Scalanie rekordów

Na swoim koncie HubSpot możesz połączyć dwa rekordy tego samego obiektu w jeden. Powstały rekord zawiera działania, powiązania oraz większość wartości atrybutów z obu rekordów. Możesz na przykład połączyć zduplikowane kontakty, aby zachować historię interakcji i skonsolidować osie czasu ich działań.

Uwaga: Twoje konto może używać spersonalizowanych nazw dla każdego obiektu (np. konto zamiast firma). W tym artykule obiekty są określane za pomocą ich domyślnych nazw w HubSpot.

Zanim zaczniesz

Przygotowując się do scalania rekordów, należy zrozumieć, jak wpłynie to na dane w rekordach. Przewidywane zachowanie podczas scalania rekordów różni się w zależności od tego, które rekordy obiektów są scalane. Dowiedz się więcej o tym, co dzieje się z danymi w przypadku każdego rodzaju scalania.

Należy również pamiętać, że po scaleniu dwóch rekordów nie ma możliwości ich rozdzielenia. W przypadku kontaktów i firm można utworzyć nowy rekord ze scalonymi adresami e-mail lub nazwami domen. W przypadku wszystkich obiektów można użyć właściwościScalone identyfikatory [rekordów], aby wyświetlić wcześniej scalone rekordy.

Łączenie rekordów

Aby połączyć rekordy na swoim koncie:

1. Przejdź do swoich rekordów:
   • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
   • Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
   • Zgłoszenia: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
   • Spotkania(jeślisą aktywne): Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Spotkania.
   • Kursy(jeśliwłączone): Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Kursy.
   • Ogłoszenia(jeśliaktywowane): Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Oferty.
• Usługi(jeślisą aktywne): Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Usługi.
• Obiekty niestandardowe: Na swoim koncie HubSpot przejdź do System CRM, a następnie wybierz obiekt niestandardowy.
2. Kliknijnazwę rekordu, który chcesz ustawić jako główny. To właśnie ten rekord pozostanie na Twoim koncie.
3. W panelu po lewej stronie kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz opcję Scal.

4. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane, a następnie wyszukaj i wybierz rekord, który chcesz scalić z rekordem głównym. Będzie to rekord pomocniczy.
1. Aby wybrać wartości właściwości, które mają zostać zachowane w wynikowym rekordzie, kliknij wartości, które chcesz zachować. Domyślnie wybrane są właściwości rekordu głównego, ponieważ są one zazwyczaj zachowywane po scaleniu.
2. Aby zmienić właściwości wyświetlane podczas porównywania rekordów, kliknij Ustaw właściwości do przeglądu. Po wybraniu właściwości kliknij Zastosuj.
5. Kliknij „Scal”.

Uwaga: jeśli połączysz rekordy podczas rozmowy telefonicznej, połączenie zostanie automatycznie przerwane.

Otrzymasz powiadomienie, że scalanie jest w toku. Synchronizacja wszystkich działań związanych z rekordami może potrwać do 30 minut.

Jeśli scalanie nie powiedzie się, może to wynikać z limitu scalania. Nie można scalić rekordów, jeśli zostały one uwzględnione w łącznej liczbie ponad 250 scalania (np. kontakt A i kontakt B były zaangażowane w 130 scalania każdy). Po osiągnięciu tego limitu należy utworzyć nowy rekord lub ręcznie edytować rekord zamiast go scalać. Istnieją również pewne scenariusze, w których nie można scalić firm.

Wyświetlanie rekordów, które zostały połączone

Możesz użyć właściwości „Merged [record] IDs” (ID połączonych rekordów), aby wyświetlić, które rekordy były wcześniej objęte scaleniem. Możesz uzyskać dostęp do tej właściwości w poszczególnych rekordach lub filtrować wszystkie rekordy na podstawie tego, czy mają one wartość dla tej właściwości.

