Begränsa åtkomsten till dina HubSpot-tillgångar

Du kan begränsa åtkomsten till innehåll, data med mera så att endast rätt team och användare kan se och redigera dem. Detta kan vara till hjälp om du vill hålla tillgångarna åtskilda per avdelning eller team. Det hjälper också dina användare att hålla sig fokuserade och organiserade.

Vilka tillgångar du kan begränsa tillgången till beror på din HubSpot-prenumeration:

Ange standardbehörigheter (endastCMS Hub och Marketing Hub Enterprise )

Som standard är nyskapade tillgångar tillgängliga för alla användare som har behörighet för tillgången. Du kanske dock vill att endast vissa användare eller grupper ska få skapa eller redigera tillgångar. I dina kontoinställningar kan du automatiskt begränsa åtkomsten till nyskapade tillgångar så att endast den som skapat tillgången och dennes team kan visa och redigera dem.

För att begränsa tillgången till nya tillgångar:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Navigera tillAnvändare och team i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på flikenLag.
• Klicka för att aktivera knappenSlå på för att begränsa åtkomsten till nytt innehåll.

Hur man begränsar tillgången

Du kan begränsa tillgången till verktygen genom att följa nedanstående steg. För instrumentpaneler, CRM-vyer och inställningar för e-postprenumerationer går du till det verktygsspecifika avsnittet nedan.

• Navigera till det verktyg som du vill begränsa åtkomsten till i ditt HubSpot-konto.
• Om du vill tilldela en tillgång, för du muspekaren över den tillgång du vill tilldela, klickar du på rullgardinsmenynÅtgärderoch väljer Hantera åtkomst.
• Om du vill tilldela tillgångar i stor skala markerar dukryssrutorna bredvid den tillgång du vill tilldela och klickar sedan på Hantera åtkomst.

• I dialogrutan väljer du Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.
• Om du vill tilldela innehållet till team eller användare klickar du på fliken Team eller användare och sedan på kryssrutan bredvid de team och användare som du vill tilldela.
  
  
• Klicka på Spara.

Tillgången är nu endast synlig för de valda användarna och teamen.

För de verktyg som inte följer ovanstående instruktioner finns verktygsspecifika instruktioner nedan.

Verktygsspecifika instruktioner

CRM-poster

Som standard kan användare visa och redigera alla kontakter, företag, erbjudanden och biljetter. Du kan justera en användares behörigheter så att de bara kan visa och redigera poster som ägs av dem själva eller deras team.

Om du vill begränsa användarnas åtkomst till CRM-poster:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Navigera tillAnvändare och team imenyn till vänster i sidofältet .
• Klicka på namnet på den användare som du vill redigera.
• På fliken CRM klickar du på Objektåtkomst för att expandera avsnittet.
  • Klicka på rullgardinsmenyerna bredvid behörigheterna Visa, Redigera och Raderaför en specifik posttyp.
  • Välj Allt, Endast team, Endast ägd eller Ingen.

• Om du vill redigera vem som kan kommunicera med en post klickar du på CRM-verktyg för att utöka avsnittet.
  • Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Kommunicera.
  • Välj Allt, Endast teamet, Endast ägaren eller Ingen.

• Klicka på Spara för att spara ändringarna.

De uppdaterade behörigheterna träder i kraft när användarna loggar ut och sedan loggar in igen. Läs mer om användarbehörigheter.

CRM-vyer

Du kan inte begränsa åtkomsten till standardvyer, men anpassade CRM-vyer kan ställas in så att de endast är synliga för dig, för ditt team eller för alla.

Om du vill begränsa åtkomsten till en CRM-vy:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till din kontakt, ditt företag, ditt avtal eller din biljett.
• Klicka på Alla sparade filter i den vänstra sidofältet.
• Håll muspekaren över filtrets namn och klicka sedan på Alternativ. Välj Hantera delning i rullgardinsmenyn.
• I dialogrutan väljer du om du vill att filtret endast ska vara synligt för dig, ditt team eller för alla.
• Klicka på Spara.

