Tworzenie przepływów pracy

Przepływy pracy pozwalają zautomatyzować procesy biznesowe. Możesz automatycznie zapisywać się do rekordów spełniających kryteria zapisu, a następnie podejmować działania związane z rekordami.

Można na przykład zapisywać się do wszystkich kontaktów, które przesłały określony formularz, a następnie wysłać marketingową wiadomość e-mail i przypisać te kontakty do użytkownika. Możesz także podejmować działania na powiązanych rekordach, takie jak aktualizowanie powiązanej firmy zapisywanego kontaktu.

Po utworzeniu przepływów pracy dowiedz się, jak je organizować.

Tworzenie nowego przepływu pracy

Przepływy pracy można tworzyć od podstaw lub korzystać z szablonów przepływów pracy. Pomysły podczas konfigurowania przepływu pracy można również znaleźć w bibliotece przepływów pracy społeczności. Liczba przepływów pracy, które można utworzyć, zależy od subskrypcji konta.

Tworzenie nowego przepływu pracy od podstaw

Aby utworzyć przepływ pracy od podstaw:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• W prawym górnym rogu kliknij Utwórz przepływ pracy > Od podstaw.
• W lewym panelu wybierz [object]-based , aby wybrać obiekt przepływu pracy. Określa on, jakiego typu rekordy mogą zapisywać się w przepływie pracy. Do wyboru są następujące obiekty:

• • Kontakt
  • Firmy
  • Transakcje
  • Wyceny(Sales Hub Professional lub Enterprise)
  • Zgłoszenia(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Obiekty niestandardowe( tylkoEnterprise )
  • Rozmowy
  • Zgłoszenia opinii(Service Hub Professional lub Enterprise)
  • Subskrypcje
  • Płatności
  • Cele
  • Lead(Sales Hub Professional lub Enterprise)
  • Użytkownicy
  • Zadania
• W prawym panelu, w sekcji Wybierz typ, wybierz Pusty przepływ pracy. Ta opcja zostanie wybrana domyślnie.
• W lewym górnym rogu kliknij przycisk Dalej.
• Nadaj swojemu przepływowi pracy nazwę i dodaj opis:
  • U góry kliknijikonę ołówka edit . Następnie wprowadź nazwę i opis przepływu pracy.
  • Alternatywnie, po skonfigurowaniu przepływu pracy, kliknij Wygeneruj opis , aby użyć Breeze, HubSpot AI do wygenerowania opisu przepływu pracy na podstawie wyzwalaczy i działań przepływu pracy.
  • Na dole kliknij Zapisz
    

Tworzenie nowego przepływu pracy przy użyciu szablonów

Użyj szablonu przepływu pracy dostosowanego do twoich celów, aby usprawnić procesy automatyzacji. Możesz także przeglądać szablony, aby poznać różne opcje automatyzacji przepływu pracy.

Aby utworzyć przepływ pracy przy użyciu szablonu:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Automatyzacje > Przepływy pracy.
• W prawym górnym rogu kliknij Utwórz przepływ pracy > Z szablonu.
• W bibliotece szablonów wyszukaj szablon odpowiadający celom przepływu pracy:
  • Aby filtrować szablony według funkcji lub obiektu, na lewym pasku bocznym wybierz kategorię.
  • Aby wyszukać określony szablon, w prawym górnym rogu wprowadź słowo kluczowe wyszukiwania.
• Aby przejrzeć szczegóły szablonu, kliknij przycisk Podgląd. W oknie dialogowym można sprawdzić, czy szablon jest zgodny z subskrypcjami HubSpot. Można również przejrzeć następujące szczegóły:
  
  • Cel: cel i przeznaczenie tego szablonu przepływu pracy.

• • Co należy przygotować: wszelkie zasoby, które należy przygotować, aby wypełnić akcje zastępcze, takie jak marketingowe wiadomości e-mail lub formularze.
  • Podgląd szablonu: wyzwalacze zapisu i działania przepływu pracy , które są zawarte w tym szablonie.

• Po wybraniu szablonu kliknij przycisk Użyj szablonu. W edytorze przepływu pracy szablon zostanie wyświetlony z zastępczymi działaniami. W edytorze można edytować, dodawać i usuwać akcje.
  

Ustawianie wyzwalaczy zapisu

Wyzwalacze zapisu to zestaw kryteriów, które automatycznie zapisują się w przepływie pracy. Wyzwalacze zapisu można dodawać ręcznie, używać sztucznej inteligencji do generowania wyzwalaczy zapisu lub w ogóle nie dodawać żadnych wyzwalaczy:

• Podczas konfigurowania wyzwalaczy zapisu można korzystać z następujących typów wyzwalaczy zapisu. Dowiedz się więcej o ustawianiu wyzwalaczy zapisu.
  • Oparte na filtrze
  • Oparte na zdarzeniach
  • Na podstawie harmonogramu
• Do generowania wyzwalaczy zapisu można również użyć Breeze, sztucznej inteligencji HubSpot AI. Dowiedz się więcej o korzystaniu ze sztucznej inteligencji w przepływach pracy.
• Aby zapisywać się tylko ręcznie, pozostaw pole wyzwalacza zapisu puste.

