管理報價

使用報價單與買家分享價格、記錄報價接受狀況、收集簽名並收取款項。建立並發送報價單後，您可在帳戶中檢視、管理、追蹤及匯出報價單。檢視帳戶中的所有報價單，並視需要進行更新或修改。 

您可以篩選、副署、召回、歸檔、作廢及刪除報價單，並將其標記為已簽署。您亦可透過監控活動及使用報表來追蹤報價單的狀態，並將報價單匯出至其他工具中使用。 

檢視報價單

您可透過報價單索引頁面、交易索引頁面，或於交易索引頁面的看板檢視中，以及在銷售工作區中檢視報價單。

在報價單索引頁面上檢視報價單

報價單索引頁面會顯示所有報價單及其狀態。您可從索引頁面以不同表格檢視方式瀏覽報價單，或新增自訂檢視。管理草稿與已發布的報價單，並導航至其他報價單工具，包括主題編輯器、範本建構器、報價單報表、已發布報價單分析，以及還原記錄頁面。

1. 使用索引頁頂部的標籤頁，可查看所有報價、即將過期的報價、待接受的報價或待核准的報價。在右上角，點擊add 新增檢視」以 建立自訂檢視。
   
   
2. 若要篩選索引頁面，請點擊「狀態」、「最後活動 日期」、「負責人」及「簽署狀態」的下拉式選單，或點擊表格上方的「進階篩選」。報價單可能具有以下狀態：
   • 草稿：正在起草且尚未發布的報價單。
   • 待核准： 正在等待核准的報價單。
   • 要求修改： 需經核准且已向核准人提出修改請求的報價單 。
   • 已發佈： 已發佈的報價單 ，但未啟用電子簽名或線上付款功能。
   • 發布中：報價單正在發布過程中。
   • 已接受：已完成所有必要步驟（例如：審核、接受方式、付款）的報價單。
   • 已過期： 已過期的報價單。
   • 作廢： 已作廢的報價單。
   • 已歸檔： 已歸檔的報價單。
3. 報價單可能具有以下簽署狀態：
   • 不適用：報價單中未添加接受方式。
   • 待簽署： 報價單正在等待 簽署，且接受方式設定為「列印並簽署」或「電子簽名」。
   • 已簽署：已簽署的報價單。
4. 若要設定進階篩選條件，請按一下「進階篩選」。  
   • 在右側面板中，點擊「+ 新增篩選條件」。搜尋並選取您要作為篩選依據的屬性，然後設定篩選條件。若要將另一個篩選條件新增至篩選群組，請在「和」下方點擊「+ 新增篩選條件」。
   • 若要新增另一個篩選群組，請在「或」下方點擊「+ 新增篩選群組」。
   • 設定完篩選條件後，請點擊面板右上角的 X 。進一步了解如何設定篩選條件及儲存檢視。
5. 若要瀏覽其他報價工具，請點擊右上角的「動作」，然後選擇以下任一選項：
   • 自訂報價樣式： 自訂報價單的外觀與風格 ，包括字型、顏色、版面配置及樣式。
   • 自訂報價單範本： 建立和編輯報價模板 供賣家使用，以加快報價建立速度，並協助買家標準化報價。
   • 前往報價報告：導航至 商務分析套件。
   • 分析已發布的報價： 分析已發布的報價。
   • 編輯屬性： 檢視預設報價單屬性，並新增或編輯 自訂屬性 以供報價單使用。
   • 還原記錄： 還原已刪除的報價單。若報價單 線上付款 或 已啟用電子簽名 的報價單無法還原。
   • 下載已發布的報價單： 下載所有已發布的報價單。系統將透過電子郵件寄送下載連結。

在交易檢視中查看報價

您可從交易索引頁面、交易索引頁面的看板檢視，或銷售工作區中檢視報價。

要在交易索引頁面上檢視報價：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
2. 若「DealdataSyncRight 報價」欄位未顯示於首頁：
   • 請點擊右上角的「編輯欄位」。
   • 勾選「DealdataSyncRight 報價」核取方塊，然後點擊「套用」。
3. 在「交易dataSyncRight 報價」欄位中檢視報價。
   
