Limita el acceso a tus recursos de HubSpot

Puedes limitar el acceso a contenidos, datos y mucho más para que solo los equipos y usuarios adecuados puedan verlos y editarlos. Esto puede ser útil si deseas mantener tus recursos separados por departamento o equipo. También ayuda a tus usuarios a mantenerse centrados y organizados. 

Los recursos a los que puedes limitar el acceso dependen de tu suscripción a HubSpot:

Establecer permisos predeterminados (solo CMS Hub y Marketing Hub Enterprise)

De manera predeterminada, todos los usuarios tienen permisos de acceso a todos los recursos creados. Sin embargo, es posible que solo quieras permitir que ciertos los usuarios o equipos específicos creen o editen recursos. En la configuración de tu cuenta, puedes limitar automáticamente el acceso a los recursos recién creados para que solo el creador del recurso y su equipo puedan verlos y editarlos.

Para limitar el acceso a nuevos recursos:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Usuarios y Equipos.
• Haz clic en la pestaña Equipos.
• Haz clic para activar el interruptor Actívalo para limitar el acceso a nuevos contenidos.

Cómo limitar el acceso

El acceso a las herramientas puede limitarse siguiendo los pasos que se indican a continuación. Para los paneles, las vistas de CRM y las preferencias de suscripción a correos electrónicos, ve directamente a la sección de instrucciones para herramientas específicas.

• En tu cuenta de HubSpot, navega hasta la herramienta a la que quieres limitar el acceso.
• Para asignar un activo, pasa el ratón por encima del activo que quieras asignar, luego haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Gestionar acceso. 
• Para asignar activos en bloque, selecciona las casillas  junto al activo que quieras asignar, y luego haz clic en Gestionar acceso.
  
  

• En el cuadro de diálogo, selecciona Disponible para todos o Selecciona los usuarios y equipos que pueden editar. 
• Para asignar el contenido a equipos o usuarios, haz clic en la pestaña Equipos o Usuarios, y luego haz clic en la casilla  situada junto a los equipos y usuarios que quieras asignar.
• Haz clic en Guardar. Ahora el activo sólo será visible para los usuarios y equipos seleccionados. Para las herramientas que no siguen las instrucciones anteriores, encontrarás a continuación las instrucciones específicas para cada herramienta. 
   
  
  

Instrucciones específicas de la herramienta

Registros CRM

De manera predeterminada, los usuarios pueden ver y editar todos los contactos, empresas, negocios y tickets. Puedes cambiar los permisos de un usuario para que solo pueda ver y editar sus registros o los de su equipo.

Para limitar el acceso de tus usuarios a los registros de CRM:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
• Haz clic en el nombre del usuario que deseas editar.
• En la pestaña CRM, haz clic en Acceso a objetos para ampliar la sección.
  • Haz clic en los menús desplegables situados junto a los permisos Ver, Editar y Eliminar para un tipo de registro específico.
  • Selecciona Todo, Solo del equipo, Solo propios o Ninguno.

• Para editar quién puede comunicarse con un registro, haz clic en Herramientas de CRM para ampliar la sección.
  • Haz clic en el menú desplegable junto a Comunicación.
  • Selecciona Todo, Solo del equipo, Solo propios o Ninguno.

• Para guardar tus cambios, haz clic en Guardar.

Los permisos actualizados entrarán en vigor después de que los usuarios cierren y abran sesión. Más información sobre permisos de usuario.

Vistas del CRM

No puedes limitar el acceso a las vistas estándar, pero las vistas personalizadas de CRM pueden configurarse para que solo sean visibles para ti, para tu equipo o para todo el mundo. 

Para limitar el acceso a una vista de CRM:

• En tu cuenta de HubSpot, navega a tu panel de contacto, empresa, negocio o ticket.
• En el menú izquierdo, haz clic en Todos los filtros guardados.
• Coloca el cursor sobre el nombre del filtro y haz clic en Opciones. En el menú desplegable, selecciona Administrar lo que se comparte.
• En el cuadro de diálogo, selecciona si deseas que el filtro solo sea visible para ti, tu equipo o para todos.
• Haz clic en Guardar.

