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Partition de vos éléments HubSpot

Dernière mise à jour: novembre 9, 2020

Disponible avec :

Tous les produits et les abonnements

Les éléments dans HubSpot peuvent être divisés afin que seuls les équipes et utilisateurs appropriés puissent les consulter et les modifier. Cela peut s'avérer utile si vous souhaitez diviser vos éléments pour chaque service ou équipe et ainsi contribuer à la bonne organisation de vos utilisateurs. 

Remarque : Les super administrateurs et les utilisateurs disposant de l'autorisation Partition par équipes peuvent afficher tous les éléments divisés.

Pour consulter une série de vidéos sur la division des éléments, consultez le module de HubSpot Academy sur la partition d'éléments.

Les éléments que vous pouvez diviser dépendent de votre abonnement HubSpot :

Nom de l'élément Hub
  Hub Marketing Hub Sales Hub Services Hub CMS
  Tous les comptes
Fiches d'informations du CRM
Vues du CRM
Modèles
Boîte de réception des conversations
  Pro et Entreprise
Modèles    
Séquences    
Documents    
Guides conversationnels    
  Entreprise
Tableaux de bord
Propriétés
Barres latérales des fiches d'informations
Articles de blog    
Domaines    
Pages de site web      
Pages de destination    
E-mail      
Formulaires    
Calls-to-action    
Listes (BETA)  
Workflows (BÊTA)  
Préférences d'abonnement par e-mail (BETA)      


Définir un comportement de division par défaut

Par défaut, les éléments créés sont accessibles à tous les utilisateurs disposant des autorisations adéquates. Cependant, vous pouvez choisir d'autoriser uniquement des équipes ou des utilisateurs spécifiques à créer ou à modifier ces éléments. Dans les paramètres de votre compte, vous pouvez restreindre automatiquement l'accès aux éléments créés afin que seuls le créateur de l'élément, son équipe et ses équipes parents puissent les consulter et les modifier.

Pour diviser automatiquement les nouveaux éléments :

  • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
  • Cliquez sur l'onglet Équipes.
  • Cliquez pour activer l'option Limiter le nouveau contenu aux créateurs et à leurs équipes.

Instructions générales de division

La plupart des outils peuvent être divisés en suivant les étapes ci-dessous. Pour les tableaux de bord, les vues du CRM et les préférences d'abonnement par e-mail, passez à la section spécifique ci-dessous.

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à l'outil que vous souhaitez diviser.
  • Pour attribuer un élément, passez le curseur sur l'élément que vous souhaitez attribuer, puis cliquez sur le menu déroulant Plus et sélectionnez Assigner des utilisateurs et des équipes
  • Pour attribuer des éléments en masse, sélectionnez les cases à cocher à côté de l'élément que vous souhaitez attribuer, puis cliquez sur Attribuer des utilisateurs et des équipes.

assign-multiple-pages-to-teams

  • Dans la boîte de dialogue, cochez la case à côté du nom de l'équipe ou du nom du contact. Si vous utilisez des équipes hiérarchiques et que vous attribuez du contenu à une équipe enfant, l'équipe parent en obtiendra automatiquement l'accès.
  • Pour attribuer le contenu à des utilisateurs supplémentaires, cliquez sur l'onglet Utilisateurs. Les utilisateurs ne peuvent être sélectionnés que si le contenu est attribué à au moins une équipe.

    assign-content-access
  • Cliquez sur Enregistrer

L'élément ne sera visible que par les utilisateurs et équipes sélectionnés et, le cas échéant, par leurs équipes parents.

Pour les outils qui ne sont pas concernés par les instructions ci-dessus, vous trouverez des instructions spécifiques ci-dessous.

Instructions spécifiques aux outils

Fiches d'informations du CRM

Par défaut, les utilisateurs peuvent consulter et modifier tous les contacts, entreprises, transactions et tickets. Vous pouvez modifier les autorisations d'un utilisateur afin qu'il puisse consulter et modifier uniquement ses fiches d'informations ou celles de son équipe.

Pour diviser les fiches d'informations du CRM pour vos utilisateurs :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
  • Cliquez sur le nom de l'utilisateur que vous souhaitez modifier.
  • Pour diviser les contacts et les entreprises, dans l'onglet Contacts, cliquez sur les menus déroulants à côté des autorisations AfficherCommuniquer et Modifier. Sélectionnez ensuite Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement.

    user-permission-contact-company-access
  • Pour diviser les transactions, cliquez sur l'onglet Hub Sales, puis sur les menus déroulants à côté des autorisations Afficher et Modifier. Sélectionnez ensuite Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement.

    user-permission-deals-access
  • Pour diviser les tickets, cliquez sur l'onglet Hub Services, puis sur les menus déroulants à côté des autorisations Afficher et Modifier. Sélectionnez ensuite Équipe uniquement ou Propriétaire uniquement.

    user-permission-tickets-access
  • Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer.

Les autorisations mises à jour prendront effet après la reconnexion des utilisateurs. Découvrez-en davantage sur les autorisations utilisateur.

Vues du CRM

Les vues standards ne peuvent pas être divisées, mais les vues de CRM personnalisées peuvent être configurées afin d'être visibles uniquement par vous, par votre équipe ou par tous. 

