创建发票

在 HubSpot 中创建和管理发票，以简化您的计费和收款流程。生成发票、自定义发票详情并向客户发送发票。通过HubSpot 付款或Stripe 付款处理收取数字付款，或跟踪 HubSpot 以外的付款。

• 直接从联系人、公司、交易或报价记录，或从发票索引页创建。
• 从已发布的报价中，将报价的详细信息复制到新发票中。
• 自动使用订阅。
• 通过付款链接或报价付款时自动创建。

开始之前

创建发票前，请设置 HubSpot 发票工具，为您的账户配置发票。您可以自定义前缀、添加税务信息并为订阅设置发票。了解有关HubSpot 默认发票属性的更多信息。

了解需求

了解限制和注意事项

• 无需设置付款处理选项即可收款。可以手动添加付款。
• 要接受在线付款，你需要设置HubSpot 付款（仅限入门级、专业级或企业级）或Stripe 付款处理。
• 发票的货币可以设置为任何 HubSpot 支持的货币。了解有关为账户设置货币的更多信息。
  • 进一步了解哪些货币可以收款。
  • 对于其他货币，您可以根据发票记录手动付款。

创建发票

下面，了解如何从发票索引页，直接从联系人、公司或交易记录，或从已发布的报价创建发票。或者，了解有关自动创建发票的更多信息。

从索引页创建发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。 从索引页创建发票。
2. 在右上方，单击创建。
3. 选择创建一次性发票或创建定期发票。
4. 配置发票。

从联系人、公司或交易记录创建发票

从记录创建发票可将创建的发票自动关联到记录。例如，如果从公司记录创建发票，发票将自动与公司关联。

1. 导航到您的记录：
   • 联系人： 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 联系人。 联系人
   • 公司：公司： 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 公司。
   • 交易：交易： 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 交易。
   • 门票 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 票证。 门票
2. 单击记录名称。
   • 联系人和公司：在右侧边栏的发票部分，单击添加，然后选择创建发票。
     
     
     

     请注意：如果账单联系人关联设置已打开，并且您选择的公司有关联的账单联系人，则账单联系人将自动添加到发票中。

   • 交易： 在右侧边栏的 发票 部分，单击 添加，然后选择以下其中一项：
     
     • 将交易转换为订阅： 将交易转换为订阅。配置订阅时，可以 设置在每个订阅日期自动生成发票。
     • 将交易转换为发票： 使用交易信息（包括相关行项目）创建发票。如果交易有定期项目，显示的选项就是 将交易转换为订阅。 了解有关订阅的更多信息。
     • 创建空白发票： 从头开始创建新发票。
     • 添加现有发票： 选择与交易相关联的现有发票。
       
       
       
     • 也可以从交易的行项目编辑器中创建发票。
   • 机票： 在右侧边栏的 发票 部分，单击 添加，然后选择：
     • 创建发票： 创建新发票。
     • 添加现有发票： 选择与票单相关联的现有发票。
       
3. 配置发票。

根据已发布的报价创建发票

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 报价。
2. 将鼠标悬停在报价上，然后单击预览。
3. 在右侧面板的右上角，单击操作，然后选择转换为发票。对于具有经常性项目的报价，将显示 "转换为订阅"，而不是 "转换为发票"。

与发票关联的联系人将是最近与公司记录关联的联系人。

请注意：在创建发票时，默认情况下会使用INV这个标准化前缀，之后的数字会随着创建的每张发票依次增加（例如，先是INV- 1001，然后是INV-1002）。请在设置中更新发票的前缀和起始编号。

配置您的发票

创建发票后，为买家配置和自定义发票。您可以使用预设值自定义发票，也可以自定义联系人和公司、发票日期、条款和到期日、细列项目、付款方式、附加注释等。

选择预设

如果您设置了默认发票预设之外的其他预设，则可以选择发票应使用的预设：

1. 单击右上角的预设名称。
2. 单击预设下拉菜单并选择预设。
3. 单击应用。

设置发票账单

在发票编辑器的账单收件人部分，设置发票的相关记录、付款条件等。

将发票与联系人关联：

1. 单击添加联系人。
2. 在右面板中，搜索并选择联系人 ，将其添加到发票中。或者，单击创建新标签，创建一个新的联系人记录，供发票使用。输入联系人信息并单击创建。
3. 要编辑联系人的详细信息，请将鼠标悬停在联系人上，然后单击edit 编辑图标。更新右侧面板中的联系人信息，然后单击保存。编辑联系人详细信息将更新 CRM 中的联系人记录。
4. 要替换联系人，请单击replace 替换图标。在右侧面板中选择一个新联系人。