Bandeja de entrada de conversaciones

Después de crear una bandeja de entrada, puedes editar qué usuarios y equipos pueden verla editando la configuración de tu gestión de equipos. Aprende a administrar los usuarios de tu bandeja de entrada.

Paneles

Los propietarios de panel pueden establecer qué equipos tienen permiso para ver y editar los paneles personalizados.

Para dar permiso a paneles:

• En tu cuenta de HubSpot, navega hasta Reports > Dashboards.
• Encima de los informes del panel de control, haz clic en el enlace Asignado  , luego haz clic en Editar acceso.
  
  
• En el panel derecho, selecciona los usuarios a los que quieres asignar acceso.
  • Para permitir que sólo el propietario del cuadro de mandos vea el cuadro de mandos, selecciona el botón de opción Privado para el propietario . Luego haz clic en Guardar.
  • Para permitir que todos los usuarios accedan al panel de control, selecciona el botón de opción Todos  , luego selecciona el botón de opción Viver y editar  o el botón de opción Ver sólo . Luego haz clic en Guardar.
  • Para permitir que sólo determinados equipos y usuarios accedan al panel de control (Sólo Enterprise ):
    • Selecciona el botón de opción Sólo usuarios y equipos específicos .
    • Selecciona el botón de opción Ver y editar  o el botón de opción Ver sólo .
    • Haz clic en Siguiente.
    • Selecciona las casillas  junto a los equipos y usuarios a los que quieras asignar acceso.
    • Haz clic en Guardar.

Canalización de negocios y entradas

Los superadministradores pueden gestionar qué usuarios y equipos tienen acceso a determinados pipelines de negocios y tickets. Para cada pipeline, puedes acceder a todos los usuarios en la cuenta o limitar el acceso a usuarios y equipos individuales.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú izquierdo, dirígete a Objetos > Negocios o a Objetos > Tickets.
• Haz clic en la pestaña Pipelines.
• En la sección Selecciona una tubería , haz clic en el menú desplegable y selecciona una tubería para editarla.
• Haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Gestionar acceso.
• En el panel derecho, selecciona Privado para mí, Disponible para todos o Seleccionar usuarios y equipos que pueden editar.
• Si seleccionas esta última opción, en la barra de búsqueda, busca el nombre del usuario o equipo al que te gustaría darle acceso a la pipeline y haz clic en la casilla de comprobación.
• Para eliminar el acceso a la pipeline, haz clic en la casilla de comprobación junto al nombre del usuario o del equipo o haz clic en la X en la sección Quién tiene acceso.
• En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Guardar.

Si se concede explícitamente a un usuario o equipo acceso a una pipeline, se limitará el acceso de todos los demás. Si un usuario no tiene permiso de voluntad para ver la tubería:

• Los pipelines restringidos aparecerán en gris en la cuenta de HubSpot en el escritorio y la aplicación móvil.
• Estos usuarios pueden ver un registro de negocio o de ticket específico si se les envía un enlace directo desde un usuario con acceso a la pipeline.
• Pueden ver los registros de las pipelines restringidas en los informes.
• Pueden ver los registros de las pipelines restringidas como asociaciones en los registros.
• Pueden buscar registros dentro de la pipeline.
• No podrán crear nuevos registros dentro de la pipeline. 

Documentos, guías prácticas, secuencias y plantillas de ventas

Tras crear un documento, guía práctica, secuencia o plantilla, puedes establecer el nivel de acceso para que sea privado para el propietario, compartido con todo el mundo o compartido con usuarios y equipos específicos. 

Aprende cómo limitar el acceso a los contenidos de ventas. 

Dominios

Por defecto, los usuarios con el permiso de usuario Añadir y editar dominios pueden ver y editar todos los dominios, así como publicar contenido en todos los dominios. Para limitar qué usuarios pueden editar o publicar contenido en determinados dominios, aprende cómo asignar permisos de publicación de dominios a los equipos.

