Opsæt dine importfiler

Uanset om HubSpot er dit første CRM, eller du flytter fra et andet system, hjælper import dig med at oprette poster og aktiviteter og opdatere din database. Importfiler er regneark med data, der bruges til at organisere din virksomheds relationer og processer. Før du begynder at importere, skal du gennemgå de relevante HubSpot-vilkår og krav til dine importfiler.

Ordliste

• CRM-objekt: en type relation eller proces, som din virksomhed har, f.eks. kontakter, virksomheder, aftaler og billetter. Når du importerer, er et objekt den type datasæt, du importerer til HubSpot.

• Record: en individuel forekomst af et objekt (f.eks. er "Tom Smith" en kontaktrecord). I en importfil med et enkelt objekt repræsenterer hver række i din fil en objektrecord. Hvis du importerer flere objekter i én fil, vil hver række repræsentere poster, der er associeret med hinanden.

• Aktivitet: et engagement, der kan knyttes til poster, f.eks. en e-mail, der sendes til en kontakt, eller en note, der logges på en billetpost. Aktiviteter omfatter opkald, e-mails, møder, noter og opgaver. Du kan oprette nye aktiviteter og opdatere eksisterende opkald via import, men du kan ikke opdatere eksisterende e-mails, møder, noter eller opgaver. Opkald og opgaver kan importeres alene, men e-mails, møder og noter skal importeres og knyttes til et CRM-objekt.

• Egenskab: et felt, der er oprettet til at gemme oplysninger om dine poster og aktiviteter. I en import vil egenskaber stemme overens med din fils kolonneoverskrifter.

  Eksempel på fil

I dette eksempel er objektet, der importeres, kontakter. Hver række repræsenterer en kontaktpost, og hver kolonne med information repræsenterer en kontaktegenskab(fornavn, efternavn, e-mailadresse).

• Unik identifikator: en egenskabsværdi, som HubSpot bruger til at genkende hver post som en af sin slags. I en import har du brug for en unik identifikator for at undgå at oprette duplikerede poster (f.eks. to poster for "Tom Smith") og for at forbinde forskellige poster (f.eks. importere "Tom Smith" og forbinde ham med hans firma "Smith Inc."). De unikke identifikatorer, der kan bruges ved import, er:
  • E-mail: en kontakts e-mailadresse. Dette er nødvendigt, når du importerer kontakter for at undgå dubletter eller for at knytte kontakter til et andet objekt. Hvis du ikke har kontaktens e-mailadresse, kan du bruge Record ID til at opdatere og tilknytte eksisterende kontaktposter.

• Virksomhedens domænenavn: virksomhedens webstedsdomæne (f.eks. example.com). Dette er påkrævet, når du importerer virksomheder for at undgå dubletter eller for at knytte virksomheder til et andet objekt. Hvis du ikke har firmadomænenavne, kan du bruge Record ID til at opdatere og tilknytte eksisterende firmaposter.
• Record ID: en unik egenskabsværdi, som HubSpot giver hver record. Hvis du eksporterer eksisterende optegnelser fra HubSpot, vil hver optegnelse have et Record ID. Dette er en påkrævet kolonne, når du importerer og forbinder eksisterende tilbud, billetter eller brugerdefinerede objekter med et andet objekt, men kan også bruges som den unikke identifikator for kontakter og virksomheder, hvis du ikke har e-mails eller virksomhedsdomænenavne.
• Brugerdefineret egenskab, der kræver unikke værdier (kun virksomheder, tilbud, billetter og brugerdefinerede objekter): Hvis du har oprettet en egenskab, der kræver unikke værdier, kan du bruge egenskaben som en unik identifikator i dine importfiler.
• Association label ( kunProfessional og Enterprise ): en værdi, der specificerer forholdet mellem poster. Når du har oprettet associationslabels, kan du importere dem sammen med dine poster.

• Map columns: et trin i importprocessen, hvor du bliver bedt om at matche kolonneoverskrifterne i din fil med HubSpot-egenskaber.

