Spor og log e-mails med HubSpot Sales Outlook desktop add-in

Brug Track- og Log-funktionerne i HubSpot Sales Outlook desktop add-in til at overvåge og registrere dine kontakters engagement med dine e-mails. Når Track-funktionen er aktiveret, kan du modtage notifikationer i realtid, når en kontakt åbner din e-mail. Du kan også vælge at logge e-mailen til kontaktens post i HubSpot for at holde styr på al tidligere kommunikation, så dit team kan referere til den.

Du kan se oplysninger om åbning og klik på e-mails i aktivitetsfeedet; loggede e-mails gemmes i individuelle kontaktoptegnelser og deres tilknyttede optegnelser.

Bemærk: Hvisdu har aktiveret GDPR-funktionalitet (General Data Protection Regulation) i din konto, er dit juridiske team den bedste ressource til at afgøre, hvordan din virksomhed bruger e-mail-logning og -sporing. Du kan også tilpasse dine udvidelsesindstillinger for at deaktivere denne funktionalitet for en bestemt besked eller for bestemte kontakter eller e-maildomæner. Alle eksisterende kontakter, der ikke har givet et lovligt grundlag for databehandling, vilblive sporet anonymt.

Før du går i gang, skal du være opmærksom på forskellen mellem en sporet e-mail og en logget e-mail:

• Track: Brug track-funktionen til at overvåge, hvornår kontakter åbner dine e-mails. For at spore e-mails indsætter HubSpot et sporingsbillede på et pixel i e-mailen, når den er sendt. Hvis du har installeret HubSpot Sales for Windows tray-appen, eller hvis du bruger Chrome med HubSpot Sales Chrome-udvidelsen, modtager du en notifikation i realtid på dit skrivebord, når en kontakt åbner den sporede e-mail. Brugere med tildelte Sales Hub-betalingssæder kan også spore, når en modtager klikker på et link i e-mailen. Gratis brugere kan ikke spore klik. HubSpot registrerer sporede e-mailåbninger og -klik i aktivitetsfeedet og på postens tidslinje. Hvis du markererafkrydsningsfeltet Spor e-mail ,logges der ikke en kopi af e-mailen til posten i HubSpot .

• Log: Brug log-funktionen til at logge en kopi af en e-mail til en post i HubSpot. Eventuelle vedhæftede filer, der er inkluderet i e-mailen, logges også til kontaktens post. Log dine e-mails for at holde styr på tidligere kommunikation. Loggede e-mails giver dig ikke indsigt i åbne- eller klikoplysninger.

Husk, at du kan sende en e-mail, der både spores og logges. På den måde har du en optegnelse over e-mailkommunikationen og åbne oplysninger i HubSpot.

Denne artikel dækker sporing og logning af e-mails med HubSpot Sales Outlook desktop add-in.Hvis du bruger Office 365-tilføjelsesprogrammet, kan du lære, hvordan du sporer og logger e-mails med Office 365-tilføjelsesprogrammet i denne vejledning: Spor og log e-mails med Office 365-tilføjelsesprogrammet.

Bemærk: Outlook desktop add-in vises i alle de e-mailadresser, du har oprettet i din Outlook-konto. Derfor vil e-mails, der sendes fra en af disse e-mailadresser, blive sporet, hvis sporing er aktiveret. E-mails, der sendes fra en ekstra e-mailadresse, logges kun til HubSpot, når logning er aktiveret, hvis e-mailadressen er forbundet til HubSpot eller tilføjet som et alias i din profil og dine præferencer.

Sporing af e-mails

Sådan sender du en sporet e-mail ved hjælp af Outlook desktop add-in fra din Outlook desktop-konto på en pc:

• Log ind på din Outlook-konto.
• Skriv en ny e-mail.
• Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
• Marker afkrydsningsfeltet Spor e-mail i meddelelsesbåndet, og klik derefter på Send.

Se status for den sporede e-mail

Før din kontakt åbner e-mailen, vil e-mailens emnelinje og modtager blive vist i dit aktivitetsfeed i HubSpot som Sendt.

Når modtageren åbner e-mailen, får du en pop op-meddelelse i realtid på dit skrivebord, og e-mailmeddelelsen markeres som Åben i dit aktivitetsfeed. Klik på rullemenuen under kontaktens navn for at se, hvornår modtageren åbnede din e-mail. Du vil også se en historik over kontaktens aktiviteter i dropdown-menuen.

Bemærk: notifikationer i realtid vises, når du sender sporede e-mails ved hjælp af Office 365 add-in, og hvis du har installeret HubSpot Sales Chrome extension eller HubSpot Sales for Windows tray app (kun Windows). Hvis ikke, vil du kun se aktivitet i dit HubSpot-aktivitetsfeed.