Cuentas en redes sociales

Sólo los superadministradores de pueden gestionar qué usuarios y equipos tienen acceso a determinadas cuentas sociales. Dar explícitamente a un usuario o equipo acceso a una cuenta social limitará el acceso de todos los demás. Los usuarios o equipos sin acceso no pueden ver ni gestionar las publicaciones de esa cuenta en la herramienta social. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú izquierdo, navega a Marketing > Redes sociales.
• En la pestaña Cuentas, en la columna Acceso a la cuenta , haz clic en Sólo yo, Todos, o [número de equipos y usuarios].

• En el panel derecho, selecciona Privado para mí, Disponible para todos o Seleccionar usuarios y equipos que pueden editar. Solo los clientes con una suscripción a Marketing Hub Enterprise pueden limitar el acceso de usuarios y equipos. 
  • Si seleccionas esta última opción, en la barra de búsqueda, busca el nombre del usuario o equipo y haz clic en la casilla de comprobación.
  • Para eliminar los permisos de una cuenta, haz clic en la casilla de comprobación junto al nombre del usuario o del equipo o haz clic en la X en la sección Quién tiene acceso.
• En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Guardar.

Correos electrónicos

Puedes dar permisos de edición de emails de marketing específicos a usuarios individuales o equipos desde el panel de control de correo electrónico con las instrucciones generales anteriores.

Los correos electrónicos asignados a un equipo solo pueden ser editados por los usuarios de ese equipo. Cualquier correo electrónico que no esté asignado será accesible a todos los usuarios y equipos con el permiso de usuario de correo electrónico .

Si un usuario de tu cuenta de HubSpot no tiene permisos de edición de un correo electrónico específico, puede solicitarlos a través de estos pasos:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Correos de marketing.
• Haz clic en el nombre del correo electrónico al que le deseas editar los permisos.
• En la parte superior derecha, coloca el cursor sobre el botón Revisar y enviar, y haz clic en Solicitar actualización de permisos.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Aprobador y selecciona un administrador en tu equipo.
• Si lo deseas, puedes incluir un mensaje para explicar por qué necesitas permisos de edición al correo electrónico.
• Haz clic en Enviar solicitud.
• El aprobador que seleccionaste recibirá una notificación de que has solicitado permisos para el correo electrónico. Luego recibirás un correo electrónico de confirmación después de que el aprobador conceda el permiso.

Archivos 

Gestiona el acceso a tus carpetas y subcarpetas en la herramienta de archivos para controlar qué equipos pueden ver o editar la carpeta y los archivos asociados. También puedes permitir que todos los equipos accedan a una carpeta principal, pero restringir el acceso a una subcarpeta.

No puedes configurar los ajustes de acceso a las carpetas en las carpetas de sistema generadas por HubSpot. Para restringir el acceso a una carpeta:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Biblioteca > Archivos.

• Pasa el ratón por encima de una carpeta y haz clic en Acciones > Gestionar acceso. 
  
  

• En el panel derecho, configura el acceso a tus carpetas: 
  • Disponible para todos: todos los usuarios pueden ver y editar la carpeta y los archivos asociados. 
  • Seleccionar los equipos que pueden editar: sólo los equipos seleccionados pueden editar la carpeta y los archivos asociados.
    • Selecciona la casilla situada junto a los equipos a los que quieres conceder acceso. 
    • Para eliminar el acceso de un equipo, desactiva la casilla  situada junto al nombre del usuario o del equipo, o haz clic en la X en la sección Quién tiene acceso. 
• En la parte inferior del panel, haz clic en Guardar.

Propiedades

Los superadministradores pueden limitar el acceso a una propiedad para que sólo determinados usuarios y equipos puedan editarla en los registros. Una propiedad limitada seguirá siendo visible para todos los usuarios.