Du vil f.eks. gerne importere og tilknytte kontakter og virksomheder i én fil. De objekter, der importeres og tilknyttes, er kontakter og virksomheder. Hver række repræsenterer en kontaktoptegnelse og den tilhørende virksomhedsoptegnelse. Hver kolonneoverskrift repræsenterer egenskaber, der vil blive mappet under importen. Filen vist nedenfor indeholder kontaktegenskaber(fornavn, efternavn, e-mailadresse, telefonnummer, favoritmad) og firmaegenskaber(navn, firmaets domænenavn). Der er også en unik identifikator for hvert objekt, som forbinder de to unikke poster i HubSpot(e-mailadresse for kontakter og virksomhedens domænenavn for virksomheder). Under importprocessen mapper du kolonner til HubSpot-egenskaber( kolonnenFornavn til HubSpot-egenskaben Fornavn ).

Eksempel på fil

Mapping af kolonner til egenskaber

Krav til filer og tekniske begrænsninger

• Være en .csv-, .xlsx- eller .xls-fil.
• Kun have ét ark.
• Indeholde en overskriftsrække, hvor hver kolonneoverskrift svarer til en egenskab i HubSpot. Kolonneoverskrifterne kan organiseres i en hvilken som helst rækkefølge uden at påvirke importen. Du kan bekræfte, om der allerede findes en standardegenskab , der matcher din overskrift, eller oprette en brugerdefineret egenskab før importen. Læs mere om krav til egenskaber.
• Indeholde mindre end 1000 kolonner.
• Være UTF-8-kodet, hvis tegn på fremmedsprog er inkluderet.
• Indeholde celler i Number-format, hvis du importerer dato-tidsegenskaber i en Excel-fil.
• Kun indeholde valutadata formateret til USD med decimaler (f.eks. 123,45).

Der er yderligere tekniske begrænsninger for importværktøjet, afhængigt af dit HubSpot-abonnement. Disse grænser omfatter størrelsen og rækkegrænserne for en importfil, samt hvor mange filer og rækker du kan importere pr. dag.

• Hvis du bruger HubSpots gratis værktøjer, kan du:
  • Importere filer på op til 20 MB.
  • Gennemføre op til 50 importer pr. dag.
  • Importere op til 500.000 rækker pr. dag. Hvis du importerer en fil, der indeholder mere end 500.000 rækker, vil det tage flere dage at færdiggøre den.
• Hvis din konto har et Starter-, Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du:
  • Importere filer på op til 512 MB.
  • Gennemføre op til 500 importer pr. dag.
  • Importere op til 10.000.000 rækker pr. dag, med en grænse på 1.048.576 rækker pr. fil. Hvis du importerer via imports API, kan du importere op til 80.000.000 rækker pr. dag.

Disse grænser gælder for en rullende 24-timers periode og nulstilles ikke på et bestemt tidspunkt på dagen. Læs mere om dit HubSpot-abonnement og dets begrænsninger .

Krav til ejendom

Formatering af egenskabsværdier

Følgende formateringsregler er nødvendige for at importere dine data korrekt:

• For kontaktegenskaberne Telefonnummer og Mobiltelefonnummer skal du formatere som +[landekode][nummer] for at importere og automatisk formatere telefonnummeret baseret på landekode. Hvis der er en udvidelse, skal du tilføje ext[nummer]. For eksempel vil et telefonnummer med en amerikansk landekode se ud som +11234567890 ext123.

• For egenskaber, der indeholder en pris, skal du bruge en af HubSpots accepterede valutaer. Listen over accepterede valutaer og deres valutakoder kan findes under fanenValuta i din kontos standardindstillinger.
• Importværktøjet ignorerer tomme celler i et regneark, så når du importerer nye egenskabsdata, skal du lade celler være tomme for poster uden en værdi for egenskaben. Hvis en eksisterende post allerede har en værdi for egenskaben i HubSpot, vil tomme celler ikke rydde den eksisterende egenskabsværdi. Hvis du vil slette eksisterende egenskabsværdier i stor stil, kan du redigere værdierne manuelt eller bruge workflow-handlingenRyd egenskabsværdi.
• Sådan tildeler du en ejer til en post eller aktivitet under importen:
  • For objekter skal du inkludere en [Objekt]- ejeroverskrift. For aktiviteter skal du inkludere en Aktivitet tildelt til -overskrift.
  • Tilføj brugerens navn eller e-mailadresse til hver række i den pågældende kolonne. Brugere, der får tildelt en post gennem import, vil ikke modtage en meddelelse om, at de har fået tildelt en ny post eller aktivitet.
• For egenskaber, der indeholder en dato, skal du formatere en værdi for denne egenskab:
  
