Ultima atualização: Agosto 17, 2022
No HubSpot, há objetos padrão de CRM: contatos, empresas, negócios e tíquetes. Se sua conta tiver uma assinatura Enterprise, você também poderá criar objetos personalizados. Para acompanhar os relacionamentos entre esses objetos, você pode associar os registros deles. As associações são sempre bidirecionais (ou seja, se o registro A estiver associado ao registro B, o registro B também estará associado ao registro A) e podem ser visualizadas em cada registro na barra lateral direita.
Exemplos de quando você associa registros incluem:
- Ao fazer uma venda, você se comunica por e-mail com três pessoas da mesma empresa. No HubSpot, você associará o negócio aos três registros de contato e ao registro de empresa deles.
- Ao lidar com uma reclamação de cliente, você se comunica por e-mail com dois indivíduos. Essas pessoas também estão envolvidas em uma venda com a sua empresa. No HubSpot, você pode associar o registro do ticket aos dois registros de contato e ao registro do negócio.
- Um contato é um consultor de uma empresa e um funcionário de outra empresa. No HubSpot, você pode associar o contato a ambas as empresas. Você pode definir o empregador como sua empresa principal, e se você estiver em uma conta Professional ou Enterprise, você pode rotulá-los como um consultor para a outra empresa.
Você também pode associar as atividades na linha do tempo do registro para aparecerem em outro registro. Se os registros já estiverem associados, algumas atividades serão automaticamente associadas aos registros associados.
Observação: o número de associações por registro depende do objeto e da sua assinatura do HubSpot.
Adicionar, editar ou remover associações em registros individuais
Para gerenciar as associações de um registro na área de trabalho:
- Acesse os registros:
- Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
- Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
- Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
- Tíquetes: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.
- Objetos personalizados: Na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se sua conta tiver mais de um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos Personalizados e selecione o objeto personalizado que você deseja exibir.
- Clique no nome do registro para o qual você deseja editar as associações.
- Para adicionar uma nova associação, no painel direito, localize a seção de objeto relevante e clique em Adicionar. Por exemplo, se você quiser associar um negócio ao registro atual, procure a seção Negócios e clique em Adicionar. Você pode criar um novo ou associar um registro existente ao registro.
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- Para criar um novo registro para associar, na guia Associar novo, insira as informações nos campos e clique em Criar. Você pode clicar em Criar e adicionar outro para criar e associar este registro e começar a criar e associar outro.
- Para associar um registro existente, clique na guia Associar existente, pesquise o registro que deseja associar e marque as caixas de seleção ao lado dos registros nos resultados de pesquisa. Você também terá recomendações baseadas em associações e propriedades comuns, como nome, endereço de e-mail e domínio da empresa.
- Para criar um novo registro para associar, na guia Associar novo, insira as informações nos campos e clique em Criar. Você pode clicar em Criar e adicionar outro para criar e associar este registro e começar a criar e associar outro.
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- Se você estiver associando várias empresas ou quaisquer empresas adicionais a um registro, poderá fazer um dos seguintes:
- Para definir a empresa principal, selecione Definir como empresa principal de [Record] na empresa que você deseja ser principal. Se você estiver associando a primeira empresa de um registro, por padrão, ela será a principal.
- Para substituir a empresa principal existente por uma empresa que você está associando, marque a caixa de seleção Substituir [empresa] como [registro] principal atual. A empresa principal anterior ainda será associada ao registro, mas não será mais rotulada como principal.
- Se você estiver associando várias empresas ou quaisquer empresas adicionais a um registro, poderá fazer um dos seguintes:
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- Se você quiser rotular esta associação (somente Professional e Enterprise), clique em Adicionar etiqueta de associação. No menu suspenso, selecione um rótulo apropriado. Se nenhum rótulo existente descrever com precisão a relação entre o registro e a empresa, clique em Gerenciar rótulos de associação para criar um novo rótulo.
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- Clique em Salvar.
Observação: por padrão, a primeira empresa que você associa a um registro é a empresa principal. Os cenários a seguir aplicam-se à empresa principal:
- A empresa principal é exibida na coluna Empresa principal na página de índice de contatos e na coluna Empresas associadas nas páginas de índice de contatos, negócios, tíquetes e objetos personalizados.
- Quaisquer atividades na linha do tempo do registo (por exemplo, e-mails registados, chamadas) serão automaticamente associadas à empresa principal. Você ainda pode associar manualmente as atividades com as outras empresas.
- Se você ativou as opções para sincronizar as fases do ciclo de vida da empresa com contatos ou negócios, a sincronização atualizará apenas a fase do ciclo de vida da empresa principal.
- A associação principal é referenciada por listas, fluxos de trabalho, relatórios de objetos cruzados, e tokens de personalização.
O rótulo Principal padrão está disponível apenas para relações de [Objeto] > Empresa. Por exemplo, você pode definir uma empresa principal em um registro do contato, mas não pode definir um contato principal em um registro de empresa. Se você estiver em uma conta do Profissional ou Empresarial, poderá criar um rótulo principal personalizado para outras relações de objetos.
