E-mails volgen en registreren met de HubSpot Sales Chrome-extensie

Gebruik de functies ‘Track’ en ‘Log’ van de HubSpot Sales Chrome-extensie om de interactie van je contactpersonen met je e-mails bij te houden en te registreren.

• Als tracking is ingeschakeld, kunt u bijhouden wanneer contactpersonen uw e-mails bekijken of openen.
  • Bekijk e-mailactiviteit in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van het contact. 
  • Ontvang realtime meldingen wanneer een contactpersoon uw e-mail opent.
  • Gebruikers met eentoegewezen Sales Hub -licentie kunnen klikken volgen op links die zijn opgenomen in de tekst van de gevolgde e-mail. Meer informatie over het volgen van klikken. 
• Als logboekregistratie is ingeschakeld, kunt u een e-mail vastleggen in het contactrecord van de ontvanger of in de bijbehorende records. 
  
  • U kunt in uw HubSpot-accountinstellingen e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor u nooit e-mails wilt loggen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in de instellingen van uw Chrome-extensie.

Lees meer over het verschil tussen volgen en registreren.

Voordat u aan de slag gaat

Bekijk voordat je aan de slag gaat met de HubSpot Sales Chrome-extensie de vereisten en beperkingen van het volgen en registreren van e-mails. 

De vereisten begrijpen

• Om een e-mail te loggen en een nieuw contact toe te voegen aan je HubSpot CRM-account, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:
  • Een gebruiker in je account.
  • Een van je gekoppelde e-mailadressen.
  • Een alias in je e-mailclient (hetzij een alias die is geconfigureerd in je gekoppelde Gmail-inbox, hetzij een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren).

Begrijp de beperkingen en aandachtspunten

• E-mailtracking en -registratie worden niet ondersteund voor e-mails die gebruikmaken van aangepaste Gmail-lay-outs. 
• Als u de instellingen voor gegevensprivacy in uw account hebt ingeschakeld, kan het openen van e-mails alleen worden bijgehouden voor contactpersonen met een toegewezen rechtsgrond voor gegevensverwerking. Uw juridische afdeling is de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mailregistratie en -tracking gebruikt. Lees meer over e-mailtracking wanneer de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld.
  • U kunt uw extensie-instellingen aanpassen om het bijhouden en loggen uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. 
• Bij het loggen van een e-mail met een bijlage worden bijlagen groter dan 50 MB niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds bij de contactpersoon afgeleverd en wordt in het CRM gelogd, maar zonder bijlage.
• Wanneer registratie is ingeschakeld, worden e-mails uit het verleden nietautomatisch geregistreerd in het CRM. Lees hoe u verzonden en ontvangen e-mails met terugwerkende kracht kunt registreren in het CRM.

Standaardinstellingen voor loggen en tracking configureren

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.

2. Ga in het menu aan de linkerkant, onder Gegevensbeheer, naar Objecten.

3. Bovenaan de pagina pagina, klik op de Selecteer een object en selecteer Activiteiten.

4. Op de E-mail loggen & volgen kunt u instellen hoe e-mails in HubSpot worden bijgehouden of geregistreerd door de volgende selectievakjes aan of uit te vinken:

   • Alle gebruikers toestaan e-mailbijlagen te loggen: stel in of inkomende e-mailbijlagen kunnen worden gelogd in het CRM, de conversatie-inbox en de zijbalk. 
   • Standaardloginstelling toepassen voor alle gebruikers: wanneerdeze instelling is ingeschakeld, kunt u klikken om de schakelaar 'Alle e-mails standaard loggen' in of uit te schakelen om in te stellen of e-mails standaard worden gelogd voor alle gebruikers in uw account.
   • Alle gebruikers toestaan om e-mails te volgen en te zien of ontvangers hun e-mails openen en erop klikken: stel in of gebruikers e-mails kunnen volgen die zijn verzonden vanuit het CRM, de conversatie-inbox, e-mail-extensies en sequenties. 
   • Standaardinstelling voor volgen toepassen voor alle gebruikers: als u de Alle gebruikers toestaan om e-mails te volgen en te zien wanneer ontvangers hun e-mails openen en erop klikken , kunt u deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden bijgehouden voor alle gebruikers in uw account. 

