Scalanie rekordów

Na koncie HubSpot można połączyć dwa rekordy tego samego obiektu w jeden rekord. Na przykład, jeśli dla HubSpot utworzono dwa rekordy firmy, można je połączyć. W rezultacie powstanie jeden rekord firmy zawierający działania i powiązania z obu rekordów.

Uwaga: Twoje konto może używać spersonalizowanych nazw dla każdego obiektu (np. konto zamiast firma). W niniejszym dokumencie obiekty są określane za pomocą domyślnych nazw HubSpot.

Zanim zaczniesz

Przygotowując się do scalania rekordów, należy zrozumieć, jak wpłynie to na dane rekordów. Oczekiwane zachowanie podczas scalania rekordów różni się w zależności od tego, które rekordy obiektów są scalane. Dowiedz się więcej o tym, co dzieje się z danymi w przypadku każdego rodzaju scalania.

Należy również pamiętać, że po scaleniu dwóch rekordów nie można ich ponownie rozdzielić. W przypadku kontaktów i firm można utworzyć nowy rekord ze scalonymi adresami e-mail lub nazwami domen. W przypadku wszystkich obiektów można użyć właściwościScalone identyfikatory [rekordów], aby wyświetlić poprzednio scalone rekordy.

Łączenie rekordów

Aby scalić rekordy na swoim koncie:

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Zgłoszenia: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
   • Spotkania(jeśliaktywowane): Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Spotkania.
   • Kursy(jeśliaktywowane): { {local.navCourses}}
   • Wpisy(jeśliaktywowane): Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Oferty.
• Usługi(jeślisą aktywne): Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Usługi.
• Obiekty niestandardowe: Na swoim koncie HubSpot przejdź do System CRM, a następnie wybierz obiekt niestandardowy.
2. Kliknijnazwę rekordu, który będzie traktowany jako rekord główny.
3. W lewym panelu kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz opcję Scal.

4. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane, a następnie wyszukaj i wybierz rekord, który chcesz scalić z rekordem głównym. Będzie to rekord dodatkowy.
   • Aby wybrać wartości właściwości, które zostaną zachowane w wynikowym rekordzie, kliknij wartości, które chcesz zachować. Domyślnie wybrane są właściwości rekordu głównego, ponieważ zazwyczaj są one zachowywane po scaleniu.
   • Aby zmienić właściwości wyświetlane podczas porównywania rekordów, kliknijopcję Ustaw właściwości do przeglądu. Po wybraniu właściwości kliknij opcjęZastosuj.
5. Kliknij opcję Scal.

Uwaga: jeśli scalisz rekordy podczas połączenia, połączenie zostanie automatycznie rozłączone.

Otrzymasz powiadomienie, że trwa scalanie. Synchronizacja wszystkich działań związanych z rekordami może potrwać do 30 minut.

Jeśli scalanie nie powiedzie się, może to wynikać z limitu scalania. Nie można łączyć rekordów, jeśli zostały one uwzględnione w łącznej liczbie ponad 250 połączeń (np. kontakt A i kontakt B były zaangażowane w 130 połączeń każdy). Po osiągnięciu tego limitu należy utworzyć nowy rekord lub ręcznie edytować rekord zamiast go łączyć. Istnieją również pewne scenariusze, w których nie będzie można scalić firm.

Wyświetlanie rekordów, które zostały scalone

Możesz użyć właściwości Scalone identyfikatory [rekordów], aby wyświetlić rekordy, które były wcześniej objęte scalaniem. Możesz uzyskać dostęp do tej właściwości w poszczególnych rekordach lub filtrować wszystkie rekordy na podstawie wartości tej właściwości.

Aby wyświetlić właściwość w poszczególnych rekordach:

1. Przejdź do swoich rekordów.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W lewym panelu kliknij opcję Działania, a następnie kliknij opcję Wyświetl wszystkie właściwości.
4. W pasku wyszukiwania wpisz Scalone.
5. Jeśli rekord był objęty operacją scalania, właściwość Scalone identyfikatory [rekordów] będzie zawierać wartości identyfikatorów rekordów wszystkich rekordów wcześniej scalanych z tym rekordem. Dowiedz się, jak edytować właściwości wyświetlane w sekcjach właściwości.

Aby wyświetlić wszystkie rekordy określonego obiektu, które były objęte scalaniem:

1. Przejdź do swoich rekordów.
2. Nad tabelą kliknij opcję Wszystkie filtry.
3. W prawym panelu, w pasku wyszukiwania, wpisz Scalone, a następnie wybierz Scalone identyfikatory [rekordów].
4. Wybierz opcję „jest znany”.

5. Kliknij X w prawym górnym rogu, aby zamknąć panel.
6. Widok będzie zawierał tylko rekordy, które zostały uwzględnione w scalaniu. W przypadku tych rekordów właściwość będzie zawierała wartości identyfikatora rekordu wszystkich rekordów wcześniej scalanych z tym rekordem.

Dowiedz się więcej o filtrowaniu rekordów.

Co się dzieje po scaleniu rekordów?

