Importera register och aktiviteter

För att lägga till eller uppdatera data i bulk kan du importera filer till HubSpot. Du kan importera poster, t.ex. kontakter och företag, eller aktiviteter, t.ex. ett e-postmeddelande som skickats till en kontakt eller ett möte för en pågående affär.

Följande är de typer av import som du kan genomföra, och de objekt och aktiviteter som stöds:

• Import av ett objekt eller en aktivitet: import för att skapa och/eller uppdatera ett objekt eller en aktivitet. I en import av ett enda objekt:
  • Du kan skapa och/eller uppdatera kontakter, företag, affärer, biljetter, samtal, produkter och poster för anpassade objekt .
  • Du kan skapa, men inte uppdatera, uppgifter.
• Import av flera objekt och aktiviteter: import för att skapa, uppdatera och/eller associera flera objekt och aktiviteter. Du kan importera flera objekt och aktiviteter i en fil, eller två objekt/ett objekt och en aktivitet i två separata filer. I en import av flera objekt:
  • Du kan skapa och/eller uppdatera kontakter, företag, affärer, biljetter, samtal och poster för anpassade objekt. Du kan skapa och/eller uppdatera artikelrader, men de måste vara associerade med affärer.
  • Du kan skapa, men inte uppdatera, e-postmeddelanden, möten, anteckningar och uppgifter. E-postmeddelanden, möten och anteckningar måste vara associerade med ett objekt.

Du kan följa instruktionerna nedan för alla importer, men det finns steg som endast gäller för vissa importtyper (t.ex. steg för att associera poster i en import med flera objekt). För mer vägledning, granska krav på importfiler.

Innan du importerar

Innan du startar en import:

• Du måste ha importbehörighet och redigeringsbehörighet för den objektpost som du importerar till HubSpot.
• Läs mer om objekt, poster, egenskaper och hur du hanterar din CRM-databas i HubSpot.
• Konfigureradina importfiler och bekräfta att du har alla obligatoriska fält. Genom att konfigurera filerna på rätt sätt undviker du importfel eller att felaktiga data läggs till i CRM-systemet. Du kan använda exempel på importfiler för att komma igång.
• Det finns ytterligare sätt att skapa, synkronisera eller associera poster som du kan överväga:
  • För kontakter och företag kan du aktivera inställningen för att automatiskt skapa och associera företag med kontakter baserat på kontaktens e-postdomän. Om du har kontakter med e-postdomäner som skiljer sig från deras företags domäner, eller om du importerar andra objekt, följer du instruktionerna för att associera dina poster via import.
  • Om du har data i ett annat system och vill konfigurera en tvåvägssynkronisering kan du läsa om hur du ansluter och använder HubSpot-datasynkronisering i stället för att importera.

Importera register och aktiviteter

När du har konfigurerat dina filer kan du importera dem till HubSpot:

• Klicka på Importera längst upp till höger på en objektindexsida, eller öppna dina importinställningar:
  • I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
  • I den vänstra sidomenyn navigerar du till Import och export.
  • Klicka på Gå till import.
• Klicka på Starta en import på sidan Importer.
• Välj Fil från dator och klicka sedan på Nästa. Du kan också välja Upprepa en tidigare import för att slutföra en import med samma egenskaper som en tidigare import.
• Beroende på typ av import, välj antal filer och objekt/aktiviteter:
  • Import av ett objekt eller en aktivitet:
    • Välj En fil och klicka sedan på Nästa.
    • Välj Ett objekt och klicka sedan på Nästa.
    • Välj objektet eller aktiviteten i din importfil. Samtal och uppgifter är de enda aktiviteter som kan importeras på egen hand.

• • Import av flera objekt eller aktiviteter i en fil:
    • Välj En fil och klicka sedan på Nästa.
    • Välj Flera objekt och klicka sedan på Nästa.
    • Markera objekten och aktiviteterna i importfilen och klicka sedan på Nästa.

• • Import av flera objekt eller aktiviteter i två filer:
    • Välj Flera filer med associationer och klicka sedan på Nästa.
    • Välj de två objekten eller objekt och aktivitet och klicka sedan på Nästa.

