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Contacts

設定匯入檔案

上次更新時間: 十二月 1, 2022

套用至:

所有產品和版本

無論HubSpot是您的第一個CRM ,還是從其他系統移動,匯入都能幫助您建立記錄和更新資料庫。 匯入檔案是用於整理企業關係和流程的資料表格。 開始匯入前,請查看匯入檔案的相關HubSpot條款和要求。

Glossary

  • CRM物件:您的業務所擁有的關係或流程類型,例如聯絡人、公司、交易和門票。 匯入時,物件是您要匯入到HubSpot中的資料集類型。

  • 記錄:物件的個別實例(例如,「Tom Smith」是聯絡記錄)。 在單個物件匯入檔案中,檔案的每行都代表一個物件記錄。 如果要在一個檔案中匯入多個物件,每行都會代表彼此關聯的記錄。

  • 活動:可以與記錄相關聯的約會,例如發送給聯絡人的電子郵件,或記錄在工單記錄上的備註。 活動包括呼叫、電子郵件、會議、備註和任務。 您可以透過匯入建立新活動,但不更新現有活動。 可以自行匯入呼叫和任務,但必須匯入電郵、會議和備註,並與CRM物件關聯。
  • 屬性:為儲存有關記錄和活動的資訊而建立的欄位。 在匯入中,屬性將與檔案的列標題相匹配。


    contact-import-example示例文件

在此示例中,正在匯入的對象是聯絡人。 每行表示聯絡人記錄,每列資訊表示聯絡人屬性(名字、姓氏、電子郵件地址)。

  • 唯一識別碼: HubSpot用於將每個記錄識別為獨一無二的屬性值。 在匯入時,您需要獨特的識別碼來聯繫兩個不同的記錄(例如,匯入「Tom Smith」並將他與他的公司「Smith Inc.」聯繫) ,或避免創建重複記錄(例如,兩個「Tom Smith」記錄)。 匯入HubSpot時使用的唯一識別碼是:
    • 電子郵件:聯絡人的電子郵件地址。 匯入聯絡人時必須這樣做,以避免重複或將聯絡人與其他對象關聯。 如果您沒有聯絡人電子郵件地址,請使用「記錄ID」來更新和關聯現有的聯絡人記錄。
    • 公司網域名稱:公司的網站網域(例如example.com )。 在匯入公司時,這是必需的,以避免重複或將公司與另一個物件關聯。 如果您沒有公司網域名稱,請使用「記錄ID」來更新和關聯現有的公司記錄。
    • 記錄ID :由HubSpot提供給每個記錄的獨特屬性值。 如果您從HubSpot匯出現有的記錄,每個記錄都會有一個記錄ID。 匯入現有交易或工單並將其與另一個物件類型關聯時,這是必需的欄位,但如果您沒有電子郵件或公司網域名稱,也可以用作聯絡人和公司的唯一識別碼。
  • 聯標籤(僅限 業和企業) :指定記錄之間關係的值。 建立關聯標籤後,您可以將它們與記錄一起匯入。
  • 映射欄位:匯入過程中的一個步驟,此時系統會提示您將檔案中的欄位標題與HubSpot屬性相匹配

例如,您想將聯絡人和公司匯入並關聯在一個檔案中。 正在匯入和關聯的對象是聯絡人和公司。 每行表示聯系人記錄及其關聯的公司記錄。 每個欄標題都代表在匯入期間將對應的屬性。 以下顯示的文件包括聯絡屬性(名字、姓氏、電子郵件地址、電話號碼、最喜愛的食物)和公司屬性(姓名、公司網域名)。 每個物件的獨特識別碼也會連結HubSpot中的兩個獨特記錄(聯絡人的電子郵件地址和公司的公司網域名稱)。 在匯入過程中,您會將欄位映射到HubSpot屬性(列到名稱HubSpot屬性)。

import-contacts-and-companies-example示例文件

import-mapping-examples將欄位映射到屬性

匯入要求

文件要求

正在匯入HubSpot的所有檔案必須:
  • 成爲.csv、.xlsx或.xls文件。
  • 只有一張牀單。
  • 包含不到1,048,576行和1,000列。
  • 小於512 MB。
  • 包括標題行,其中每個列標題對應於HubSpot中的屬性。 列標題可以按任何順序組織,而不影響匯入。 在匯入之前,您可以確認是否已有預設屬性與標題相匹配,或建立自訂屬性。 進一步了解HubSpot的預設聯絡人公司優惠門票內容。
  • 如果包含外語字元,請編碼UTF-8。
  • 如果要在Excel檔案中匯入日期-時間屬性,則包含數字格式的細胞。
  • 僅包含使用小數美元格式的貨幣資料(例如123.45 )。 

