Records ontdubbelen in HubSpot

HubSpot ontdubbelt contactpersonen automatisch aan de hand van e-mailadressen en bedrijven aan de hand van domeinnamen. Record-ID's kunnen ook worden gebruikt om handmatig contacten, bedrijven, deals, tickets, producten, door de beheerder geactiveerde objecten (zoals afspraken) en aangepaste objecten te ontdubbelen. Om te ontdubbelen via import, kunt u de eigenschap Record ID of aangepaste eigenschappen die unieke waarden vereisen opnemen in uw importbestand.

Gebruikers met een Professional of Enterprise account kunnen ook handmatig mogelijke duplicaten beheren met behulp van de duplicaat management tool.

Automatische ontdubbeling in HubSpot

HubSpot ontdubbelt automatisch contacten en bedrijven die worden aangemaakt in het CRM (bijv. import, formulierinzendingen) op de volgende manieren:

• Contacten automatisch ontdubbelen op e-mailadres
• Bedrijven automatisch ontdubbelen op bedrijfsdomeinnaam

Meer informatie over hoe cookies worden gebruikt voor tracking in HubSpot of het beheren van dubbele formulierinzendingen.

Automatisch ontdubbelen van contacten op e-mailadres

Wanneer een nieuwe contactpersoon wordt toegevoegd, zoekt HubSpot naar een overeenkomende waarde in de eigenschap E-mail.

• Als je handmatig een contactpersoon probeert te maken met hetzelfde e-mailadres als een bestaand contact, waarschuwt HubSpot dat er al een contactpersoon bestaat en kun je het extra contact niet toevoegen.
• Als je een contactpersoon toevoegt via een formulier en er bestaat al een contactpersoon in je account met hetzelfde e-mailadres, dan wordt de nieuwe contactpersoon toegevoegd aan de bestaande contactpersoon. Als de contactpersoon een formulier indient met zijn of haar tweede e-mailadres, wordt het bestaande e-mailadres voor de contactpersoon overschreven. Meer informatie over de instellingen voor het ontdubbelen van HubSpot-formulieren of niet-HubSpot-formulieren.
• Wanneer toegevoegd via import:
  • Als er al een contactpersoon bestaat in je account met hetzelfde e-mailadres, wordt de nieuwe contactpersooninformatie toegevoegd aan de bestaande contactpersoonrecord. Als je bijvoorbeeld een lijst met contactpersonen importeert met "admin@hubspot.com" en een bestaand contactpersoon in je HubSpot-account heeft het e-mailadres "admin@hubspot.com", dan wordt de geïmporteerde informatie toegevoegd aan dat bestaande contactpersoonrecord.
  • Als je het secundaire e-mailadres van een contactpersoon in HubSpot gebruikt als hun unieke identificatie in een import, als je zowel het secundaire e-mailadres als de Record-ID als kolommen in je bestand opneemt, vervangt het secundaire e-mailadres het primaire e-mailadres bij het importeren. Als je niet wilt dat de secundaire e-mail de primaire overschrijft, neem dan niet ook de kolom Record ID op in je bestand.
  • Als u de eigenschap E-mail niet opneemt in uw import, wordt elke rij van uw importbestand geïmporteerd als een nieuwe contactpersoonrecord.
  • Als er al meerdere records bestaan met hetzelfde e-mailadres als een contactpersoon die je importeert, krijg je een importfout en wordt die contactpersoon niet geïmporteerd.

