypadku ofert zawierających pozycje cykliczne.
   • Klonuj: sklonuj istniejącą ofertę. Sklonowane oferty zawierają powiązania rekordów z oryginalnej oferty oraz wartości właściwości pozycji, w tym cenę, warunki i rabaty.
   • Przywołaj i edytuj: wprowadź zmiany w już opublikowanej ofercie. Oferty można przywrócić, zanim zostaną zatwierdzenia, zostały zaakceptowane przez wszystkie strony lub opłacone.

Uwaga: jeśli oferta wymaga wielu podpisów elektronicznych, a nie wszystkie strony podpisały ją elektronicznie, można ją wycofać, edytować lub usunąć.

• • Archiwizuj: oznacz ofertę jako zarchiwizowaną. Oferta zostanie wycofana z publikacji, ukryta w domyślnym widoku strony indeksowej i uniemożliwi kupującym dostęp do niej. Nadal możesz przeglądać, pobierać, klonować i usuwać ofertę na swoim koncie. Przeglądaj zarchiwizowane oferty, filtrując stronę indeksową według statusu archiwizacji. Zarchiwizowanych ofert, dla których włączono płatności online lub podpis elektroniczny, nie można przywrócić. 
  • Unieważnij: unieważnij ofertę. Oferta pozostanie na Twoim koncie, ale nie będzie można jej edytować. Link do oferty zostanie dezaktywowany. Nadal możesz przeglądać unieważnione oferty i uzyskiwać do nich dostęp w raportach, przepływach pracy i powiązanych rekordach.
  • Usuń: usuń ofertę, aby trwale usunąć ją z konta i uniemożliwić kupującym dostęp do niej. Usuniętych ofert, dla których włączono płatności online lub podpis elektroniczny, nie można przywrócić. Aby usunąć opublikowaną ofertę, która nie została zaakceptowana ani opłacona, wybierz Wycofaj i edytuj, a następnie wybierz Usuń.

Ręczna aktualizacja głównej oferty w transakcji

Oferta głównato opublikowana lub zaakceptowana oferta powiązana z transakcją, która aktualizuje kwotę transakcji i pozycje. Oferta główna transakcji może zostać ręcznie zaktualizowana w zależności od jej statusu:

• Opublikowana:oferta główna może zostać zastąpiona wyłącznie inną opublikowaną ofertą. Aby przypisać zaakceptowaną ofertę jako ofertę główną, utwórz nową ofertę i powiąż ją z transakcją.

• Zaakceptowana: ofertę główną można zaktualizować wyłącznie do innej oferty zaakceptowanej. 

Aby ręcznie zaktualizować główną ofertę transakcji:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.

2. Kliknij nazwętransakcji.
3. W prawym pasku bocznym, na karcie„Cytaty”, najedź kursorem na cytat, który chcesz ustawić jako główny. Kliknijikonę z trzema kropkami ( ellipsesi wybierz opcję „Ustaw jako główny”. Jeśli karta „Cytaty” nie jest domyślnie wyświetlana w rekordzie transakcji, dowiedz się, jak ręcznie dodać.
   
   
4. KliknijUstaw jako podstawową w oknie dialogowym, aby potwierdzić.
5. Kwota transakcji i pozycje zostaną zaktualizowane, aby odzwierciedlały powiązaną ofertę główną.

Analiza ofert

Wyświetl podsumowanie aktywności opublikowanych ofert, w tym daty wygaśnięcia, przegląd procesu ofertowego, informacje o opublikowanych ofertach oraz zalecane działania następcze.

Możesz również skorzystać z raportowania ofert, aby uzyskać bardziej szczegółową analizę lub tworzyć niestandardowe raporty dotyczące ofert.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. W prawym górnym rogu kliknijopcję Działania, a następnie wybierz opcjęAnalizuj opublikowane oferty.
3. Aby filtrować wyświetlane oferty na podstawie daty wygaśnięcia, w prawym górnym rogu wykresu Twoje opublikowane oferty kliknij menu rozwijane okresu i wybierz okres.
   
