Associar registros

No HubSpot, há quatro objetos de CRM padrão: contatos, empresas, negócios e tickets. Se sua conta tiver uma assinatura Enterprise, você também poderá criar objetos personalizados. Para acompanhar os relacionamentos entre esses objetos, você pode associar os registros deles. As associações são sempre bidirecionais (ou seja, se o registro A estiver associado ao registro B, o registro B também estará associado ao registro A) e podem ser exibidas em cada registro no painel direito.

Exemplos de quando você associa registros incluem:

• Ao fazer uma venda, você se comunica por e-mail com três pessoas da mesma empresa. No HubSpot, você associará o negócio aos três registros de contato e ao registro de empresa deles.
• Ao lidar com uma reclamação de cliente, você se comunica por e-mail com dois indivíduos. Essas pessoas também estão envolvidas em uma venda com a sua empresa. No HubSpot, você pode associar o registro do ticket aos dois registros de contato e ao registro do negócio.
• Um contato é um conselheiro em uma empresa e um funcionário em outra. No HubSpot, você pode associar o contato a ambas as empresas. Você pode definir o empregador como sua empresa principal e, se você estiver em uma conta Professional ou Enterprise, poderá rotulá-lo como um consultor em outra empresa.

Você também pode associar as atividades na linha do tempo do registro para aparecerem em outro registro. Se os registros já estiverem associados, algumas atividades serão automaticamente associadas aos registros associados.. Se estiver usando um dispositivo móvel, saiba como gerenciar associações no aplicativo HubSpot para dispositivos móveis.

Observação: o número de associações por registro depende do objeto e da sua assinatura do HubSpot.

Adicionar associações a um registro individual

Para adicionar associações a um registro:

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
• Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
• Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
• Tickets: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tickets.
• Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.

• Clique no nome do registro ao qual você deseja adicionar associações.
• No painel direito, localize a seção de objeto relevante e clique em Adicionar. Por exemplo, se você quiser associar um negócio ao registro atual, procure a seção Negócios e clique em Adicionar. Você pode criar um novo ou associar um registro existente ao registro.

• Para criar um novo registro a associar, na guia Criar novo, insira as informações nos campos e clique em Criar. Você também pode clicar em Criar e adicionar outro para criar e associar este registro, e começar a criar e associar outro.

• Para associar um registro existente, clique na guia Adicionar existente, pesquise o registro que deseja associar e marque as caixas de seleção ao lado dos registros nos resultados de pesquisa. Você também terá recomendações baseadas em associações e propriedades comuns, como nome, endereço de e-mail e domínio da empresa.
  

• • Se você estiver associando várias ou quaisquer outras empresas existentes a um registro, realize uma das seguintes ações:

• • • Para definir a empresa principal, selecione Definir como a empresa principal do [registro] na empresa que você deseja tornar principal. Saiba mais sobre como uma empresa principal é definida e usada.
    • Para substituir a empresa principal existente pela empresa que você está associando, marque a caixa de seleção Substituir a [empresa] como a principal atual do registro. A empresa principal anterior ainda estará associada ao registro, mas deixará de ser rotulada como principal.

• • Se você quiser rotular essa associação (somente Professional e Enterprise), clique em +Adicionar rótulo de associação. No menu suspenso, selecione um rótulo apropriado. Se nenhum rótulo existente descrever com precisão a relação entre o registro e a empresa, clique em Gerenciar rótulos de associação para criar um novo rótulo.
  • Clique em Salvar.

Editar ou remover associações em um registro

Para atualizar ou remover uma associação:

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
• Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
• Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
• Tickets: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tickets.
• Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.
• Clique no nome do registro para o qual você deseja editar as associações.
• No painel direito do registro, passe o mouse sobre o cartão de associação e clique em Mais:

• • Definir como principal (somente para empresas): para empresas associadas, selecione para tornar a associação da empresa a principal. Na caixa de diálogo, marque a caixa de seleção para substituir a outra empresa e clique em Atualizar).
  • Remover como principal (apenas empresas): selecione para remover a associação de empresa como principal. Para selecionar uma nova empresa principal, na caixa de diálogo, clique no menu suspenso, selecione a empresa e clique em Atualizar. A empresa principal original ainda estará associada ao registro, mas deixará de ser rotulada como principal.

Observação: para registros de contato, uma associação de empresa principal é obrigatória. Se um contato tiver várias empresas associadas e você remover sua empresa principal, deverá selecionar outra como principal. Se um contato tiver apenas uma empresa associada, ela será a principal por padrão e você não poderá remover o rótulo de principal.