  • Gyldige datoformater er mm/dd/åååå (28.10.2020), dd/mm/åååå (28.10.2020) eller yyyy-mm-dd (2020-10-28).
  • For dato-tidsegenskaber skal du tilføje tidsstemplet som hh:mm (28/10/2020 14:30) for at inkludere et klokkeslæt. Som standard bruger importværktøjet et 24-timers ur. Hvis du vil angive et 12-timers ur, skal du tilføje AM eller PM til tidsstemplet (28/10/2020 14:30 PM). Hvis du ikke inkluderer et tidsstempel, indstilles klokkeslættet som standard til midnat.

Bemærk: Hvis du importerer en standard HubSpot-datoegenskab (f.eks. Lukningsdato), skal dine værdier formateres som et UNIX-tidsstempel i millisekunder. Cellerne i dato/tid-egenskaben skal være i Number-format , hvis du importerer en Excel-fil. Læs mere om, hvordan du formaterer timestamp-værdier, og hvordan du konverterer en dato til UNIX-format.

• Afhængigt af egenskabsfeltets type er der andre specifikke formateringskrav:
  • Hvis du har indstillet valideringsregler for brugerdefinerede tal-, tekst- eller datovælgeregenskaber, skal dine importerede værdier følge reglerne, ellers bliver de ikke importeret.

• • For opregningsegenskabstyper skal værdierne i din importfil matche enten etiketten eller den interne værdi af egenskabens definerede muligheder . For HubSpots standard opregningsegenskaber (f.eks. livscyklusstadie, branche) skal værdierne matche den interne værdi eller etiketten på engelsk.
  • Læs mere om import til afkrydsningsfeltets egenskaber.

• Når du importerer produkter:
  • Hvis du vil importere en Term-egenskabsværdi, skal du formatere værdien i Term-kolonnen som PXM, hvor X er antallet af måneder (f.eks. P6M, for en løbetid på 6 måneder) eller PXY, hvor X er antallet af år (f.eks. P1Y, for en løbetid på 1 år).
  • Hvis du vil importere en egenskabsværdi for faktureringsfrekvens, skal du bruge månedlig, årlig eller kvartalsvis, hvis produktet har en tilbagevendende pristype. Lad cellen være tom, hvis produktet har en engangspris.

Påkrævede egenskaber

Afhængigt af hvilke objekter eller aktiviteter, du importerer, er følgende egenskaber påkrævede og skal inkluderes som kolonneoverskrifter i dine filer:

• Kontakter: mindst én af Fornavn, Efternavn, E-mail eller, for eksisterende kontakter, Record ID.
• Virksomheder: mindst én af Navn, Virksomhedsdomænenavn eller, for eksisterende virksomheder, Record ID.
• Tilbud: hvis du opretter nye tilbud, tilbudsnavn, pipeline og tilbudsfase. For eksisterende aftaler, Record ID .
• Tickets: hvis du opretter nye tickets, Ticket name, Pipeline og Ticket status. For eksisterende billetter, Record ID .
• Produkter: Enhedspris og navn, eller for eksisterende produkter,Record ID.

• Varelinjer: Navn, mængde, pris og de tilknyttede deals Record-ID eller Deal-navn. Medtag produktets produkt-id, hvis du også knytter varelinjen til et produkt, som vil blive kortlagt som en varelinjeegenskab under importen.

Bemærk: Når du importerer varelinjer med aftaler, vil importen ikke opdatere aftalebeløbet. Hvis du vil opdatere det tilknyttede deal-beløb, kan du manuelt redigere varelinjerne eller knytte varelinjerne til en deal i HubSpot.

• Opkald: Opkaldsnoter (et tekstfelt, der beskriver eller giver kontekst om opkaldet).
• E-mails: E-mailtekst (teksten i e-mailen) og e-mailretning (enten indgående eller udgående).
• Møder: Mødebeskrivelse (et tekstfelt til at beskrive mødet), mødets starttidspunkt og mødets sluttidspunkt. Værdierne for start- og sluttidspunkt skal formateres som dato-tidsegenskaber.
• Noter: Note body (tekstdelen af noten).
• Opgaver: Opgavetitel (navnet på opgaven) og forfaldsdato. Forfaldsdatoen skal formateres som en dato/tid-egenskab.

