Ver y exportar el historial de actividad de las cuentas en un registro de auditoría centralizado

Superadministradores con una suscripción a Enterprise pueden utilizar un registro de auditoría centralizado y la pestaña de análisis de usuarios para solucionar problemas y monitorizar las acciones de los usuarios. También puedes exportar informes si necesitas compartir información con terceros externos, o si se requiere un análisis más detallado. Aprende sobre los distintos tipos de actividad de las cuentas y qué incluye cada exportación.

Si utilizas las herramientas gratuitas de HubSpot, o tienes una suscripción Starter o Professional, descubre cómo puedes ver y exportar registros de auditoría independientes para los inicios de sesión de los usuarios, el acceso de los empleados, la actividad de seguridad o la actividad de contenido.

Ver, filtrar y exportar un registro de auditoría centralizado

Para ver, filtrar y exportar un registro centralizado de la actividad de su cuenta en Audit Logs page:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el panel izquierdo, en Account Management, haga clic en Audit Logs.
• En la pestaña Eventos, puede filtrar por lo siguiente:
  • Categoría: filtrar por el tipo de datos, como Aprobación, Contenido, Flujos de trabajo, y más. 
  • Subcategoría: filtrar por una subcategoría. Por ejemplo, si ha seleccionado Contenido, puede filtrar por Contenido subcategorías como Entradas de blog, CTAs, y más. Para utilizar este filtro, primero debe seleccionar una categoría . 
  • Acción: filtrar por tipo de acción. Por ejemplo, puede que sólo desee filtrar por las acciones de Delete . 
  • Modificado por: filtrar por los usuarios o equipos que han realizado las acciones. 
  • Fecha: filtrar por el intervalo de fechas en que se produjo la acción. 
     

• Para ver detalles adicionales, haga clic en cualquier fila de en la tabla. En el panel derecho, revisa lo siguiente:
  • En la pestaña Details , puede ver metadatos adicionales. En la parte inferior del panel, haga clic en Ver más información para ver la parte del CRM en la que se produjo la acción del usuario.
     

• • Desde una acción de Borrar, puede restaurar los objetos CRM borrados:
    • En el panel derecho, haga clic en Restaurar [tipo de registro].
    • En el cuadro de diálogo, haga clic en Restaurar. Un registro sólo puede restaurarse en un plazo de 90 días desde su eliminación. 
       

• • Si el usuario realizó una acción de Exportar, puede descargar el archivo exportado. En el panel derecho, haga clic en Descargar archivo exportado. 

• • En la pestaña Comentarios, escribe un comentario  en el cuadro de texto. Para etiquetar a un compañero y enviarle una notificación, escribe @ seguido de su nombre.
    • Haz clic en Responder debajo del comentario para iniciar un hilo de comentarios. Para abandonar un hilo de comentarios, haz clic en Volver a todos los comentarios en la parte superior del panel.
    • Haz clic en la ellipses elipses de tu comentario para editar, borrar o copiar un enlace a tu comentario.
    • Haga clic en la marca success para resolver un comentario.
       

• • • Para filtrar los comentarios, haz clic en el menú desplegable Comentarios, y selecciona Comentarios abiertos, Todos los comentarios, o Comentarios resueltos.

• Para exportar el registro de auditoría completo o un registro de auditoría basado en los filtros seleccionados, haz clic en Exportar informe. Luego, haz clic en Exportar.

Ver la pestaña de analíticas del usuario

Para ver los análisis de los usuarios desde la página Registros de auditoría:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el panel izquierdo, en Gestión de datos, haz clic en Registros de auditoría.
• En la parte superior, haz clic en la pestaña Analytics.
• En el interruptor Analytics:
  • En la parte superior, puedes ver un resumen del total de inicios de sesión diarios, el total de eliminaciones diarias, el total de exportaciones diarias y el total de Informes diarios. Haz Clic en Ver detalles para acceder a un registro de auditoría centralizado para esa acción concreta.

• • Debajo del resumen, puedes ver gráficos de la actividad de los usuarios por categoría, acción, tendencia de inicio de sesión y Registros de Salesforce. También puedes filtrar cada sección haciendo clic en los menús desplegables que hay junto a cada opción. Clic en Ver Registros Filtrados para ir a un registro de auditoría centralizado para esa acción específica.

Datos incluidos en el registro de auditoría centralizado

Este registro de auditoría centralizado incluye datos sobre la creación, eliminación y actualización de las siguientes acciones de usuario:

• Aprobaciones
• Actividad de contenido
• Objetos CRM:
  
  • Publicaciones de blog
  • Llamadas
  • Campañas

• • Empresas

• • Contactos
  • Definición de objetos personalizados

• • Negocios
  • Páginas de destino
  • Campaña de marketing
  • Evento de marketing

• • Guías prácticas

• • Productos

• • Cotizaciones
  • Plantillas de cotización
  • Página web
  • Canales de redes sociales
  • Posts sociales

• • Tareas
  • Tickets
• Listas
• Reuniones
• Pipelines
• Propiedad
• Valores de propiedades
• Formulario de creación de registros
• Actividad de seguridad
• Propiedad sensible valor
•  Configuración
  • Activar o desactivar la asociación automática de empresas a contactos
  • Activación o desactivación de la configuración del Asistente de IA para sugerencias de contenido o análisis de clientes

• Equipos
• Workflows