Deduplikatoppføringer i HubSpot

HubSpot deduplikerer automatisk kontakter ved hjelp av e-postadresser og selskaper ved hjelp av domenenavn. Post-ID-er kan også brukes til å deduplikere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, produkter og egendefinerte objekter. Hvis du vil deduplikere via import, kan du inkludere Record ID-er eller egendefinerte egenskaper som krever unike verdier i importfilen. Brukere med en Professional- eller Enterprise-konto kan også håndtere mulige duplikater manuelt ved hjelp av verktøyet for duplikathåndtering.

Automatisk deduplisering i HubSpot

HubSpot deduplikerer objekter som opprettes i CRM-systemet (f.eks. import, skjemainnleveringer) på følgende måter:

• Deduplikering av kontakter etter brukerkode
• Deduplikering av kontakter etter e-postadresse
• Deduplikat av selskaper etter selskapets domenenavn
• Deduplikere poster etter post-ID
• Dubletter poster etter egendefinerte unike verdiegenskaper

Dubletter kontakter etter brukerkode

Når en ny kontakt legges til i HubSpot gjennom en skjemainnlevering, sjekker HubSpot kontaktens brukertoken (dvs. hubspotutk-informasjonskapselen) for å se om den samsvarer med en eksisterende kontakt. Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, må en bruker godta banneret med personvernerklæringen din for at denne informasjonskapselen skal kunne knyttes til kontaktoppføringen.

Hvis to skjemainnleveringer kommer fra samme nettleser og datamaskin, vil innsendingene bli slått sammen til én post fordi HubSpot oppdager det samme brukertokenet for begge innsendingene. I dette tilfellet vil følgende skje:

• Informasjonen fra den andre innsendingen vil overskrive informasjonen fra den første innsendingen fordi de har den samme informasjonskapselen lagret i nettleseren.
• Hvis e-postadressen fra den andre innsendingen ikke allerede finnes som en kontakt i HubSpot, vil e-postadressen overskrive den eksisterende e-postadressen for kontakten.
• Hvis kontakten sender inn skjemaet ved hjelp av en av sine sekundære e-postadresser i HubSpot, vil den sekundære e-posten erstatte den primære e-posten etter innsendingen.

Hvis du vil at det skal opprettes en ny kontakt for hver innsending av skjema fra samme nettleser, kan du aktivere innstillingenOpprett alltid ny kontakt for ny e-post i skjemaalternativene.

Deduplikatkontakter etter e-postadresse

Når en ny kontakt legges til, vil HubSpot se etter en matchende verdi i egenskapen Email.

• Hvis du prøver å opprette en kontakt manuelt med samme e-postadresse som en eksisterende kontakt, vil HubSpot varsle deg om at det allerede finnes en kontakt, og du vil ikke kunne legge til den ekstra kontakten.
• Når du legger til en kontakt via skjemainnleveringer, vil den nye kontaktinformasjonen bli lagt til i den eksisterende kontaktoppføringen hvis det allerede finnes en kontakt i kontoen din med samme e-postadresse. Hvis kontakten sender inn et skjema med sin sekundære e-postadresse, vil e-postadressen overskrive den eksisterende e-postadressen for kontakten. Hvis du vil at det skal opprettes en ny kontakt for hver innsending av skjema fra samme nettleser, kan du aktivere innstillingenOpprett alltid ny kontakt for ny e-postadresse i skjemaalternativene.
• Når det legges til via import:
  • Hvis det allerede finnes en kontakt i kontoen din med samme e-postadresse, blir den nye kontaktinformasjonen lagt til i den eksisterende kontaktoppføringen. Hvis du for eksempel importerer en liste over kontakter som inneholder "admin@hubspot.com", og en eksisterende kontakt i HubSpot-kontoen din har e-postadressen "admin@hubspot.com", vil den importerte informasjonen bli lagt til i den eksisterende kontaktoppføringen.
  • Hvis du bruker en kontakts sekundære e-post i HubSpot som unik identifikator i en import, og du inkluderer både den sekundære e-posten og Record ID som kolonner i filen, vil den sekundære e-posten erstatte den primære e-posten når den importeres. Hvis du ikke vil at den sekundære e-postadressen skal overskrive den primære, må du ikke inkludere Record ID-kolonnen i filen.
  • Hvis du ikke inkluderer egenskapen E-post i importen, vil hver rad i importfilen bli importert som en ny kontaktpost.
  • Hvis det allerede finnes flere poster med samme e-postadresse som en kontakt du importerer, vil du motta en importfeil, og kontakten vil ikke bli importert.

