Criar e gerir facturas

Crie facturas no HubSpot para recolher pagamentos digitais através da ferramenta de pagamentos do HubSpot , ou para acompanhar os pagamentos efectuados fora do HubSpot. Para começar a utilizar facturas, consulte o guia de configuração . Também pode rever as propriedades de faturação predefinidas do HubSpot.

Nota: As funcionalidades de faturação do estão disponíveis em todas as contas que utilizam a integração do Quickbooks. Para criar faturas da HubSpot manualmente, você precisará de uma conta Starter, Professional ou Enterprise com a ferramenta de pagamentos configurada.

Abaixo, saiba como criar facturas para enviar aos seus compradores e geri-las após a sua criação.

Criar uma factura

Os superadministradores e os utilizadores com permissões de objecto invoices podem criar uma factura directamente a partir de um registo de contacto, empresa, negócio ou orçamento, ou a partir da página de índice de facturas. Também pode criar uma fatura a partir de um orçamento publicado para copiar os detalhes do orçamento para uma nova fatura.

Nota: só podem ser criadas facturas se a moeda predefinida da sua conta estiver definida para USD.

Para criar uma factura a partir da página de índice:

• Na sua conta da HubSpot, navegue para Vendas > Facturas.
• No canto superior direito, clique em Criar factura.

Para criar uma factura a partir de um registo de contacto, empresa ou negócio:

• Acesse os registros:
  • Contactos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
• Clique no nome  do registo a partir do qual pretende criar uma factura.
• Na barra lateral direita, localize a secção Facturas e, em seguida, clique em Adicionar.
  
  
• No menu pendente, seleccione Criar factura. Para além de criar uma factura a partir de um registo CRM, também pode seleccionar uma das seguintes opções no menu pendente:
  
  • Adicionar factura existente: associa uma factura existente ao registo.

• • Converter negócio em factura (apenas negócios): cria uma factura utilizando as informações do negócio, incluindo os itens de linha associados.

Para criar uma factura a partir de uma cotação publicada:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Orçamentos.
• Passe o cursor sobre o nome  da cotação, depois clique no menu pendente Acções e seleccione Converter cotação em factura. Isto criará uma nova factura utilizando as informações do orçamento.

Será então conduzido ao editor de facturas para configurar os detalhes da factura.

Nota: utiliza, por defeito, ao criar uma factura, um prefixo normalizado de INV seguido de um número que aumenta sequencialmente para cada factura criada (por exemplo, INV-1001 e depois INV-1002). Pode actualizar o prefixo e o número inicial das facturas nas suas definições.

Configurar a facturação

Na secção Bill to do editor de facturas, comece por definir os registos associados à factura, as condições de pagamento, etc.

• Cada fatura deve estar associada a pelo menos um contacto. Para associar a fatura a um contacto:
  • Clique em Adicionar contato.
  • No painel direito, procure um contacto existente ou crie um novo.
  • Clique em Next e continue a configurar quaisquer etiquetas de associação necessárias.
  • Clique em Salvar. 
• Cada fatura pode ser associada a uma empresa. Para associar a fatura a uma empresa:
  • Clique em Adicionar empresa.
  • No painel direito, procure uma empresa existente ou crie uma nova.
  • Clique em Next e continue a configurar quaisquer etiquetas de associação necessárias.
  • Clique em Salvar.
• Para adicionar um endereço de faturação à fatura:
  • Clique em Editar em Endereço de faturação.
  • No painel direito, introduza as informações do endereço .
  • Clique em Aplicar.
• Por defeito, a data da factura será definida como o dia actual. Para actualizar isto, clique no campo Invoice date e, em seguida, utilize o selector de datas para seleccionar uma nova data.
• Por defeito, o pagamento da factura é devido após a recepção da factura. Para selecionar diferentes condições de pagamento, clique no menu pendente Condições de pagamento e, em seguida, seleccione uma condição de pagamento . O campo Due date será automaticamente atualizado para corresponder ao período selecionado.
• Para adicionar um número de ordem de compra à factura, introduza o número no campo PO number.

