Import av register och aktiviteter

Om du vill lägga till eller uppdatera data i stora mängder kan du importera filer till HubSpot. Du kan importera poster, t.ex. kontakter och företag, eller aktiviteter, t.ex. ett e-postmeddelande som skickats till en kontakt eller ett möte för en pågående affär.

Nedan beskrivs de typer av import som du kan genomföra och de objekt och aktiviteter som stöds:

• Import av ett enda objekt eller en enda aktivitet: Import för att skapa och/eller uppdatera ett objekt eller en aktivitet. I en import av ett enda objekt:
  • Du kan skapa och/eller uppdatera kontakter, företag, affärer, biljetter, produkter och anpassade objektposter .
  • Du kan skapa, men inte uppdatera, samtal och uppgifter.
• Import av flera objekt och aktiviteter: Import för att skapa, uppdatera och/eller associera flera objekt och aktiviteter. Du kan importera flera objekt och aktiviteter i en fil eller två objekt/ett objekt och en aktivitet i två separata filer. I en import av flera objekt:
  • Du kan skapa och/eller uppdatera kontakter, företag, affärer, biljetter och poster för anpassade objekt.
  • Du kan skapa, men inte uppdatera, poster, samtal, e-post, möten, anteckningar och uppgifter. Linjeposter måste vara associerade med affärer och e-post, möten och anteckningar måste vara associerade med ett objekt.

Du kan följa instruktionerna nedan för alla importer, men det finns steg som bara gäller för vissa importtyper (t.ex. steg för att associera poster i en import av flera objekt). Mer vägledning finns i avsnittet om krav för importfiler.

Innan du importerar

Innan du startar en import:

• Lär dig mer om objekt, poster, egenskaper och hur du hanterar din CRM-databas i HubSpot.
• Ställin dina importfiler och bekräfta att du har alla nödvändiga fält. Om du konfigurerar filerna på rätt sätt kan du undvika importfel eller felaktiga data som läggs till i ditt CRM. Du kan hänvisa till exempel på importfiler för att hjälpa dig att komma igång.
• Det finns fler sätt att skapa, synkronisera eller associera poster som du kan överväga:
  • För kontakter och företag kan du aktivera inställningen för att automatiskt skapa och associera företag med kontakter baserat på kontaktpersonens e-postdomän. Om du har kontakter med e-postdomäner som skiljer sig från deras företags domäner, eller om du importerar andra objekt, följer du instruktionerna för att associera dina poster via import.
  • Om du har data i ett annat system och vill konfigurera en tvåvägssynkronisering kan du läsa om hur du ansluter och använder HubSpot-datasynkronisering i stället för att importera.

Import av register och aktiviteter

När du har ställt in dina filer kan du importera dem till HubSpot:

• Klicka på Importera högst upp till höger på en objektsindexsida eller öppna importinställningarna:
  • I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
  • Navigera till Import & Export i den vänstra sidofältets meny.
  • Klicka på Gå till import.
• Klicka på Starta en import på sidan Importeringar.
• Välj Fil från datorn och klicka sedan på Nästa. Du kan också välja Upprepa en tidigare import för att slutföra en import med samma egenskaper som en tidigare import.
• Beroende på typ av import väljer du antalet filer och objekt/aktiviteter:
  • Import av enskilda objekt eller aktiviteter:
    • Välj En fil och klicka sedan på Nästa.
    • Välj Ett objekt och klicka sedan på Nästa.
    • Välj objektet eller aktiviteten i importfilen. Samtal och uppgifter är de enda aktiviteter som kan importeras separat.

• • Import av flera objekt eller aktiviteter i en fil:
    • Välj En fil och klicka sedan på Nästa.
    • Välj Flera objekt och klicka sedan på Nästa.
    • Välj objekt och aktiviteter i importfilen och klicka sedan på Nästa.

• • Import av flera objekt eller aktiviteter i två filer:
    • Välj Flera filer med associationer och klicka sedan på Nästa.
    • Välj två objekt eller objekt och aktivitet och klicka sedan på Nästa.

