通話のレコーディングと文字起こしを確認する

HubSpotの コール機能、 HubSpotとZoom、 Google Meetとの連携、またはHubSpotと連携している サードパーティーの電話事業者 を利用して録音した内容を確認できます。

Sales Hub、 Service Hub Professional、 Enterprise が割り当てられているユーザーはシート コミュニケーションインテリジェンス(CI) を使用してレコーディングの文字起こしと分析を行うことができます。これにより、チームをより効果的にコーチングして、レコーディングと文字起こしから貴重なカスタマーインサイトを引き出すことができます。 

HubSpotモバイルアプリをお使いの方は、外出先でレコーディングを確認する方法をご覧ください。 

始める前に

• 通話ツールをセットアップします。次のことができます。
  • HubSpot提供の電話番号を取得します。
  • 発信電話番号をHubSpotに登録します。
  • HubSpotとZoomの連携を設定します。

• • サードパーティーの通話プロバイダーと連携します。

注：HubSpotでサポートしているサードパーティー通話プロバイダーは、特定のグループに限られます。HubSpot アプリマーケットプレイスでサポートされている通話プロバイダーの詳細をご確認ください。

• HubSpotでは、デフォルトで通話のレコーディングが有効にされます。設定で通話のレコーディングが有効になっていることを確認してください。
• Sales HubまたはService HubのProfessionalまたはEnterpriseのユーザーは、レコーディングの文字起こしを利用できるように、設定でコミュニケーションインテリジェンスも有効になっていることを確認してください。
• Zoomを使用して通話を行う場合は、クラウドのレコーディングが有効であることを確認します。
• 当該地域で適用される、通話のレコーディングに関する法規制を確認します。

録音を確認

レコーディングにアクセスしてメモを追加するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コール］の順に進みます。
• 通話のタイトルをクリックします。
• レコーディングの再生を開始するには、レビュー画面の左側にあるplayerPlay［再生］をクリックします。コントロールを使用してplayerFastForward早送りしたり、playerRewind 巻き戻ししたりすることもできます。Zoomのクラウドレコーディングを確認している場合も、再生、一時停止、早送りすることができます。
• 通話メモを追加するには、下部にある［メモ］をクリックし、［メモを追加］をクリックします。チームの他のメンバーに通知を送信するには、@の後に続けて、そのユーザーの名前を入力します。メモを入力し、［保存］をクリックします。Sales HubまたはService HubのProfessionalまたはEnterpriseアカウントをご利用の場合、スレッド化されたインラインコメントを追加することもできます。
• 下部には、AIによって生成された通話の要約が表示されます（Sales HubまたはService HubのProfessionalまたはEnterpriseをご使用の場合）。要約は、通話の目的、主要な論点、決定内容、センチメント、次のステップという複数のセクションに分かれています。このフィールドは編集できません。下部にある［メモ］テキストボックスを使用して情報を追加します。
  • Breezeアシスタント にコールの詳細を尋ねるには、[ 質問する]をクリックします
  • 要約に関するフィードバックを提供するには、thumbsUp 満足またはthumbsDown 不満アイコンをクリックします。
  • 要約をコピーするには、メッセージ コピー アイコンをクリックします。
  • 要約を非表示にするには、［閉じる］をクリックします。

注: Breezeコールサマリーを使用するには、アカウントで Breezeアシスタントと 通話レコーディング を有効にする必要があります。

• Sales HubまたはService HubのProfessionalまたはEnterpriseアカウントをご利用の場合は、右側にある［分析］、［統計］、［文字起こし］のタブを切り替えて、トラッキング対象の語句、通話の統計情報、通話の文字起こしを確認できます。文字起こしをコピーするには、［文字起こし］タブで、［クリップボードに文字起こしをコピー］をクリックします。トラッキング対象の語句を確認できるのは、Sales HubまたはService HubのEnterpriseアカウントをご利用で、スーパー管理者がトラッキング対象の語句を追加している場合のみです。

レコーディングを共有するか、プレイリストにレコーディングを追加する

• レコーディングを共有するには、次のようにします。
  • 右上のshare［共有］ボタンをクリックします。
  • ［Eメールを送信］ドロップダウンメニューをクリックし、レコーディングを共有するチームメンバーを追加します。 
  • テキストボックスにメッセージを入力します。
  • 再生ハンドルを使用するか、［開始］および［終了］テキストボックスに開始時刻、終了時刻をそれぞれ入力して、共有するレコーディングの部分を調整します。
  • ［共有］または［リンクをコピー］をクリックします。Sales HubまたはService HubのProfessionalまたはEnterpriseアカウントをご利用の場合、特定の文字起こしの抜粋を共有することもできます。