   
4. 報價可能具有以下狀態，並配有相應的顏色標示：
   
   • 未關聯報價單：灰色。
   • 草稿：灰色。
   • 已發布：黃色。
   • 待簽署：黃色。
   • 已發布 - 已發送：黃色。
   • 已發送 - 待簽署：黃色。
   • 待核准：黃色。
   • 要求變更：紅色。
   • 已發佈 - 已瀏覽：黃色。
   • 已查看 - 待簽署：黃色。
   • 待副署：黃色。
   • 已接受：綠色。

若要從交易或銷售工作區的看板檢視存取報價：

1. 從交易索引頁面或銷售工作區存取看板視圖：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。 在左上角，點擊網格圖示。
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「銷售工作區」。 若您是超級管理員，可將您的帳戶加入 銷售工作區中的「交易看板（Kanban Board） 測試版。在頂部點擊「交易」標籤頁。
2. 報價單會顯示在交易卡的底部。
   
   

管理報價

在報價索引頁面上，您可以管理草稿、已發布或已過期的報價。無論已發布的報價是否已被接受、正在等待付款或已完成付款，皆可進行管理。

預覽報價單時，側邊欄會顯示卡片，其中包含報價單資訊、關聯項目、附件以及來自 HubSpot 工具的資料。瞭解如何自訂報價單的預覽側邊欄。

管理草稿報價

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將滑鼠懸停在草稿報價單上，然後點擊「預覽」按鈕。
3. 在右上角點擊「動作」，然後選擇一個選項：
   • 檢視報價單：檢視並編輯報價單。
   • 活動：檢視 報價單的活動紀錄。
   • 複製： 複製現有報價單。複製後的報價單將包含原始報價單的記錄關聯，以及明細項目的屬性值，包括價格、條款和折扣。
   • 作廢： 取消報價。該報價將保留在您的帳戶中，但無法編輯。您仍可檢視該報價，並在報表、工作流程及相關記錄中存取它。
   • 刪除： 從您的帳戶中刪除報價單。瞭解如何 還原已刪除的報價草稿。

請注意：草稿 報價單可納入工作流程。

管理已發布及已過期的報價

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將滑鼠懸停在報價上，然後點擊「預覽」按鈕。
3. 在右上角點擊「操作」，然後選擇一個選項：
   • 檢視引言： 在 報價編輯器中檢視報價單。
   • 檢視已發佈的報價： 檢視 已發布的報價.
   • 活動： 檢視 該報價的活動。
   • 複製核准連結： 複製 以核准報價。此功能僅適用於 需經核准。
   • 複製連結： 複製報價單網址。
   • 透過電子郵件發送： 開啟 「傳送報價」 對話方塊，以 透過電子郵件發送報價單。
   • 下載： 下載報價單的 PDF 檔。
   • 簽署： 當報價單 需要副署時時，請選取此選項以開啟報價單進行副署。
   • 標記為已簽署： 當報價單需要 親筆簽名時，請手動將報價單標記為已簽署。
   • 轉換為發票或訂閱： 將報價單轉換為 發票 或 訂閱。若報價單包含非定期項目，則會顯示轉換為發票的選項。若報價單包含定期項目，則會顯示轉換為訂閱的選項。
   • 複製： 複製現有報價單。複製後的報價單將包含原始報價單的記錄關聯，以及明細項的屬性值（包括價格、條款和折扣）。
   • 調用與編輯： 進行 編輯 已發布的報價單。報價單可在 批准、 接受 ，或 付款。

