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Connected Email

使用HubSpot Sales Outlook桌面加載項追蹤和記錄電子郵件

上次更新時間: 十一月 21, 2022

套用至:

所有產品和版本

使用HubSpot Sales Outlook桌面加載項的追蹤  錄功能來監控和保存聯絡人與電子郵件的關係。  啟用追蹤功能後,聯絡人打開電子郵件時,你可以接收即時通知。 您也可以選擇將電子郵件記錄到HubSpot中的聯絡人的記錄,以保留過去所有溝通的記錄,供您的團隊參考

你可以查看已開啟的電子郵件,然後點擊活動供稿中的資訊;已記錄的電子郵件會儲存至個別聯絡人記錄及其相關記錄

請注意: 如果你已在帳戶中啟用通用資料保護法規(GDPR)功能,你的法務團隊是決定公司如何使用電子郵件記錄和追蹤的最佳資源。 您也可以自訂擴充設,為特定訊息或特定聯絡人或電子郵件網域停用此功能。 未授予數據處理合法根據的任何現有聯絡人 將以匿名方式進行追蹤。

開始之前,請注意已追蹤的電子郵件與已記錄的電子郵件之間的差異:

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  • 日誌: 使用日誌功能將電子郵件的副本記錄到HubSpot中的記錄。 電子郵件中包含的任何附件也會記錄到聯絡人的記錄中。 記錄您的電子郵件,以記錄過去的溝通。 登錄的電子郵件不會讓您深入了解開放或點擊的資訊。

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請注意,你可以發送一封既追蹤又記錄的電子郵件。 這樣,您就可以在HubSpot中獲得電子郵件溝通和開啟資訊的記錄。

本文涵蓋使用HubSpot Sales Outlook桌面加載項追蹤和記錄電子郵件。 如果您使用的是Office 365外接程序,請參閱本指南,了解如何使用Office 365外接程序追蹤和記錄電子郵件:使用Office 365外接程序追蹤和記錄電子郵件

請注意: Outlook桌面外掛程式會顯示在您在Outlook帳戶中設定的任何電子郵件地址中。 因此,從這些電子郵件地址發送的電子郵件會追蹤是否已啟用追蹤功能。 從其他電子郵件地址發送的電子郵件只會在啟用記錄時記錄到HubSpot ,如果電子郵件地址已連接到HubSpot或在您的個人資料和偏好設定中新增為別名。 

追蹤電子郵件

若要使用電腦上的Outlook桌面帳戶中的Outlook桌面加載項發送已跟蹤的電子郵件:

  • 登入您的Outlook帳戶。
  • 撰寫新電子郵件。
  • 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
  • 選擇訊息功能帶中的「 追蹤電子郵件」核取方塊,然後按一下「 傳送」。
HubSpot Help article screenshot

查看追蹤的電子郵件狀態

在聯絡人打開電子郵件之前,電子郵件主題行和收件人會在HubSpot的活動供稿  中顯示為 已發送

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當收件人打開電子郵件時,你會在桌面上收到實時彈出通知,並在活動資訊中標記為 開啟的電子郵件通知。  點擊聯絡人名稱 下方的下 拉式選單,查看收件人何時打開電子郵件。 您還會在下拉式選單中看到聯絡人的活動紀錄。

請注意:使用Office 365外掛程式發送追蹤電子郵件時,以及已安裝HubSpot Sales Chrome擴展程序或HubSpot Sales for Windows託盤應用程式(僅限Windows )時,會顯示實時通知。 如果不是,您只會在HubSpot活動供稿中看到活動。

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您還可以透過Chrome擴展程序或Windows託盤應用程式,查看聯絡人如何與您追蹤的電子郵件進行聯絡。 若要透過Chrome擴展程序存取活動資訊,請按一下Chrome瀏覽器 右上角的 HubSpot飛 輪圖示飛輪。 如果您已安裝Windows版HubSpot銷售  請按一下Windows託盤中的   HubSpot sprocket圖示sprocket。

進一步了解 電郵追蹤  銷售通知 以及 如何停用追蹤功能

登錄郵箱

若要從已記錄的電子郵件中記錄電子郵件並將新聯絡人新增至HubSpot ,您在電子郵件客戶中發送的電子郵件地址必須為以下其中一個:

您可以在 HubSpot帳戶設定中指定永遠不想記錄電子郵件的電子郵件地址和網域。 或者,您可以在外掛程式設定新增這些電子郵件地址和網域

請注意大於50 MB的電子郵件附件不會記錄到HubSpot。 您的電子郵件仍會成功傳送至聯絡人,並會記錄到CRM ,但沒有附件。 

若要使用電腦上的Outlook桌面帳戶中的Outlook桌面加載項發送已記錄的電子郵件:

  • 在Outlook中撰寫新電子郵件。
  • 輸入電子郵件收件人、主題行和電子郵件正文。
  • 在訊息功能帶中,選擇 登入CRM。 您的 密件抄送地址 將自動填充在 密件抄送欄位中。
HubSpot Help article screenshot
  • 您可以選擇將電子郵件記錄到電子郵件收件人的相關記錄。 預設情況下,外掛程式會自動選擇聯絡人的前三項關聯交易記錄,以記錄電子郵件。 若要明確選擇要記錄電子郵件的關聯記錄,請按照以下步驟操作:
    • 在「登入CRM」核取方塊下方,按一下記錄下拉選單。 
    • 選擇要記錄電子郵件的記錄旁邊的核取方塊 。 

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    • 如果您將電子郵件發送給CRM中未聯絡到的收件人,則會建立新的聯絡人記錄。 編輯關聯時,您會看到聯絡人的電子郵件。 如果您不希望電子郵件記錄到新的聯絡人記錄,請清除核取方 塊。 僅瞭解如何將電子郵件記錄到現有聯絡人。 
  • 按一下 傳送

您可以自訂在Outlook桌面外接程序設中自動記錄電郵的關聯記錄 如果你使用市場推廣聯絡人,系統會將已登記電子郵件建立的新聯絡人設為非市場推廣聯絡人。 

請注意: 如果透過已記錄的電子郵件建立了新的聯絡人,只要沒有分配之前的擁有者,傳送電子郵件的HubSpot用戶就會自動被分配為聯絡人擁有者。 

查看HubSpot中已登錄的郵件

使用Outlook桌面外接程序記錄到HubSpot的電子郵件將自動關聯到傳送電子郵件前指定的記錄。 若要在HubSpot中查看已記錄的電子郵件:

若要在HubSpot中查看已記錄的電子郵件:

    • 聯系人: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「公司」。
    • 優惠: 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「交易」。
    • 工單: 在 HubSpot 帳戶中,進入「服務」>「服務票證」。
  • 按一下記錄 的名稱
  • 在時間線上,找到已記錄的電子郵件。 在電子郵件中,您可以執行以下操作:
    1. 相關記錄:按一下以編輯相關記錄。 
    2. PIN :如果是時間線,點擊以將電子郵件固定在頂部。
    3. 刪除:點擊以從時間線中刪除電子郵件活動。
    4. 詳細資訊點擊以查看有關電子郵件發送的特定資訊。
    5. 展開: 按一下以查看電子郵件的完整內容。 如果正在進行電子郵件對話,請點擊檢視紀錄以查看紀錄中的所有電子郵件。
    6. 附件:點擊以開啟與此特定電子郵件發送相關的附件。
    7. 回覆:點擊 回覆 ,從HubSpot向聯絡人發送電子郵件回覆。 Logged-email-contact-record

請注意:若要 從HubSpot 發送電子郵件回覆,並將收到的回覆記錄 到HubSpot ,您必須 連線收件箱

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