Aby wyświetlić właściwość w pojedynczym rekordzie:

1. Przejdź do swoich rekordów.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. W panelu po lewej stronie kliknij Działania, a następnie kliknij Wyświetl wszystkie właściwości.
4. W pasku wyszukiwania wpisz „Połączone”.
   • Jeśli rekord był objęty scaleniem, właściwość Identyfikatory [rekordów] po scaleniu będzie zawierać wartości identyfikatorów wszystkich rekordów wcześniej scalonych z tym rekordem.
   • Najedź kursorem na wartość właściwościIdentyfikatory scalonych [rekordów] i kliknijSzczegóły, aby wyświetlić, kto wykonał scalanie oraz znacznik czasu, kiedy to nastąpiło.
   • Dowiedz się, jak edytować właściwości wyświetlane na lewym pasku bocznym.

Aby wyświetlić wszystkie rekordy określonego obiektu, które były objęte scaleniem:

1. Przejdź do swoich rekordów.
2. Nad tabelą kliknij opcję Wszystkie filtry.
3. W prawym panelu, w pasku wyszukiwania, wpisz „Połączone”, a następnie wybierz „Połączone identyfikatory [rekordów]”.
4. Wybierz opcję „znane”.

5. Kliknij X w prawym górnym rogu, aby zamknąć panel.
6. Widok będzie zawierał tylko rekordy, które zostały uwzględnione w scaleniu. W przypadku tych rekordów właściwość będzie zawierała wartości identyfikatorów wszystkich rekordów wcześniej scalonych z tym rekordem.

Dowiedz się więcej o filtrowaniu rekordów.

Eksportuj historię połączonych rekordów

Przejrzyj zbiorczo szczegóły połączonych rekordów poprzez eksport, obejmujący dane z ostatnich 90 dni. Eksport zawiera wartości właściwości rekordów sprzed połączenia oraz znacznik czasu, kiedy połączenia miały miejsce. Opcja eksportu historii połączeń pojawia się tylko w przypadku połączeń, które miały miejsce w narzędziu Jakość danych.

Aby wyeksportować historię połączonych rekordów:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Zarządzanie danymi > Jakość danych.

2. Kliknij kartę Zarządzaj duplikatami.
3. Kliknij Działania, a następnie wybierzEksportuj historię scalania.
4. W wyskakującym okienku wybierzzakres dat i typ pliku.
5. Kliknij Eksportuj historię scalania.
6. Pobierz plik z powiadomienia e-mailowego.

Co się dzieje po scaleniu rekordów?

Po scaleniu rekordów domyślnie dzieje się to, co poniżej:

• Identyfikator rekordu: dla powstałego po scaleniu rekordu tworzony jest nowy, unikalny identyfikator rekordu. Możesz użyć właściwości Identyfikatory scalonych [rekordów], aby wyszukiwać na podstawie wartości oryginalnego identyfikatora rekordu.
• Data utworzenia: zachowywana jest wartość najstarszego rekordu.
• Wartości atrybutów: co do zasady pierwszeństwo mają wartości atrybutów z rekordu głównego, co oznacza, że wartości w połączonym rekordzie będą odzwierciedlać wartości z rekordu głównego. Wyjątki obejmują identyfikator rekordu, datę utworzenia oraz niektóre atrybuty kontaktów i firm. W razie potrzeby można wybrać, które wartości atrybutów mają zostać zachowane w połączonym rekordzie.
• Sygnatury czasowe wartości właściwości: gdy scalanie aktualizuje wartość właściwości, wyświetlana sygnatura czasowa to data i godzina, w której nastąpiło scalanie, a nie pierwotna data z rekordu źródłowego.

Uwaga: jeśli rekord główny nie ma wartości dla danej właściwości (np. jest null lub pusty), używana jest wartość z rekordu drugorzędnego.

