Importbestanden opmaken

Controleer, voordat je gegevens in HubSpot importeert, of je bestanden voldoen aan de vereiste indeling en technische limieten. Sommige limieten zijn afhankelijk van je abonnement. Zorg dat je weet welke bestandstypen worden ondersteund, hoe je eigenschapswaarden moet structureren en opmaken, en hoeveel rijen en bestanden je binnen een bepaalde periode kunt importeren.

Lees vóór het importeren het artikel ‘Aan de slag met importeren’.

Technische vereisten en limieten

• Een .csv-, .xlsx- of .xls-bestand zijn.
• Slechts één werkblad bevatten.
• Een koptekstrij bevatten waarin elke kolomkop overeenkomt met een eigenschap in HubSpot. De kolomkoppen kunnen in willekeurige volgorde worden gerangschikt zonder dat dit invloed heeft op het importeren. Je kunt vóór het importeren controleren of er al een standaardeigenschap bestaat die overeenkomt met je koptekst, of een aangepaste eigenschap aanmaken. Lees meer over de vereisten voor eigenschappen.

• Bevat minder dan 1.000 kolommen.
• Zorg ervoor dat het bestand UTF-8-gecodeerd is als het tekens uit vreemde talen bevat.
• Als u een Excel-bestand importeert:
  • Bevat gegevens die binnen de maximale limieten van Excel voor werkbladen en werkboeken blijven.
  • Bevat cellen in de getalnotatie bij het importeren van eigenschappen van de datum- en tijdkiezer.

Afhankelijk van je HubSpot-abonnement gelden er aanvullende technische limieten voor de importtool. Deze limieten hebben betrekking op de bestandsgrootte en het aantal rijen van een importbestand, evenals het aantal bestanden en rijen dat je per dag kunt importeren.

• Als je de gratis tools van HubSpot gebruikt, kun je:
  • Bestanden tot 20 MB importeren.
  • Maximaal 50 importen per dag uitvoeren.
  • Per dag maximaal 500.000 rijen importeren. Het importeren van bestanden met meer dan 500.000 rijen duurt meerdere dagen.
  • Maximaal 3 importen tegelijk starten. Maximaal 2 van deze importen mogen meer dan 10.000 rijen bevatten. Als je 4 of meer gelijktijdige importen start, worden deze in de wachtrij geplaatst. 

• Als uw account een Smart CRM-abonnement of een Starter-, Professional- of Enterprise -abonnement heeft, kunt u:
  • Bestanden tot 512 MB importeren.
  • Maximaal 500 importen per dag voltooien.
  • Tot 10.000.000 rijen per dag importeren, met een limiet van 1.048.576 rijen per bestand. Als u via de import-API importeert, kunt u tot 80.000.000 rijen per dag importeren.
  • Maximaal 3 importen tegelijk starten. Maximaal 2 van deze importen mogen meer dan 10.000 rijen bevatten. Als u 4 of meer gelijktijdige importen start, worden deze in de wachtrij geplaatst.

Deze limieten gelden voor een voortschrijdende periode van 24 uur en worden niet op een specifiek tijdstip van de dag gereset. Lees meer over jeHubSpot-abonnement en de bijbehorende beperkingen.

Eigenschapswaarden opmaken

Voor elke rij van je importbestand kun je waarden toevoegen voor de eigenschapkolommen. De opmaak van een waarde hangt af van het type eigenschapveld en het doel van de import.

Waarden opmaken op basis van het type eigenschapsveld

Afhankelijk van het type eigenschapsveld gelden er specifieke opmaakvereisten:

Extra e-mailadressen van contactpersonen of bedrijfsdomeinen

Als u contactpersonen met meer dan één e-mailadres importeert, voeg dan een kolom ‘Extra e-mailadressen’ toe met hun secundaire e-mailadressen. Als u bedrijven met meer dan één domeinnaam importeert, voeg dan een kolom‘Extra domeinen’ toe met hun secundaire domeinen. Om meerdere e-mailadressen of domeinen in een cel op te nemen, scheidt u de waarden met puntkomma’s (bijv. email@email.com; emailtwo@email.com).