Yderligere egenskaber

Yderligere egenskaber er ikke påkrævet, men kan også importeres til HubSpot for at tilføje eller opdatere data i bulk. Du kan importere følgende ekstra egenskaber:

• HubSpots standardegenskaber for kontakt, firma, aftale og billet, bortset fra visse automatisk indstillede egenskaber, der ikke kan redigeres. Læs mere om standardegenskaber for kontakt, virksomhed, aftale og billet.
• Alle brugerdefinerede egenskaber, du har oprettet for kontakter, virksomheder, aftaler, billetter eller brugerdefinerede objekter.
• For alle aktiviteter kan du importere følgende:
  • Aktivitet tildelt til: ejeren af aktiviteten. Værdien for denne egenskab skal enten være brugerens navn i HubSpot eller brugerens e-mailadresse .
  • Aktivitetsdato: dato og tidspunkt, hvor aktiviteten fandt sted. Dette skal formateres som en dato/tid-egenskab. Hvis du importerer nye aktiviteter og ikke inkluderer denne egenskab, indstilles aktivitetsdatoværdierne automatisk til den dato og det tidspunkt, hvor aktiviteterne blev oprettet.
• Egenskaber for opkald:
  
  • Opkalds- og mødetype: typen af opkald. Indstillingerne er angivet i dine indstillinger for opkalds- og mødetype.
  • Opkaldsretning: Opkaldets retning, enten indgående eller udgående.
  • Opkaldetsvarighed: længden af opkaldet i millisekunder.
  • Opkaldsresultat: resultatet af opkaldet. Indstillingerne er angivet i dine indstillinger for opkalds- og møderesultater.
  • Opkaldskilde: kilden til opkaldet. Valgmulighederne omfatter VoIP, Zoom eller integrationsplatformen.
  • Opkaldsstatus: status eller resultat af opkaldet. Valgmulighederne omfatter Optaget, Afbrudt, Afsluttet, Forbindelse oprettet, Mislykket, I gang, Ubesvaret, Intet svar, I kø eller Ringer.

• • Opkaldstitel: navnet på opkaldet.
  • Fra-nummer: telefonnummeret på den person, der startede opkaldet.

• • Optagelses-URL: en URL, der giver adgang til optagelsen af opkaldet.
  • Til-nummer: telefonnummeret på den person, der modtog opkaldet.
  • Udskrift tilgængelig: angiver, om opkaldet har en udskrift, enten SAND eller FALSK.
• E-mail-egenskaber:
  
  • Email subject: emnelinjen for e-mailen.
  • Sendestatus for e-mail: status for e-mailen. Valgmulighederne omfatter Bounced, Failed, Scheduled, Sending eller Sent.

• Mødeegenskaber:

• • Opkalds- og mødetype:Mødets type. Indstillingerne findes i dine indstillinger for opkalds- og mødetype.
  • Interne mødenoter: et tekstfelt til at tilføje noter om mødet.
  • Lokationstype: den type lokation, hvor mødet blev afholdt. Valgmulighederne inkluderer telefonopkald, adresse eller videokonference.
  • Mødested: navnet på mødestedet.
  • Mødets navn: et navn til mødet.

• • Mødets udfald: mødets udfald. Valgmulighederne er angivet i dine indstillinger for opkald og møderesultater.

• Egenskaber for opgave:
  
  • Tildelt til: den bruger, der er tildelt til at udføre opgaven.
  • Noter: et tekstfelt til at tilføje noter om opgaven.
  • Prioritet: den prioritet, der er tildelt opgaven. Mulighederne omfatter Lav, Mellem eller Høj.
  • Kø: den opgavekø, der er knyttet til opgaven.
  • Opgavetype: typen af opgave. Valgmulighederne omfatter Opkald, E-mail eller Opgaver. Hvis du ikke angiver en type under importen, indstilles opgaven som standard til To-Do.
  • Opgavestatus: status for opgaven. Valgmulighederne omfatter Afsluttet, Udskudt, I gang, Ikke startet eller Venter.

