NO | Knowledge Quick Answers

Spor og loggfør e-post med HubSpot Sales Outlook skrivebordstillegg

Skrevet av HubSpot Support | Jun 28, 2023 10:09:13 AM

Bruk sporings- og loggfunksjonene i HubSpot Sales Outlook-skrivebordstillegget til å overvåke og holde oversikt over kontaktene dine engasjement med e-postene dineNår sporingsfunksjonen er aktivert, kan du motta varsler i sanntid når en kontakt åpner eposten din. Du kan også velge å logge e-posten til kontaktens post i HubSpot for å holde oversikt over all tidligere kommunikasjon som teamet ditt kan referere til.

Merk: På grunn av de betydelige endringene som er innført av Microsoft som en del av den nye Outlook for Windows, vil HubSpot ikke lenger aktivt utvikle eller forbedre HubSpot Sales Outlook-skrivebordstillegget. Selv om HubSpot Sales Outlook-skrivebordstillegget fortsatt er tilgjengelig i det gamle Outlook for Windows og fortsatt støttes, anbefales det på det sterkeste at du aktiverer HubSpot Sales-nettillegget i stedet. Hvis du bruker Outlook-skrivebordstillegget, installeres nettillegget HubSpot Sales automatisk hvis du bytter til det nye Outlook for Windows. Finn ut mer i dette HubSpot Community-innlegget


Merk: Hvis du har slått på personverninnstillinger i kontoen din, vil HubSpot Sales Outlook-tillegget ikke spore e-poståpninger og -klikk for kontakter som ikke har oppgitt et lovlig grunnlag for databehandling. Finn ut mer om å gi kontakter rettslig grunnlag for behandling av data

Før du kommer i gang, merk forskjellen mellom en sporet e-post og en logget e-post:

  • Spor: Bruk sporfunksjonen til å overvåke når kontakter åpner e-postene dine. For å spore e-poster setter HubSpot inn et sporingsbilde med én piksel i e-posten etter at den er sendt. Hvis du bruker Chrome med HubSpot Sales Chrome-utvidelsen, får du et varsel i sanntid på skrivebordet når en kontakt åpner den sporede e-posten. Brukere med tildelte Sales Hub betalte seter kan også spore når en mottaker klikker på en kobling i e-posten. Gratisbrukere kan ikke spore klikk. HubSpot-poster sporet e-post åpnes og klikker i aktivitetsfeeden og på postens tidslinje. Hvis du merker av for Spor e-post, logges ikke en kopi av e-posten til posten i HubSpot. 

  • Logg: Bruk loggfunksjonen til å logge en kopi av en e-post til en post i HubSpot. Eventuelle vedlegg som er inkludert i e-posten, logges også i kontaktens journal. Logg epostene dine for å holde oversikt over tidligere kommunikasjon. Loggførte e-poster gir deg ikke innsikt i åpen informasjon eller klikkinformasjon.

Husk at du kan sende en e-post som både spores og logges. På den måten vil du ha en oversikt over e-postkommunikasjon og åpen informasjon i HubSpot.

Denne artikkelen omhandler sporing og logging av e-post med HubSpot Sales Outlook-skrivebordstillegget. Hvis du bruker Office 365-tillegget, kan du finne ut hvordan du sporer og logger e-post med Office 365-tillegget i denne veiledningen: Spor og loggfør e-post med Office 365-tillegget.

Merk: Outlook-skrivebordstillegget vises i alle e-postadresser du har konfigurert i Outlook-kontoen din. Derfor vil e-poster som sendes fra noen av disse e-postadressene spore om sporing er aktivert. E-poster som sendes fra en ekstra e-postadresse, logges bare til HubSpot når logging er aktivert hvis e-postadressen er koblet til HubSpot eller lagt til som et alias i profilen og innstillingene dine. 

Sporing av eposter

Slik sender du en sporet e-post ved hjelp av Outlook-skrivebordstillegget fra Outlook-skrivebordskontoen på en PC:

  • Logg på Outlook-kontoen din.
  • Skriv en ny epost.
  • Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
  • Merk av for Spor e-post på meldingsbåndet, og klikk deretter på Send.

Se statusen for den sporede eposten

Før kontakten åpner e-posten, vises e-postens emnelinje og mottaker i aktivitetsstrømmen i HubSpot som Sendt.

Når mottakeren åpner e-postmeldingen, vil du motta et popup-varsel i sanntid på skrivebordet og e-postmeldingen som er merket som Åpen i aktivitetsfeeden. Klikk på rullegardinmenyen under kontaktens navn for å se når mottakeren åpnet eposten din. Du vil også se en historikk over kontaktens aktiviteter oppført i rullegardinmenyen.