Als je importeert om contactpersonen of bedrijven aan te maken, kun je het e-mailadres van een nieuwe contactpersoon of de bedrijfsdomeinnaam van een nieuw bedrijf niet instellen op een e-mailadres of domein dat al als extra e-mailadres of domein voor een ander record is opgegeven.

Lege cellen

Medewerkers aan een deal

Productlooptijd en factureringsfrequenties

Als je een eigenschapswaarde voor ‘Looptijd’ importeert, kun je de waarde in de kolom ‘Looptijd’ opmaken als een getal in maanden (bijv. 10 voor 10 maanden), als PXM waarbij X het aantal maanden is (bijv. P6M voor een looptijd van 6 maanden) of als PXYwaarbij X het aantal jaren is (bijv. P1Y voor een looptijd van 1 jaar).

Als

u

een waarde voor de eigenschap ‘Factureringsfrequentie’

importeert

, gebruik

‘maandelijks’, ‘jaarlijks’ of ‘driemaandelijks’ als het product een terugkerend prijstype heeft. Laat de cel leeg als het product een eenmalige prijs heeft.

Vereiste eigenschappen opnemen

Afhankelijk van welke objecten of activiteiten u importeert, zijn de volgende eigenschappen vereist om records aan te maken en moeten deze als kolomkoppen in uw bestanden worden opgenomen. Als u records bijwerkt, moet u een unieke identificatie opnemen (bijv. record-ID, e-mailadres, bedrijfsdomeinnaam).

Hoeweldit niet verplicht is, kunt u voor elk object aanvullende eigenschappen importeren, waaronder aangepaste en standaardeigenschappen. Raadpleeg de standaardeigenschappen voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen, notities en taken. U kunt ook alle eigenschappen en hun waarden bekijken in uw eigenschappeninstellingen.

• Contactpersonen: E-mail. U kunt ook Voornaam en Achternaamopnemen alsbasisidentificatiegegevens.
• Bedrijven: ten minste één van de volgende: Naam of Bedrijfsdomeinnaam.

Let op: het veld ‘Bedrijfsdomeinnaam’ accepteert alleen waarden tot aan het topleveldomein (bijv. .com, .edu). Waarden met een achtervoegsel (bijv. .edu/home) worden automatisch verwijderd tijdens het importeren. 

• Deals: als u nieuwe deals aanmaakt,'Dealnaam', 'Pijplijn' en 'Dealfase'.'Pijplijn ' en'Dealfase' moeten overeenkomen met bestaande opties in uw account en de 'Dealfase' moet een geldige fase in die pijplijn zijn.
• Tickets: als u nieuwe tickets aanmaakt, zijn dit ‘Ticketnaam’, ‘Pijplijn’ en ‘Ticketstatus’.
• Afspraken: Starttijd van de afspraak. De starttijd van de afspraak moet worden opgegeven als eendatum-tijd-eigenschap.
• Cursussen: Cursusnaam.
• Advertenties: Naam.
• Diensten: Naam, pijplijn en pijplijnfase.
• Producten: als u producten bijwerkt, Record-ID of SKU.
  • Als u producten bijwerkt in een account met één valuta:eenheidsprijs en naam.
  • Als u producten bijwerkt in een account met meerdere valuta's:Prijs [Valuta-afkorting] (bijv. Prijs USD) en Naam.

• Bestellingen: Naam, pijplijn en pijplijnfase.
• Winkelmandjes: Naam.

• Regelitems: Naam, Aantal, Prijs ende Record-ID of de naam van de bijbehorende deal. Voeg de Product-ID van het product toe als u het regelitem ook aan een product koppelt; deze wordt tijdens de import toegewezen als een eigenschap van het regelitem.