Bedrijven automatisch ontdubbelen per bedrijfsdomein

• Als je handmatig een bedrijf probeert te maken met dezelfde domeinnaam als het primaire domein van een bestaand bedrijf, geeft HubSpot een waarschuwing dat er al een bedrijf bestaat.
• Als een formulier dat wordt ingediend bedrijfseigenschappen bevat, wordt het bestaande bedrijf met dat domein bijgewerkt wanneer de domeinnaam Bedrijf wordt opgenomen. Als er geen domein wordt opgegeven, wordt, indien van toepassing, het primaire gekoppelde bedrijf van de contactpersoon bijgewerkt.
• Wanneer deze wordt toegevoegd via importeren, wordt de bedrijfsdomeinnaam gebruikt om bedrijven te ontdubbelen , tenzij je ervoor hebt gekozen om in plaats daarvan een aangepaste eigenschap te gebruiken die unieke waarden vereist als unieke identificatie. Als u een aangepaste eigenschap gebruikt die unieke waarden vereist, kan uw bestand dubbele bedrijfsdomeinnamen bevatten.
  • Als er al een bedrijf bestaat in uw account met dezelfde domeinnaam of aangepaste unieke id-eigenschapwaarde, wordt de nieuwe bedrijfsinformatie toegevoegd aan de bestaande bedrijfsrecord.
  • Als er al meerdere bedrijven bestaan met dezelfde domeinnaam of unieke aangepaste ID-eigenschap, ontvangt u een importfout en wordt dat bedrijf niet geïmporteerd.

• • Als u de domeinnaam van het bedrijf of een andere unieke aangepaste ID-eigenschap niet opneemt in uw import, wordt elke rij van uw importbestand geïmporteerd als een nieuwe bedrijfsrecord.

Let op: bedrijven die via API zijn aangemaakt, worden niet ontdubbeld door de eigenschap Bedrijfsdomeinnaam. Dit geldt ook voor geïnstalleerde synchronisatie-apps van derden.

Handmatige ontdubbeling in HubSpot

Je kunt objecten (bijv. contacten, listings, aangepaste objecten) die zijn gemaakt in het CRM handmatig ontdubbelen op de volgende manieren:

• Records handmatig ontdubbelen op de eigenschap Record ID
• Records handmatig ontdubbelen op aangepaste unieke waarde-eigenschappen

Records handmatig ontdubbelen via de eigenschap Record-ID

Wanneer je records van contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, producten, door de beheerder geactiveerde objecten (bijv. service) of aangepaste objecten wilt importeren, kun je de eigenschap Record ID gebruiken om deze records te matchen met bestaande records in HubSpot. Dit is een standaard eigenschap die de unieke waarde van het record opslaat en kan worden gebruikt om records te ontdubbelen tijdens het importproces of om te zoeken naar een specifiek record in HubSpot.

• Om de Record-ID's te krijgen, exporteer je je records of bekijk je de waarde van deRecord-ID van een individuele record.
• Neem een kolom Record ID op in je bestand wanneer je je records importeert in HubSpot. Als je de kolom Record ID in je importbestand opneemt, zullen alle rijen zonder een waarde voor Record ID nieuwe records maken.
• Tijdens het importeren wordt je gevraagd om de kolom met de Record ID in de HubSpot-eigenschappenkolom te matchen.

Meer informatie over het importeren van Record-ID's en het instellen van je importbestanden.

Records handmatig ontdubbelen op aangepaste unieke waarde-eigenschappen

Voor elk object kun je tot tien aangepaste eigenschappen maken die unieke waarden vereisen. Wanneer een eigenschap unieke waarden vereist, kunnen gebruikers niet dezelfde waarde voor meerdere records invoeren.

Uw bedrijf maakt bijvoorbeeld een bestelnummer voor elke online aankoop. U kunt een eigenschap Bestelnummer instellen die voor elke transactie een uniek nummer vereist. Als een gebruiker een deal probeert te maken of te bewerken met een bestaande waarde voor Bestelnummer, krijgt hij een melding dat het nummer al in gebruik is en kan hij de deal niet opslaan.

Het volgende gedrag wordt verwacht voor unieke waarde-eigenschappen:

• Unieke waarden worden ondersteund bij het handmatig maken of bewerken van een record in HubSpot en bij het maken, bijwerken of associëren van records via import.
• Unieke waarden worden momenteel niet ondersteund in formulieren. Als het je doel is om bestaande records bij te werken of te koppelen via formulierverzendingen, is het aan te raden om in plaats daarvan de standaard ontdubbelingseigenschappen te gebruiken (bijv. E-mail, Bedrijfsdomeinnaam, Record ID).
• Als u een unieke waarde-eigenschap voor contactpersonen maakt, zullen wanneer bezoekers worden geconverteerd naar een contactrecord, alle waarden van bezoekerseigenschappen die niet voldoen aan de vereisten voor unieke eigenschappen worden gewist. Meer informatie over het identificeren van bezoekers.