   
4. Oferty z mniejszą liczbą działań niż próg ustawiony w ustawieniach oferty są podświetlone na czarno. Oferty z większą liczbą działań niż próg aktywności są podświetlone na zielono. Najedź kursorem na dowolną dymkę oferty, aby wyświetlić nazwę oferty, datę wygaśnięcia i liczbę działań. Zaznacz pole wyboru Pokaż starsze wygasłe oferty , aby wyświetlić poprzednie wygasłe oferty.
   
   
5. W sekcji Przegląd lejka sprzedaży można wyświetlić wartość ofert o dużej aktywności oraz ofert zagrożonych wygaśnięciem, a także procentowy wskaźnik akceptacji ofert.
6. W sekcji„Ostatnia aktywność ofert ” wyświetl ostatnią aktywność ofert wraz z ich nazwą, datą ostatniej aktywności, kwotą oferty i datą wygaśnięcia.
7. W sekcjiZalecane działania następcze można wyświetlić zalecane działania następcze dla ofert na podstawie aktywności w ofercie oraz dat wygaśnięcia (np. oferty bez aktywności od dłuższego czasu lub oferty, które wkrótce wygasną). Kliknijopcję Wyślij działanie następcze, aby otworzyć okno dialogoweWyślij ofertę.

Powiąż oferty z obiektami niestandardowymi

Powiąż oferty z obiektami niestandardowymi, aby zapewnić lepszy kontekst w modelu danych podczas korzystania z obiektów niestandardowych obok standardowych obiektów HubSpot. Dowiedz się więcej o ograniczeniach powiązań w katalogu produktów i usług.

1. Utwórz obiekt niestandardowy.
2. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Model danych.
3. W prawym górnym rogu kliknijEdytuj model danych.
4. Na karcie obiektu niestandardowego kliknij opcję Wyświetl wszystko.
   
   
5. Obok karty obiektu niestandardowego kliknij +.
   
   
6. Kliknij menu rozwijaneWybierz obiekt, który chcesz powiązać z [nazwa obiektu niestandardowego] i wybierzOferty.
7. KliknijUtwórz.
8. Aby dodać, wyświetlić lub usunąć powiązania ofert z obiektem niestandardowym:
   
   • Na swoim koncie HubSpot przejdź do CRM > [obiekt niestandardowy].
   • Kliknij nazwę rekordu obiektu niestandardowego.
   • W prawym pasku bocznym przejdź do karty Oferty. Jeśli karta Oferty nie wyświetla się domyślnie w Twoim rekordzie, dowiedz się, jak ręcznie dodać ją do swojego rekordu HubSpot.
   • Kliknij+ Dodaj, aby powiązać istniejące oferty z obiektem niestandardowym.
   • W panelu po prawej stronie zaznacz pola wyboru obok ofert, które chcesz powiązać, a następnie kliknij Zapisz.
   • Aby wyświetlić, skopiować lub wyświetlić podgląd oferty, albo usunąć powiązanie, najedź kursorem na ofertę i wybierz opcję:
     
     • Kliknijikonę linku zewnętrznego, aby otworzyć ofertę w nowej karcie przeglądarki.
     • Kliknijikonę kopiowania, aby skopiować link do oferty.
     • Kliknijikonę podglądu, aby wyświetlić szczegóły oferty w prawym panelu.
     • Kliknijikonę trzech poziomych kropek i wybierz opcję, aby zarządzać ofertą. Kliknij Usuń powiązanie, aby usunąć powiązanie między ofertą a obiektem niestandardowym. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ofertami w wersji roboczej i opublikowanymi ofertami.

Śledź aktywność związaną z ofertami

Gdy oferta jest udostępniana, HubSpot śledzi kluczowe działania zarównokupujących, jak i użytkowników wewnętrznych. Pomaga to zrozumieć, w jaki sposób kupujący wchodzą w interakcję z ofertami i jakie działania wewnętrzne miały miejsce.