Pour diviser une vue du CRM :

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Tous les filtres enregistrés.
  • Passez le curseur de la souris sur le nom du filtre, puis cliquez sur Options. Dans le menu déroulant, sélectionnez Gérer le partage.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez si vous souhaitez que le filtre soit visible par vous, par votre équipe ou par tous.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Boîte de réception des conversations

Une fois que vous avez créé une boîte de réception, vous pouvez modifier les utilisateurs et équipes qui pourront la consulter en modifiant les paramètres de gestion d'équipe. Découvrez comment gérer vos utilisateurs de messagerie
 
manage-your-inbox-users

Tableaux de bord

Les propriétaires de tableaux de bord peuvent définir les équipes autorisées à consulter et modifier les tableaux de bord personnalisés.

Pour attribuer l'accès aux tableaux de bord :

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Tableaux de bord.
  • Au-dessus des rapports du tableau de bord, cliquez sur le lien Attribué, puis cliquez surModifier l'accès.

    report-dashboard-edit-access
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer l'accès.
    • Pour autoriser le propriétaire du tableau de bord à le consulter uniquement, sélectionnez la case d'option Privé pour le propriétaire. Puis, cliquez sur Enregistrer.
    • Pour permettre à tous les utilisateurs d'accéder au tableau de bord, sélectionnez le bouton radio Tout le monde, puis sélectionnez le bouton radio Visualiser et modifier ou Afficher uniquement. Puis, cliquez sur Enregistrer.
    • Pour permettre à des équipes et utilisateurs spécifiques uniquement d'accéder au tableau de bord :
      • Sélectionner le bouton radio Uniquement les utilisateurs et équipes spécifiques.
      • Sélectionnez le bouton radio Visualiser et modifier ou Afficher uniquement.
      • Cliquez sur Suivant.
      • Sélectionnez les cases à cocher à côté des équipes et utilisateurs auxquels vous souhaitez accorder l'accès.
      • Cliquez sur Enregistrer.

Documents, guides, séquences et modèles commerciaux

Après avoir créé un document, un guide, une séquence ou un modèle, vous pouvez définir son niveau d'accès : réservé au propriétaire, partagé avec tous ou partagé avec des utilisateurs et des équipes spécifiques. 

Découvrez comment diviser l'accès au contenu de vente

Domaines

Par défaut, les utilisateurs disposant de l'autorisation Ajouter et modifier des domaines peuvent consulter et modifier tous les domaines, et publier du contenu sur tous les domaines. Pour spécifier les utilisateurs autorisés à modifier ou à publier du contenu sur des domaines précis, découvrez comment attribuer des autorisations de publication sur des domaines aux équipes.

Barres latérales des fiches d'informations

Vous pouvez personnaliser les barres latérales qui apparaissent sur les fiches d'informations des contacts, des entreprises, des transactions et des tickets afin de proposer différentes vues selon les équipes. Découvrez comment personnaliser les barres latérales des fiches d'informations pour des équipes spécifiques.

Division de liste (BÊTA)

Les super administrateurs peuvent décider des équipes pouvant accéder à telle ou telle liste à l'aide des instructions générales ci-dessus

Lorsque vous attribuez l'accès à une liste ou activez le paramètre d'attribution par défaut, tenez compte des éléments suivants :

  • Les listes divisées peuvent être consultées et sélectionnées uniquement par leur créateur, les équipes attribuées et toute équipe parent de ces équipes attribuées. Tous les autres utilisateurs ne pourront pas voir ou sélectionner la liste. Cela s'applique à tous les outils, tels que les e-mails marketing, les workflows et les rapports.
  • Outre les filtres de liste, un contact apparaîtra uniquement dans une liste segmentée s'il répond à l'un des critères suivants :
    • Le contact appartient à un utilisateur de l'équipe attribuée.
  • Si un utilisateur est transféré dans une autre équipe, il ne pourra plus consulter et accéder aux listes auxquelles il avait auparavant accès, sauf si sa nouvelle équipe a accès aux mêmes listes.

Abonnements e-mail (BÊTA)

La division de vos groupes de préférences relatives aux e-mails vous permet de décider des équipes pouvant utiliser tel ou tel type d'abonnement et emplacement de bureau dans les e-mails marketing. Lorsqu'un groupe de préférences relatives aux e-mails est attribué à une équipe, seule cette équipe pourra sélectionner ce groupe de préférences lors de la rédaction d'un e-mail.

Pour attribuer un groupe de préférences à une équipe :

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à Marketing > E-mail.
  • Sous Groupes de préférences, cliquez sur le groupe de préférences que vous souhaitez modifier.
  • Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Équipes (facultatif), puis sélectionnez les équipes auxquelles vous souhaitez attribuer le groupe.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Découvrez-en davantage sur la division de vos abonnements aux e-mails.

Workflows (BÊTA)

Des workflows peuvent être attribués à une équipe spécifique depuis le tableau de bord des workflows en suivant les instructions générales ci-dessus.

Les workflows attribués à une équipe peuvent uniquement être consultés et modifiés par les utilisateurs faisant partie de cette équipe. Les workflows non attribués seront accessibles à tous les utilisateurs et équipes dotés d'une autorisation utilisateur relative aux workflows.