Controleer handmatig mogelijk dubbele contactpersonen en bedrijven( alleenProfessional en Enterprise )

Je kunt ook mogelijke dubbele contactpersonen en bedrijven in je HubSpot-account bekijken met de tool voor duplicaatbeheer. Dit betekent dat je ze afzonderlijk kunt beheren.

Je kunt ook records in bulk ontdubbelen en een overzicht van dubbele recordgegevens bekijken in het commandocentrum voor gegevenskwaliteit(alleenData Hub Professional of Enterprise ).

Vereisten begrijpen

Om het hulpprogramma voor duplicaatbeheer te kunnen gebruiken, moeten gebruikers toegangsrechten hebben voor hulpprogramma's voor gegevenskwaliteit. Ze moeten ook bewerkingsrechten hebben ingesteld op Alle contactpersonen en/of Alle bedrijven (d.w.z. toegang tot contactpersonen om duplicaten van contactpersonen te beheren, bedrijven om duplicaten van bedrijven te beheren en beide om toegang te krijgen tot alle duplicaten).

De duplicaatbeheertool identificeert duplicaten door de waarden van de records voor de volgende eigenschappen te vergelijken:

• Contactpersonen: Voornaam, Achternaam, E-mailadres, IP-land, Telefoonnummer, Postcode en Bedrijfsnaam.
• Bedrijven: Bedrijfsdomeinnaam, bedrijfsnaam, land/regio, telefoonnummer en branche.

De tool berekent automatisch resultaten wanneer nieuwe contactpersonen en bedrijven worden aangemaakt. Het controleert ook eenmaal per dag of er op die dag geen records zijn aangemaakt. Het geeft tot 5.000(Data Hub Professional) of 10.000(Data Hub Enterprise) van de meest waarschijnlijke dubbele paren weer.

Gebruik de tool voor duplicaten beheren

1. Navigeer naar contactpersonen of bedrijven:
   
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
2. Klik rechtsboven op Acties > Duplicaten beheren.
3. Bekijk een lijst met dubbele contact- of bedrijfsparen. U kunt ook zien wanneer de meest recente duplicaten zijn geïdentificeerd.

Let op: boven de tabel verwijst Laatste controle op duplicaten op [datum] naar de laatste keer dat een duplicaat werd geïdentificeerd door een scan.

• Om de records te filteren, klik je op de vervolgkeuzemenu's voor eigenschappen boven de tabel en selecteer je criteria. Je kunt filteren op Eigenaar, Aanmaakdatum, Datum laatste activiteit en Ontdekt (de datum waarop het potentiële duplicaat is gevonden). Voor contactpersonen kun je ook filteren op levenscyclusfase.
• Om een enkel paar mogelijke duplicaten te vergelijken, klik je op Controleren naast een paar contactpersonen of bedrijven. In het dialoogvenster kunt u de eigenschappen van de record vergelijken en analyseren welke record u wilt behouden.
  
  • Als u wilt wijzigen welke eigenschappen worden weergegeven bij het vergelijken van de records, klikt u op Te controleren eigenschappen instellen. Klik op Toepassen als u de eigenschappen hebt geselecteerd.
  • Selecteer de contactpersoon/hetbedrijf dat u wilt behouden en klik op Samenvoegen. Of selecteer de contactpersoon-/bedrijfseigenschappen die u van elke record wilt behouden( alleenData Hub Professional of Enterprise ). Meer informatie over het samenvoegen van contactpersonen of bedrijven in HubSpot.
  • Als de twee records geen duplicaten zijn, klik je in het dialoogvenster op Annuleren. Klik in de tabel op Afwijzen om dit geïdentificeerde paar te verwijderen uit het dashboard Duplicaten beheren. Afgewezen suggesties verschijnen voortaan niet meer in de duplicatentool.