• För varje objekt eller aktivitet klickar du på Välj en fil och väljer sedan din importfil.
• Klicka på rullgardinsmenyn Choose how to import [objects/activities] för varje objekt/aktivitet och välj hur du vill importera dina data:

• • Skapa och uppdatera [poster/aktiviteter]: importen kommer att skapa nya poster och aktiviteter, samt identifiera och uppdatera befintliga poster. För att skapa nya poster eller aktiviteter måste din fil innehålla de egenskaper som krävs för det objektet/aktiviteten . För att uppdatera befintliga poster måste din fil innehålla en unik identifierare.
  • Skapa endast nya [poster/aktiviteter]: importen kommer endast att skapa nya poster och aktiviteter. Befintliga poster i importfilen kommer att ignoreras. För att skapa nya poster eller aktiviteter måste din fil innehålla de egenskaper som krävs för det objektet/aktiviteten.
  • Uppdatera endast befintliga [poster/aktiviteter]: importen kommer endast att uppdatera befintliga poster. Nya poster eller aktiviteter i importfilen ignoreras. För att uppdatera befintliga poster måste din fil innehålla en unik identifierare.

Observera: e-postmeddelanden, möten, anteckningar och uppgifter kan inte uppdateras via import, oavsett hur du väljer att importera data.

• Om du importerar associationer till samma objekt(BETA) markerar du kryssrutan Associationer till samma objekt. Om ditt konto har åtkomst till betaversionen Associera poster av samma objekttyp kan du läsa den här artikeln om hur du importerar och associerar poster av samma objekt.
• Om du importerar data på ett annat språk än ditt standardspråk klickar du på rullgardinsmenyn Välj språk för kolumnrubrikerna i din fil och väljer språk. Genom att välja rätt språk kan HubSpot bättre matcha dina kolumnrubriker till befintliga standardegenskaper. Om det inte finns någon matchning på det valda språket kommer HubSpot att söka efter en engelsk egenskap att matcha.
• Klicka på Nästa.
• Om du importerar och associerar flera objekt i två filer, ange vilken kolumn som ingår i båda filerna:
  • Klicka på rullgardinsmenyn Gemensamma kolumnrubriker i dina filer och välj namnet på den gemensamma kolumnen.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Vilket objekt är [gemensam kolumn] den unika nyckeln för? och välj sedan det objekt som egenskapen ska importeras till. Om du t.ex. importerar kontakter och företag och använder Företagsnamn som gemensam kolumn väljer du Företag för att ladda upp dessa data till företagsposter.
• Klicka på Nästa.
• På skärmen Map columns in your file to [object/activity] properties kommer HubSpot att mappa kolumnerna i din fil till det valda objektets eller aktivitetens egenskaper baserat på rubriken, rubrikens språk och egenskapsnamnet. Om du har importerat två filer kommer det att finnas en mappningssida för varje objekt eller aktivitet.
• Mappningsguiden visar de egenskaper som krävs för att skapa och/eller uppdatera objekten eller aktiviteterna. Om din fil saknar någon av de egenskaper som behövs för att slutföra målet med din import (t.ex. om du valde att uppdatera befintliga avtal men inte inkluderade en kolumn för Record ID ), bör du korrigera din importfil och starta om importen för att undvika fel.
• I kolumnen Förhandsgranska information visas en förhandsgranskning av de tre första raderna i kalkylbladet.
  • Om inga fel har upptäckts i de första 100 raderna i en kolumn visas en bock success i kolumnen Mappad.
  • Om vissa fel upptäcks i de första 100 raderna i en kolumn visas en varningsikon exclamation i kolumnen Mappad. Håll muspekaren över ikonen för att visa felet och klicka på Åtgärda importfel för att se hur du kan åtgärda felet.

• Om någon kolumn mappades till fel objekt eller aktivitets egenskaper klickar du på rullgardinsmenyn i kolumnen Importera som och väljer sedan rätt [Objekt/Aktivitet]-egenskaper.

• Om någon kolumn inte mappas till en befintlig egenskap, eller mappas till fel egenskap, klickar du på rullgardinsmenyn i kolumnen HubSpot Property. I rullgardinsmenyn kan du göra något av följande:
  
  • Om du vill mappa kolumnen till en befintlig egenskap söker du efter och väljer en befintlig egenskap. Du kan hålla muspekaren över en egenskap för att visa dess detaljer och se till att du mappar till rätt egenskap innan du väljer.
  • Om du vill konfigurera en ny anpassad egenskap (endast objekt) klickar du på Skapa en ny egenskap och konfigurerar sedan egenskapen i den högra panelen. Data i kolumnen kommer att mappas till den nya anpassade egenskapen.

• Om du vill hoppa över att importera data från en enskild rad klickar du på rullgardinsmenyn i kolumnen Importera som och väljer sedan Importera inte kolumn. Om du vill hoppa över att importera data från alla omappade kolumner markerar du kryssrutan Importera inte data i omappade kolumner längst ned till höger.