Krav til tilknytning og deduplikering

• For at importere og tilknytte flere objekter i én fil skal du inkludere information om tilknyttede poster og/eller aktiviteter i den samme række. I to filer skal du bruge en fælles kolonne til at forbinde posterne i hver fil. Du kan se eksemplerne på filer for at få mere hjælp til at importere og tilknytte poster.
• For at opdatere eksisterende poster, tilknytte poster og undgå duplikerede poster skal dine filer indeholde en unik identifikationsegenskab for hvert objekt. For alle objekter kan du eksportere eksisterende poster og bruge Record ID som en unik identif ikator.For kontakter kan du også bruge Email. For virksomheder kan du også bruge Company domain name.
  • Hvis du importerer flere objekter og inkluderer Record ID'er, anbefales det at differentiere filens kolonneoverskrifter for at matche ID'et med det korrekte objekt (f.eks. en kolonne kaldet Record ID - Contacts og en anden kaldet Record ID - Companies).
  • Du kan bruge en sekundær e-mail som unik identifikator for eksisterende kontakter, der har en sekundær e-mailadresse i HubSpot. Hvis du bruger en sekundær e-mail og ikke inkluderer Record ID-kolonnen i din fil, vil den sekundære e-mail ikke erstatte den primære e-mail. Men hvis du inkluderer både den sekundære e-mail og Record ID som kolonner i din fil, vil den sekundære e-mail erstatte den primære e-mail.

• Hvis duvil knytte en post til flere aktiviteter eller poster i et andet objekt, skal du inkludere postens unikke identifikator i flere rækker for hver post, du vil knytte. For eksempel er Luke Danes manager på Luke's Diner, men entreprenør på The Dragonfly Inn. Hvis du vil knytte ham til begge virksomheder, skal du inkludere to rækker for Luke Danes med kolonnerne E-mail (eller Record ID) og Virksomhedens domænenavn (eller Record ID) for hver virksomhed.

Bemærk: Hvis du ikke medtager unikke identifikatorer (f.eks. e-mail, firmaets domænenavn, Record ID), vil importen oprette duplikerede poster i stedet for at knytte dem til den samme post.

• For at importere tilkn ytningsetiketter(kunProfessional og Enterprise ) skal du inkludere enkolonne med tilknytningsetiketter . Du skal oprette tilknytningsetiketterne i HubSpot, før du importerer.
  • Hvis du vil sætte en virksomhedstilknytning som primær, skal du inkludere værdien Primær i kolonnen Tilknytningslabel for den pågældende række.

• • Hvis du vil indstille flere labels til at beskrive forholdet mellem to poster, kan du inkludere flere associationslabel-værdier i én celle, adskilt af et semikolon (f.eks. Manager; Billing contact).

• • Hvis du importerer associationslabels i en import med flere filer, skal du inkludere kolonnen Association label og en unik identifikator for det objekt, du associerer, i den samme fil.

• Hvis du vil oprette tilknytninger mellem underordnede og overordnede virksomheder via import, skal du inkludere en kolonne for overordnet virksomhed i din importfil med de overordnede virksomheders Record ID-værdier. Læs mere om import af underordnede virksomheder.

Eksempel på importfiler

De følgende filer indeholder de påkrævede kolonneoverskrifter for hvert objekt eller hver aktivitet, samt mulige ekstra overskrifter. Du kan tilføje dine egne kolonneoverskrifter for at opdatere eller oprette yderligere egenskaber, der er vigtige for at vedligeholde din organisations HubSpot-database.

Et objekt eller en aktivitet

• Eksempel på regneark med kontakter: XLSX eller CSV
• Eksempel på regneark for virksomheder: XLSX eller CSV
• Eksempel på regneark for aftaler: XLSX eller CSV
• Eksempel på regneark for billetter: XLSX eller CSV
• Eksempel på regneark for produkter: XLSX eller CSV
• Eksempel på regneark foropgaver: XLSX eller CSV
• Eksempel på regneark foropkald: XLSX eller CSV

Når din fil er klar, kan du lære, hvordan du importerer et objekt eller en aktivitet til HubSpot.