• För varje objekt eller aktivitet klickar du på Välj en fil och väljer sedan din importfil.
• Klicka på rullgardinsmenyn Välj hur du ska importera [objekt/aktiviteter] för varje objekt/aktivitet och välj hur du ska importera dina data:

• • Skapa och uppdatera [poster/aktiviteter]: importen skapar nya poster och aktiviteter samt identifierar och uppdaterar befintliga poster. För att skapa nya poster eller aktiviteter måste filen innehålla de egenskaper som krävs för det objektet/aktiviteten . För att uppdatera befintliga poster måste filen innehålla en unik identifierare.
  • Skapa endast nya [poster/aktiviteter]: importen kommer endast att skapa nya poster och aktiviteter. Befintliga poster i importfilen ignoreras. För att skapa nya poster eller aktiviteter måste filen innehålla de egenskaper som krävs för det objektet/den aktiviteten.
  • Uppdatera endast befintliga [poster/aktiviteter]: importen kommer endast att uppdatera befintliga poster. Nya poster eller aktiviteter i importfilen ignoreras. För att uppdatera befintliga poster måste filen innehålla en unik identifierare.

Observera att aktiviteter inte kan uppdateras via import, oavsett hur du väljer att importera uppgifterna.

• Om du importerar data på ett annat språk än standardspråket klickar du på rullgardinsmenyn Välj språk för kolumnrubrikerna i filen och väljer språk. Om du väljer rätt språk kan HubSpot bättre matcha dina kolumnrubriker med befintliga standardegenskaper. Om det inte finns någon matchning på det valda språket söker HubSpot efter en engelsk egenskap som kan matchas.
• Klicka på Nästa.
• Om du importerar och associerar flera objekt i två filer anger du vilken kolumn som ingår i båda filerna:
  • Klicka på rullgardinsmenyn Gemensamma kolumnrubriker som finns i filerna och välj namnet på den gemensamma kolumnen.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Vilket objekt är [gemensam kolumn] den unika nyckeln för? och välj sedan det objekt som egenskapen ska importeras till. Om du till exempel importerar kontakter och företag och använder företagsnamn som gemensam kolumn väljer du Företag för att ladda upp de här uppgifterna till företagsposter.
• Klicka på Nästa.
• På skärmen Map columns in your file to [object/activity] properties mappar HubSpot kolumnerna i din fil till det valda objektets eller aktivitetens egenskaper baserat på rubriken, rubrikspråket och egenskapsnamnet. Om du har importerat två filer finns det en mappningssida för varje objekt eller aktivitet.
• Mappningsguiden visar de egenskaper som krävs för att skapa och/eller uppdatera objekten eller aktiviteterna. Om din fil saknar någon av de egenskaper som behövs för att uppnå målet med importen (t.ex. om du valde att uppdatera befintliga affärer men inte inkluderade en kolumn för Record ID ), bör du rätta till din importfil och starta om importen för att undvika fel.
• I kolumnen Förhandsgranskningsinformation visas en förhandsgranskning av de tre första raderna i kalkylbladet.
  • Om inga fel har upptäckts i de första 100 raderna i en kolumn kommer det att finnas ett kryss på success i kolumnen Mappad.
  • Om vissa fel upptäcks i de första 100 raderna i en kolumn kommer det att finnas en exclamation varningssymbol i kolumnen Mappad. Håll muspekaren över ikonen för att visa felet och klicka på Fixa importfel för att få veta hur du kan lösa felet.

• Om några kolumner mappades till fel objekt- eller aktivitetsegenskaper klickar du på rullgardinsmenyn i kolumnen Importera som och väljer sedan rätt [Objekt/Aktivitet]-egenskaper.

• Om någon av kolumnerna inte kopplas till en befintlig egenskap eller kopplas till fel egenskap klickar du på rullgardinsmenyn i HubSpot Property-kolumnen. I rullgardinsmenyn kan du göra något av följande:
  
  • Om du vill mappa kolumnen till en befintlig egenskap söker du efter och väljer en befintlig egenskap. Du kan hålla muspekaren över en fastighet för att visa dess detaljer och se till att du mappar till rätt fastighet innan du väljer.
  • Om du vill konfigurera en ny anpassad egenskap (endast objekt) klickar du på Skapa en ny egenskap och konfigurerar sedan din egenskap i den högra panelen. Uppgifterna i kolumnen mappas till den nya anpassade egenskapen.

• Om du inte vill importera data från en enskild rad klickar du på rullgardinsmenyn i kolumnen Importera som och väljer sedan Importera inte kolumnen. Om du vill hoppa över import av data från alla icke-mappade kolumner markerar du kryssrutan Importera inte data i icke-mappade kolumner längst ner till höger.