Podczas scalania rekordów domyślnie wystąpią następujące zdarzenia:

• Identyfikator rekordu: dla wynikowego połączonego rekordu tworzony jest nowy unikalny identyfikator rekordu. Możesz użyć właściwości Połączone identyfikatory [rekordów], aby wyszukiwać według oryginalnej wartości identyfikatora rekordu.
• Data utworzenia: zachowana zostaje wartość najstarszego rekordu.
• Wartości właściwości: ogólnie rzecz biorąc, priorytet mają wartości właściwości rekordu głównego, co oznacza, że wartości połączonego rekordu będą odzwierciedlać wartości rekordu głównego. Wyjątki obejmują identyfikator rekordu, datę utworzenia oraz niektóre właściwości kontaktu i firmy. W razie potrzeby można wybrać wartości właściwości, które mają zostać zachowane w wynikowym połączonym rekordzie.

Uwaga: jeśli rekord główny nie ma wartości dla danej właściwości (np. jest pusty lub ma wartość null), używana jest wartość z rekordu dodatkowego.

• Działania: wszystkie działania z osi czasu obu rekordów uwzględnionych w scalaniu pojawią się w nowym rekordzie.
• Powiązania: wszystkie powiązane rekordy obu rekordów uwzględnionych w scalaniu pojawią się w nowym rekordzie. W przypadku powiązań firmowych oznaczonych etykietą„Podstawowe” priorytet ma firma podstawowa z podstawowego rekordu scalania. Podstawowe powiązanie rekordu dodatkowego nadal będzie widoczne w nowym rekordzie, ale etykieta „Podstawowe” zostanie usunięta.
• Przynależność do segmentu: rekord drugorzędny zostanie usunięty ze wszystkich segmentów statycznych. Aktywna przynależność do segmentu może ulec zmianie w wyniku zmian danych wynikających z połączenia.
• Przesłane formularze (tylko kontakty): wszystkie pliki cookie (tokeny użytkownika HubSpot) powiązane z jednym z kontaktów zostaną scalone z kontaktem głównym, a adres e-mail kontaktu drugorzędnego zostanie trwale powiązany z kontaktem głównym. Jeśli kontakt drugorzędny prześle formularz na urządzeniu, z którego wcześniej wysyłał formularze, dane przesłane zostaną zduplikowane na podstawie usertoken i powiązane z kontaktem głównym. Jeśli kontakt prześle formularz z nowego urządzenia, używając adresu e-mail z rekordu kontaktu drugorzędnego, przesłanie to zostanie odzwierciedlone w rekordzie kontaktu głównego.
• Rejestracja w przepływie pracy: rekordy objęte połączeniem zostaną wyrejestrowane ze wszystkich przepływów pracy.
  • Wynikowy rekord nie zostanie automatycznie zarejestrowany w żadnym przepływie pracy w wyniku zmian danych, które miały miejsce podczas scalania, chyba że zezwolisz na rejestrację kontaktów ze scalania. 
  • Jeśli zezwoliłeś na rejestrację z połączonych rekordów, w przyszłości wynikowy rekord może zostać zarejestrowany w przepływach pracy z powodu zmian właściwości lub działań niezwiązanych z połączeniem. 
• Podręczniki: zarejestrowane podręczniki w obu rekordach objętych scalaniem pojawią się w nowym rekordzie. Podręczniki w wersji roboczej w obu rekordach nie zostaną zachowane.
• Synchronizacja Salesforce:
  • Kontakty: tylko główny kontakt będzie nadal synchronizowany z rekordem Salesforce. Jeśli kontakt dodatkowy był synchronizowany z Salesforce, ten rekord w Salesforce nie będzie już synchronizowany z HubSpot, ponieważ rekord ten już nie istnieje.
  • Firmy: jeśli włączyłeś integrację HubSpot Salesforce, nie będziesz mógł scalić firm. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zduplikowanymi firmami z Salesforce.

Logika scalania zależy od obiektu i rekordu, z którym pracujesz. Poniżej przedstawiono wyjątki lub specjalne zachowania dla odpowiednich obiektów.

Wyjątki dotyczące scalania firm

Następujące właściwości firmy stanowią wyjątki od domyślnej logiki scalania:

• Nazwa domeny firmy: podczas gdy nazwa domeny głównej firmy pozostaje domeną główną, nazwa domeny dodatkowej firmy zostanie dodana jako nazwa domeny dodatkowej. Jeśli przed połączeniem firma główna nie ma nazwy domeny, zostanie wybrana wartość domeny firmy dodatkowej.
• Etap cyklu życia: zachowany zostanie etap znajdujący się najdalej w lejku. Na przykład, jeśli jedna firma jest potencjalnym klientem, a druga jest klientem, połączona firma będzie miała etap cyklu życia klienta.
• Właściwości analityczne: właściwości te są ponownie synchronizowane i wyświetlana jest łączna liczba odsłon i wizyt dla obu firm łącznie.
• Pierwotne źródło ruchu: zachowana zostanie najstarsza wartość właściwości pierwotnego źródła ruchu, chyba że źródło zostało ręcznie zaktualizowane. W takim przypadku zachowana zostanie wartość zaktualizowana ręcznie.