注：レコーディングクリップの閲覧を許可されたユーザーは、レコーディング全体を聴くこともできます。クリップの目的は、明確に焦点を絞り、紹介することです。

• レコーディングをプレイリストに追加するには、次のようにします。
  • ［+プレイリストに追加］をクリックします。
  • ［プレイリストを選択］ドロップダウンメニューをクリックし、レコーディングを別のプレイリストに追加します。
  • テキストボックスに説明を入力します。 
  • 再生ハンドルを使用するか、［開始］および［終了］テキストボックスに開始時刻、終了時刻をそれぞれ入力して、共有するレコーディングの部分を調整します。
  • ［追加］をクリックします。

トラッキング対象の語句を確認する（Sales HubまたはService HubのEnterprise）

トラッキング対象の用語を作成して、文字起こしでその用語がメンションされている部分に移動できます。

注:トラッキング対象の語句を追加または編集するには、「スーパー管理者」の権限が必要です。 

• 右側のパネルで［分析］タブをクリックして、トラッキング対象の語句を表示します。
• トラッキング対象の語句を編集するには、［編集］をクリックします。
• 右側のパネルで［+カテゴリーを追加］をクリックすると、トラッキング対象の語句のカテゴリーを追加できます。 
• トラッキング対象の語句をカテゴリーに追加するには、［+トラッキング対象の語句を追加］をクリックし、テキストボックスにトラッキング対象の語句を入力します。 
• 右側のパネルの下部にある［保存］をクリックします。

通話の話者を追加し、通話の統計情報を確認する（Sales HubまたはService HubのProfessionalまたはEnterprise）

通話参加者のコンタクトレコードを通話にリンクすることにより、通話の統計情報を確認できます。

• 通話参加者をレコードにリンクするには、上部の［参加者］をクリックします。右側のパネルの［コールの受信者］セクションで、話者の横にあるlinkリンクボタンをクリックします。検索バーにコンタクトの名前を入力します。レコードが存在しない場合は、［+コンタクトを追加］をクリックし、コンタクトのレコードを作成します。次に、［リンク］をクリックします。コンタクトのリンクを解除するには、もう一度linkリンクボタンをクリックします。

注：HubSpotでは、Zoom BasicまたはProで2名によって行われた通話の文字起こしで話者名を自動的に割り当てます。話者の手動割り当てはZoom Business、Business Plus、またはEnterpriseで行われた通話では利用できません。これらのエディションでは、文字起こしがHubSpotではなくZoomによって提供されるためです。

• 通話の受信者のコンタクト情報にアクセスするには、右側のパネルで、コンタクトの名前をクリックして、そのコンタクトレコードを表示します。

• 話者を追加した後、右側のパネルで［統計］タブをクリックして、次の通話の統計情報を確認します。
  • コール担当者の通話時間：通話時間のうち、コール担当者が話した時間の割合。
  • 速度：コール担当者の1分あたりの単語数。
  • 最長のモノローグ：コール担当者が最も長く話した時間。
  • 最長の顧客のストーリー：顧客が最も長く話した時間。
  • 対話：通話の中での対話の量。
  • 忍耐：参加者間で会話がなかった時間。

文字起こしを確認し、スレッド化されたインラインコメントを追加する（Sales HubまたはService HubのProfessionalまたはEnterprise）

文字起こしを確認しているときに、スレッド化されたインラインコメントを追加したり、文字起こしの特定の部分へのリンクを共有したりできます。担当者はコメントに簡単に返信できるため、コミュニケーションに集中しながら、関連する全ての情報を1か所にまとめることができます。

注: 自動文字起こしは 、HubSpotのデフォルトのコンテンツ作成言語で利用できます。HubSpotは、 アカウントの設定で選択されている言語でレコーディングの文字起こしを行います。HubSpotの対応言語について詳細をご確認ください。

• 右側のパネルで［文字起こし］タブをクリックして、通話の文字起こしを表示します。検索バーを使用して、特定のキーワードを検索できます。検索結果として、そのキーワードが使用されている文字起こしの部分が表示されます。
• チームの他のメンバーに通知を送信する場合、またはタイムスタンプ付きのコメントを追加する場合は、次のいずれかの操作を行います。
  • レコーディング再生の下にある［コメント］タブをクリックします。テキストボックスに、@の後に続けてユーザーの名前を入力します。コメントを入力し、［保存］をクリックします。

• • タイムスタンプを追加するには、次のようにします。
    • テキストボックスの下にタイムスタンプを入力し、テキストボックスをクリックして、そのタイムスタンプを適用します。これにより、右側の［文字起こし］タブで、文字起こしのその部分にジャンプします。