Deduplikat av selskaper etter selskapsdomenet

• Hvis du prøver å opprette et selskap manuelt med samme domenenavn som et eksisterende selskaps primære domene, vil HubSpot varsle deg om at det allerede finnes et selskap.
• Når du legger til et selskap via import, vil selskapets domenenavn bli brukt til å deduplikere selskaper, med mindre du har valgt å bruke en egendefinert egenskap som krever unike verdier som unik identifikator i stedet. Hvis du bruker en egendefinert egenskap som krever unike verdier, kan filen inneholde dupliserte selskapsdomenenavn.
  • Hvis det allerede finnes et selskap i kontoen din med samme domenenavn eller egendefinerte unike ID-egenskapsverdi, vil den nye selskapsinformasjonen bli lagt til i den eksisterende selskapsoppføringen.
  • Hvis det allerede finnes flere selskaper med samme domenenavn eller egendefinerte unike ID-egenskapsverdi, vil du motta en importfeil, og det aktuelle selskapet vil ikke bli importert.

• • Hvis du ikke inkluderer domenenavnet Company eller en annen egendefinert unik ID-egenskap i importen, blir hver rad i importfilen importert som en ny selskapsoppføring.

Merk: Selskaper som er opprettet via API, vil ikke bli deduplikert av egenskapen Selskapets domenenavn.

Deduplikatoppføringer etter Record ID

Når du vil importere kontakt-, firma-, avtale-, billett-, produkt- eller egendefinerte objektoppføringer, kan du bruke en unik Record ID for å matche disse oppføringene med eksisterende oppføringer i HubSpot. Denne Record ID-en kan brukes til å deduplikere poster under importprosessen, eller til å søke etter en bestemt post i HubSpot.

• For å få tak i Record ID-ene kan du eksportere postene dine eller vise verdien for Record ID for et bestemt objekt.
• Inkluder en Record ID-kolonne i filen din når du importerer postene dine til HubSpot. Hvis du inkluderer Record ID-kolonnen i filen, vil alle rader uten en verdi for Record ID opprette nye poster.
• Under importen blir du bedt om å matche kolonnen med Record ID i HubSpot-egenskapskolonnen .

Finn ut mer om import av Record ID-er og hvordan du konfigurerer importfilene dine.

Deduplikatoppføringer etter egendefinerte unike verdiegenskaper

For kontakter, selskaper, avtaler, billetter og egendefinerte objekter kan du opprette opptil ti egendefinerte egenskaper som krever unike verdier. Når en egenskap krever unike verdier, kan ikke brukerne angi samme verdi for flere poster.

Bedriften din oppretter for eksempel et ordrenummer for hvert nettkjøp. Du kan sette opp en egenskap for Ordrenummer som krever et unikt nummer for hver avtale. Hvis en bruker prøver å opprette eller redigere en avtale ved hjelp av en eksisterende bestillingsnummerverdi, får vedkommende beskjed om at nummeret allerede er i bruk, og kan ikke lagre avtalen.

Følgende oppførsel forventes for egenskaper med unike verdier:

• Unike verdier støttes når du opp retter eller redigerer en post manuelt i HubSpot, og når du oppretter, oppdaterer eller tilknytter kontakter, selskaper, avtaler, billetter og egendefinerte objekter via import.
• Unike verdier støttes for øyeblikket ikke i skjemaer. Hvis målet ditt er å oppdatere eller knytte eksisterende poster via skjemainnleveringer, anbefales det å bruke standard deduplikeringsegenskaper i stedet (f.eks. e-post, domenenavn, post-ID).
• Hvis du oppretter en unik verdiegenskap for kontakter, vil alle besøksverdier som bryter med kravene til unike egenskaper, bli slettet når besøkende konverteres til en kontaktoppføring. Finn ut mer om hvordan du identifiserer besøkende.

Deduplikat av kontakter og selskaper manuelt (kunProfessional og Enterprise )

Du kan også fjerne duplikater av kontakter og selskaper i HubSpot-kontoen din ved hjelp av verktøyet for duplikathåndtering. Hvis kontoen din har et Operations Hub Professional- eller Enterprise-abonnement, kan du duplisere poster i bulk og se en oversikt over dupliserte postdata i kommandosenteret for datakvalitet .