Istnieją również scenariusze, w których scalanie firm nie jest możliwe lub zakończy się niepowodzeniem:

• Firma jest obecnie firmą macierzystą lub zależną. Jeśli relacja macierzysta-zależna zawiera pętlę, połączenie może się nie powieść. 
• Jeśli włączyłeś integrację HubSpot Salesforce, nie będziesz mógł połączyć firm. Aby usunąć zduplikowane rekordy w HubSpot podczas instalacji integracji, możesz usunąć dodatkowe zduplikowane firmy w HubSpot za pomocą narzędzia do zarządzania duplikatami. Upewnij się, że zachowujesz firmę w HubSpot, która synchronizuje się z głównym kontem w Salesforce. Jeśli masz zduplikowane firmy synchronizowane z Salesforce, możesz połączyć konta lub usunąć dodatkowe zduplikowane konta w Salesforce. Jeśli na koncie włączono ustawienie HubSpot automatycznego tworzenia i kojarzenia firm z kontaktami, zaleca się również wyłączenie tego ustawienia, aby uniknąć powielania w przyszłości.

Wyjątki dotyczące scalania kontaktów

Następujące właściwości kontaktów stanowią wyjątki od domyślnej logiki scalania:

• E-mail: adres e-mail głównego kontaktu pozostaje głównym adresem e-mail, a adres e-mail dodatkowego kontaktu zostanie dodany jako dodatkowy adres e-mail.
• Etap cyklu życia: zachowany zostaje etap znajdujący się najdalej w lejku. Na przykład, jeśli jeden kontakt jest potencjalnym klientem, a drugi jest klientem, połączony kontakt będzie miał etap cyklu życia klienta.
• Liczba konwersji i liczba unikalnych przesłanych formularzy: są one sumowane wraz z wartościami dla każdego kontaktu. Na przykład, jeśli główny kontakt przesłał trzy formularze, a dodatkowy kontakt przesłał dwa formularze, wartość liczby przesłanych formularzy wyniesie pięć.
• Status kontaktu marketingowego: jeśli Twoje konto ma kontakty marketingowe, zachowany zostanie status najbardziej atrakcyjny marketingowo. Na przykład, jeśli jeden kontakt jest ustawiony jako marketingowy, a drugi jako niemarketingowy, połączony kontakt zostanie ustawiony jako marketingowy.
• Właściwości analityczne: właściwości te są ponownie synchronizowane i wyświetlana jest łączna liczba wyświetleń stron dla obu kontaktów łącznie.
• Pierwotne źródło ruchu: zachowana zostanie najstarsza wartość właściwości pierwotnego źródła ruchu, chyba że źródło zostało ręcznie zaktualizowane. W takim przypadku zachowana zostanie wartość zaktualizowana ręcznie.
• Podstawa prawna: zachowane są najnowsze wartości z obu rekordów kontaktów. 

W przypadku rejestracji w przepływie pracy (tylkowersje Professional i Enterprise ) domyślnie główny kontakt nie zostanie automatycznie zarejestrowany w żadnym przepływie pracy w wyniku zmian danych, które nastąpiły podczas scalania. Można jednak zezwolić na rejestrację scalanych kontaktów w momencie scalania w ustawieniach przepływu pracy.

Czy można cofnąć scalanie rekordów?

Nie można cofnąć połączenia rekordów. Możesz użyć właściwościPołączone identyfikatory [rekordów], aby wyświetlić, które rekordy zostały wcześniej połączone z istniejącym rekordem. W przypadku kontaktów i firm możesz użyć dodatkowego adresu e-mail lub nazwy domeny, aby utworzyć nowy rekord.

Jeśli scalony kontakt ma wiele adresów e-mail, usuń dodatkowy adres e-mail ze scalonej karty kontaktu i utwórz nową kartę kontaktu z tym adresem e-mail:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. Kliknij nazwę kontaktu.
3. W sekcji Informacje o tym kontakcie najedź kursorem na właściwość E-mail i kliknijikonę ołówka edycji .

4. Obok dodatkowego adresu e-mail kliknij opcję Usuń.
5. W oknie dialogowym kliknij opcję Usuń adres e-mail, aby potwierdzić.
6. Utwórz nowy kontakt z usuniętym adresem e-mail.

Jeśli połączona firma ma wiele domen, możesz usunąć dodatkową domenę firmy w połączonym rekordzie firmy i utworzyć nową firmę z tą nazwą domeny firmy:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
2. Kliknij nazwę firmy.
3. W sekcji Informacje o tej firmie najedź kursorem na właściwość Nazwa domeny firmy i kliknijikonę ołówka edycji .

4. Obok dodatkowej domeny kliknij menu rozwijane „Działania”, a następnie wybierz opcję „Usuń”. Zmiana zostanie automatycznie zapisana. Dowiedz się więcej o tym, jak cofnąć zmianę wartości właściwości.
5. Utwórz nową firmę z usuniętą nazwą domeny firmy.