請注意：若報價單需多方電子簽名，且並非所有當事人均已簽署，則可撤回、編輯或刪除該報價單。

• • 歸檔：將報價標記為已歸檔。該報價將被撤下，從預設索引頁面的檢視中隱藏，並防止買家存取。您仍可在帳戶中檢視、下載、複製及刪除該報價。透過在索引頁面上篩選「歸檔狀態」來檢視您的已歸檔報價。已啟用線上付款或 電子簽名的已歸檔報價無法還原。 
  • 作廢：將報價單作廢。該報價單將保留在您的帳戶中，但無法編輯。報價單連結網址將失效。您仍可檢視已作廢的報價單，並在報表、工作流程及相關記錄中存取該報價單。
  • 刪除：刪除 報價單，將其永久移除您的帳戶並防止買家存取該報價單。已啟用線上付款或電子簽名的已刪除報價單無法還原。若要刪除尚未被接受或付款的已發布報價單，請選取 「撤回並編輯」，然後選擇「刪除」。

手動更新交易的主要報價單

主要報價單是指與交易相關聯且已發布或已接受的報價單，其更新交易金額及明細項目。可根據交易狀態手動更新交易的主要報價單：

• 已發布：主要報價只能更新為另一份已發布的報價。若要將已接受的報價設為主要報價，請建立一份新的報價並將其與該交易關聯。

• 已接受：主要報價單僅能更新為另一份已接受的報價單。 

要手動更新交易的主要報價：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。

2. 點擊交易名稱。
3. 在右側邊欄的「引言」卡片上，將滑鼠懸停在您想設為主要引言的引言上。點擊三個橫向點（ellipses）圖示，然後選擇「設為主要引言」。如果「引言」卡片預設未顯示在交易記錄中，請瞭解如何 手動新增。
   
   
4. 在對話方塊中點擊「設為主要」以確認。
5. 交易金額與明細項目將更新，以反映相關的主要報價。

分析報價

檢視已發布報價活動的摘要，內容包含到期日期、報價流程概覽、已發布報價資訊及建議的後續追蹤事項。

您亦可使用報價報表功能獲取更詳細的分析，或建立自訂報價報表。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 在右上角，點擊「動作」，然後選擇「分析您已發佈的報價」。
3. 若要根據到期日期篩選要顯示的報價，請在「您的已發佈報價」圖表的右上角，點擊時間範圍下拉式選單並選擇時間範圍。
   
   
4. 活動次數少於報價設定中設定的閾值的報價會以黑色突出顯示。活動次數多於活動閾值的報價會以綠色突出顯示。將游標懸停在任何報價氣泡上，即可查看報價名稱、到期日期和活動次數。選取「顯示較舊的已過期報價」核取方塊 ，即可查看過去已過期的報價。
   
   
5. 在「銷售管道概覽」下，可查看高活動報價與即將過期的報價之價值，以及您的報價接受率百分比。
6. 在「近期報價活動」下，可查看報價的近期活動，包含報價名稱、最後活動日期、報價金額及到期日期。
7. 在「建議後續行動」下，可根據報價單的活動狀況及到期日期，查看針對報價單的建議後續行動（例如：長時間無活動的報價單，或即將到期的報價單）。點擊「發送後續行動」以開啟「發送報價單」對話方塊。

將報價與自訂物件關聯

將報價與自訂物件關聯，以便在與 HubSpot 標準物件並用時，為您的資料模型提供更完善的背景資訊。進一步了解產品與服務目錄中的關聯限制。

1. 建立自訂物件。
2. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料管理」>「資料模型」。
3. 在右上角，點擊「編輯資料模型」。
4. 在自訂物件卡片上，點擊「檢視全部」。
   
   
5. 在自訂物件卡片旁邊，點擊+。
   
   
6. 點擊「選擇要與 [自訂物件名稱] 關聯的物件」下拉式選單，並選擇「報價單」。
7. 點擊「建立」。
8. 若要從自訂物件中新增、檢視或移除報價關聯：
   
   • 在您的 HubSpot 帳戶中，前往 CRM >[自訂物件]。
   • 點擊自訂物件記錄的名稱。
   • 在右側邊欄中，導航至「報價單」卡片。若「報價單」卡片預設未顯示在您的記錄上，請瞭解如何 手動將其 至您的 HubSpot 記錄。
   • 點擊「+ 新增」以將現有報價單與自訂物件建立關聯。
   • 在右側面板中，勾選您要關聯的報價單旁的核取方塊，然後點擊「儲存」。
   • 若要檢視、複製或預覽報價，或解除關聯，請將滑鼠懸停在報價上並選擇一個選項：
     