Los usuarios y equipos que no tengan acceso verán el mensaje No tienes permisos para editar el valor de este campo al pasar el ratón por encima de la propiedad en un registro. Aprende a limitar el acceso de edición para las propiedades.

Barras laterales de los registros

Puedes personalizar las barras laterales que aparecen en registros de contactos, empresas, negocios y tickets para que distintos equipos tengan diferentes vistas. Aprende a personalizar barras laterales de registro para equipos específicos.

Informes

Existen múltiples formas de limitar el acceso a los informes:

• Si un informe no se ha agregado a un panel, puedes limitar el acceso a él individualmente desde la herramienta de informes.
• Puedes hacer la partición de un panel de informes cuando otorgues acceso al panel.

No puedes limitar el acceso a los informes que se encuentran en la sección de herramientas analíticas o a las vistas analíticas individuales personalizadas .

Límites de acceso a la lista (BETA)

Los superadministradores pueden establecer qué equipos tienen visibilidad a qué listas utilizando las instrucciones generales de que aparecen más arriba. 

Al dar permisos a una lista o activar la configuración de asignación predeterminada, ten en cuenta lo siguiente:

• Las listas de acceso limitado solo pueden ser vistas y seleccionadas por el creador de la lista y los equipos asignados. Todos los demás usuarios podrán ver o seleccionar la lista. Esto se aplica a todas las herramientas, como correo electrónico de marketing, workflows e informes.
• Además de los filtros de lista, un contacto solo aparecerá en una lista de acceso limitado si cumple uno de los siguientes criterios:
  
  • El contacto es propiedad de un usuario en el equipo asignado.

• • Una propiedad de usuario de HubSpot personalizada en el registro de contacto se establece en un usuario del equipo asignado.
• Si un usuario se cambia a otro equipo, ya no podrá acceder ni ver las listas que podía ver antes, a menos que su nuevo equipo tenga acceso a las mismas listas.

Workflows

Los workflows se pueden asignar a un equipo específico del panel de workflow utilizando las instrucciones generales de arriba.

Los Workflows solo pueden ser vistos y asignados por los usuarios de ese equipo. Cualquier workflow que no esté asignado será accesible a todos los usuarios y equipos con el permiso de usuario workflows.

Campañas

Puedes limitar el acceso a tus campañas de marketing para permitir que determinados equipos gestionen los detalles de la campaña y cambien qué recursos están asociados a ella. 

Para dar permisos a una campaña a un equipo:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Marketing > Campañas.
• Coloca el cursor sobre una campaña que deseas editar, luego haz clic en el menú desplegable Acciones y haz clic en Gestionar acceso.
• En el panel derecho, selecciona Disponible para todos o Seleccionar equipos que pueden editar.
• En la barra de búsqueda, busca el nombre del equipo al que te gustaría darle acceso a la campaña y haz clic en la casilla de comprobación.
• Para eliminar el acceso a la campaña, haz clic en la casilla de comprobación junto al nombre del usuario o del equipo o haz clic en la X en la sección Quién tiene acceso.
• En la parte inferior del panel, haz clic en Guardar.

Anuncios

Después de conectar las cuentas de anuncios de Google, Facebook o LinkedIn a HubSpot, puedes asignarlas a usuarios y equipos específicos.

Para dar permiso a una cuenta de anuncios:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú izquierdo, navega a Marketing > Anuncios.
• Coloca el cursor sobre una cuenta de anuncios para la que deseas dar permiso y luego haz clic en el menú desplegable Acciones. Selecciona Gestionar acceso.
• En el panel derecho, selecciona Disponible para todos o Seleccionar equipos que pueden editar.
• En la barra de búsqueda, busca el nombre del equipo al que te gustaría darle acceso a la cuenta de anuncio y haz clic en la casilla de comprobación.
• Para eliminar el acceso a la campaña, haz clic en la casilla de comprobación junto al nombre del usuario o del equipo o haz clic en la X en la sección Quién tiene acceso.
• En la parte inferior del panel, haz clic en Guardar.