Merk: Varsler i sanntid vises når du sender sporede e-postmeldinger ved hjelp av Office 365-tillegget, og hvis du har HubSpot Sales Chrome-utvidelsen. Hvis ikke, vil du bare se aktivitet i HubSpot-aktivitetsstrømmen.

Du kan også se hvordan kontaktene dine samhandler med sporede e-poster fra Chrome-utvidelsen. Hvis du vil ha tilgang til aktivitetsfeeden fra Chrome-utvidelsen,  klikker dusprocket på HubSpot-tannhjulikonet øverst til høyre i Chrome-nettleseren. 

Finn ut mer om e-postsporing og salgsvarsler og hvordan du deaktiverer sporing.

Logge eposter

For å logge en e-post og legge til nye kontakter i HubSpot fra en logget e-post, må e-postadressen du sender fra i e-postklienten være en av følgende:

Du kan angi e-postadresser og domener som du aldri vil logge e-poster for i HubSpot-kontoinnstillingene. Eller du kan legge til disse e-postadressene og domenene i tilleggsinnstillingene.

Merk: E-postvedlegg som er større enn 50 MB, logges ikke på HubSpot. E-posten din vil fortsatt bli levert til kontakten og vil logge på CRM, men uten et vedlegg. 

Slik sender du en logget e-post ved hjelp av Outlook-skrivebordstillegget fra Outlook-skrivebordskontoen på en PC:

  • Skriv en ny e-post i Outlook.
  • Skriv inn e-postmottaker, emnelinje og e-posttekst.
  • Velg Logg på CRM på meldingsbåndet. Din BCC-adresse vil automatisk fylles ut i BCC-feltet.
  • Du kan velge å logge e-posten på e-postmottakernes tilknyttede poster.
    • Som standard vil tillegget automatisk velge kontaktens tre nyeste tilknyttede avtaler eller billettoppføringer for å logge e-poster til. 
    • Slik velger du eksplisitt hvilke tilknyttede poster du vil logge e-posten på:
      • Under avmerkingsboksen Logg til CRM klikker du på rullegardinmenyen for poster
      • Merk av i avmerkingsboksene ved siden av postene du vil logge e-posten til.

      • Hvis du sender e-posten til en mottaker som ikke er kontakt i CRM-systemet, opprettes en ny kontaktoppføring. Du vil se kontaktens epostadresse oppført når du redigerer tilknytningene. Fjern merket hvis du ikke vil at e-posten skal logge på den nye kontaktposten. Finn ut hvordan du bare logger e-poster på eksisterende kontakter
  • Klikk på Send.

Du kan tilpasse hvilke tilknyttede poster e-postene dine automatisk logges på i innstillingene for Outlook-skrivebordstillegget. Hvis du bruker markedsføringskontakter, angis en ny kontakt opprettet av en logget e-post som ikke-markedsføring

Merk: Hvis en ny kontakt opprettes via en logget e-post, tilordnes HubSpot-brukeren som sendte e-posten automatisk som kontakteier, så lenge ingen tidligere eier er tilordnet. 

Se den loggede eposten i HubSpot

E-post som er logget på HubSpot ved hjelp av Outlook-skrivebordstillegget, knyttes automatisk til postene du angav før du sendte e-posten. For å se den loggede e-posten i HubSpot:

For å se den loggede e-posten i HubSpot:

  • Gå til postene dine i HubSpot-kontoen din:
    • Kontakter: 
    • Selskaper: 
    • Tilbud: 
    • Billetter: 
  • Klikk på navnet på posten.
  • Finn den loggede eposten på tidslinjen. Fra e-posten kan du gjøre følgende:
    1. Pin: klikk for å feste eposten til toppen hvis tidslinjen.
    2. Kopier kobling: Klikk for å kopiere nettadressen til den loggede e-posten til utklippstavlen.
    3. Svar: klikk Svar for å sende et svar på e-post til kontakten fra HubSpot.
    4. Videresend: klikk for å videresende e-posten til en annen kontakt. 
    5. Slett: klikk for å slette e-postaktiviteten fra tidslinjen.
    6. Detaljer: klikk for å se spesifikk informasjon om eposten som ble sendt.
    7. Tilknyttede poster: Klikk for å redigere de tilknyttede postene. 
    8. Utvid: Klikk for å se hele e-posten. Hvis det er en pågående epostsamtale, klikker du på Vis tråd for å se alle epostene i tråden.
    9. Vedlegg: Klikk for å åpne vedlegg som er knyttet til denne bestemte e-postsendingen.

Merk: For å sende e-postsvar fra HubSpot og logge innkommende svar til HubSpot, må du ha en tilkoblet innboks.