• Om du uppdaterar befintliga poster eller vill undvika dubbletter när du associerar poster ska du se till att du har mappat rätt unik identifierare (t.ex. register-ID, e-post, företagets domännamn eller unika värdeegenskaper):
  
  • Record ID: Klicka på rullgardinsmenyn i kolumnen Importera som och välj sedan Record ID, eller om du importerar flera objekt, välj Record ID - [Objects] för rätt objekt. Om en rad i filen inte innehåller något värde för Record ID skapas en ny post.

• • Egenskap med eget unikt värde (endast affärer, biljetter och anpassade objekt): Om du har skapat en egenskap som kräver unika värden mappar du kolumnen till den egenskapen i HubSpot-egenskapskolumnen. Om du importerar flera unika värdeegenskaper väljer du vilken egenskap som ska användas som identifierare på sidan Detaljer innan du avslutar importen.
  • E-post (endast kontakter) eller Företagets domännamn (endast företag): mappa kolumnen till motsvarande egenskap i HubSpot-egendomskolumnen.
• Om du uppdaterar poster markerar du kryssrutorna i kolumnen Hantera befintliga värden för att förhindra att importen skriver över posternas befintliga egenskapsvärden. När detta är markerat för en egenskap kommer importen inte att uppdatera egenskapen för poster som redan har ett värde, men den kommer att uppdatera egenskapen för nya poster eller befintliga poster som inte har något aktuellt värde för egenskapen.
  • Om du vill förhindra att importen skriver över befintliga värden för enskilda egenskaper markerar du kryssrutan Skriv inte över i raden för egenskapen.
  • Om du vill förhindra att importen skriver över befintliga värden för alla egenskaper som ingår i importen markerar du kryssrutan högst upp i tabellen.

• Om du importerar och associerar flera objekt kan du importera associationsetiketter (endastProfessional och Enterprise ):

• • Klicka på rullgardinsmenyn i kolumnen Importera som och välj sedan Association label. Om du importerar en ny associationsetikett skrivs inte en befintlig associationsetikett över. Den importerade etiketten läggs till i posten som en ytterligare associationsetikett. Lär dig hur du manuellt tar bort en associationsetikett från en post.
  • När du importerar två objekt fyller HubSpot-funktionskolumnen automatiskt i objektrelationen för de objekt du importerar (t.ex. kontakt och företag). Om du importerar mer än två objekt väljer du de två objekt vars relation associationsetiketter beskriver.

• När alla kolumner har mappats eller ställts in på Importera inte kolumn klickar du på Nästa. Om du har importerat två filer mappar du det andra objektets eller aktivitetens egenskaper och klickar sedan på Nästa.
• Ange dina importuppgifter:
  
  • Ange ett importnamn.
  • Om dina filer innehåller flera unika värdeegenskaper (endast erbjudanden, biljetter och anpassade objekt) klickar du på rullgardinsmenyn Egenskap som ska användas för att hitta befintliga [objekt] och väljer den egenskap som du vill använda för att uppdatera eller avlägsna poster.
  • Om du importerar kontakter:
    
    • Om du automatiskt vill skapa en lista över de importerade kontakterna markerar du kryssrutan Skapa en lista över kontakter från den här importen. Även om du bara har importerat för att lägga till befintliga kontakter i en lista (dvs. en fil med värden för e-post eller register-ID men inga nya egenskapsvärden), kommer posterna ändå att ingå som Uppdaterade poster i tabellen för importhistorik och i sammanfattningen för den enskilda importen.
    • Om du vill godkänna att kontakterna förväntar sig att höra av sig och att importfilen inte innehåller en köpt lista markerar du kryssrutan. Läs mer om HubSpot:s policy för godtagbar användning.
    • Om du har aktiverat funktionaliteten General Data Protection Regulation (GDPR ) i ditt konto klickar du på rullgardinsmenyn Ange rättslig grund för behandling av en kontakts uppgifter och väljer en laglig grund för behandlingen.

• • Om du importerar en fil med en datumegenskap klickar du på rullgardinsmenyn Datumformat och bekräftar hur datumvärdena i kalkylbladet är formaterade.
  • Om du importerar en fil med en nummeregenskap klickar du på rullgardinsmenyn Nummerformat och bekräftar vilket lands nummerformat som ska användas för dina data.
• När du har ställt in alternativen för importen klickar du på Slutför import.

När du har importerat kan du visa nya och uppdaterade poster på varje objekts indexsida, nya uppgifter på indexsidan för uppgifter eller nya aktiviteter på poster. Om din import innehöll fel kan du läsa om hur du löser importfel. Du kan också visa, analysera och slutföra åtgärder med dina tidigare importer, inklusive att skapa en lista, visa eller ta bort importerade poster.