Bemærk: Produkter kan kun importeres i en enkelt objekt-import. Du kan tilknytte et eksisterende produkt til en varelinje eller manuelt tilknytte et produkt til en aftale eller et tilbud.

Flere objekter med associationer

Du kan importere og tilkn ytte flere objekter, eller objekter og aktiviteter, sammen i én fil eller i to separate filer, hvor hver fil repræsenterer et objekt/en aktivitet.

Importer flere objekter i én fil

For at importere og tilknytte flere objekter/aktiviteter i én fil skal du inkludere de poster/aktiviteter, du vil tilknytte, i den samme række i din fil. Disse eksempler på filer repræsenterer almindelige brugssager, men du kan blande og matche objekter eller aktiviteter ved at udskifte kolonneoverskrifterne.

• Eksempel påregneark med kontakter og virksomheder: XLSX eller CSV.
• Eksempel på regneark med kontakter og virksomheder med tilknytningsetiketter: XLXS eller CSV
• Eksempel på regneark med kontakter og billetter: XLSX eller CSV
• Regneark med eksempler på virksomheder og aftaler: XLSX eller CSV
• Eksempel på regneark for virksomheder og noter: XLSX eller CSV
• Eksempel på regneark med virksomheder, aftaler og noter: XLSX eller CSV
• Eksempel på regneark medtilbud og nye varelinjer (med tilknyttede produkter) : XLSX eller CSV. Når du importerer i én fil, kan du kun importere én varelinje pr. aftale.
• Eksempel på regneark med opkald og kontakter: CSV
• Eksempel på regneark med noter og billetter: CSV
• Eksempel på regneark med opgaver og eksisterende aftaler: CSV
• E-mails og eksisterende kontakter eksempel på regneark: CSV

Når din fil er klar, kan du lære, hvordan du importerer og tilknytter flere objekter eller aktiviteter til HubSpot.

Importer flere objekter i to filer

Når du importerer og associerer i to filer, repræsenterer hver fil ét objekt eller én aktivitet. Du kan kun importere to objekter eller et objekt og en aktivitet i en import med to filer. Hvis du vil importere mere end to objekter/aktiviteter, kan du importere i én fil.

For at identificere, hvilke poster der skal tilknyttes på tværs af filerne, skal du inkludere en fælles kolonne i begge. En af dine filer skal have en unik værdi for hver række i denne kolonne. I den anden fil skal du bruge disse værdier til at angive, hvilken post hver række skal knyttes til. En almindelig brugssag er f.eks. at importere og tilknytte kontakter og virksomheder. I de følgende eksempler på filer er Firmanavn den fælles kolonne:

• Regneark med eksempler påvirksomheder: XLSX eller CSV.

• Eksempel på regneark medkontakter: XLSX eller CSV.

I virksomhedsfilen er der en unik værdi for hver række i kolonnen Firmanavn. I hver række i kontaktfilen matcher værdierne i kolonnen Firmanavn den virksomhed, som kontakten vil blive tilknyttet. Du kan bruge disse filer, når du importerer kontakter og virksomheder, eller blande og matche andre objekter, så længe du inkluderer en fælles kolonne.

Yderligere eksempler omfatter:

• Tilbud og virksomheder med tilknytningsetiketter i to filer: I disse eksempelfiler er firmanavn den unikke nøgle for firmaobjektet.
  • Eksempel på regneark med aftaler: XLSX eller CSV.
  • Eksempel på regneark for virksomheder: XLSX eller CSV.
• Aftaler og nye varelinjer i to filer: I disse eksempelfiler er aftalenavnet den unikke nøgle for aftaleobjektet. Når du importerer i to filer, kan du importere flere varelinjer pr. aftale.
  • Eksempel påregneark med aftaler: XLSX eller CSV.
  • Eksempel på regneark forvarelinjer (med tilknyttede produkter): XLSX eller CSV.
• Opkald og kontakter i to filer: I disse filer er e-mail den fælles kolonne og den unikke nøgle for kontakter.
  • Eksempel på regneark for opkald: CSV.
  • Eksempel på regneark for kontakter: CSV.

Når dine filer er klar, kan du lære, hvordan du importerer og tilknytter flere objekter eller aktiviteter til HubSpot.