• W edytorze przepływu pracy kliknij przycisk Ustaw wyzwalacze.
• W lewym panelu wybierz opcję Po wystąpieniu zdarzenia, Po spełnieniu kryteriów filtrowania lub Na podstawie harmonogramu.
• W lewym panelu wybierz typ filtra dla wyzwalacza zapisu. Skonfiguruj wyzwalacz, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  

• Domyślnie rekordy zapisują się do przepływu pracy tylko za pierwszym razem, gdy spełniają wyzwalacze zapisu. Aby włączyć ponowne zapisywanie się:
  • W lewym panelu kliknij kartę Ponowne zapisywanie się.
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Zapisywanie się ponownie.
  • Wybierz wyzwalacze ponownego zapisu, których chcesz użyć. Dowiedz się więcej o dodawaniu wyzwalaczy ponownego zapisu do przepływów pracy.
• W razie potrzeby dodaj więcej wyzwalaczy zapisu. Po zakończeniu kliknij przycisk Zapisz.
  
  

Dodaj działania

Możesz użyć Breeze do wygenerowania działań dla przepływu pracy lub ręcznie wybrać i dodać działania. Na przykład możesz użyć przepływu pracy, aby wysłać marketingową wiadomość e-mail lub przypisać rekordy. Dowiedz się więcej o różnych działaniach przepływu pracy dostępnych w HubSpot.

Po dodaniu działania można je sklonować lub przenieść, aby usprawnić proces tworzenia przepływu pracy. Jeśli chcesz zostawić notatkę na temat działania przepływu pracy, dowiedz się, jak dodawać komentarze do działań przepływu pracy.

Uwaga: dostępne akcje zależą od subskrypcji. Zablokowane działania locked wymagają aktualizacji konta.

Aby dodać działania do przepływu pracy:

• W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę + plus.
• W lewym panelu wybierz akcję. Dowiedz się więcej o wybieraniu działań przepływu pracy.
• Po skonfigurowaniu szczegółów akcji kliknij przycisk Zapisz. Lub, jeśli dodajesz akcję jako symbol zastępczy, kliknij Zapisz bez wypełniania szczegółów akcji. Działania zastępcze muszą zostać wypełnione przed włączeniem przepływu pracy. Dowiedz się więcej o akcjach zastępczych.

Podczas dodawania reklam korzystamy z panelu danych

W zależności od wybranego działania przepływu pracy, można również użyć panelu danych do wykorzystania danych z różnych źródeł obiektów. Na przykład można użyć danych z rekordu kontaktu i powiązanej z nim transakcji, aby wysłać powiadomienie w aplikacji do właściciela transakcji.

Funkcjonalność panelu danych może być używana z poniższymi działaniami przepływu pracy:

• Wysyłanie wewnętrznych powiadomień e-mail
• Utwórz zadanie

• Wyślij powiadomienie w aplikacji
• Rozgałęzienie równych wartości
• Ustaw wartość właściwości (podczas ustawiania właściwości tekstu)
• Kopiuj właściwość
• Utwórz rekord (podczas ustawiania właściwości tekstowych)
• Wyślij powiadomienie Slack (wymaga integracji ze Slack)

• Działania integracyjne umożliwiające przekazywanie danych (np. z Arkuszami Google lub Asaną)

• Kod niestandardowy( tylkoOperations Hub Professional lub Enterprise )

• Formatowanie danych( tylkoOperations Hub Professional lub Enterprise )

• Wyślij webhook( tylkoOperations Hub Professional lub Enterprise )
  

• Po wybraniu akcji w sekcji Dostępne dane kliknij opcję Edytuj dostępne dane.
• W prawym panelu kliknij + Dodaj źródło danych.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz typ rekordu i wybierz źródło danych.
• Skonfiguruj szczegóły źródła danych, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
• Po dodaniu źródeł danych użyj danych z określonego źródła:
  • W lewym panelu kliknij pole , w którym chcesz użyć danych.
  • W panelu Wstaw dane kliknij menu rozwijane Wyświetl właściwości lub dane wyjściowe akcji i wybierz źródło danych.
  • Po wybraniu źródła kliknij, aby rozwinąć typ danych , którego chcesz użyć, a następnie kliknij właściwość , której chcesz użyć w polu.
    • Właściwość zostanie automatycznie wstawiona do pola.
    • Niestandardowe właściwości zdarzeń mogą być używane dla akcji obsługiwanych przez panel danych. Dostępne niestandardowe właściwości zdarzeń będą wyświetlane pod nazwą niestandardowego zdarzenia w panelu danych.