Inbox för samtal

När du har skapat en inkorg kan du ändra vilka användare och team som kan se den genom att redigera inställningarna för teamhantering. Lär dig hur du hanterar användare av inkorgen.

Instrumentpaneler

Ägare av instrumentpaneler kan ange vilka team som har tillgång till visning och redigering av anpassade instrumentpaneler.

Tilldela åtkomst till instrumentpaneler:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du tillRapporter > Instrumentpaneler.
• Klicka pålänken Tilldelad ovanför instrumentpanelens rapporter och klicka sedan på Redigera åtkomst.
  
  
• I den högra panelen väljer du de användare som du vill tilldela åtkomst till.
  • Om du vill att endast instrumentpanelens ägare ska kunna se instrumentpanelen väljer duradioknappenPrivat för ägare. Klicka sedan på Spara.
  • Om du vill ge alla användare tillgång till instrumentpanelen markerar duradioknappenAlla och väljer sedanradioknappenVisa och redigera eller radioknappen Endast visa. Klicka sedan påSpara.
  • Om du vill att endast vissa team och användare ska få tillgång till instrumentpanelen:
    • MarkeraradioknappenEndast specifika användare och team .
    • VäljradioknappenVisa och redigera eller radioknappen Endast visa.
    • Klicka påNästa.
    • Markera kryssrutorna bredvid de team och användare som du vill tilldela åtkomst till.
    • Klicka påSpara.

Pipelines för affärer och biljetter

Superadministratörer kan hantera vilka användare och team som har tillgång till specifika affärer och biljettpipelines. För varje pipeline kan du ge tillgång till alla användare på kontot eller begränsa tillgången till enskilda användare och team.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Affärer eller Objekt > Biljetter i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken Pipelines.
• I avsnittet Välj en pipeline klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en pipeline att redigera.
• Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj sedan Hantera åtkomst.
• I den högra panelen väljer du Privat för mig, Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera.
• Om du väljer specifika användare eller team söker du i sökfältet efter och markerar kryssrutan till vänster om den användare eller det team som du vill ge tillgång till pipeline.
• Om du vill ta bort åtkomsten till pipelinen avmarkerar du kryssrutan bredvid användarens eller teamets namn eller klickar på krysset i avsnittet Vem har åtkomst.
• Klicka på Spara längst ner i panelen.

Om du uttryckligen ger en användare eller ett team tillgång till en pipeline begränsas tillgången för alla andra. Om en användare inte har behörighet att visa pipelinen:

• Begränsade pipelines kommer att vara gråa i HubSpot-kontot på skrivbordet och i mobilappen.
• De kan visa en specifik affär eller biljettpost om de får en direktlänk från en användare med tillgång till pipeline.
• De kan visa poster från begränsade pipelines i rapporter.
• De kan visa poster från begränsade pipelines som associationer till poster.
• De kan söka efter poster i pipeline.
• De kommer inte att kunna skapa nya poster i pipeline.

Dokument, spelböcker, sekvenser och försäljningsmallar

När du har skapat ett dokument, en spelbok, en sekvens eller en mall kan du ställa in åtkomstnivån så att den är privat för ägaren, delad med alla eller delad med specifika användare och team.

Lär dig hur du begränsar tillgången till försäljningsinnehåll.

Domäner

Som standard kan användare med användarbehörighetenLägg till och redigera domäner visa och redigera alla domäner samt publicera innehåll till alla domäner. Om du vill begränsa vilka användare som kan redigera eller publicera innehåll till vissa domäner kan du läsa om hur du tilldelar team behörigheter för domänpublicering.

Sociala konton

Endast superadministratörer kan hantera vilka användare och team som har tillgång till specifika sociala konton. Om du ger en användare eller ett team åtkomst till ett socialt konto begränsar du åtkomsten för alla andra. Användare eller grupper som inte har tillgång kan inte visa eller hantera inlägg från det kontot i det sociala verktyget.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Navigera till Marknadsföring > Sociala frågor i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på Endast jag, Alla eller [antal team och användare] under kolumnen Kontåtkomst på fliken Konton.
  