Du kan også se, hvordan dine kontakter interagerer med dine sporede e-mails fra Chrome-udvidelsen eller fra Windows Tray-appen. For at få adgang til dit aktivitetsfeed fra Chrome-udvidelsen skal du klikke på HubSpot sprocket-ikonet sprocket i øverste højre hjørne af din Chrome-browser. Hvis du har installeret HubSpot Sales til Windows, skal du klikke på HubSpot sprocket-ikonet sprocket i din Windows-bakke.

Få mere at vide om e-mailsporing og salgsmeddelelser, og hvordan du deaktiverer sporing.

Logning af e-mails

For at logge en e-mail og tilføje nye kontakter til HubSpot fra en logget e-mail, skal den e-mailadresse, du sender fra i din e-mailklient, være en af følgende:

• En bruger på din konto.
• En af dine tilsluttede e-mailadresser.
• Et alias i din e-mailklient (enten et alias, der er konfigureret i din tilsluttede Gmail-indbakke, eller et alias, der er tilføjet til din profil og dine præferencer).

Du kan angive e-mailadresser og domæner, som du aldrig vil logge e-mails for, i dine HubSpot-kontoindstillinger. Eller du kan tilføje disse e-mailadresser og domæner i dine add-in-indstillinger.

Bemærk venligst: Vedhæftede filer, der er større end 50 MB, vil ikke blive logget på HubSpot. Din e-mail vil stadig blive leveret til kontakten og vil blive logget til CRM, men uden en vedhæftet fil.

Sådan sender du en logget e-mail ved hjælp af Outlook desktop add-in fra din Outlook desktop-konto på en pc:

• Skriv en ny e-mail i Outlook.
• Indtast e-mailmodtager, emnelinje og e-mailtekst.
• I meddelelsesbåndet skal du vælge Log to CRM. Din BCC-adresse vil automatisk blive udfyldt i BCC-feltet .

• Du kan vælge at logge e-mailen til e-mailmodtagernes tilknyttede poster. Som standard vil tilføjelsesprogrammet automatisk vælge kontaktens første tre tilknyttede aftale- eller billetposter til at logge e-mails til. For eksplicit at vælge, hvilke tilknyttede poster e-mailen skal logges til:
  • Klik på rullemenuen Records under afkrydsningsfeltet Log to CRM .
  • Marker afkrydsningsfelterne ud for de poster, som e-mailen skal logges til.
    
    
  • Hvis du sender e-mailen til en modtager, som ikke er en kontakt i dit CRM, oprettes der en ny kontaktpost. Du vil se kontaktens e-mail, når du redigerer associationerne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet, hvis du ikke ønsker, at e-mailen skal logges til den nye kontaktoptegnelse. Lær, hvordan du kun logger e-mails til eksisterende kontakter.
• Klik på Send.

Du kan tilpasse, hvilke tilknyttede poster dine e-mails automatisk logges til i indstillingerne for dit Outlook desktop add-in. Hvis du bruger marketingkontakter, vil en ny kontakt oprettet af en logget e-mail blive indstillet som ikke-marketing.

Bemærk: Hvis en ny kontakt oprettes via en logget e-mail, vil den HubSpot-bruger, der sendte e-mailen, automatisk blive tildelt som kontaktens ejer, så længe ingen tidligere ejer er blevet tildelt.

Se den loggede e-mail i HubSpot

E-mails, der logges til HubSpot ved hjælp af Outlook desktop add-in, vil automatisk blive knyttet til de poster, du angav, før du sendte e-mailen. For at se den loggede e-mail i HubSpot:

For at se den loggede e-mail i HubSpot:

• Gå ind på din HubSpot-konto og naviger til dine optegnelser:
  • Kontakter: Naviger i din HubSpot-konto til Kontakter > Kontakter.
  • Virksomheder: Naviger i din HubSpot-konto til Kontakter > Virksomheder.
  • Tilbud: Naviger i din HubSpot-konto til Salg > Deals.
  • Billetter: Naviger i din HubSpot-konto til Service > Tickets.
• Klik på navnet på posten.
• Find den loggede e-mail på tidslinjen. Fra e-mailen kan du gøre følgende:
  
  1. Tilknyttede poster: Klik for at redigere de tilknyttede poster.
  2. Fastgør: Klik for at fastgøre e-mailen til toppen af tidslinjen.
  3. Slet: Klik for at slette e-mailaktiviteten fra tidslinjen.
  4. Detaljer: Klik for at se specifikke oplysninger om e-mailafsendelsen.
  5. Udvid: Klik for at se hele e-mailen. Hvis der er en igangværende e-mail-samtale, kan du klikke på Vis tråd for at se alle e-mails i tråden.
  6. Vedhæftede filer: Klik for at åbne vedhæftede filer, der er knyttet til denne specifikke e-mail.
  7. Svar: klik på Svar for at sende et e-mailsvar til kontakten fra HubSpot.

Bemærk: For at kunne sende e-mailsvar fra HubSpot og logge indgående svar til HubSpot, skal du have en tilsluttet indbakke.