Przejrzyj minimapę przepływu pracy

• W lewym górnym rogu edytora przepływów pracy kliknij przycisk Pokaż panel minimapy.
  
  

• Po otwarciu minimapy można najechać kursorem na działania przepływu pracy, aby wyświetlić nazwę działania, i kliknąć obszar minimapy, aby przejść do niego.
• Aby zamknąć minimapę, kliknij ikonę X w prawym górnym rogu minimapy.

• Jeśli przepływ pracy wymaga jakichkolwiek zmian przed jego opublikowaniem, działanie zostanie podświetlone na żółto. Kliknij łącze w alercie i przejrzyj zmiany, które należy wprowadzić
  

Cofnij lub ponów zmiany

Podczas edycji przepływu pracy można cofnąć lub ponowić zmiany wprowadzone w przepływie pracy w ciągu ostatnich 30 dni. Nie można cofnąć ani ponownie wprowadzić niektórych zmian, takich jak m.in:

Cofnięcie lub ponowne wykonanie czynności:

• Aby cofnąć działanie, kliknij ikonę cofania undo w lewym górnym rogu. Zmiany będą cofane pojedynczo.
• Aby powtórzyć czynność, kliknij ikonę redo w lewym górnym rogu. Zmiany będą cofane pojedynczo
  

Zarządzanie ustawieniami

Aby zarządzać ustawieniami przepływu pracy:

• W lewym górnym rogu kliknij kartę Ustawienia, aby zarządzać wykonaniem przepływu pracy i ustawieniami powiadomień. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przepływu pracy.
• W lewym górnym rogu kliknij Edytuj > Edytuj wyzwalacz ponownego zapisu , aby zarządzać ustawieniami zapisu, wyrejestrowania i ponownego zapisu w przepływie pracy.
  
  

Włącz przepływ pracy

Po włączeniu przepływu pracy można wyświetlić historię przepływu pracy, aby monitorować rekordy, które zapisują się. Jeśli zapisano jakiekolwiek działania zastępcze, muszą one zostać ukończone przed włączeniem przepływu pracy.

Uwaga: liczba istniejących kontaktów wyświetlana na stronie recenzji jest szacunkowa. Aby wyświetlić dokładną liczbę kontaktów, utwórz statyczną listę kontaktów spełniających kryteria, klikając opcję Użyj list, aby zobaczyć te kontakty.

Aby przejrzeć i włączyć przepływ pracy:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Przejrzyj i opublikuj.
• W prawym panelu przejrzyj szczegóły przepływu pracy:
  • Zobacz wszystkie kontakty na listach: jeśli masz konto Marketing Hub Starter, Professional lub Enterprise, w przepływach pracy opartych na kontaktach możesz wyświetlić statyczną listę kontaktów, które spełniają kryteria zapisywania się. Lista zostanie automatycznie zapisana i można uzyskać do niej dostęp z pulpitu nawigacyjnego list.

• • Czy chcesz zapisywać się do kontaktów, które obecnie spełniają kryteria zapisu, gdy przepływ pracy zostanie włączony: Wybierz zapisywanie się do rekordów, które obecnie spełniają wyzwalacze zapisu lub tylko zapisywanie się do rekordów, które spełniają wyzwalacze w przyszłości.
    • Tak, zapis uj istniejące[obiekty], które spełniają kryteria wyzwalacza zapisu od teraz: zapisuje się wszystkie istniejące rekordy, które spełniają kryteria wyzwalacza zapisu.
    • Nie, zapis uj tylko [obiekty] spełniające kryteria wyzwalacza po włączeniu przepływu pracy: zapisywanie tylko rekordów spełniających kryteria wyzwalacza zapisu po włączeniu przepływu pracy. Po wybraniu tej opcji:
      • Jeśli [obiekt] zmieni się, aby spełnić wyzwalacze zapisu po raz pierwszy po włączeniu przepływu pracy, [obiekt] będzie zapisywać się.
      • Jeśli [obiekt] zmieni się, aby ponownie spełnić kryteria rejestracji, a ponowna rejestracja zostanie włączona, [obiekt] będzie zapisywany. Dowiedz się więcej o wyzwalaczach ponownego zapisu.

• • Na dole kliknij przycisk Dalej. Możesz przejrzeć szczegóły przepływu pracy dotyczące harmonogramu i powiadomień, połączeń i przepływu pracy. Możesz też kliknąć Pomiń, aby włączyć.
  • U dołu kliknij przycisk Włącz przepływ pracy.