房源要求

  • 根據您匯入的物件或活動,您的檔案必須包含以下欄位:
    • 聯絡人:至少有一個名字、姓 電子郵件記錄ID
    • 公司: 名稱、公司網域名稱 或記錄ID中至少有一個。
    • 交易: 交易名稱或記錄ID ,以及是否正在建立新交易、管道交易階段。
    • 單:工單名稱記錄ID ,以及是否正在建立新工單、管道工單狀態
    • 產品:名稱記錄ID ,以及單價。
    • 行項目名稱數量 、價格和相關交易的記錄ID交易名稱如果同時將線項目與產品關聯,則包括產品的產品ID ,在匯入期間,該產品將被映射為線項目屬性。

請注意:您可以匯入以建立新的行項目,但無法透過匯入更新現有行項目。 匯入與交易相關的明細項目時,匯入不會更新相關的交易金額。 如果您想更新現有行項目或更新相關交易金額,您可以手動編輯行項目或將行項目與HubSpot中的交易相關聯。


  • 匯入工具會忽略電子表格中的空格,因此在匯入新的屬性資料時,您可以為記錄保留空格,而無需屬性的值。 不過,如果現有的記錄在HubSpot內已有該屬性的值,空白細胞將不會清除現有的屬性值。 要批量清除現有屬性值,您可以手動編輯屬性值或使用清除屬性值工作流程操作
  • 若要更新現有記錄、關聯記錄和避免重複記錄,檔案必須包含每個物件的唯一識別碼屬性。 對於所有物件,您可以匯出現有的記錄,並將記錄ID用作唯一的識別碼。 對於聯系人,您也可以使用Email。 對於公司,您也可以使用公司網域名稱
    • 如果您要匯入多個物件,並包含記錄ID ,建議將檔案列標題與正確物件(例如,一列稱為記錄ID -聯絡人,另一列稱為記錄ID -公司)相匹配。
    • 您可以使用二級電子郵件作為HubSpot中列出二級電子郵件地址的現有聯絡人的唯一識別碼。 如果你使用第二個電子郵件,而不在檔案中包含「記錄ID」欄,第二個電子郵件不會取代主要電子郵件。 不過,如果你在檔案中包含次要電子郵件和記錄ID作為欄,次要電子郵件取代主要電子郵件。 
  • 如需聯絡方式,請匯入電話號碼和手機電話號碼,並根據國家/地區代碼自動設定電話號碼格式,格式為+ [國家/地區代碼] [電話號碼]。 如果有分機,添加ext [number]。 例如,帶有美國國家/地區代碼的電話號碼看起來像是+11234567890分機123。
  • 如果房源包含價格,您必須使用HubSpot可接受的貨幣之一。 您可以在帳戶預設設定的「貨幣」標籤中找到可接受的貨幣及其貨幣代碼清單。
  • 對於包含日期的屬性,您的日期值必須格式化為以下之一:
    • mm/dd/yyyy (例如, 2020年10月28日)
    • dd/mm/yyyy (例如, 2020年10月28日)或
    • yyyy-mm-dd (例如, 2020-10-28 )。

請注意:如果你要匯入預設的HubSpot日期屬性(例如關閉日期) ,你的值必須以毫秒為單位格式設定為UNIX時間戳。 如果匯入Excel檔案,日期-時間屬性區塊必須為數字格式。 進一步了解如何格式化時間戳值,以及如何將日期轉換成UNIX格式。

  • 若要在匯入期間為您的記錄或活動指派擁有者,請加入[Object]擁有者標題,並將用戶名稱或電子郵件地址新增至該列中的每行。 透過匯入指派了記錄的用戶將不會收到指派了新記錄的通知
  • 根據房源欄位類型,有特定的格式要求:
    • 對於自訂數字或文字屬性,如果您已設定驗證規則,匯入的值必須遵守規則,否則將不會匯入。
  • 匯入產品時(僅限 業和企業) :
    • 如果要匯入Term屬性值,請將Term欄中的值格式化為PXM ,其中X為月數(例如, P6M , 6個月的期限)或PXY ,其中X為年數(例如, P1Y , 1年的期限)。
    • 如果你想匯入賬單頻率屬性值,如果產品具有循環價格類型,請按月、按年或按季度使用。 如果產品有一次性價格,請將細胞留空。

關聯要求

  • 若要在一個檔案中匯入和關聯多個物件,請包含有關同一行中關聯的記錄和/或活動的資訊。 在兩個檔案中,使用公用列連接每個檔案中的記錄。 您可以參閱示例檔案以獲取更多匯入和關聯記錄的協助。
  • 無法自行匯入電子郵件、會議和備註。 必須匯入並與記錄相關聯。
  • 若要將一個記錄與另一個物件的多個活動或記錄關聯,請為要關聯的每個記錄在多行中包含記錄的唯一識別碼 。 例如, Luke Danes是Luke 's Diner的經理,但卻是The Dragonfly Inn的承包商。 若要將他與兩家公司聯繫,您必須在每家公司的「電子郵件」(或記錄ID )和「公司網域名稱」(記錄ID )欄位中加入兩行Luke Danes。