• Om dubbele records samen te voegen of suggesties in bulk af te wijzen( alleenData Hub Professional en Enterprise ), schakelt u de selectievakjes naast de records in.
• Om het voorgestelde paar af te wijzen, klikt u op Afwijzen boven in de tabel. De records worden verwijderd uit het dashboard en verschijnen niet meer als suggestie.

Let op: Als een record van een eerder afgewezen suggestie wordt samengevoegd met een andere record, kan deze opnieuw verschijnen in de duplicaten-tool.

• Om een afgewezen paar ongedaan te maken, klikt u rechtsboven op Afgewezen duplicaten beoordelen. Klik vervolgens op Ongedaan maken.
• Als u de records wilt vergelijken, klikt u boven in de tabel op Controleren .
  • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Samenvoegcriteria en selecteer het criterium dat bepaalt hoe de records worden samengevoegd:
    • Meest recente opdracht: alle geselecteerde records worden samengevoegd in de record met de meest recente waarde voor de eigenschapLaatste opdrachtdatum. Opdrachten die van invloed zijn op deze eigenschap zijn onder andere interacties met websitepagina's, formulieren, documenten, link naar vergadering of gevolgde één-op-één e-mails.
    • Oudste engagement: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het record met de oudste waarde voor de eigenschapLaatste engagementdatum.
    • Eerst aangemaakt: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het oudste record op basis van de eigenschap Aanmaakdatum.
    • Laatst aangemaakt: alle geselecteerde records worden samengevoegd in de nieuwste record op basis van de eigenschap Aanmaakdatum.
    • Meest recent bijgewerkt: alle geselecteerde records worden samengevoegd in het record met de meest recente update van de eigenschapwaarde. Alle eigenschappen, inclusief verborgen interne HubSpot eigenschappen, worden geëvalueerd.
  • Klik op Alles samenvoegen.

Aangepaste regels voor duplicaten beheren (BETA) (alleenData Hub Professional en Enterprise )

Als u een gebruiker bent in een account dat is aangemeld voor de bèta Create Custom Rules to Manage Duplicate Records, kunt u aangepaste regels configureren die waarschuwingen voor dubbele records triggeren. U kunt maximaal twee regels per object maken.

Om een aangepaste regel te configureren:

1. Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
2. Klik op het tabblad Duplicaten beheren.
3. Klik in de sectie Duplicaten beheren op Aangepaste regel maken.
4. In het rechter paneel:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer object en selecteer een object.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenschappen en selecteer eigenschappen. Je kunt er maximaal drie selecteren.
   • Voer in het tekstveld Name rule een naam in.
   • Klik op Maken als je klaar bent.
5. Klik in de sectie Duplicaten beheren op de objectnaam waarvoor je de regel hebt gemaakt.
6. Klik op de naam van een regel op de linkerzijbalk.
7. Bekijk de tabel met potentiële duplicaten.

Een aangepaste regel verwijderen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
2. Klik op het tabblad Duplicaten beheren.
3. Klik in de sectie Duplicaten beheren op Acties en selecteer vervolgens Regels beheren.
4. Beweeg de muisaanwijzer in het rechterpaneel over een regel en klik op Verwijderen.
5. Klik op de X wanneer u klaar bent.

Een auditlogboek voor duplicatenbeheer bekijken( alleenData Hub Professional en Enterprise )

Bekijk een auditlogboek met informatie over recent automatisch samengevoegde records en afgewezen suggesties. Zo kunt u de automatische acties van het systeem beter volgen, zonder dat handmatig samengevoegde records zichtbaar worden.

1. Ga in je HubSpot-account naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.
2. Klik op het tabblad Duplicaten beheren.
3. Klik op Acties en vervolgens op Geschiedenis weergeven om het auditlogboek te openen.