    

E-mails volgen

Een e-mail met tracking verzenden vanuit Gmail:

1. Log in op uw Gmail-account.
2. Stel een nieuwe e-mail op. Voer de e-mailontvanger, de onderwerpregel en de e-mailtekst in.
3. Vink het selectievakje 'Track' aan.
4. Klik op Verzenden.

De status van de e-mail met tracking bekijken

Voordat je contactpersoon de e-mail opent, worden het onderwerp en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Zodra de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je desktop. Wanneer je teruggaat naar je activiteitenfeed of de feed van de Chrome-extensie, zie je dat de e-mailinformatie is gemarkeerd als 'Geopend'. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van het contact om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. Je ziet ook een overzicht van de activiteiten van het contact.

Je kunt ook zien hoe je contacten reageren op je bijgehouden e-mails via de Chrome-extensie. Om je activiteitenfeed te openen vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot-tandwielpictogram tandwiel rechtsboven in je Chrome-browser.

Lees meer over hoe e-mailtracking en verkoopmeldingen werken, en hoe je tracking kunt uitschakelen.

E-mails registreren

Een geregistreerde e-mail verzenden met de Chrome-extensie

1. Stel een nieuwe e-mail op in Gmail.
2. Voer de e-mailontvanger, de onderwerpregel en de e-mailtekst in. Als het e-mailadres van de ontvanger al is gekoppeld aan een contactrecord in je CRM, verschijnt het tandwielpictogram van HubSpot naast het e-mailadres in hetveld Aan. 
3. Schakel het selectievakje Log in.
4. Als je account standaard logboekinstellingen heeft geconfigureerd, selecteert de add-in automatisch in welke records de e-mail moet worden gelogd. Om handmatig te selecteren in welke records de e-mail wordt gelogd:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu naast het selectievakje Logboek .
   • Selecteer en schakel de selectievakjes uit naast de records waarin je de e-mail wilt loggen.
5. Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, kunt u ervoor kiezen om een nieuwe contactpersoon aan te maken.
   • Als u een nieuw contact wilt aanmaken, vink dan het selectievakje naast het e-mailadres aan onder 'Aanmaken als nieuwe contacten' wanneer u de recordkoppelingen bewerkt. 
     
     • Als je marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat is aangemaakt door een geregistreerde e-mail ingesteld als niet-marketing. 
     • De HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden, wordt automatisch aangewezen als de contactpersooneigenaar, mits er nog geen eerdere eigenaar is toegewezen. 
   • Als u geen nieuw contact wilt aanmaken, schakel dan hetselectievakje naast het e-mailadres uit onder 'Aanmaken als nieuwe contacten'. Lees hoe u e-mails alleen aan bestaande contactrecords kunt koppelen. 
6. Klik op Verzenden.

Bekijk de geregistreerde e-mail in HubSpot

E-mails die via de extensie in HubSpot worden geregistreerd, worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verstuurde.

Om de geregistreerde e-mail in HubSpot te bekijken:

1. Ga naar uw records:

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.

   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.

2. Klik op de naam van het record.

3. Zoek de geregistreerde e-mail in de tijdlijn. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:

• • Vastzetten: klik om de e-mail bovenaan de tijdlijn van de contactpersoon vast te zetten.
  • Link kopiëren: klik hier om de URL van de geregistreerde e-mail te kopiëren. 
  • Beantwoorden: klik op 'Beantwoorden' om vanuit HubSpot een e-mailbericht naar de contactpersoon te sturen.
  • Doorsturen: klik hier om de e-mail door te sturen naar een ander contact. 

• • Verwijderen: klik hier om de e-mailactiviteit uit de tijdlijn te verwijderen.

• • Uitvouwen: klik op de pijl van de vervolgkeuzelijst om de volledige tekst van de e-mail te bekijken. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik dan op 'Discussie bekijken' om alle e-mails in de discussie te bekijken.
  • Koppelingen: klik hier om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
  • Bijlagen: klik hier om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail zijn gevoegd.