使用HubSpot Sales Outlook桌面增益集的追蹤和記錄功能,監控並記錄聯絡人與電子郵件的互動。 啟用追蹤功能後,您可以在聯絡人開啟電子郵件時收到即時通知。 您也可以選擇將電子郵件記錄到HubSpot中的客服案件記錄,以保留所有過去通訊的記錄,供團隊參考。
請注意:由於Microsoft在新的Outlook for Windows中引入了重大變更, HubSpot將不再為HubSpot Sales Outlook桌面增益集開發新功能。 桌面增益集仍受支援,但強烈建議您啟用HubSpot Sales Web增益集。 詳情請參閱HubSpot社羣貼文。
請注意:如果你已在帳戶中開啟資料私隱設定,法律團隊是決定公司如何使用電郵記錄和追蹤的最佳資源。 您也可以自訂擴充功能設定,針對特定訊息或特定聯絡人或電子郵件網域停用此功能。 任何未授予合法資料處理基礎的現有客服案件都將被匿名追蹤。
在開始之前,請注意追蹤的電子郵件和記錄的電子郵件之間的區別:
請注意,你可以傳送追蹤和記錄的電子郵件。 這樣,您就可以在HubSpot中記錄電子郵件通訊和開啟資訊。
本文介紹使用HubSpot Sales Outlook桌面增益集追蹤和記錄電子郵件。 如果您正在使用Office 365增益集,請參閱此指南瞭解如何使用Office 365增益集追蹤和記錄電子郵件:使用Office 365增益集追蹤和記錄電子郵件。
請注意: Outlook桌面增益集會顯示在您在Outlook帳戶中設定的任何電子郵件地址中。 因此,從這些電子郵件地址發送的電子郵件將追蹤是否已啟用追蹤。 如果電子郵件地址已連接到HubSpot或在您的個人資料和偏好設定中新增為別名,則從其他電子郵件地址發送的電子郵件只會在啟用記錄時記錄到HubSpot。
若要在電腦上從Outlook桌面帳戶使用Outlook桌面增益集傳送追蹤的電子郵件:
在聯絡人開啟電子郵件之前,電子郵件主旨行和收件人會在HubSpot的活動摘要中顯示為「已傳送」。
當收件人開啟電子郵件時,您會在桌面上收到即時彈出通知,並在活動摘要中標記為「開啟」的電子郵件通知。 按一下聯絡人姓名下方的下拉式選單,即可查看收件人何時開啟您的電子郵件。 您還會在下拉式選單中看到客服案件的活動紀錄。
請注意:當您使用Office 365增益集傳送追蹤的電子郵件時,以及如果您有HubSpot Sales Chrome擴充功能時,即時通知將會顯示。 如果沒有,您只會在HubSpot活動摘要中看到活動。
您也可以查看聯絡人如何使用Chrome擴充功能追蹤電子郵件。 若要從Chrome擴充功能存取活動摘要,請按一下Chrome瀏覽器右上角的HubSpot鏈輪圖示
。要記錄電子郵件並從記錄的電子郵件將新聯繫人添加到HubSpot ,您在電子郵件客戶端中發送的電子郵件地址必須是以下電子郵件地址之一:
您可以在HubSpot帳戶設定中指定絕不希望記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。 或者,您可以在增益集設定中新增這些電子郵件地址和網域。
請注意:超過50 MB的電子郵件附件將不會記錄到HubSpot。 您的電子郵件仍將成功傳送給聯絡人,並將記錄到CRM ,但沒有附件。
若要在電腦上從Outlook桌面帳戶使用Outlook桌面增益集傳送記錄的電子郵件:
您可以在Outlook桌面增益集設定中自訂電子郵件自動登入的關聯記錄。 若您使用的是行銷聯絡人,系統會將記錄的電子郵件建立的新聯絡人設為非行銷聯絡人。
請注意:如果透過記錄的電子郵件建立新聯絡人,只要未指派先前的所有者,傳送電子郵件的HubSpot使用者將自動指派為聯絡人所有者。
使用Outlook桌面增益集記錄到HubSpot的電子郵件將自動與您在傳送電子郵件之前指定的記錄相關聯。 若要在HubSpot中查看登入的電子郵件,請按照以下步驟操作:
若要在HubSpot中查看登入的電子郵件,請按照以下步驟操作:
請注意:若要從HubSpot傳送電子郵件回覆,並記錄HubSpot收到的回覆,您必須連接收件匣。