Let op: bij het importeren van regelitems met deals wordt het dealbedrag niet bijgewerkt. Om het bijbehorende dealbedrag bij te werken, kun je de regelitems handmatig bewerken of de regelitems in HubSpot aan een deal koppelen.

• Gesprekken: gespreksnotities. Bij het importeren van nieuwe gesprekken wordt ook aanbevolen om het volgende op te nemen Activiteitsdatumop te nemen.
• E-mails: E-mailteksten E-mailrichting.
• Vergaderingen:Beschrijving van de vergadering, starttijd van de vergadering en eindtijd van de vergadering. Bij het importeren van nieuwe vergaderingen wordt ook aanbevolen om Activiteitsdatumop te nemen. De waarden voor de starttijd, eindtijd en activiteitsdatum moeten worden opgemaakt als datum-tijd-eigenschappen.
• Notities: Notitietekst.
• Taken:Titel van de taakenUiterste datum. De uiterste datum moet worden opgemaakt als een datum-tijd-eigenschap.

Let op: hoewel dit niet verplicht is, wordt aanbevolen om de Activiteitsdatum op te nemen bij het importeren van nieuwe activiteiten, om de datum en tijd aan te geven waarop een activiteit plaatsvond. Als u deze eigenschap niet opneemt, worden de waarden voor de Activiteitsdatum automatisch ingesteld op de datum en tijd van de import.

Vereisten voor het

bijwerken van

bestaande records of

het voorkomen van

duplicaten

Om bestaande records bij te werken en dubbele records te voorkomen, moeten uw bestanden voor elk object een eigenschap met een unieke identificatiecode bevatten. Voor alle objecten kunt u bestaande records exporteren en het record-ID als unieke identificatiecode gebruiken , of een aangepaste eigenschap gebruiken die unieke waarden vereist. Voor contactpersonen kunt u ook het e-mailadres gebruiken . Voor bedrijven kunt u ook de domeinnaam van het bedrijf gebruiken.

Als u meerdere objecten importeert en Record-ID’s opneemt, wordt aanbevolen om de kolomkoppen in het bestand te differentiëren, zodat de ID aan het juiste object wordt gekoppeld (bijvoorbeeld één kolom met de naam Record-ID – Contactpersonen en een andere met de naam Record-ID – Bedrijven).

Vereisten voor het koppelen van records

Koppelingen in één bestand importeren

In één bestand kun je twee of meer records per rij koppelen. Neem informatie over gekoppelde records en/of activiteiten op in dezelfde rij en voeg een unieke identificatiecode toe voor elk object. Om één record te koppelen aan meerdere activiteiten of records van een ander object, neem je de unieke identificatiecode van het record op in meerdere rijen voor elk record dat je wilt koppelen.

Luke Danes is bijvoorbeeld manager bij Luke’s Diner, maar aannemer bij The Dragonfly Inn. Om hem aan beide bedrijven te koppelen, moet u twee rijen voor Luke Danes opnemen met de kolommen E-mail (of Record-ID) en Bedrijfsdomeinnaam (of Record-ID) voor elk bedrijf.

Let op: als u geen unieke identificatiecodes (bijv. E-mail, Bedrijfsdomeinnaam, Record-ID) opneemt, worden er bij het importeren dubbele records aangemaakt in plaats van dat elk record aan hetzelfde record wordt gekoppeld.

Als je koppelingen tussen dezelfde objecten importeert, gelden er aanvullende vereisten.

Koppelingen in twee bestanden importeren

Om records van twee objecten in twee bestanden aan elkaar te koppelen, gebruik je een gemeenschappelijke kolom om de records in elk bestand met elkaar te verbinden. Raadpleeg de voorbeeldbestanden voor meer hulp bij het importeren en koppelen van records.

Koppelingen tussen

records van

hetzelfde

object Je kunt één bestand importeren om records van hetzelfde object in bulk aan elkaar te koppelen. Tijdens het importproces moet je een selectievakje aanvinken om koppelingen tussen records van hetzelfde object op te nemen.