在创建过程中，每张发票只能与一个联系人关联。创建后，您可以使用右侧栏中的关联添加其他联系人。

将发票与公司关联

请注意：如果账单联系人关联设置已打开，并且您选择的公司已关联账单联系人，则账单联系人将自动添加到发票中。

1. 单击添加公司。
2. 在右面板中，搜索并单击一家公司 ，将其添加到发票中。或者，单击 "创建新"选项卡，创建一个新的公司记录，供发票使用。输入公司信息并单击创建。
3. 要编辑公司详细信息，请将鼠标悬停在公司上方，然后单击edit 编辑图标。更新右侧面板中的公司信息，然后单击保存。编辑公司将更新 CRM 中的公司记录。
4. 要替换公司，请单击replace 替换图标。在右面板中选择新公司。
5. 要从发票中删除公司，请单击delete 删除 图标。
6. 在创建过程中，每张发票只能与一家公司关联。创建后，可以 使用右侧边栏中的关联添加其他公司。
7. 向发票添加账单地址：
   • 如果已选择公司，请选择 与公司地址相同 复选框，以使用与 公司 记录相同的地址。
   • 要在公司记录地址中添加不同的地址，请单击账单地址 下的 编辑。
   • 在右侧面板中输入地址详细信息。
   • 单击应用。
8. 要在发票中添加送货地址，请执行以下操作
   • 如果选择了公司，请选择 与 公司地址相同 复选框，以使用与公司记录相同的地址。
   • 要向公司记录地址添加不同的地址，请单击add 添加送货地址。
   • 在右侧面板中输入地址详细信息。
   • 单击保存。
   • 要编辑送货地址，请单击编辑。
   • 要删除送货地址，请单击删除。
9. 默认情况下，发票日期将设置为当天。要更改发票日期，请
   • 单击发票日期字段。
   • 使用日期选择器选择一个新日期。
10. 发票付款条件将根据设置中的默认净额付款条件设置。要选择不同的付款条件，请
    • 在右上角单击付款条件 下拉菜单并选择 付款条件。
    • 到期日 字段将自动更新，以匹配所选期限。如果已打开发送自动提醒电子邮件的设置，则将根据此日期发送电子邮件。
11. 在发票设置 中 配置的任何自定义属性都 将显示在右上方 下一个发票号码 下 。如果 允许用户覆盖这些字段 的设置 已打开，则可以在创建发票时对其进行更改。

添加细列项目

在细列项目部分，添加买方将购买的项目。了解如何在发票中使用细列项目。

添加税金

您可以根据自己的要求，以不同的方式添加税金：

1. 自动计算税金 (BETA)：根据发票地址自动计算税金。
2. 为单个细列项目添加税项： 从税项库中添加基于细列项目的税项。
3. 为发票添加一次性税金：为整张发票添加一次性税金。

您还可以在发票中包含税号。

添加备注

如果您想在发票上为买家添加任何备注，可以将其添加到备注字段。例如，您可以添加付款条件、法律信息或任何其他重要信息。如果接受在线支付，您还可以添加将出现在结账页面上的政策。

使用文本字段底部的文本选项来格式化文本、添加超链接或插入片段（您可以使用片段来创建文本片段。例如，如果您经常在发票上使用相同的条款，您可以将其创建为一个片段，以便每次在发票上添加注释时使用）。

您可以在发票设置中添加默认注释，该注释将出现在每张发票上。

配置收款

在收款部分，选择是否要收取存储的付款方式、接受在线付款、设置买家可使用的付款选项，以及选择是否收集账单和送货地址信息。在线付款设置将从付款结账设置中继承。

1. 要使用存储的付款方式收费，请选择使用存储的付款方式收取发票费用。这将自动使用买家存储的付款方式向买家收取费用。
2. 要发送发票要求买家付款，请选择发送发票要求客户付款。
   • 要接受发票的在线付款，请打开接受在线付款开关。如果 "接受在线付款 "开关被关闭，以下选项将不可用。
   • 选择要接受的付款方式（如信用卡或借记卡和银行借记付款，如ACH）旁边的复选框。
   • 要在结账时收集账单地址信息，请选择 "为信用卡购物收集账单地址"复选框。
   • 要在结账时收集送货地址信息，请选择收集送货地址复选框。当买家输入送货信息时，他们只能从您在付款设置中设置的国家中进行选择。
   • 选择 "在结账时收集客户的付款详细信息，以便将来收费"复选框，以存储用于将来收费的付款方式。
   • 要允许客户在付款时输入自定义金额，请选择允许客户支付小于应付余额的金额 复选框。如果要将手动付款或现有付款记录为部分付款，可以从发票索引页面进行操作。自定义付款金额必须小于应付余额总额。