• • Editar rótulos de associação (somente Professional e Enterprise): selecione para atualizar o rótulo de associação. Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso e selecione um novo rótulo ou clique em x para remover um rótulo. Clique em Atualizar. Você também pode definir rótulos de associação em massa por meio de uma importação.
  • Remover associação: selecione para remover a associação. Na caixa de diálogo, clique em Remover associação. Se a associação que você está removendo for de uma empresa principal, use o menu suspenso para escolher uma nova empresa principal.

Associar registros em massa

Há várias maneiras de associar registros em massa:

• Associe registros por meio de uma importação, o que inclui a opção de importar rótulos de associação. Os registros na importação podem ser novos ou existentes. Saiba como o HubSpot identifica e desduplica os registros existentes.
• Associar registros por meio da API. 
• Ative a configuração para associar automaticamente os registros de contato e empresa com base no domínio da empresa.

Exibir associações de registros em uma página de índice

Você pode exibir os registros associados em massa na página de índice de cada objeto nas colunas [Objetos] associados. Se um registro tiver várias empresas associadas, todas elas serão exibidas na coluna Empresas associadas nas páginas de índice dos registros. A empresa principal também será exibida como Empresa principal na página de índice dos contatos.

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
• Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.

• Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
• Tickets: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tickets.
• Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.

• Para exibir todos os registros de um objeto específico associado aos seus registros, acesse a coluna [Objetos] associados. Para ver a associação de empresa principal dos seus contatos, na página de índice dos contatos, acesse a coluna Empresa principal. Se não vir estas colunas:
  • Acima da tabela, clique em Ações da tabela e selecione Editar colunas.
  • Na caixa de diálogo, à esquerda, marque a caixa de seleção ao lado de [Objetos] associados. Se estiver na página de índice dos contatos, também poderá marcar a caixa de seleção ao lado da Empresa principal.
  • Clique em Aplicar. Saiba mais sobre como personalizar a tabela.
• Nas colunas:
  
  • [Objetos] associados: clique no link [x] registros para ver todas as associações de registros para esse objeto. Na caixa pop-up, clique no botão nome para ver o registro.
  • Empresa principal: na página de índice dos contatos, clique no nome da empresa principal para ver o registro da empresa.

Ver o histórico de uma associação de um registro

Você pode ver o histórico das associações dos seus registros de contato, empresa, ticket e negócio, incluindo todos os registros e engajamentos associados. Você também pode ver quando os registros foram originalmente associados e a origem da associação.

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
• Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
• Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
• Tickets: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tickets.
• Clique no nome de um registro.
• No painel esquerdo, clique em Ações e selecione Ver histórico de associação.

• No menu suspenso Selecionar um objeto, selecione um objeto ou envolvimento para ver quais registros ou atividades desse tipo foram associados ao registro.
• Na tabela, você pode ver o nome de cada registro ou atividade associada, sua ID do objeto como foi atualizado (Criado ou Removido) e a data e a hora da atualização. Você também pode ver a origem da atualização, que será uma das seguintes: 
  • Usuário: a associação foi atualizada manualmente por um usuário. A origem incluirá o nome do usuário, ou se for desconhecido, ao ID do usuário.
  • Exclusão do objeto: a associação foi atualizada porque o registro ou a atividade foi excluída.
  • Mesclagem de objetos: a associação foi atualizada como resultado de registros mesclados.
  • Restauração doe objeto: a associação foi atualizada como resultado de um registro restaurado.
  • Importação: a associação foi atualizada por meio de uma importação.
  • Associação automática por domínio: para contatos e empresas, a associação foi atualizada automaticamente pelo HubSpot com base no domínio da empresa. 
  • API: a associação foi atualizada usando a API.
  • Cargo: a associação foi atualizada por meio de uma automatização interna.
  • Migração: a associação foi atualizada por meio de uma migração de dados.
  • Desconhecido: a origem da associação não pôde ser determinada.

• Para copiar um link para um registro ou envolvimento na tabela, passe o cursor do mouse sobre a associação e clique no duplicate ícone de cópia.
• Para ver todo o histórico de uma associação específica, passe o cursor do mouse sobre o registro ou envolvimento e, em seguida, clique em Ver histórico. No painel direito, veja os detalhes de cada atualização da associação com o seu registro, ordenados da mais recente para a mais antiga.