Datensätze in HubSpot deduplizieren

HubSpot dedupliziert automatisch Kontakte mithilfe von E-Mail-Adressen und Unternehmen anhand von Domain-Namen. Datensatz-IDs können auch verwendet werden, um Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Produkte und benutzerdefinierte Objektezu deduplizieren. Für die Deduplizierung über den Import können Sie Datensatz-IDs oder benutzerdefinierte Eigenschaften einfügen, die eindeutige Werte erfordern in Ihrer Importdatei. Benutzer in einem Professional- oder Enterprise-Account können potenzielle Duplikate mithilfe des Tools zur Verwaltung von Duplikaten auch manuell verwalten.

Automatische Deduplizierung in HubSpot

HubSpot dedupliziert auf folgende Weise Objekte, die im CRM erstellt wurden (z. B. durch Importieren, Formulareinsendungen):

• Kontakte anhand des Benutzertokens deduplizieren
• Kontakte anhand der E-Mail-Adresse deduplizieren
• Unternehmen anhand des Domain-Namens deduplizieren
• Datensätze anhand der Datensatz-ID deduplizieren
• Datensätze nach benutzerdefinierten „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften deduplizieren

Kontakte anhand des Benutzertokens deduplizieren

Wenn ein neuer Kontakt über ein Formular zu HubSpot hinzugefügt wird, prüft HubSpot das Benutzer-Token eines Kontakts (d. h. hubspotutk cookie) , um festzustellen, ob es mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Wenn Sie die Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert haben, muss ein Nutzer Ihr Datenschutzrichtlinien-Banner akzeptieren, damit dieses Cookie mit seinem Datensatz verknüpft werden kann.

Wenn zwei Formulareinsendungen vom selben Browser und Computer stammen, werden die Einsendungen in einen Datensatz zusammengeführt, da HubSpot erkennt, dass beide Einsendungen von ein und demselben Benutzer kommen. In diesem Fall passiert Folgendes:

• Die Informationen aus der zweiten Formulareinsendung überschreiben die Informationen aus der ersten Einsendung, da im jeweiligen Browser dasselbe Cookie gespeichert ist. 
• Wenn die E-Mail-Adresse aus der zweiten Einsendung nicht bereits als Kontakt in HubSpot vorhanden ist, überschreibt die E-Mail-Adresse die bestehende E-Mail-Adresse für den Kontakt.
• Wenn der Kontakt das Formular mit einer seiner sekundären E-Mails in HubSpot abschickt, ersetzt die sekundäre E-Mail die primäre E-Mail nach der Übermittlung.

Wenn Sie möchten, dass bei jede Formulareinsendung über den gleichen Browser ein neuer Kontakt erstellt werden soll, können Sie die Einstellung Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen in Ihren Formularoptionen aktivieren.

Kontakte anhand der E-Mail-Adresse deduplizieren

Wenn ein neuer Kontakt hinzugefügt wird, sucht HubSpot nach einem übereinstimmenden Wert in der Eigenschaft E-Mail.