Neem bij het opzetten van je bestand informatie over de gekoppelde records op in dezelfde rij en voeg voor elk record een unieke identificatietoe. De volgende aanvullende vereisten gelden specifiek voor het importeren van records van hetzelfde object:

• Ten minste één record in een recordpaar moet al in HubSpot bestaan voordat je gaat importeren. Je kunt bijvoorbeeld een nieuw contact importeren en dit koppelen aan een bestaand contact, maar jekunt nietimporteren om twee nieuwe contacten aan te maken en aan elkaar te koppelen.
• Bij het koppelen van bestaande contactpersonen/bedrijven kun je alleen het primairee-mailadres/bedrijfsdomein als unieke identificatiecode gebruiken. Secundaire e-mailadressen of domeinen worden niet ondersteund.
• Als je meerdere records aan één record koppelt, scheid dan de waarden van de unieke identificatiecodes van de records door een puntkomma in dezelfde cel (bijv.luke@lukesdiner.com;rory@yale.edu;sookie@dragonfly.com).

In het onderstaande voorbeeldbestand zijn Rory en Jackson nieuwe contactpersonen die aan bestaande contactpersonen worden gekoppeld met unieke labels, waarbij hune-mailadressenals unieke identificatie worden gebruikt. Sookie is een bestaande contactpersoon die aan twee bestaande contactpersonen met hetzelfde label wordt gekoppeld. In de eerste rij maakt het koppelingslabel deel uit van een labelpaar, wat betekent dat zodra de import is voltooid, het gekoppelde record het label‘Parent’krijgten Roryhet bijbehorende label‘Child’.

Ouder-kind-koppelingen

Lees meer over het importeren van dochterondernemingen om via import ouder-kind-koppelingen tussen bedrijven te maken .

Aangepaste koppelingslabels

Om koppelingslabels te importeren, moet je een kolom 'Koppelingslabel'opnemen. Deze kolom moet alleen worden toegevoegd als je labels wilt toevoegen om koppelingen te beschrijven. Als je koppelingen niet hoeft te labelen, is de kolom niet vereist.

• U moet de koppelingslabels in HubSpot aanmaken voordat u ze importeert.
• Om een bedrijfsrelatie als primair in te stellen, voeg je de waarde 'Primair' toe aan de kolom 'Relatielabel'voor die rij.

• Om meerdere labels in te stellen ter beschrijving van de relatie tussen twee records, kun je meerdere waarden voor associatielabels in één cel opnemen, gescheiden door een puntkomma (bijv. Manager; Facturatiecontact).

• Als u koppelingslabels importeert via een import met meerdere bestanden, moet u de kolom 'Koppelingslabel' en een unieke identificatiecode voor het object waarmee u de koppeling maakt in hetzelfde bestand opnemen .
• Als ugekoppelde labels importeert:
  • Neem voor koppelingen tussen verschillende objecten slechts één van de labels op in de kolom 'Koppelingslabel '. De labels worden tijdens het importproces aan het juiste object toegewezen.
  • Bij koppelingen binnen hetzelfde object krijgt het record in dekolom 'Gekoppelde [unieke identificatiecode] ' het label dat tijdenshet importproces is toegevoegdof dat in de labelkolom van het bestand is opgenomen. Het andere record in de rij krijgt het andere label uit het paar.

Voorbeeldbestanden

Aan het begin van het importproces kunt u een voorbeeldbestand genereren met de vereiste eigenschappen voor de geselecteerde objecten en activiteiten. Als u meer voorbeelden met aanvullende eigenschappen wilt bekijken, raadpleeg

dan

dit artikel met voorbeeldbestanden.

Volgende stappen

Nu uw importbestand compleet is, volgt u de juiste importinstructies:

• Alleen contacten importeren.
• Importeer records voor één enkel object.
• Importeer meerdere objecten en gebruik geavanceerde instellingen.