• Czynności: wszystkie czynności z osi czasu obu rekordów uwzględnionych w scaleniu pojawią się w nowym rekordzie.
• Powiązania: wszystkie powiązane rekordy obu rekordów objętych scalaniem pojawią się w nowym rekordzie. W przypadku powiązań firmowych z etykietą„Główny” priorytet ma firma główna z głównego rekordu scalania. Główne powiązanie rekordu drugorzędnego nadal będzie widoczne w nowym rekordzie, ale etykieta „Główny” zostanie usunięta.
• Przynależność do segmentów: rekord drugorzędny zostanie usunięty ze wszystkich segmentów statycznych. Aktywne przynależności do segmentów mogą ulec zmianie w wyniku zmian danych wynikających ze scalania.
• Przesłane formularze (tylko kontakty): wszystkie pliki cookie (tokeny użytkownika HubSpot), które były powiązane z którymkolwiek z kontaktów, zostaną scalone z kontaktem głównym, a adres e-mail kontaktu drugorzędnego zostanie trwale powiązany z kontaktem głównym. Jeśli kontakt drugorzędny prześle formularz na urządzeniu, z którego wysyłał go wcześniej, dane przesłania zostaną zduplikowane na podstawie tokenu użytkownika i powiązane z kontaktem głównym. Jeśli kontakt wyśle formularz z nowego urządzenia, używając adresu e-mail z rekordu drugorzędnego kontaktu, to zgłoszenie zostanie odzwierciedlone w rekordzie głównego kontaktu.
• Rejestracja w przepływie pracy: rekordy objęte scaleniem zostaną wyrejestrowane ze wszystkich przepływów pracy.
  • Powstały rekord nie zostanie automatycznie zapisany do żadnego przepływu pracy w wyniku zmian danych, które miały miejsce podczas scalania, chyba że zezwoliłeś na zapisywanie kontaktów ze scalanych rekordów. 
  • Jeśli zezwoliłeś na rejestrację z połączonych rekordów, w przyszłości wynikowy rekord może zostać zarejestrowany w przepływach pracy z powodu zmian właściwości lub działań niezwiązanych z połączeniem. 
• Playbooki: zarejestrowane playbooki w obu rekordach objętych scalaniem pojawią się w nowym rekordzie. Playbooki w wersji roboczej w żadnym z rekordów nie zostaną zachowane.
• Synchronizacja z Salesforce:
  • Kontakty: tylko główny kontakt będzie nadal synchronizowany z rekordem w Salesforce. Jeśli dodatkowy kontakt był synchronizowany z Salesforce, ten rekord w Salesforce nie będzie już synchronizowany z HubSpot, ponieważ rekord ten już nie istnieje.
  • Firmy: możliwość scalania firm zależy od wersji integracji HubSpot z Salesforce:
    • Stara wersja: nie można łączyć firm. Aby usunąć zduplikowane rekordy w HubSpot przy zainstalowanej integracji, możesz usunąć dodatkowe zduplikowane firmy w HubSpot za pomocą narzędzia do zarządzania duplikatami. Upewnij się, że w HubSpot zachowasz firmę, która synchronizuje się z głównym kontem w Salesforce. Jeśli masz zduplikowane firmy synchronizujące się z Salesforce, możesz albo połączyć konta, albo usunąć dodatkowe zduplikowane konta w Salesforce. Jeśli na Twoim koncie włączono ustawienie HubSpot umożliwiające automatyczne tworzenie i powiązanie firm z kontaktami, zaleca się również wyłączenie tego ustawienia, aby uniknąć powielania danych w przyszłości. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zduplikowanymi firmami z Salesforce.
    • Nowa wersja: możesz łączyć firmy. Dowiedz się, jak zaktualizować integrację HubSpot z Salesforce do najnowszej wersji oraz jak łączenie firm wpływa na synchronizację danych.

Logika scalania zależy od obiektu i rekordu, z którym pracujesz. Poniżej zapoznaj się z wyjątkami lub specjalnym zachowaniem dla odpowiednich obiektów.

Wyjątki dotyczące scalania firm

Następujące właściwości firmy stanowią wyjątki od domyślnej logiki scalania:

• Nazwa domeny firmy: podczas gdy nazwa domeny firmy głównej pozostaje domeną główną, nazwa domeny firmy drugorzędnej zostanie dodana jako nazwa domeny drugorzędnej. Jeśli firma główna nie posiada nazwy domeny przed scaleniem, zostanie wybrana wartość domeny firmy drugorzędnej.
• Etap cyklu życia: zachowany zostanie etap znajdujący się najdalej w lejku. Na przykład, jeśli jedna firma jest potencjalnym klientem, a druga jest klientem, połączona firma będzie miała etap cyklu życia „Klient”.
• Właściwości analityczne: właściwości te są ponownie synchronizowane i zobaczysz łączną liczbę odsłon i wizyt dla obu firm łącznie.
• Pierwotne źródło ruchu: zachowana zostanie najstarsza wartość właściwości pierwotnego źródła ruchu, chyba że źródło zostało ręcznie zaktualizowane. W takim przypadku zachowana zostanie wartość zaktualizowana ręcznie.

