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Particiona tus materiales de HubSpot

Última actualización: octubre 19, 2020

Requisitos

Todos los productos y planes

Los materiales en HubSpot pueden dividirse para que solo los equipos y usuarios adecuados puedan ver y editarlos. Esto puede ser útil si quieres mantener los activos separados por departamento o equipo, y ayuda a tus usuarios a mantenerse enfocados y organizados. 

Ten en cuenta: Los Súper administradores y usuarios con el permiso de Particiones por equipos pueden ver todos los materiales divididos.

Para ver una serie de videos sobre la partición de materiales, echa un vistazo a la lección de partición de materiales de HubSpot Academy.

Los materiales que puedes dividir dependen de tu suscripción de HubSpot:

Nombre del material Hub
  Marketing Hub Sales Hub Service Hub CMS Hub
  Todas las cuentas
Registros de CRM
Vistas de CRM
Plantillas
Bandeja de entrada de conversaciones
  Pro y Enterprise
Plantillas    
Secuencias    
Documentos    
Guías prácticas    
  Enterprise
Paneles
Propiedades
Barra lateral de registros
Publicaciones del blog    
Dominios    
Páginas del sitio web      
Páginas de destino    
Correo electrónico      
Formularios      
Llamadas a la acción      
Listas (BETA)
Workflows (BETA)  
Preferencias de suscripción a correos electrónicos (BETA)      


Establecer comportamiento de partición predeterminado

De manera predeterminada, los materiales creados recientemente son accesibles para todos los usuarios que tienen permisos para el contenido. Sin embargo, solo debes permitir que los usuarios o equipos específicos creen o editen materiales. En la configuración de tu cuenta, puedes restringir automáticamente el acceso a los materiales creados recientemente para que solo el creador de materiales, su equipo y cualquiera de sus equipos principales puedan verlos y editarlos.

Para separar automáticamente nuevos materiales:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el ícono configuración settings en la barra de navegación principal.
  • En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
  • Haz clic en la pestaña Equipos.
  • Haz clic para activar el interruptor Restringe el nuevo contenido a los creadores y a sus equipos.

Instrucciones generales de partición

La mayoría de las herramientas pueden dividirse siguiendo los siguientes pasos. Para paneles, vistas de CRM y preferencias de suscripción a correos electrónicos, omite la sección específica de la herramienta a continuación.

  • En tu cuenta de HubSpot, navega a la herramienta que deseas dividir.
  • Para asignar un material, coloca el cursor sobre el contenido que deseas asignar y luego haz clic en el menú desplegable Más  y selecciona Asignar usuarios y equipos 
  • Para asignar materiales en masa, selecciona las casillas de comprobación junto al contenido que deseas asignar, luego haz clic en Asignar usuarios y equipos.

assign-multiple-pages-to-teams

  • En el cuadro de diálogo, selecciona la casilla de comprobación junto al nombre del equipo o el nombre del contacto. Si estás utilizando equipos jerárquicos y asignas contenido a un equipo secundario, el equipo principal obtendrá acceso automáticamente.
  • Para asignar el contenido a usuarios adicionales, haz clic en la pestaña Usuarios. El usuario solo puede seleccionar si el contenido se asigna al menos a un equipo.

    assign-content-access
  • Haz clic en Guardar

El material solo será visible para los usuarios y equipos seleccionados, y si corresponde, sus equipos principales.

Para las herramientas que no siguen las instrucciones anteriores, encontrarás instrucciones específicas para la herramienta a continuación.

Instrucciones específicas para la herramienta

Registros de CRM

Por opción predeterminada, los usuarios pueden ver y editar todos los contactos, empresas, negocios y tickets de asistencia técnica. Puedes ajustar los permisos de un usuario para que solo puedan ver y editar registros que sean propiedad de ellos o su equipo.

Para dividir registros de CRM para tus usuarios:

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
  • Haz clic en el nombre del usuario que deseas editar.
  • Para dividir contactos y empresas, en la pestaña Contactos, haz clic en los menús desplegables junto a los permisos Ver, Comunicar y Editar. Luego selecciona Solo equipo o Solo propiedad.

    user-permission-contact-company-access
  • Para separar negocios, haz clic en la pestaña Sales y luego haz clic en los menús desplegables junto a los permisos Ver y Editar. Luego selecciona Solo equipo o Solo propiedad.

    user-permission-deals-access
  • Para separar tickets, haz clic en la pestaña Servicio y luego haz clic en los menús desplegables junto a los permisos Ver y Editar. Luego selecciona Solo equipo o Solo propiedad.

    user-permission-tickets-access
  • Para guardar tus cambios, haz clic en Guardar.

Los permisos actualizados entrarán en vigor después de que los usuarios finalicen sesión después de iniciar sesión. Más información sobre los permisos de usuario.

Vistas de CRM

Las vistas estándares no se pueden dividir, pero las vistas de CRM personalizadas pueden ser visibles solo para ti, visible para tu equipo o para todos. 