- Para atualizar uma associação, passe o cursor do mouse sobre o cartão de associação e clique em Mais:
- Definir como principal (somente para empresas): para empresas associadas, selecione para tornar a associação da empresa a principal. Na caixa de diálogo, marque a caixa de seleção e clique em Atualizar. Essa associação principal será a empresa associada, mostrada nas páginas de índice de registros, e será referenciada por listas, fluxos de trabalho, relatórios de objetivos cruzados e tokens de personalização.
- Remover como principal (somente para empresas): para empresas associadas, selecione para remover esta associação de empresas como a principal. Na caixa de diálogo, use o menu suspenso para selecionar uma nova empresa principal e, em seguida, clique em Atualizar. A empresa ainda será associada ao registro, mas não será mais rotulada como primária.
- Editar associação (somente Professional e Enterprise): selecione para atualizar o rótulo da associação. Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso e selecione um novo rótulo ou clique em x para remover um rótulo. Clique em Atualizar. Você também pode definir rótulos de associação em massa via importação.
- Remover associação: selecione para remover a associação. Na caixa de diálogo, clique em Remover associação. Se a associação que você está removendo for uma empresa principal, use o menu suspenso para escolher uma nova empresa principal.
Você também pode atualizar as associações de registros no aplicativo HubSpot para dispositivos móveis.
Associar registros em massa
Há várias maneiras de associar registros em massa:
- Associar registros por meio de uma importação, que inclui a opção de importar etiquetas de associação. Os registros na importação podem ser novos ou existentes. Saiba como a HubSpot identifica e deduplica os registros existentes.
- Associar registros por meio de API.
- Ative a configuração para associar automaticamente os registros de contato e empresa com base no domínio da empresa.
Ver associações de registros em uma página de índice
Você pode visualizar registros associados em massa na página de índice de cada objeto nas colunas [objetos] associados. Se um registro tiver várias empresas associadas, todas as empresas serão exibidas na coluna Empresas associadas das páginas de índice de registro. A empresa principal também será exibida como a empresa principal na página de índice de contatos.
- Acesse os registros:
- Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
- Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
- Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
- Tíquetes: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.
- Objetos personalizados: Na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se sua conta tiver mais de um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos Personalizados e selecione o objeto personalizado que você deseja exibir.
- Para exibir todos os registros de um objeto específico associado aos seus registros, acesse a coluna [Objetos] associados. Para exibir a associação principal da empresa de seus contatos, na página de índice de contatos, acesse a coluna Empresa principal. Caso não veja essas colunas:
- Acima da tabela, clique em Ações da tabela e selecione Editar colunas.
- Na caixa de diálogo, à esquerda, marque a caixa de seleção ao lado de Associated [objects]. Se você estiver na página de índice de contatos, também poderá marcar a caixa de seleção ao lado de Empresa principal.
- Clique em Aplicar. Saiba mais sobre como personalizar a tabela.
- Nas colunas:
- [objetos] associados: clique no link [x] registros para exibir todas as associações do registro para esse objeto. Na caixa pop-up, clique no nome para ver o registro.
- Empresa primária: na página de índice de contatos, clique no nome da empresa primária para visualizar o registro da empresa.
Ver o histórico de uma associação de um registro
É possível visualizar o histórico de associações de um registro de contato, empresa, tíquete e negócio, incluindo todos os registros e compromissos associados. Você também pode ver quando os registros foram originalmente associados e a origem da associação.
- Acesse os registros:
- Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
- Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
- Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
- Tíquetes: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.
- Clique no nome de um registro.
- No painel esquerdo, clique em Ações e selecione Ver histórico de associação.
- No menu suspenso Selecionar um objeto, selecione um objeto ou envolvimento para ver quais registros ou atividades desse tipo foram associados ao registro.
- Na tabela, você pode ver o nome de cada registro ou atividade associada, sua ID do objeto como foi atualizado (Criado ou Removido) e a data e a hora da atualização. Você também pode ver a origem da atualização, que será uma das seguintes:
- Usuário: a associação foi atualizada manualmente por um usuário. A origem incluirá o nome do usuário, ou se for desconhecido, ao ID do usuário.
- Exclusão do objeto: a associação foi atualizada porque o registro ou a atividade foi excluída.
- Mesclagem de objetos: a associação foi atualizada como resultado de registros mesclados.
- Restauração doe objeto: a associação foi atualizada como resultado de um registo restaurado.
- Importação: a associação foi atualizada por meio de uma importação.
- Associação automática por domínio: para contatos e empresas, a associação foi atualizada automaticamente pelo HubSpot com base no domínio da empresa.
- API: a associação foi atualizada usando a API.
- Cargo: a associação foi atualizada por meio de uma automatização interna.
- Migração: a associação foi atualizada por meio de uma migração de dados.
- Desconhecido: a origem da associação não pôde ser determinada.
- Para copiar um link para um registro ou envolvimento na tabela, passe o cursor do mouse sobre a associação e clique no ícone de cópia.
- Para ver todo o histórico de uma associação específica, passe o cursor do mouse sobre o registro ou envolvimento e, em seguida, clique em Ver histórico. No painel direito, veja os detalhes de cada atualização da associação com o seu registro, ordenados da mais recente para a mais antiga.
