Spor og log e-mails med HubSpot Sales Chrome-udvidelsen

Brug Track and Log-funktionerne i HubSpot Sales Chrome-udvidelsen til at overvåge og registrere dine kontakters engagement i dine e-mails.

• Når sporing er slået til, kan du overvåge, hvornår kontakter ser eller åbner dine e-mails.
  • Gennemgå e-mailaktivitet i aktivitetsfeedet og på kontaktens tidslinje.
  • Modtag notifikationer i realtid, når en kontakt åbner din e-mail.
  • Brugere med et tildelt Sales Hub-sæde kan spore klik på links, der er inkluderet i brødteksten i den sporede e-mail. Få mere at vide om kliksporing.
• Når logning er slået til, kan du logge en e-mail på modtagerens kontaktoptegnelse eller deres tilknyttede optegnelser.
  
  • Du kan angive e-mailadresser og domæner, som du aldrig ønsker at logge e-mails for, i dine HubSpot-kontoindstillinger. Eller du kan tilføje disse e-mailadresser og domæner i indstillingerne for din Chrome-udvidelse.

Læs mere om forskellen mellem sporing og logning.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med HubSpot Sales Chrome-udvidelsen, skal du gennemgå kravene til og begrænsningerne ved sporing og logning af e-mails.

Forstå kravene

• For at logge en e-mail og tilføje en ny kontakt til din HubSpot CRM-konto skal den e-mailadresse, du sender e-mails fra, være en af følgende:
  • En bruger på din konto.
  • En af dine forbundne e-mailadresser.
  • Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din forbundne Gmail-indbakke, eller et alias, der er føjet til din profil og dine præferencer).

Forstå begrænsninger og overvejelser

• E-mailsporing og -logning understøttes ikke for e-mails, der bruger tilpassede Gmail-layouts.
• Hvis du har slået indstillingerne for databeskyttelse til på din konto, kan e-mailåbninger kun spores for kontakter med et tildelt retsgrundlag for databehandling. Dit juridiske team er den bedste ressource til at afgøre, hvordan din virksomhed bruger e-maillogning og -sporing. Få mere at vide om e-mailsporing, når indstillingerne for databeskyttelse er slået til.
  • Du kan tilpasse dine udvidelsesindstillinger for at slå sporing og logning fra for en bestemt besked eller for bestemte kontakter eller e-maildomæner.
• Når du logger en e-mail med en vedhæftet fil, vil vedhæftede filer større end 50 MB ikke blive logget i HubSpot. Din e-mail vil stadig blive leveret til kontakten og vil blive logget i CRM, men uden en vedhæftet fil.
• Når logning er slået til, logges historiske e-mails ikke automatisk i CRM. Lær, hvordan du med tilbagevirkende kraft logger sendte og modtagne e-mails til CRM.

Konfigurer standardindstillinger for logning og sporing

Superadministratorer kan opdatere standardadfærden for sporing, logning og tilknytning af e-mails for alle brugere på din konto.

Sådan konfigureres disse standardindstillinger:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Objects > Activities i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på fanen Email Log & Track.
4. Under Email Log and Track Settings kan du konfigurere, hvordan e-mails skal registreres i HubSpot ved at markere eller fjerne markeringen i de tilhørende afkrydsningsfelter:
   • Anvend standardlogindstilling for alle brugere: Når denne indstilling er slået til, kan du klikke for at slå kontakten Log alle e-mails som standard til eller fra for at indstille, om e-mails skal logges som standard på tværs af alle brugere på din konto.
   • Anvend standardassociation for alle brugere : Når denne indstilling er slået til, kan du klikke på rullemenuen og vælge de standardposttyper, der skal associeres med en logget e-mail.
   • Anvend standardindstilling for sporing for alle brugere: Hvis du har valgt afkrydsningsfeltet Tillad alle brugere at spore e-mails og se modtagere åbne og klikke på deres e-mails, kan du slå denne indstilling til for at konfigurere, om alle e-mails skal spores som standard på tværs af alle brugere i din konto.