Istnieją również scenariusze, w których scalanie firm nie jest możliwe lub zakończy się niepowodzeniem:

• Firma jest obecnie firmą nadrzędną lub podrzędną. Jeśli relacja nadrzędna-podrzędna zawiera pętlę, scalanie może się nie powieść. 

Wyjątki dotyczące scalania kontaktów

Następujące właściwości kontaktów stanowią wyjątki od domyślnej logiki scalania:

• E-mail: adres e-mail głównego kontaktu pozostaje adresem głównym, natomiast adres e-mail drugiego kontaktu zostanie dodany jako adres dodatkowy.
• Etap cyklu życia: zachowywany jest etap znajdujący się najdalej w lejku. Na przykład, jeśli jeden kontakt jest potencjalnym klientem, a drugi jest klientem, scalony kontakt będzie miał etap cyklu życia „Klient”.
• Liczba konwersji i liczba unikalnych przesłanych formularzy: wartości te są sumowane dla każdego kontaktu. Na przykład, jeśli główny kontakt przesłał trzy formularze, a dodatkowy kontakt przesłał dwa formularze, wartość dla liczby przesłanych formularzy wyniesie pięć.
• Status kontaktu marketingowego: jeśli na koncie znajdują się kontakty marketingowe, zachowywany jest status najbardziej atrakcyjny marketingowo. Na przykład, jeśli jeden kontakt ma ustawiony status Marketingowy, a drugi – Niemarketingowy, połączony kontakt będzie miał status Marketingowy.
• Właściwości analityczne: właściwości te są ponownie synchronizowane i zobaczysz łączną liczbę wyświetleń stron dla obu kontaktów łącznie.
• Oryginalne źródło ruchu: zachowana zostaje najstarsza wartość właściwości oryginalnego źródła ruchu, chyba że źródło zostało ręcznie zaktualizowane. W takim przypadku zachowana zostanie wartość zaktualizowana ręcznie.
• Podstawa prawna: zachowywane są najnowsze wartości z obu rekordów kontaktów. 

W przypadku rejestracji w przepływie pracy domyślnie główny kontakt nie zostanie automatycznie zarejestrowany w żadnym przepływie pracy w wyniku zmian danych, które nastąpiły podczas scalania. Można jednak w ustawieniach przepływu pracy zezwolić na rejestrację scalanych kontaktów w momencie scalania.

Czy mogę cofnąć scalanie rekordów?

Nie ma możliwości cofnięcia połączenia rekordów. Użyj właściwościPołączone identyfikatory [rekordów], aby sprawdzić, które rekordy zostały wcześniej połączone z istniejącym rekordem. W przypadku kontaktów i firm możesz użyć dodatkowego adresu e-mail lub nazwy domeny, aby utworzyć nowy rekord.

Jeśli scalony kontakt ma wiele adresów e-mail, usuń dodatkowy adres e-mail ze scalonego kontaktu i utwórz nowy kontakt z tym adresem e-mail:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
2. Kliknij nazwę kontaktu.
3. W sekcji Informacje o tym kontakcie najedź kursorem na właściwość E-mail i kliknijikonę ołówka edit .

4. Obok dodatkowego adresu e-mail kliknij Usuń.
5. W oknie dialogowym kliknij Usuń adres e-mail, aby potwierdzić.
6. Utwórz nowy kontakt z usuniętym adresem e-mail.

Jeśli połączona firma ma wiele domen, możesz usunąć dodatkową domenę firmy z połączonego rekordu firmy i utworzyć nową firmę z tą nazwą domeny:

1. Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
2. Kliknij nazwę firmy.
3. W sekcji Informacje o tej firmie najedź kursorem na właściwość Nazwa domeny firmy i kliknijikonę ołówka edit .

4. Obok dodatkowej domeny kliknij menu rozwijane Działania, a następnie wybierz opcję Usuń. Zmiana zostanie zapisana automatycznie. Dowiedz się więcej o tym, jak cofnąć zmianę wartości właściwości.
5. Utwórz nową firmę z usuniętą nazwą domeny firmy.