• I den högra panelen väljer du Privat för mig, Tillgänglig för alla eller Välj användare och team som kan redigera. Endast kunder med en Marketing Hub Enterprise-prenumerationkan begränsa åtkomsten för användare och team.
  • Om du väljer specifika användare eller team söker du efter och markerar kryssrutan till vänster om användaren eller teamet i sökfältet.
  • Om du vill ta bort åtkomst från ett konto avmarkerar du kryssrutan bredvid användarens eller teamets namn eller klickar på X:et i avsnittet Vem har åtkomst.
• Klicka på Spara längst ner i panelen.

E-post

Du kan tilldela enskilda användare eller team redigeringsbehörighet för specifika marknadsföringsmeddelanden från e-postinstrumentpanelen med hjälp av de allmänna instruktionerna ovan.

E-postmeddelanden som tilldelats ett team kan endast redigeras av användare i det teamet. Alla e-postmeddelanden som inte är tilldelade är tillgängliga för alla användare och team med e-postanvändarbehörighet.

Om en användare på ditt HubSpot-konto inte har tillgång till att redigera ett visst e-postmeddelande kan hen begära tillgång till det genom att följa stegen nedan:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Marknadsföring > E-post.
• Klicka på namnet på det e-postmeddelande som du vill redigera.
• Håll muspekaren över knappen Granska och skicka högst upp till höger och klicka sedan på Begär uppdatering av behörighet.

• I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Godkännare och väljer en administratör i teamet.
• Du kan även ange ett meddelande för att förklara varför du behöver redigeringsbehörighet till e-postmeddelandet.
• Klicka på Skicka begäran.
• Den godkännare som du har valt kommer att få ett meddelande om att du har begärt åtkomst till e-postmeddelandet. Du får sedan ett bekräftelsemeddelande efter att godkännaren har beviljat åtkomst.

Filer

Hantera åtkomsten till dina mappar och undermappar i filverktyget för att kontrollera vilka team som kan visa eller redigera mappen och tillhörande filer. Du kan också ge alla team tillgång till en huvudmapp, men begränsa tillgången till en undermapp. Så här begränsar du åtkomsten till en mapp:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Marknadsföring > Filer och mallar > Filer.

• Håll muspekaren över en mapp och klicka på Åtgärder > Hantera åtkomst.
  
  

• I den högra panelen konfigurerar du mappåtkomsten:
  • Tillgänglig för alla: Alla användare kan visa och redigera mappen och tillhörande filer.
  • Välj team som kan redigera: Endast utvalda team kan redigera mappen och tillhörande filer.
    • Markera kryssrutan bredvid de team som du vill ge åtkomst till.
    • Om du vill ta bort åtkomst från ett team avmarkerar dukryssrutanbredvid användarens eller teamets namn eller klickar påX:et i avsnittetVem har åtkomst.
• Klicka påSpara längst ner i panelen.

Egenskaper

Superadministratörer kan begränsa åtkomsten till en egenskap så att endast specifika användare och team kan redigera egenskapen i poster. En begränsad egenskap är fortfarande synlig för alla användare.

Användare och team som inte har fått åtkomst får meddelandet Du har inte behörighet att redigera värdet för det här fältet när du håller muspekaren över egenskapen i en post.

Lär dig hur du begränsar redigeringsåtkomsten för egenskaper.

Registrera sidofält

Du kan anpassa sidofältet som visas på kontakt-, företags-, affärs- och biljettposter så att olika team har olika vyer. Lär dig hur du anpassar sidofält för specifika team.

Rapporter

Det finns flera sätt att begränsa tillgången till rapporter:

• Om en rapport inte har lagts till i en instrumentpanel kan du begränsa åtkomsten till den individuellt från rapportverktyget.
• Du kan dela upp en rapportinstrumentpanel genom att tilldela åtkomst till instrumentpanelen.

Du kan inte begränsa åtkomsten till rapporter som finns i avsnittet Analysverktyg eller enskilda anpassade analysvyer.