• Wenn Sie versuchen, manuell einen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse wie ein bereits vorhandener Kontakt zu erstellen, macht HubSpot Sie darauf aufmerksam, dass bereits ein Kontakt existiert, und Sie können den zusätzlichen Kontakt nicht hinzufügen.
• Wenn in Ihrem Account bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden beim Hinzufügen über Formulareinsendungen die neuen Kontaktinformationen dem vorhandenen Kontaktdatensatz hinzugefügt. Wenn der Kontakt ein Formular mit seiner sekundären E-Mail-Adresse einsendet, überschreibt die E-Mail-Adresse die bestehende E-Mail-Adresse für den Kontakt. Wenn Sie möchten, dass bei jede Formulareinsendung über den gleichen Browser ein neuer Kontakt erstellt werden soll, können Sie die Einstellung Immer einen Kontakt für eine neue E-Mail-Adresse erstellen in Ihren Formularoptionen aktivieren.
• Wenn beim Import hinzugefügt:
  • Wenn in Ihrem Account bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse vorhanden ist, werden die neuen Kontaktinformationen dem vorhandenen Kontaktdatensatz hinzugefügt. Beispiel: Wenn Sie eine Liste der Kontakte importieren, die admin@hubspot.com enthält, und ein vorhandener Kontakt in Ihrem HubSpot-Account über die E-Mail-Adresse admin@hubspot.com verfügt, werden diesem Kontaktdatensatz die importierten Informationen hinzugefügt.
  • Wenn Sie die sekundäre E-Mail eines Kontakts in HubSpot als eindeutigen Bezeichner in einem Import verwenden und sowohl die sekundäre E-Mail als auch den Datensatz ID als Spalten in Ihre Datei aufnehmen, ersetzt die sekundäre E-Mail beim Import die primäre E-Mail. Wenn Sie nicht möchten, dass die sekundäre E-Mail-Adresse die primäre überschreibt, nehmen Sie nicht auch die Spalte Datensatz-ID in Ihre Datei auf.
  • Wenn Sie die Eigenschaft Email nicht in Ihren Import aufnehmen, wird jede Zeile Ihrer Importdatei als neuer Datensatz importiert.
  • Wenn bereits mehrere Datensätze mit der gleichen E-Mail-Adresse wie ein zu importierender Kontakt existieren, erhalten Sie einen Importfehler und der Kontakt wird nicht importiert. 

Unternehmen anhand der Unternehmens-Domain deduplizieren

• Wenn Sie versuchen, ein Unternehmen manuell mit dem gleichen Domain-Namen wie die primäre Domain eines bestehenden Unternehmens zu erstellen, benachrichtigt HubSpot Sie darüber, dass bereits ein Unternehmen vorhanden ist.
• Beim Hinzufügen über den Import wird der Domain-Name des Unternehmens verwendet, um die Unternehmen zu deduplizieren, es sei denn, Sie haben stattdessen eine benutzerdefinierte Eigenschaft ausgewählt, die eindeutige Werte als eindeutigen Bezeichner erfordert. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft verwenden, die eindeutige Werte erfordert, kann Ihre Datei doppelte Firmen-Domain-Namen enthalten.
  • Wenn in Ihrem Account bereits ein Unternehmen mit dem gleichen Domain-Namen oder Wert für die benutzerdefinierte eindeutige ID-Eigenschaft vorhanden ist, werden die neuen Unternehmensinformationen dem vorhandenen Unternehmensdatensatz hinzugefügt.
  • Wenn bereits mehrere Unternehmen mit demselben Domain-Namen oder demselben Wert für die benutzerdefinierte eindeutige ID existieren, erhalten Sie einen Importfehler und das Unternehmen wird nicht importiert. 

• • Wenn Sie die Eigenschaft Domain-Name des Unternehmens oder eine andere benutzerdefinierte eindeutige ID-Eigenschaft nicht in Ihren Import einbeziehen, wird jede Zeile Ihrer Importdatei als ein neuer Unternehmensdatensatz importiert.

Bitte beachten Sie: Unternehmen , die über die API erstellt werden, werden nicht durch die Eigenschaft Unternehmensdomainname dedupliziert.

Datensätze anhand der Datensatz-ID deduplizieren

Wenn Sie Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket-, Produkt- oder benutzerdefinierte Objektdatensätze importieren möchten, können Sie diese Datensätze mithilfe einer eindeutigen Datensatz-ID mit vorhandenen Datensätzen in HubSpot abgleichen. Diese Datensatz-ID kann verwendet werden, um Datensätze während des Importprozesses zu deduplizieren oder um in HubSpot nach einem spezifischen Datensatz zu suchen.

• Um die Datensätze IDs zu erhalten, exportieren Sie Ihre Datensätze oder sehen Sie den Wert eines bestimmten Objekts für dessen Datensatz ID.
• Fügen Sie eine Datensatz ID Spalte in Ihre Datei ein, wenn Sie Ihre Datensätze in HubSpotimportieren. Wenn Sie die Spalte Datensatz-ID-Spalte in Ihrer Datei berücksichtigen, werden durch alle Zeilen ohne einen Wert für Datensatz-ID neue Datensätze erstellt.
• Während des Imports werden Sie aufgefordert, die Spalte mit Datensatz-ID in der Spalte HubSpot-Eigenschaft abzugleichen.