• Om du uppdaterar befintliga poster eller vill undvika dubbletter när du associerar poster ska du se till att du har mappat rätt unik identifierare (t.ex. post-ID, e-post, företagets domännamn eller anpassade unika värdeegenskaper):
  
  • Post-ID: klicka på rullgardinsmenyn i kolumnen Importera som och välj sedan Post-ID, eller om du importerar flera objekt, välj Post-ID - [Objekt] för rätt objekt. Om en rad i filen inte innehåller något värde för Record ID skapas en ny post.

• • E-post (endast kontakter) eller Företagets domännamn (endast företag): mappa kolumnen till motsvarande egenskap i HubSpot-egenskapskolumnen.
  • Egen egenskap som kräver unika värden (endast kontakter, företag, avtal, biljetter och anpassade objekt): Om du har skapat en egenskap som kräver unika värden ska du mappa kolumnen till den egenskapen i HubSpot-egenskapskolumnen. Om du importerar flera egenskaper med unika värden väljer du vilken egenskap som ska användas som identifierare på sidan Detaljer innan du slutför din import.

• Om du uppdaterar poster markerar du kryssrutorna i kolumnen Hantera befintliga värden för att förhindra att importen skriver över posternas befintliga egenskapsvärden. När detta är markerat för en egenskap kommer importen inte att uppdatera egenskapen för poster som redan har ett värde, men kommer att uppdatera egenskapen för nya poster eller befintliga poster utan något aktuellt värde för egenskapen.
  • Om du vill förhindra att importen skriver över befintliga värden för enskilda egenskaper markerar du kryssrutan Skriv inte över i raden för egenskapen.
  • Om du vill förhindra att importen skriver över befintliga värden för alla egenskaper som ingår i importen markerar du kryssrutan högst upp i tabellen.

• Om du importerar och associerar flera objekt, för att importera associationsetiketter ( endastProfessional och Enterprise ):
  • Klicka på rullgardinsmenyn i kolumnen Importera som och välj sedan Associationsetikett. Import av en ny associationsetikett skriver inte över en befintlig associationsetikett. Den importerade etiketten läggs till i posten som en extra associationsetikett. Läs mer om hur du manuellt tar bort en associationsetikett från en post.
  • När du importerar två objekt kommer HubSpot-egenskapskolumnen automatiskt att fylla i objektrelationen för de objekt du importerar (t.ex. Kontakt och Företag). Om du importerar fler än två objekt väljer du de två objekt vars relation associationsetiketten beskriver.

• När alla kolumner är mappade eller inställda på Importera inte kolumn klickar du på Nästa. Om du har importerat två filer mappar du det andra objektets eller aktivitetens egenskaper och klickar sedan på Nästa.
• Ange dina importuppgifter:
  
  • Ange ett importnamn.
  • Om dina filer innehåller flera unika värdeegenskaper (endast kontakter, företag, avtal, biljetter, anpassade objekt) klickar du på rullgardinsmenyn Egenskap att använda för att hitta befintliga [objekt] och väljer den egenskap du vill använda för att uppdatera eller deduplicera poster.
  • Om du importerar kontakter:
    
    • Markera kryssrutan Skapa en lista över kontakter från denna import för att automatiskt skapa en lista över de importerade kontakterna. Även om du bara har importerat för att lägga till befintliga kontakter i en lista (dvs. en fil med värden för E-post eller Post-ID men inga nya egenskapsvärden), kommer posterna fortfarande att inkluderas som Uppdaterade poster i importhistoriktabellen och den enskilda importens sammanfattning.
    • Markera kryssrutan för att godkänna att kontakter förväntar sig att höra från dig och att din importfil inte innehåller en inköpt lista. Läs mer om HubSpots policy för acceptabel användning.
    • Om du har aktiverat sekretessinställningar för data i ditt konto klickar du på rullgardinsmenyn Ange rättslig grund för behandling av en kontakts data och väljer en rättslig grund för behandlingen.

• • Om du importerar en fil med en datumegenskap klickar du på rullgardinsmenyn Datumformat och bekräftar hur datumvärdena i ditt kalkylblad är formaterade.
  • Om du importerar en fil med en nummeregenskap klickar du på rullgardinsmenyn Nummerformat och bekräftar vilket lands nummerformat som ska användas för dina data.
• När du har ställt in alternativen för din import klickar du på Slutför import.

Efter importen kan du visa nya och uppdaterade poster på indexsidan för varje objekt, nya uppgifter på indexsidan för uppgifter eller nya aktiviteter på poster. Om importen innehöll fel kan du läsa om hur du åtgärdar importfel. Du kan också visa, analysera och slutföra åtgärder med dina tidigare importer, inklusive att skapa en lista, visa eller ta bort importerade poster.