高级设置

在高级设置部分，您可以自定义发票的语言和地区以及发票 URL。要访问高级设置，请单击高级设置。

1. 默认情况下，页面标题和标签使用的语言设置为英语。要将其更新为其他语言，请单击语言 下拉菜单，然后选择一种语言。标题、标签、发票货币和销售税通知将以所选语言显示。您可以在发票设置中关闭发票币种和销售税通知。
2. 默认情况下，日期和地址格式将使用美国格式。要将其更新为其他格式，请单击 "地区"下拉菜单，然后选择一个地区。
3. 要使用任何已连接的域设置自定义发票 URL，请单击域下拉菜单，然后选择一个域。还可以在内容标题字段 中输入自定义 标题 。发票 URL 的预览显示在 URL 字段下方。

4. 如果您在账户中设置了税号，并希望将其包含在发票中，请选择相应的税号复选框。

保存并创建

1. 在创建发票的任何时候，您都可以单击左上角的保存，将发票保存为草稿。您可以随时回到草稿发票进行编辑或删除。
2. 单击右上角的预览，查看发票在买家面前的显示效果。发票将自动使用品牌设置中设置的徽标和颜色。
3. 如果您准备好最终确定发票， 请单击 创建。

发送发票

创建发票后，会出现一个对话框，提供通过电子邮件或链接或 PDF 向买家发送发票的选项。您可以单击X 关闭提示，稍后再发送。提醒电子邮件可通过发票设置进行管理。

通过电子邮件发送发票

1. 收件人 字段将自动填写与发票相关联的联系人的电子邮件地址。要更改该地址，请单击下拉菜单并选择联系人。您也可以输入新的电子邮件地址，HubSpot 会在发送后自动创建联系人记录。
2. 要在抄送 字段中添加电子邮件地址，请单击添加抄送收件人。点击下拉菜单，选择联系人或输入电子邮件地址。您最多可以在抄送字段中添加九个电子邮件地址。
3. 如果在发票设置中设置了默认电子邮件地址，则 发件人 字段将自动填入默认电子邮件地址。否则，它将填入你的个人电子邮件地址。如果已经设置了默认电子邮件，但 允许用户通过 个人电子邮件 或 他们可以访问的 其他 团队电子邮件发送 发票的 设置 已打开，则可以选择不同的电子邮件。
   • 如果没有设置默认电子邮件地址，您选择的电子邮件地址将成为今后发送发票的默认地址，但可以在每次发送前更改。
   • 对该电子邮件的回复将转发到发件人 地址。如果您选择的电子邮件地址被用于连接的收件箱（包括共享的团队电子邮件收件箱），您就可以在 HubSpot 对话收件箱中管理跟进。
4. 单击 "生成" ，使用 HubSpot 的人工智能 Breeze 自动生成电子邮件 。
5. 当你更新字段时，右侧面板会显示实时预览。
6. 要发送电子邮件，请单击 发送发票电子邮件。买家就会收到一封包含发票详细信息的电子邮件。电子邮件中将包含一个链接，可在其浏览器中查看发票，同时还包含发票的 PDF 附件。
7. 要手动撰写带有发票链接的一对一电子邮件，请单击CRM 中的创建自定义电子邮件。

通过链接或 PDF 发送发票

复制发票链接或下载 PDF 版本：

请注意：如果以手动编写的电子邮件或插入链接的方式发送发票，最后发送日期属性将不会更新。了解有关发票属性的更多信息。

1. 单击复制链接，下载 PDF选项卡。右侧将显示发票预览。
2. 单击 "复制链接 "复制发票链接。
3. 单击下载 PDF 下载 PDF版本的发票。
4. 完成后单击右上角的X或左下角的关闭。

自动创建发票

使用订阅自动创建和发送周期性发票

您可以在订阅账单日向客户发送发票。

查看通过付款链接、报价或订阅付款自动创建的发票

通过付款链接或报价上的付款自动创建发票时，发票将与付款相关联。

您可以从发票索引页面查看发票，也可以从付款记录本身查看关联发票。发票不会自动发送给买方。了解有关发送已创建发票的更多信息。

下一步

了解有关管理已创建发票的更多信息。