請注意如果你不包含獨特的識別碼(例如電子郵件公司網域名稱記錄 ID ) ,匯入將創建重複記錄,而不是將每個記錄與同一記錄關聯。 進一步了解如何匯入和連結多個物件。


flex-associations-import-example

  • 若要匯入關聯標籤(僅限 業和企業) ,請包含關聯標籤欄。  匯入之前,您必須在HubSpot中建立關聯標籤
    • 若要設定多個標籤以描述兩個記錄之間的關係,您可以在一個單元中包含多個關聯標籤值,用分號分隔(例如,經理;帳單聯絡人)。
    • 如果要在多個檔案匯入中匯入關聯標籤,則需要包含「關聯標籤」列,以及同一檔案中要關聯的物件的唯一識別碼。
  • 若要透過匯入建立子母公司關聯,請在匯入檔案中包含母公司的記錄ID值。 了解更多有關匯入子公司的資訊。

匯入檔案示例

以下檔案包括每個物件類型所需的欄位標頭,以及可能的其他標頭。 您可以新增自己的列標題,以更新或建立對維護組織的HubSpot資料庫很重要的任何其他屬性

單一對象

  • 聯系人示例電子表格: XLSXCSV
  • 公司示例電子表格: XLSXCSV
  • 交易樣本電子表格: XLSXCSV
  • 工單示例電子表格: XLSXCSV
  • 產品示例表格: XLSXCSV

檔案準備就緒後,請瞭解如何將一個物件匯入HubSpot。

請注意:產品只能在單個物件匯入中匯入。 您可以將現有產品關聯到行項目,或手動將產品關聯到交易或報價

具有關聯的多個物件

您可以在一個檔案或兩個獨立的檔案中匯入和關聯對象,每個檔案代表一個對象。

在一個檔案中匯入多個物件

若要在一個檔案中匯入和關聯多個物件,請將要關聯的記錄包含在檔案的同一行中。 這些樣本檔案代表常見用例,但您可以透過用另一個物件的屬性替換欄標題來混合和匹配物件。

  • 聯絡人和公司樣本電子表格: XLSXCSV。
  • 具有關聯標籤的聯絡人和公司示例電子表 : XLXS或CSV。
  • 聯系人和工單示例電子表格: XLSXCSV。
  • 公司和交易示例電子表格: XLSXCSV。
  • 公司和附註示例表格: XLSXCSV。
  • 公司、交易和票據示例表格: XLSXCSV。
  • 交易和新行項目樣本電子表格(與相關產品) XLSXCSV。 匯入一個檔案時,每項交易只能匯入一個行項目
  • 呼叫和聯絡示例電子表格: CSV。
  • 備註和工單示例電子表格: CSV。
  • 任務和現有交易示例表格CSV。

在兩個檔案中匯入多個物件

兩個檔案中匯入和關聯時,每個檔案都代表一個物件。 識別哪些記錄應在檔案中連結,在兩者中包含一個常見欄。 此欄中的每行都應有一個獨特的檔案值。 在另一個檔案中,使用這些值指示每行應與哪個記錄關聯。

例如,常用的用例是匯入和聯絡聯絡聯絡人和公司。 在以下示例文件中,公司名稱是常見列:

在公司檔案中,「公司名稱」欄中的每行都有獨特的值。 在聯絡人檔案的每行中,「公司名稱」列中的值與聯絡人將與之關聯的公司相符。 匯入聯絡人和公司時可以使用這些檔案,或者混合和匹配其他對象,只要您包含一個常見欄位即可。

  • 交易與公司在兩個檔案中有關聯標籤 :在這些樣本檔案中,公司名稱公司對象的獨特鑰匙。
  • 兩個檔案中的交易和新行項目:在這些樣本檔案中,交易名稱交易物件的獨特鍵。 匯入兩個檔案時,您可以匯入每筆交易的多個行項目
    • 交易樣本電子表格XLSXCSV
    • 行項目樣本電子表格(與相關產品) : XLSXCSV
  • 兩個檔案中的呼叫和聯絡人:在這些檔案中,電子郵件是聯絡人的常見列和獨特鍵
    • 呼叫示例電子表格CSV。
    • 聯系人示例電子表格CSV。

檔案準備就緒後,請瞭解如何將多個物件匯入並關聯,或將活動匯入HubSpot。

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