Partitionering av listor (BETA)

Superadministratörer kan ange vilka team som har tillgång till vilka listor med hjälp av de allmänna instruktionerna ovan.

När du tilldelar åtkomst till en lista eller aktiverar standardinställningen för tilldelningen ska du tänka på följande:

• Listor med begränsad åtkomst kan endast ses och väljas av listans skapare och de tilldelade teamen. Alla andra användare kan inte se eller välja listan. Detta gäller alla verktyg, t.ex. marknadsföringsmeddelanden, arbetsflöden och rapporter.
• Utöver listfiltren kommer en kontakt endast att visas i en lista med begränsad åtkomst om den uppfyller något av följande kriterier:
  
  • Kontakten ägs av en användare i det tilldelade teamet.

• • En anpassad HubSpot-användaregenskap i kontaktregistret är inställd på en användare i det tilldelade teamet.

• Om en användare flyttar till ett annat team kan han/hon inte längre få tillgång till eller visa de listor som han/hon tidigare kunde seom inte det nya teamet har tillgång till samma listor.

E-postprenumerationer (BETA)

Genom att begränsa åtkomsten till dina e-postpreferensgrupper kan du kontrollera vilka team som kan använda vilka prenumerationstyper och kontorsplatser i marknadsföringsmeddelanden. När en inställningsgrupp för e-post är begränsad till ett team är det bara det teamet som kan välja inställningsgruppen när det skriver ett e-postmeddelande.

Om du vill tilldela ett team en inställningsgrupp:

• I ditt HubSpot-konto går du tillMarknadsföring > E-post.
  
• UnderInställningsgrupper klickar du på deninställningsgrupp som du vill redigera.
  
• Klicka påÅtgärder och välj sedanRedigera.
  
• I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenynTeam (valfritt) och väljer sedan deteam som du vill tilldela gruppen till.
  
• Klicka påSpara.

Läs mer om hur du begränsar åtkomsten till dina e-postprenumerationer.

Arbetsflöden

Arbetsflöden kan tilldelas ett specifikt team från instrumentpanelen för arbetsflöden med hjälp av de allmänna instruktionerna ovan.

Arbetsflöden som tilldelats ett team kan endast visas och redigeras av användare i det teamet. Alla arbetsflöden som inte är tilldelade är tillgängliga för alla användare och team medanvändarbehörighet för arbetsflöden.

Kampanjer

Du kan begränsa åtkomsten till dina marknadsföringskampanjer så att vissa team kan hantera kampanjens detaljer och ändra vilka tillgångar som är kopplade till den.

Tilldela åtkomst till en kampanj till ett team:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Marknadsföring > Kampanjer.
• Håll muspekaren över en kampanj som du vill ändra åtkomst för, klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder och klicka på Hantera åtkomst.
• I den högra panelen väljer du Tillgänglig för alla eller Välj team som kan redigera.
• I sökfältet söker du efter och markerar kryssrutan till vänster om namnet på det team som du vill ge tillgång till kampanjen.
• Om du vill ta bort åtkomsten till kampanjen avmarkerar du kryssrutan bredvid lagets namn eller klickar på X:et i avsnittet Vem har åtkomst .
• Klicka på Spara längst ner i panelen.

Annonser

När du har anslutit annonskonton från Google, Facebook eller LinkedIn till HubSpot kan du tilldela dem till specifika användare och team.

Tilldela åtkomst till ett annonskonto:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Navigera till Marknadsföring > Annonser i menyn till vänster i sidofältet.
• Håll muspekaren över det annonskonto som du vill redigera åtkomst till och klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder. Välj Hantera åtkomst.
• I den högra panelen väljer du Tillgänglig för alla eller Välj team som kan redigera.
• I sökfältet söker du efter och markerar kryssrutan till vänster om namnet på det team som du vill ge tillgång till annonskontot.
• Om du vill ta bort åtkomsten till kampanjen avmarkerar du kryssrutan bredvid lagets namn eller klickar på X:et i avsnittet Vem har åtkomst .
• Klicka på Spara längst ner i panelen.