使用HubSpot Sales Outlook桌面加載項追蹤和記錄電子郵件

使用HubSpot Sales Outlook桌面加載項的追蹤 和記 錄功能來監控和保存聯絡人與電子郵件的關係。  啟用追蹤功能後，聯絡人打開電子郵件時，你可以接收即時通知。 您也可以選擇將電子郵件記錄到HubSpot中的聯絡人的記錄，以保留過去所有溝通的記錄，供您的團隊參考。

你可以查看已開啟的電子郵件，然後點擊活動供稿中的資訊；已記錄的電子郵件會儲存至個別聯絡人記錄及其相關記錄。

請注意： -如果你已在帳戶中啟用通用資料保護法規(GDPR)功能，你的法務團隊是決定公司如何使用電子郵件記錄和追蹤的最佳資源。 您也可以自訂擴充設定，為特定訊息或特定聯絡人或電子郵件網域停用此功能。 未授予數據處理合法根據的任何現有聯絡人將以 匿名方式進行追蹤。

開始之前，請注意已追蹤的電子郵件與已記錄的電子郵件之間的差異：

• 追蹤：當聯絡人打開你的電子郵件時， 使用追蹤功能來監控。 若要追蹤電子郵件， HubSpot會在電子郵件發送後，將 一像素追蹤影像插入其中。  如果您已安裝Windows端的HubSpot銷售託盤應用程式，或者您使用Chrome與HubSpot銷售Chrome擴展程序，則當聯絡人打開追蹤的電子郵件時， 您會在桌面上收到即時通知。   擁有指定 銷售中心 付費座位的 用戶也可以追蹤收件人點擊電子郵件中的連結的時間。 免費使用者無法追蹤點擊次數。HubSpot記錄追蹤的電子郵件開啟和點擊活動供稿及記錄時間線。 選擇追蹤電子郵件核取方塊不會將電子郵件的副本記錄到HubSpot的記錄中。 

• 日誌： 使用日誌功能將電子郵件的副本記錄到HubSpot中的記錄。 電子郵件中包含的任何附件也會記錄到聯絡人的記錄中。 記錄您的電子郵件，以記錄過去的溝通。 登錄的電子郵件不會讓您深入了解開放或點擊的資訊。

請注意，你可以發送一封既追蹤又記錄的電子郵件。 這樣，您就可以在HubSpot中獲得電子郵件溝通和開啟資訊的記錄。

本文涵蓋使用HubSpot Sales Outlook桌面加載項追蹤和記錄電子郵件。 如果您使用的是Office 365外接程序，請參閱本指南，了解如何使用Office 365外接程序追蹤和記錄電子郵件：使用Office 365外接程序追蹤和記錄電子郵件。

請注意： Outlook桌面外掛程式會顯示在您在Outlook帳戶中設定的任何電子郵件地址中。 因此，從這些電子郵件地址發送的電子郵件會追蹤是否已啟用追蹤功能。 從其他電子郵件地址發送的電子郵件只會在啟用記錄時記錄到HubSpot ，如果電子郵件地址已連接到HubSpot或在您的個人資料和偏好設定中新增為別名。 

追蹤電子郵件

若要使用電腦上的Outlook桌面帳戶中的Outlook桌面加載項發送已跟蹤的電子郵件：

• 登入您的Outlook帳戶。
• 撰寫新電子郵件。
• 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
• 選擇訊息功能帶中的「 追蹤電子郵件」核取方塊，然後按一下「 傳送」。

查看追蹤的電子郵件狀態

在聯絡人打開電子郵件之前，電子郵件主題行和收件人會在HubSpot的活動供稿  中顯示為 已發送。

當收件人打開電子郵件時，你會在桌面上收到實時彈出通知，並在活動資訊中標記為 開啟的電子郵件通知。  點擊聯絡人名稱 下方的下 拉式選單，查看收件人何時打開電子郵件。 您還會在下拉式選單中看到聯絡人的活動紀錄。

請注意：使用Office 365外掛程式發送追蹤電子郵件時，以及已安裝HubSpot Sales Chrome擴展程序或HubSpot Sales for Windows託盤應用程式（僅限Windows ）時，會顯示實時通知。 如果不是，您只會在HubSpot活動供稿中看到活動。