Aktywność kupujących

Następujące śledzone działania są rejestrowane jako aktywność w ofercie:

• Oferta wysłana: oferta została udostępniona kupującemu.
• Oferta wyświetlona:kupujący otworzył ofertę.
• Pobrano ofertę:kupujący pobrał plik PDF.
• Wydrukowano ofertę:kupujący wydrukował dokument.
• Kupujący podpisał ofertę: oferta została podpisana elektronicznie przez kupującego.
• Oferta podpisana ręcznie: ofertazostała oznaczona jako podpisana.
• Oferta zaakceptowana: oferta przeszła wszystkie wymagane etapy, takie jak zatwierdzenie wewnętrzne, metoda akceptacji (np. podpis elektroniczny) lub płatność.

Aktywność sprzedawcy

W ofertach śledzone są następujące zdarzenia dotyczące sprzedawcy:

• Oferta opublikowana: ofertazostała opublikowana.
• Wniosek o zatwierdzenie oferty:złożonowniosek o zatwierdzenie.
• Odrzucono zatwierdzenie oferty / poproszono o zmiany: oferta została odrzucona lub poproszono o zmiany.
• Oferta zatwierdzona: ofertazostała zatwierdzona.
• Ofertę wycofano: ofertazostała wycofana.
• Wytłumaczenie kontrasygnowane: wytłumaczeniezostało kontrasygnowane.
• Oferta ponownie przypisana: osoba podpisująca ofertę elektronicznie została ponownie przypisana.
• Próba podpisania nie powiodła się: kupujący próbował podpisać ofertę, ale podpisanie nie powiodło się.
• Rozpoczęto czat: kupujący rozpoczął czat z agentem ds. finalizacji transakcji.
• Oferta wygasła: oferta wygasła.

Wyświetlanie działań na stronie indeksowej

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Aby zrozumieć aktywność, skorzystaj z następujących kolumn w tabeli:
   • Data ostatniej aktywności: data ostatniej aktywności związanej z ofertą.
   • Liczba działań: łączna liczba działań dotyczących oferty.
   • Liczba działań od ostatniej komunikacji: liczba działań od momentu wysłania ostatniej wiadomości do osoby kontaktowej związanej z ofertą.
   • Liczba wyświetleń: liczba wyświetleń oferty.

Wyświetlanie aktywności w ofertach

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. Wyświetl aktywność w prawym pasku bocznym na karcieAktywności oferty.
   
   

Wyświetl oś czasu aktywności w ofercie

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. Najedź kursorem na ofertę i kliknij przycisk Podgląd.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Działania, a następnie wybierzopcję Aktywność.
4. Wyświetli się pełna oś czasu aktywności.
   
   

Raport dotyczący ofert

Raportowanie ofert przy użyciu pakietu narzędzi analitycznych dla handlu lub poprzez utworzenie raportu dla pojedynczego obiektu przy użyciu obiektu oferty.

Eksport ofert

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
2. W górnej części tabeli kliknij Eksportuj.
3. W oknie dialogowym:
   • Wpisz nazwę eksportu w polu tekstowymNazwa eksportu.
   • Kliknij menu rozwijaneFormat pliku i wybierzformat.
   • Kliknij menu rozwijaneJęzyk nagłówków kolumn i wybierzjęzyk.
   • Kliknijopcję Dostosuj, abywybrać opcje eksportu:
     • W sekcjiWłaściwości zawarte w eksporcie wybierz opcję określającą, które właściwości mają zostać uwzględnione w eksporcie.
     • W sekcjiPowiązania zawarte w eksporcie zaznacz pole wyboruDołącz nazwy powiązanych rekordów, aby uwzględnić nazwy powiązanych rekordów (np. transakcji lub faktury).
     • W sekcjiPowiązania zawarte w eksporcie wybierz, czy chcesz uwzględnić do 1000powiązanych rekordów, czywszystkie powiązane rekordy.
   • KliknijEksportuj. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.

Kolejne kroki

• Zarządzaj zatwierdzaniem ofert, aby dowiedzieć się, jak zarządzać ofertami wymagającymi zatwierdzenia i je zatwierdzać.
• Dostosuj branding ofert, aby skonfigurować sposób, w jaki oferty są wyświetlane kupującym.
• Dostosuj szablony ofert, aby skonfigurować standardowe, wielokrotnego użytku szablony ofert, oszczędzając czas sprzedawców i zapewniając spójność.