Associar registros

No HubSpot, há quatro objetos de CRM: contatos, empresas, negócios e tickets. Se sua conta tiver uma assinatura Enterprise, você também poderá criar objetos personalizados. Para acompanhar os relacionamentos entre esses objetos, você pode associar os registros deles. As associações são sempre bidirecionais (ou seja, se o registro A estiver associado ao registro B, o registro B também estará associado ao registro A) e podem ser exibidas em cada registro no painel direito.

Exemplos de quando você associa registros incluem:

• Ao fazer uma venda, você se comunica por e-mail com três pessoas da mesma empresa. No HubSpot, você associará o negócio aos três registros de contato e ao registro de empresa deles. Você também pode associar os contatos entre si como colegas ou, se estiver em uma conta Professional ou Enterprise, rotular um dos contatos como gerente dos outros.
• Ao lidar com uma reclamação de cliente, você se comunica por e-mail com dois indivíduos. Essas pessoas também estão envolvidas em uma venda com a sua empresa. No HubSpot, você pode associar o registro do ticket aos dois registros de contato e ao registro do negócio.
• Um contato é um conselheiro em uma empresa e um funcionário em outra. No HubSpot, você pode associar o contato a ambas as empresas. Você pode definir o empregador como sua empresa principal e, se você estiver em uma conta Professional ou Enterprise, poderá rotulá-lo como um consultor em outra empresa.

Você também pode associar as atividades na linha do tempo do registro para aparecerem em outro registro. Se os registros já estiverem associados, algumas atividades serão automaticamente associadas aos registros associados. Se estiver usando um dispositivo móvel, saiba como gerenciar associações no aplicativo HubSpot para dispositivos móveis.

Associar registros

Adicionar associações a um registro

Para adicionar associações a um registro individual:

• Acesse seus registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado. para poder associar registros de objetos personalizados, você precisa definir a associação.
• Clique no nome do registro ao qual você deseja adicionar associações.
• Na barra lateral direita, clique em +Adicionar [objeto] no cartão de associação desse objeto (por exemplo, o cartão de Contatos para adicionar associações de contatos. Se o cartão do objeto não for exibido, você poderá personalizar a barra lateral direita (somente Professional e Enterprise).

• Para criar e associar um novo registro, no painel direito:
  • Clique na guia Criar nova.
  • Insira os valores de propriedade para seu novo registro. Se pretender definir um rótulo de associação, você precisará definir o rótulo após a criação do registro.
  • Clique em Criar ou, para criar e associar outro registro, clique em Criar e adicionar outro.

• Para associar registros existentes, no painel direito:
  • Pesquise os registros que deseja associar e marque as caixas de seleção.

• • Se você estiver associando empresas adicionais a um registro, clique em Próximo e realize uma das seguintes ações:

• • • Para definir a empresa principal, selecione Definir como a empresa principal do [registro] na empresa que você deseja tornar principal. Saiba mais sobre como uma empresa principal é definida e usada.
    • Para substituir a empresa principal existente pela empresa que você está associando, marque a caixa de seleção Substituir a [empresa] como a principal atual do registro. A empresa principal anterior ainda estará associada ao registro, mas deixará de ser rotulada como principal.

• • Para rotular a associação (somente Professional e Enterprise), clique em Próximo. Clique em +Adicionar rótulo de associação para definir rótulos que descrevam o relacionamento entre os registros.
  • Quando terminar, clique em Salvar.

Associar registros em massa

Há várias maneiras de associar registros em massa:

• Associe registros por meio de uma importação, o que inclui a opção de importar rótulos de associação. Os registros na importação podem ser novos ou existentes. Saiba como o HubSpot identifica e desduplica os registros existentes.
• Associar registros por meio da API. 
• Ative a configuração para associar automaticamente os registros de contato e empresa com base no domínio da empresa.

Associação de empresa principal

Existe um rótulo Principal padrão para relacionamentos de [Objeto]> Empresa. Por exemplo, você pode definir uma empresa principal em um registro do contato, mas não pode definir um contato principal em um registro de empresa. Se você estiver em uma conta do Professional ou Enterprise, poderá criar um rótulo principal personalizado para outras relações de objetos.

A empresa principal é definida ou usada das seguintes formas:

• Se você associar uma empresa ao criar um novo registro, ela será definida como principal por padrão.
• Para registros de contato, a primeira empresa associada a um registro será, por padrão, a empresa principal. Se o contato tiver apenas uma empresa associada, essa associação deverá ser principal.
• A empresa principal aparece nas colunas[Objeto] → Empresa (Principal) e [Objeto] → Empresas em outras páginas iniciais de objetos.
• Todas as atividades na linha do tempo do registro (por exemplo, e-mails registados, chamadas) serão automaticamente associadas somente à empresa principal. Você ainda pode associar manualmente as atividades com as outras empresas.
• Se você ativou as opções para sincronizar as fases do ciclo de vida da empresa com contatos ou negócios, a sincronização atualizará apenas a fase do ciclo de vida da empresa principal.
• A associação principal é referenciada por listas, fluxos de trabalho, relatórios de objetos cruzados, e tokens de personalização.