Erfahren Sie mehr über den Import von Datensätzen und wie Sie Ihre Importdateien einrichten.

Datensätze nach benutzerdefinierten „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften deduplizieren

Für Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte können Sie bis zu zehn benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, die eindeutige Werte erfordern. Wenn eine Eigenschaft eindeutige Werte erfordert, können Benutzer nicht den gleichen Wert für mehrere Datensätze eingeben.

Ihr Unternehmen legt zum Beispiel für jeden Online-Kauf eine Bestellnummer an. Sie können eine Bestellnummer-Eigenschaft einrichten, die für jeden Deal eine eindeutige Nummer erfordert. Wenn ein Benutzer versucht, einen Deal mit einer bestehenden Bestellnummer zu erstellen oder zu bearbeiten, wird er benachrichtigt, dass die Nummer bereits verwendet wird und er den Deal nicht speichern kann.

Für „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften wird das folgende Verhalten erwartet:

• Eindeutige Werte werden unterstützt, wenn einen Datensatz in HubSpot manuell erstellt oder bearbeitet und wenn Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte über importiertwerden.
• Eindeutige Werte werden derzeit nicht in Formularen unterstützt. Wenn Ihr Ziel darin besteht, bestehende Datensätze über Formulare zu aktualisieren oder zuzuordnen, sollten Sie stattdessen die Standard-Deduplizierungseigenschaften verwenden (z. B. E-Mail, Domain-Name, Datensatz-ID).
• Wenn Sie eine „Eindeutiger Wert“-Eigenschaften für Kontakte erstellen, werden bei der Konvertierung von Besuchern in einen Datensatz alle Werte von Besuchereigenschaften, die gegen die Anforderungen für eindeutige Eigenschaften verstoßen, gelöscht. Erfahren Sie mehr über und die Identifizierung von Besuchern.

Kontakte und Unternehmen manuell deduplizieren (nur Professional und Enterprise)

Sie können Kontakte und Unternehmen in Ihrem HubSpot-Account auch mithilfe des Tools zur Verwaltung von Duplikaten deduplizieren. Wenn Ihr Account über ein Operations Hub Professional oder Enterprise Abonnement verfügt, können Sie Datensätze in großen Mengen deduplizieren, und eine Übersicht über doppelte Datensätze im Data Quality Command Center anzeigen. 

Das Tool zur Verwaltung von Duplikaten identifiziert Duplikate, indem es die Werte der Datensätze für die folgenden Eigenschaften vergleicht:

• Kontakte: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, IP-Land, Telefonnummer, Postleitzahl und Unternehmensname.
• Unternehmen: Domain-Name des Unternehmens, Unternehmensname, Land/Region, Telefonnummer und Branche.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakten oder Unternehmen:
  
  • Kontakte:
  • Unternehmen:Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Klicken Sie oben rechts auf Aktionen > Duplikate verwalten.
• Zeigen Sie eine Liste mit doppelten Kontakt- oder Unternehmenspaaren an, die Sie überprüfen können. Sie können auch anzeigen, wann die letzten Duplikate identifiziert wurden.

Bitte beachten: Letzte Überprüfung auf Duplikate am [Datum] oberhalb der Tabelle bezieht sich auf das letzte Mal, dass ein Duplikat durch einen Scan identifiziert wurde. Täglich werden Scans auf Duplikate durchgeführt.