Verktøyet for duplikatbehandling identifiserer duplikater ved å sammenligne postenes verdier for følgende egenskaper:

• Kontakter: Fornavn, etternavn, e-postadresse, IP-land, telefonnummer, postnummer og firmanavn.
• Selskaper: Selskapets domenenavn, firmanavn, land/region, telefonnummer og bransje.

• Naviger til kontakter eller selskaper i HubSpot-kontoen din:
  
  • Kontakter: I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
  • Bedrifter: Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Handlinger > Administrer duplikater øverst til høyre.
• Vis en liste over dupliserte kontakt- eller selskapspar som du kan gå gjennom. Du kan også se når de siste duplikatene ble identifisert.

Merk: Over tabellen viser Sist sjekket for duplikater den [dato] til siste gang et duplikat ble identifisert ved en skanning. Duplikatskanninger skjer daglig.

• Hvis du vil filtrere postene, klikker du på rullegardinmenyene for egenskaper over tabellen og velger deretter kriterier. Du kan filtrere etter Eier, Opprettelsesdato, Siste aktivitetsdato og Oppdaget dato (datoen da det potensielle duplikatet ble funnet). For kontakter kan du også filtrere etter livssyklusstadium.
• Hvis du vil sammenligne ett enkelt par med mulige duplikater, klikker du på Gjennomgang ved siden av et par med kontakter eller selskaper. I dialogboksen kan du sammenligne postens egenskaper og analysere hvilken post som skal beholdes.
  
  • Hvis du vil endre hvilke egenskaper som skal vises når du sammenligner postene, klikker du på Angi egenskaper som skal gjennomgås. Klikk på Bruk når du har valgt egenskaper.
  • Velg kontakten/selskapet du vil beholde, og klikk deretter på Slå sammen. Hvis du har et Operations Hub Professional- ellerEnterprise-abonnement,kan du velge de kontakt-/firmaegenskapene du vil beholde fra hver post .Finn ut mer om hvordan du slår sammen kontakter eller selskaper i HubSpot.
  • Hvis de to postene ikke er duplikater, klikker du på Avbryt i dialogboksen. I tabellen klikker du på Avvis for å fjerne dette identifiserte paret fra dashbordet Administrer duplikater. Avviste forslag vil ikke vises i duplikatverktøyet i fremtiden.

• Hvis du vil slå sammen duplikatposter eller avvise forslag i bulk (kunOperations Hub Professional og Enterprise ), merker du av i avmerkingsboksene ved siden av postene.

• Hvis du vil avvise det foreslåtte paret, klikker du på Avvis øverst i tabellen. Postene fjernes fra dashbordet og vil ikke vises som forslag i fremtiden. Hvis en post fra et tidligere avvist forslag slås sammen med en annen post, kan den dukke opp igjen i duplikatverktøyet.
• Hvis du vil angre et avvist par, klikker du på Gjennomgå av viste duplikater øverst til høyre. Klikk deretter på Angre.

• Hvis du vil sammenligne postene, klikker du på Gjennomgå øverst i tabellen.
  • I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Slå sammen kriterier og velger kriteriet som bestemmer hvordan postene skal slås sammen:

• • • Sisteengasjement: Alle valgte oppføringer slås sammen til oppføringen med den nyeste verdien for egenskapenDato for siste engasjement. Engasjementer som påvirker denne egenskapen, omfatter interaksjoner med nettsider, skjemaer, dokumenter, møtelink eller sporede én-til-én-e-poster.
    • Eldste engasjement: Alle valgte poster slås sammen til posten med den eldste verdien for egenskapenDato for siste engasjement.
    • Opprettetførst: Alle valgte poster slås sammen til den eldste posten basert på egenskapen Opprettelsesdato.
    • Opprettetsist: Alle valgte oppføringer slås sammen til den nyeste oppføringen basert på egenskapen Opprettelsesdato.
    • Sist oppdatert: Alle valgte poster vil bli slått sammen til posten med den nyeste oppdateringen av egenskapsverdien. Alle egenskaper, inkludert skjulte interne HubSpot-egenskaper, blir evaluert.
  • Klikk på Slå sammen alle.

Finn ut mer om hva som skjer når du slår sammen kontakter eller selskaper.