Editar ou remover associações em um registro

Para atualizar ou remover uma associação:

• Acesse seus registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado.
• Clique no nome do registro para o qual você deseja editar as associações.
• No painel direito do registro, passe o mouse sobre o cartão de associação e clique em Mais:

• • Definir como principal (somente para empresas): para empresas associadas, selecione para tornar a associação de empresa principal. Na caixa de diálogo, marque a caixa de seleção para substituir a outra empresa e clique em Atualizar). 
  • Remover como principal (apenas empresas): selecione para remover a associação de empresa como principal. Para selecionar uma nova empresa principal, na caixa de diálogo, clique no menu suspenso, selecione a empresa e clique em Atualizar. A empresa principal original ainda estará associada ao registro, mas deixará de ser rotulada como principal.

Observação: para registros de contato, uma associação de empresa principal é obrigatória. Em contatos com várias empresas associadas, se você remover uma empresa principal, deverá selecionar outra. Se um contato tiver apenas uma empresa associada, ela será a principal por padrão e você não poderá remover o rótulo de principal.

• • Editar rótulos de associação (somente Professional e Enterprise): selecione para atualizar o rótulo de associação. Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso e selecione um novo rótulo ou clique em x para remover um rótulo. Clique em Atualizar. Você também pode definir rótulos de associação em massa por meio de uma importação.
  • Remover associação: selecione para remover a associação. Na caixa de diálogo, clique em Remover associação. Se a associação que você está removendo for de uma empresa principal, use o menu suspenso para escolher uma nova empresa principal.

Exibir associações de registros em uma página inicial

Você pode exibir os registros associados em massa na página inicial de cada objeto nas colunas de objetos associados. Você pode exibir colunas para cada tipo de associação (por exemplo, Negócio → Empresas) e para a empresa principal de um registro (por exemplo, Contato → Empresa (Principal)).

• Acesse seus registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.

• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado.
• Para exibir registos associados como colunas na tabela:
  • No canto superior direito da tabela, clique em Editar colunas. 
  • Na caixa de diálogo, à esquerda, marque a caixa de seleção ao lado de [Objeto] → [Objetos] para exibir as associações desse tipo. Por exemplo, se estiver na página inicial de contatos, você poderá selecionar Contato → Empresas, Contato → Empresa (Principal), Contato → Negócios etc.
  • Clique em Aplicar. Saiba mais sobre como personalizar a tabela.
• Nas colunas, clique em registros de[x] para exibir as associações de registros para esse relacionamento de objetos. Na caixa pop-up, clique no nome para ver um registro associado específico ou clique em Exibir [Objetos] associados para abrir uma exibição de todos os registros associados para esse relacionamento.

Ver o histórico de uma associação de um registro

Você pode ver o histórico das associações de um registro, incluindo todas as atividades e registros associados. Você também pode ver quando os registros foram originalmente associados e a origem da associação.

• Acesse seus registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado.
• Clique no nome de um registro.
• No painel esquerdo, clique em Ações e selecione Ver histórico de associação.

• No menu suspenso Selecionar um objeto, selecione um objeto ou envolvimento para ver quais registros ou atividades desse tipo foram associados ao registro.
• Na tabela, você pode ver o nome de cada registro ou atividade associada, seu ID de registro, como foi atualizado (Criado ou Removido) e a data e a hora da atualização. Você também pode ver a origem da atualização, que será uma das seguintes: 
  • Usuário: a associação foi atualizada manualmente por um usuário. A origem incluirá o nome do usuário, ou se for desconhecido, ao ID do usuário.
  • Exclusão do objeto: a associação foi atualizada porque o registro ou a atividade foi excluída.
  • Mesclagem de objetos: a associação foi atualizada como resultado de registros mesclados.
  • Restauração doe objeto: a associação foi atualizada como resultado de um registo restaurado.
  • Importação: a associação foi atualizada por meio de uma importação.
  • Associação automática por domínio: para contatos e empresas, a associação foi atualizada automaticamente pelo HubSpot com base no domínio da empresa. 
  • API: a associação foi atualizada usando a API.
  • Cargo: a associação foi atualizada por meio de uma automatização interna.
  • Migração: a associação foi atualizada por meio de uma migração de dados.
  • Desconhecido: a origem da associação não pôde ser determinada.

• Para copiar um link para um registro ou envolvimento na tabela, passe o cursor do mouse sobre a associação e clique no ícone de cópia duplicate.
• Para ver todo o histórico de uma associação específica, passe o cursor do mouse sobre o registro ou envolvimento e, em seguida, clique em Ver histórico. No painel direito, veja os detalhes de cada atualização da associação com o seu registro, ordenados da mais recente para a mais antiga.