• Um die Datensätze zu filtern, klicken Sie auf die Dropdown-Menüs für Eigenschaften oberhalb der Tabelle und wählen Sie dann Kriterien aus. Sie können nach Zuständiger Mitarbeiter, Erstellungsdatum, Datum der letzten Aktivität und Datum der Entdeckung (das Datum, an dem das potenzielle Duplikat gefunden wurde) filtern. Bei Kontakten können Sie auch nach Lifecycle-Phase filtern.
• Klicken Sie neben einem Paar von Kontakten oder Unternehmen auf Überprüfen, um ein einzelnes Paar an möglichen Duplikaten zu vergleichen. Im Dialogfeld können Sie die Kontakteigenschaften vergleichen und den Datensatz analysieren, der beibehalten werden soll.
  
  • Um zu ändern, welche Eigenschaften beim Vergleich der Datensätze angezeigt werden, klicken Sie Eigenschaften zur Überprüfung festlegen. Klicken Sie auf Übernehmen, sobald Sie die Eigenschaften ausgewählt haben.
  • Wählen Sie den Kontakt oder das Unternehmen aus, den bzw. das Sie beibehalten möchten, und klicken Sie dann auf Zusammenführen. Oder, wenn Sie ein Operations Hub Professional oder Enterprise Abonnement haben, wählen Sie die Kontakt-/Firmeneigenschaften aus, die Sie von jedem Datensatz behalten möchten. Erfahren Sie mehr über das Zusammenführen von Kontakten oder Unternehmen in HubSpot.
  • Wenn die beiden Datensätze keine Duplikate sind, klicken Sie im Dialogfeld auf Abbrechen. Klicken Sie in der Tabelle auf Ablehnen, um dieses identifizierte Paar aus dem Dashboard Duplikate verwalten zu entfernen. Abgelehnte Vorschläge werden in Zukunft nicht mehr im Duplikate-Tool angezeigt.

• Um doppelte Datensätze zusammenzuführen oder mehrere Vorschläge gleichzeitig abzulehnen (nur Operations Hub Professional und Enterprise), aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen.

• Um das vorgeschlagene Paar abzulehnen, klicken Sie oben in der Tabelle auf Ablehnen. Die Datensätze werden vom Dashboard entfernt und werden in Zukunft nicht mehr als angezeigt. Wenn ein Datensatz aus einem zuvor abgelehnten Vorschlag mit einem anderen Datensatz zusammengeführt wird, kann er im Dubletten-Tool wieder auftauchen.
• Um ein abgelehntes Paar rückgängig zu machen, klicken Sie oben rechts auf Abgelehnte Duplikate überprüfen. Klicken Sie dann auf Rückgängig.

• Um die Datensätze zu vergleichen, klicken Sie oben in der Tabelle auf Überprüfen.
  • Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Kriterien für Zusammenführen und wählen Sie das Kriterium aus, das darüber entscheidet, wie die Datensätze zusammengeführt werden:

• • • Jüngstes Engagement: alle ausgewählten Datensätze werden zu dem Datensatz mit dem jüngsten Wert für die Eigenschaft Datum des letzten Engagements zusammengeführt. Zu den Interaktionen, die sich auf diese Eigenschaft auswirken, gehören Interaktionen mit Webseiten, Formularen, Dokumenten, Links zu Meetings oder nachverfolgten persönlichen E-Mails.
    • Älteste Verpflichtung: alle ausgewählten Datensätze werden zu dem Datensatz mit dem ältesten Wert für die Eigenschaft Datum der letzten Verpflichtungzusammengeführt.
    • Zuerst erstellt: alle ausgewählten Datensätze werden auf der Grundlage der Eigenschaft Erstellungsdatum zum ältesten Datensatz zusammengeführt.
    • Zuletzt erstellt: werden alle ausgewählten Datensätze zum neuesten Datensatz auf der Grundlage der Eigenschaft Erstellungsdatum zusammengeführt.
    • Zuletzt aktualisiert: Alle ausgewählten Datensätze werden in den Datensatz mit dem zuletzt aktualisierten Eigenschaftswert zusammengeführt. Alle Eigenschaften, einschließlich ausgeblendeter interner HubSpot-Eigenschaften, werden ausgewertet. 
  • Klicken Sie auf Alle zusammenführen.

Erfahren Sie mehr darüber, was passiert, wenn Sie Kontakte oder Unternehmen zusammenführen.