     • 點擊外部連結圖示，將報價單在新瀏覽器分頁中開啟。
     • 點擊複製圖示，即可複製報價單的連結。
     • 點擊預覽圖示，在 右側面板中檢視報價單詳細資訊。
     • 點擊省略號（三個水平點）圖示，並選擇選項來管理報價。點擊「移除關聯」以移除報價與自訂物件之間的關聯。進一步了解如何管理草稿報價及已發布報價。

追蹤報價活動

當報價單被分享時，HubSpot 會追蹤來自買家和內部使用者的關鍵活動。這有助於您了解買家如何與報價單互動，以及發生了哪些內部操作。

買家活動

以下追蹤的動作會記錄為報價單上的活動：

• 報價已發送：報價已與買方分享。
• 報價單已查看：買方已開啟報價單。
• 報價單已下載：買家已下載 PDF 檔案。
• 報價單已列印：買家已列印該文件。
• 報價單已由買方簽署：買方已對報價單進行電子簽名。
• 報價單已手動簽署：報價單已被標記為已簽署。
• 報價單已接受：報價單 已完成所有必要步驟，例如內部核准、接受方式（例如電子簽名）或付款。

銷售人員活動

報價單上會追蹤以下銷售人員事件：

• 報價單已發佈：報價單已發佈。
• 報價單已請求核准：已請求核准。
• 報價單審核遭拒／要求修改：報價單已被 拒絕或被要求修改。
• 報價已批准：報價已獲批准。
• 報價單已撤回：報價單已被撤回。
• 報價單已副署：報價單已由副署人簽署。
• 報價單重新指派：報價單的電子簽署人已重新指派。
• 簽署嘗試失敗：買方嘗試簽署報價，但簽署失敗。
• 已開始聊天：買方已與結案代理商開始聊天。
• 報價已過期： 報價已過期。

在索引頁面上查看活動

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 請參閱表格中的以下欄位以了解活動狀況：
   • 最後活動日期： 報價單上的最後活動日期 。
   • 活動次數：該報價單上的活動總數。
   • 自上次聯繫以來的活動次數：自上次向報價單的聯絡人發送訊息以來，所發生的活動次數。
   • 瀏覽次數：報價單的瀏覽次數。

在報價單上查看活動

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將滑鼠懸停在報價單上，然後點擊「預覽」按鈕。
3. 在右側邊欄的「報價單活動」卡片中查看活動。
   
   

檢視報價單上的活動時間軸

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 將滑鼠懸停在引言上，然後點擊「預覽」按鈕。
3. 在右上角點擊「動作」，然後選擇「活動」。
4. 完整的活動時間軸將會顯示。
   
   

建立報表

使用商務分析套件針對報價單建立報表，或透過報價單物件建立單一物件報表。

匯出報價單

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。
2. 在表格頂端，點擊「匯出」。
3. 在對話方塊中：
   • 在「匯出名稱」文字方塊中輸入匯出名稱。
   • 點擊「檔案格式」下拉式選單，並選擇一種格式。
   • 點擊「欄位標題語言」下拉式選單，並選擇一種語言。
   • 點擊「自訂」以選擇匯出選項：
     • 在「匯出包含的屬性」下，選擇要包含在匯出中的屬性選項。
     • 在「匯出包含的關聯關係」下，勾選「包含關聯記錄名稱」核取方塊，以包含關聯記錄名稱（例如：交易或發票）。
     • 在「匯出包含的關聯」下，選擇要包含最多 1,000筆關聯記錄，或是所有關聯記錄。
   • 點擊「匯出」。進一步了解匯出記錄。

下一步

• 管理報價單核准，了解如何管理及核准需經核准的報價單。
• 自訂報價單品牌設定，以設定買家所見的報價單樣式。
• 自訂報價單範本，以建立標準化且可重複使用的報價單範本，為銷售人員節省時間並確保一致性。