Para dividir una vista de CRM:

  • En la cuenta de HubSpot, navega a tus contactos, empresas, negocios o tickets de asistencia técnica.
  • En la barra lateral izquierda, haz clic en Todos los filtros guardados.
  • Coloca el cursor sobre el nombre del filtro y haz clic en Opciones. En el menú desplegable, selecciona Administrar compartir.
  • En el cuadro de diálogo, selecciona si deseas que el filtro solo sea visible para ti, tu equipo o para todos.
  • Haz clic en Guardar.

Bandeja de entrada de conversaciones

Después de crear una bandeja de entrada, puedes editar qué usuarios y equipos pueden verlo editando la configuración de la bandeja de entrada. Descubre cómo editar la configuración de tu bandeja de entrada.
 
conversations-inbox-partition

Paneles

Los propietarios de panel pueden establecer qué equipos tienen vistas y editar acceso a paneles personalizados.

Para asignar acceso a paneles:

  • En tu cuenta de HubSpot, navega a Informes > Paneles.
  • Por encima de los informes del panel, haz clic en el enlace Asignado, luego haz clic en Editar acceso.

    report-dashboard-edit-access 
  • En el panel derecho, selecciona los usuarios a los que deseas asignar acceso.
    • Para permitir que el propietario del panel vea el panel, selecciona el botón de radio Privado del propietario. Luego haz clic en Guardar.
    • Para permitir que todos los usuarios accedan al panel, selecciona el botón de radio Todos, luego selecciona el botón de radio V er y editar o el botón de radio Solo ver. Luego haz clic en Guardar.
    • Para permitir que solo equipos y usuarios específicos accedan al panel:
      • Selecciona el botón de radio Solo usuarios y equipos específicos.
      • Selecciona el botón de radio Ver y editar o el botón de radio Solo visualización.
      • Haz clic en Siguiente.
      • Selecciona las casillas de comprobación junto a los equipos y usuarios a los que quieres asignar acceso.
      • Haz clic en Guardar.

Documentos, guías, secuencias y plantillas de ventas

Después de crear un documento, la guía, la secuencia o la plantilla, puedes establecer el nivel de acceso para ser privado al propietario, compartirlo con todos, o compartirlo con usuarios y equipos específicos. 

Descubre cómo dividir el acceso al contenido de ventas

Dominios

Por opción predeterminada, los usuarios con el permiso de usuario Agregar y editar los dominios pueden ver y editar todos los dominios, además de publicar contenido en todos los dominios. Para restringir qué usuarios pueden editar o publicar contenido en dominios específicos, descubre cómo asignar permisos de publicación de dominio a equipos.

Barra lateral de registros

Puedes personalizar las barras laterales que aparecen en registros de contactos, empresas, negocios y tickets de asistencia técnica para que distintos equipos tengan diferentes vistas. Descubre cómo personalizar la barra lateral del registro para equipos específicos.

División de listas (BETA)

Los Súper administradores pueden establecer los equipos que tienen visibilidad a las listas utilizando las instrucciones generales escritas arriba

Al asignar acceso a una lista o activar la configuración de asignación predeterminada, ten en cuenta lo siguiente:

  • Las listas divididas solo pueden ser vistas y seleccionadas según el creador de listas, los equipos asignados y cualquier equipo principal de los equipos asignados. Todos los demás usuarios podrán ver o seleccionar la lista. Esto se aplica a todas las herramientas, como correo electrónico de marketing, workflows e informes.
  • Solo los contactos que son propiedad del creador de la lista o los usuarios en los equipos asignados aparecerán en una lista dividida. Si un contacto cumple con los criterios de la lista, pero es propiedad de un usuario que no está en los equipos asignados, no aparecerán en la lista. Los contactos sin asignar no aparecen en listas divididas porque no tienen propietario. 
  • Si un usuario se mueve a un equipo diferente, ya no podrá acceder o ver las listas a las que podía hacerlo anteriormente a menos que su nuevo equipo tenga acceso a las mismas listas.

Suscripciones a correos (BETA)

La división de tus grupos de preferencias de correo te permite controlar qué equipos pueden usar los tipos de suscripción y ubicaciones de oficina en correos de marketing. Cuando un grupo de preferencias de correo electrónico esté dividido en un equipo, solo ese equipo podrá seleccionar el grupo de preferencias cuando redactes un correo electrónico. 

Para asignar un grupo de preferencias a un equipo:

  • En tu cuenta de HubSpot, navega hasta Marketing > Correo electrónico.
  • En Grupos de preferencia, haz clic en el grupo de preferencia que deseas editar.
  • Haz clic en Acciones, luego selecciona Editar.
  • En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Equipos (opcional), luego selecciona los equipos que desees asignar al grupo.
  • Haz clic en Guardar.

Workflows (BETA)

Los workflows se pueden asignar a un equipo específico del panel de workflow utilizando las instrucciones generales de arriba.

Los Workflows solo pueden ser vistos y asignados por los usuarios de ese equipo. Cualquier workflow que no esté asignado será accesible a todos los usuarios y equipos con el permiso de usuario workflows.