• • • 文字起こしで、コメントを追加する対象の抜粋部分にカーソルを合わせます。comments［コメント］ボタンをクリックします。レコーディング再生の下にある［コメント］タブをクリックします。これにより、正しいタイムスタンプが設定されたテキストボックスが開きます。
  • ［コメント］をクリックします。 
  • スレッドを開始するには、いずれかのコメントの下にある［返信］ボタンをクリックします。返信を書いたら、［返信］をクリックします。

• 文字起こしの特定の部分を共有するには、その文字起こしの抜粋にカーソルを合わせて、share［共有］ボタンをクリックします。レコーディングクリップの長さを変えるには、ダイアログボックスで、ハンドルを使ってスピーカートラックで長さを調整するか、［開始］と［終了］に開始時刻、終了時刻をそれぞれ入力します。レコーディング全体を共有したい場合は、スピーカートラックに沿ったハンドルがレコーディングの最初と最後にあることを確認してください。

注：レコーディングクリップの閲覧を許可されたユーザーは、レコーディング全体を聴くこともできます。クリップの目的は、明確に焦点を絞り、紹介することです。

コールの文字起こしのコミュニケーションエンリッチメント(ベータ版)

コールの文字起こしのコミュニケーションエンリッチメントでは、非構造化コールの文字起こしに含まれる分析情報を基にコンタクトレコードや会社レコードを更新できます。

オンにすると、対話型エンリッチメントは次のようになります。

• 着信通話の文字起こしを確認する
• コミュニケーションの中で異なる話者を特定する
• 関連データポイントの抽出
• 既存のレコードを更新するか、設定どおりに新規レコードを作成します

必要条件

コールの文字起こしにコミュニケーションエンリッチメントを使用するには、次の要件が適用されます。

• Enterprise サブスクリプションが必要です。
• コミュニケーションインテリジェンス を有効化する必要があります。
• コールの文字起こしをお客さまのアカウントに記録する必要があります。

コールの文字起こしのコミュニケーションエンリッチメントをオンにする

コールの文字起こしのコミュニケーションエンリッチメントを有効にするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、[ データ管理] > [データエンリッチメント]に移動します
3. [ 対話型エンリッチメント ]タブをクリックします。
4. [コールの文字起こしエンリッチメント ]スイッチをオンに切り替えます。

以下のコンタクトプロパティーと企業プロパティーが更新されます。

• 連絡先：
  • 役職名
  • 年功序列
  • 電話番号
  • 優先名
  • 購入時の役割
  • その他の決定可能な標準コンタクト属性
• 会社：
  
  • 業種
  • 従業員数
  • 年間収益
  • 主要なウェブテクノロジー
  • 現在の技術スタック
  • 追加の企業向け分析(利用可能な場合)

Zoomのレコーディングを同期する

Zoom BusinessまたはEnterpriseのアカウントをお持ちの場合は、Zoomのクラウドレコーディングを同期して、HubSpotで確認することができます。Zoomアカウントでクラウドレコーディングを有効にすると、関連するレコードのタイムライン上にレコーディングが表示されるようになります。 Professionalまたは Enterprise のシートが割り当てられているSales Hub Service Hub コミュニケーションインテリジェンスはZoomのクラウドレコーディングの文字起こしを行い、これらの文字起こしはレコードのタイムラインにも同期されます。

コミュニケーションインテリジェンスを使用してZoomのレコーディングをセットアップするには、次のようにします。

• Zoomでクラウドレコーディングを有効にします。Zoomレコーディングの文字起こしをHubSpotで受信できるように、音声文字起こしのチェックボックスがオンになっていることを確認します。
• Zoom連携の設定で、［レコーディングと文字起こしからデータを同期します］チェックボックスを選択してオンにします。［レコーディングと文字起こしからデータを同期します］チェックボックスをオンにすると、ミーティングとウェビナーの両方で、全ての新しいレコーディングと文字起こしが自動的にHubSpotに同期されます。通話のレコーディングを削除する場合は、コール インデックス ページから削除できます。

• HubSpotアカウントのユーザーにレコーディングを割り当てるには、ユーザーがZoomアカウントをリンクしていることを確認します。HubSpotアカウントのユーザーのEメールアドレスが、通話中のZoomユーザーのEメールアドレスと一致する場合、そのユーザーにエンゲージメント活動のレコーディングが割り当てられます。

Google Meetのレコーディングと文字起こしを同期する(「Sales Hub 」または「 Service Hub Professional」/ 「Enterprise 」のみ)

Google Meetビジネスまたは Enterpriseアカウントをお持ちの場合は、Google Meetのレコーディングと文字起こしを同期してレビューをHubSpotに行うことができます。