Bemærk: Hvis du har adgang til betaen Apply Activity Logging Defaults to External Emails, vil salgsudvidelser og BCC/videresendte e-mails følge de automatiske tilknytningsregler, og brugerne kan ikke tilpasse standardindstillingerne for e-mails, der sendes via udvidelsen. Betaversionen af Apply Activity Logging Defaults to External Emails påvirker ikke e-mails sendt fra delte indbakker (f.eks. svar i samtaler og helpdesk-værktøjer) eller udgående e-mails sendt fra sekvenser. Når dette er rullet ud til alle konti i år, kan brugerne ikke tilpasse udvidelsens standardindstillinger for associationslogning, men de kan stadig redigere associationer, når de sender individuelle e-mails.

Sporing af e-mails

Sådan sender du en sporet e-mail fra Gmail:

1. Log ind på din Gmail-konto.
2. Skriv en ny e-mail. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailteksten.
3. Marker afkrydsningsfeltet Spor.
4. Klik på Send.

Se status for den sporede e-mail

Før din kontakt åbner e-mailen, vises e-mailens emnelinje og modtager i dit aktivitetsfeed i HubSpot som Sendt.

Når modtageren åbner e-mailen, får du en pop op-meddelelse i realtid på dit skrivebord. Når du navigerer tilbage til dit aktivitetsfeed eller Chrome-udvidelsesfeed, vil du se e-mailoplysningerne markeret som Open. Klik på rullemenuen under kontaktpersonens navn for at se, hvornår modtageren åbnede din e-mail. Du kan også se en oversigt over kontaktpersonens aktiviteter.

Du kan også se, hvordan dine kontakter engagerer sig i dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke på HubSpot-tandhjulsikonet sprocket øverst til højre i din Chrome-browser.

Få mere at vide om, hvordan e-mailsporing og salgsnotifikationer fungerer, og hvordan du slår sporing fra.

Logning af e-mails

Send en logget e-mail ved hjælp af Chrome-udvidelsen

1. Skriv en ny e-mail i Gmail.
2. Indtast e-mailmodtageren, emnelinjen og e-mailteksten. Hvis modtagerens e-mailadresse allerede er knyttet til en kontaktpost i dit CRM, vises HubSpot-tandhjulsikonet på linje ved siden af e-mailadressen i feltet Til .
3. Vælg afkrydsningsfeltet Log.
4. Hvis din konto har konfigureret standardlogindstillinger, vælger tilføjelsesprogrammet automatisk, hvilke poster e-mailen skal logges til. For manuelt at vælge, hvilke poster e-mailen skal logges til:
   • Klik på rullemenuen ved siden af afkrydsningsfeltet Log .
   • Marker og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de poster, du vil logge e-mailen til.
5. Hvis du sender e-mailen til en modtager, som ikke er en kontakt i dit CRM, kan du vælge at oprette en ny kontakt.
   • Hvis du vil oprette en ny kontakt, skal du markere afkrydsningsfeltet ved siden af e-mailadressen under Opret som nye kontakter, når du redigerer posttilknytningerne.
     
     • Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt, der er oprettet af en logget e-mail, blive indstillet som ikke-marketing.
     • Den HubSpot-bruger, der har sendt e-mailen, vil automatisk blive tildelt som ejer af kontakten, så længe der ikke er tildelt en tidligere ejer.
   • Hvis du ikke ønsker at oprette en ny kontakt, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ved siden af e-mailadressen under Opret som nye kontakter. Lær, hvordan du kun logger e-mails til eksisterende kontaktposter. Hvis du sender e-mailen til en modtager, som ikke er en kontakt i dit CRM, kan du vælge at oprette en ny kontakt.
6. Klik på Send.

Se den loggede e-mail i HubSpot

E-mails, der logges i HubSpot ved hjælp af udvidelsen, knyttes automatisk til de poster, du angav, før du sendte e-mailen.

For at se den loggede e-mail i HubSpot:

1. I din HubSpot-konto skal du navigere til dine kontakter, virksomheder eller aftaler.
2. Klik på navnet på posten.
3. Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:

• • Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen til toppen af kontaktens tidslinje.
  • Kopier link: Klik for at kopiere URL'en til den loggede e-mail.
  • Svar: Klik på Svar for at sende et e-mail-svar til kontakten fra HubSpot.
  • Videresend: Klik for at videresende e-mailen til en anden kontakt.

• • Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.

• • Udvid: Klik på dropdown-pilen for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mail-samtale, skal du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
  • Tilknytninger: Klik for at redigere tilknyttede virksomheds- eller aftaleposter.
  • Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.