您還可以透過Chrome擴展程序或Windows託盤應用程式，查看聯絡人如何與您追蹤的電子郵件進行聯絡。 若要透過Chrome擴展程序存取活動資訊，請按一下Chrome瀏覽器 右上角的 HubSpot飛 輪圖示飛輪。 如果您已安裝Windows版HubSpot銷售 ， 請按一下Windows託盤中的   HubSpot sprocket圖示sprocket。

進一步了解 電郵追蹤 和 銷售通知， 以及 如何停用追蹤功能。

登錄郵箱

若要從已記錄的電子郵件中記錄電子郵件並將新聯絡人新增至HubSpot ，您在電子郵件客戶中發送的電子郵件地址必須為以下其中一個：

• 您帳戶中的用戶。
• 已連結的電子郵件地址之一。
• 電子郵件客戶端中的別名（ 已經在已連結的Gmail收件匣中配置的別名，或已新增至您的個人資料與偏好設定中的別名）。

您可以在 HubSpot帳戶設定中指定永遠不想記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。 或者，您可以在外掛程式設定中新增這些電子郵件地址和網域 。

請注意：大於50 MB的電子郵件附件不會記錄到HubSpot。 您的電子郵件仍會成功傳送至聯絡人，並會記錄到CRM ，但沒有附件。 

若要使用電腦上的Outlook桌面帳戶中的Outlook桌面加載項發送已記錄的電子郵件：

• 在Outlook中撰寫新電子郵件。
• 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
• 在訊息功能帶中，選擇 登入CRM。 您的 密件抄送地址 將自動填充在 密件抄送欄位中。

• 您可以選擇將電子郵件記錄到電子郵件收件人的相關記錄。 預設情況下，外掛程式會自動選擇聯絡人的前三項關聯交易或工單記錄以記錄電子郵件。 若要明確選擇要記錄電子郵件的關聯記錄，請按照以下步驟操作：
  • 在「登入CRM」核取方塊下方，按一下記錄下拉選單。 
  • 選擇要記錄電子郵件的記錄旁邊的核取方塊 。 
    
    
  • 如果您將電子郵件發送給CRM中未聯絡到的收件人，則會建立新的聯絡人記錄。 編輯關聯時，您會看到聯絡人的電子郵件。 如果您不希望電子郵件記錄到新的聯絡人記錄，請清除核取方 塊。 僅瞭解如何將電子郵件記錄到現有聯絡人。 
• 按一下 傳送。

您可以自訂在Outlook桌面外接程序設定中自動記錄電郵的關聯記錄。 如果你使用市場推廣聯絡人，系統會將已登記電子郵件建立的新聯絡人設為非市場推廣聯絡人。 

查看HubSpot中已登錄的郵件

使用Outlook桌面外接程序記錄到HubSpot的電子郵件將自動關聯到傳送電子郵件前指定的記錄。 若要在HubSpot中查看已記錄的電子郵件：

若要在HubSpot中查看已記錄的電子郵件：

• • 聯系人： 在 HubSpot 帳戶中，進入「連絡人」>「連絡人」。
  • 公司： 在 HubSpot 帳戶中，進入「連絡人」>「公司」。
  • 優惠： 在 HubSpot 帳戶中，進入「銷售」>「交易」。
  • 工單： 在 HubSpot 帳戶中，進入「服務」>「服務票證」。
• 按一下記錄 的名稱。
• 在時間線上，找到已記錄的電子郵件。 在電子郵件中，您可以執行以下操作：
  
  1. 相關記錄：按一下以編輯相關記錄。 
  2. PIN ：如果是時間線，點擊以將電子郵件固定在頂部。
  3. 刪除：點擊以從時間線中刪除電子郵件活動。
  4. 詳細資訊：點擊以查看有關電子郵件發送的特定資訊。
  5. 展開： 按一下以查看電子郵件的完整內容。 如果正在進行電子郵件對話，請點擊檢視紀錄以查看紀錄中的所有電子郵件。
  6. 附件：點擊以開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。
  7. 回覆：點擊 回覆 ，從HubSpot向聯絡人發送電子郵件回覆。

請注意：若要 從HubSpot 發送電子郵件回覆，並將收到的回覆記錄 到HubSpot ，您必須 連線收件箱。