• Sales Hub または Service Hub Professional / Enterprise のシートが割り当てられている場合は、コミュニケーションインテリジェンスがレコーディングの文字起こしを行います。これらの文字起こしも、レコードのタイムラインに同期されます。 
• コアシートまたは表示のみのシートを持つユーザーの場合、レコーディングにのみアクセスできます。 

権限を設定してアプリをインストールする

コミュニケーションインテリジェンスを使用してGoogle Meetのレコーディングをセットアップするには、次のようにします。

• スーパー管理者は 次の操作を行う必要があります。
  • Sales Hub または Service Hub の Professional または Enterprise シート を、Google Meetアカウントからレコーディングや文字起こしを同期できる必要があるユーザーに割り当てるします。
  • アカウント で コミュニケーション インテリジェンス をオンにする。
• Google MeetアプリをインストールするGoogle Meetアプリがすでにインストールされている場合は、アプリを再接続します。
  • HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。
  • ［Google Meet］をクリックします。
  • [再接続] をクリックします。

録音と文字起こしの同期を設定する

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。左側のサイドバーメニューで、［連携］＞［接続されたアプリ］の順に進みます。

• ［Google Meet］をクリックします。

• Google Meetのレコーディングと文字起こしの同期を自分のみに適用したり、特定のGoogle Meetユーザー、またはHubSpotアカウントの接続済みの全てのGoogle Meetユーザーに適用したりすることができます。オンにすると、過去、現在、将来のミーティングのレコーディングおよび文字起こしが同期されます。
  • 他のユーザーではなく、自分のアカウントに対して録音と文字起こしの同期を設定するには、次の手順に従います。
    • [自分の設定 ]タブ:
      • 続行する前に「 レコーディングに関する重要なコメント」 セクションを確認してください。
      • Google Meetの設定で、[ 自動録音]で、[Google Meetのミーティングの自動録音 を有効にする]スイッチをオンに切り替えると、自動録音オプションが有効になります。この設定をオンにすると、すべてのGoogle Meetミーティングが録画されます。同期設定をオンにした場合、レコーディングは自動的に同期されます。
        
      • [ミーティング]で、[レコーディングと文字起こしからデータを同期]を選択して、ミーティングとウェビナーの両方について、全ての新しいレコーディングと文字起こしを自動的にHubSpotに同期します。 [個別のミーティングを管理]フィールドにミーティングIDを入力して 、手動で同期するミーティングを検索します。

• • • • [除外]で:
        • [レコーディングの除外 ]ドロップダウンをクリックし、 ドメインを選択または入力すると、内部ミーティングとウェビナーがHubSpotに同期されなくなります。
        • [コンタクトの除外 ]ドロップダウンメニューをクリックし、ドメイン を選択または入力すると、社内の従業員がHubSpotの新規コンタクトとして同期されなくなります。
  • HubSpotアカウントで選択されたGoogle Meetユーザー、または接続済みのGoogle Meetユーザーのレコーディングと文字起こしを同期するには、次の手順に従います。
    • ［グローバル設定］タブをクリックします。
    • [ミーティング]で、[ ミーティングデータを同期 ]スイッチをオンに切り替えます。
      
      • [ このアカウントの全てのGoogle Meetユーザーのミーティングのレコーディングと文字起こしを同期 ]をクリックして、HubSpotアカウントで接続されている全てのGoogle Meetユーザーと同期します。
      • HubSpotアカウントの選択したGoogle Meetユーザーに対して同期するには、[このアカウントの選択したGoogle Meetユーザーのミーティングのレコーディングと文字起こしを同期 ]をクリックします。
        • 右側のパネルで、ミーティングのレコーディングと文字起こしを同期するユーザーの横にあるチェックボックス をクリックします。
        • ［保存］をクリックします。

レコーディングの確認と削除

• コール インデックス ページからレコーディングを確認できます。記録は 自動的にレコードに関連付けられます。
• コール インデックス ページからコールのレコーディングを削除できます。

レコーディングを他のレコードに関連付ける

デフォルトでは、HubSpot AIによって、通話の参加者に関連付けられたプライマリー会社に自動的にレコーディングが関連付けられます。

CRM内の他のコンタクト、会社、取引、チケット、またはミーティングのレコードにレコーディングを 関連付け ることもできます。レコーディングは関連するレコードのタイムラインに表示されるので、レコーディングの詳細にアクセスして、より詳しい状況を確認できます。

• HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コール］の順に進みます。
• 通話のタイトルをクリックします。
• 上部の［関連付け］をクリックします。
• 関連付けを追加するには、右側のパネルで、コンタクト、会社、取引、チケット、ミーティングのいずれかのタブの横にある［+追加］をクリックします。

関連レコードは、コール インデックス ページにも表示されます。関連レコードがテーブルに表示されない場合は、テーブルの列を編集します。