Adicionar itens de linha

Na secção Line items, adicione os itens que o seu comprador irá comprar.

• Para adicionar produtos existentes da sua biblioteca de produtos (apenasProfessional ou Enterprise ):
  
  • Clique em Seleccionar da biblioteca de produtos.
  • No painel direito, seleccione as caixas de verificação junto dos produtos que o seu comprador irá adquirir. Em seguida, clique em Adicionar.

• Para criar um item de linha personalizado para a factura: 
  • Clique em Criar item de linha personalizado.
  • No painel direito, configure os detalhes do seu item. Os campos Nome e Preço unitário são obrigatórios. Em seguida, clique em Salvar.
  • Depois de gravar a partida individual, é possível atualizar seus detalhes no editor de partidas individuais, incluindo o aumento da quantidade e a definição de um desconto unitário (em dólares ou baseado em porcentagem).
• Depois de adicionar os seus itens, pode rever o subtotal, incluindo quaisquer descontos aplicados, na secção Summary.

Adicionar comentários

Opcionalmente, se pretender adicionar notas para o seu comprador na factura, pode adicioná-las à secção Comments. Pode utilizar as opções de texto na parte inferior do campo de texto para formatar mais o texto, adicionar uma hiperligação ou inserir um excerto.

Configurar opções de facturação

Na secção Billing, defina quais as opções de pagamento que estarão disponíveis para o comprador, bem como se pretende recolher informações sobre o endereço de facturação e de envio. Estas definições são herdadas das definições de checkout de pagamento de .

• Para definir os métodos de pagamento permitidos, seleccione as caixas de verificação junto a Cartão de crédito ou débito e ACH (transferência bancária).
• Para recolher informações sobre o endereço de facturação na finalização da compra, seleccione a caixa de verificação Recolher endereço de facturação para compras com cartão de crédito.
• Para recolher informações sobre o endereço de envio no checkout, seleccione a caixa de verificação Recolher endereço de envio. Quando o comprador introduzir as suas informações de envio, só poderá seleccionar entre os países que definiu nas definições de pagamento.

Definições avançadas

Na secção Definições avançadas, pode personalizar o idioma e a localidade da factura, bem como o URL da factura. Para aceder às definições avançadas, clique em Definições avançadas.

• Por predefinição, o idioma utilizado para títulos e etiquetas na página está definido para inglês. Para actualizar para outro idioma, clique no menu pendente Idioma e seleccione um idioma .
• Por predefinição, o formato da data e do endereço utilizará o formato dos Estados Unidos. Para actualizar para outro formato, clique no menu pendente Locale e seleccione uma locale.
• Para definir um URL de facturação personalizado utilizando qualquer um dos seus domínios ligados a , clique no menu pendente Domínio e, em seguida, seleccione um domínio. Também pode introduzir um slug personalizado no final do URL, introduzindo um valor no campo Content slug. É apresentada uma pré-visualização do URL da factura por baixo dos campos URL.

Guardar e finalizar

Em qualquer altura durante a criação da factura, pode clicar em Guardar no canto superior esquerdo para guardar a factura como um rascunho. Pode voltar a uma factura rascunhada em qualquer altura para a editar ou apagar. Também pode clicar em Preview no canto superior direito para ver como a factura será apresentada ao comprador.

Se estiver pronto para finalizar a factura, pode enviá-la ao comprador:

• No canto superior direito, clique em Finalizar. Uma vez finalizada, uma factura não pode ser editada ou eliminada.

• Na caixa de diálogo, reveja a declaração de exoneração de responsabilidade e, em seguida, clique em Finalizar.
• Na caixa de diálogo seguinte, pode seleccionar um método para enviar a factura ao seu comprador ou voltar à página de índice das facturas:
  • Copiar: copiar o URL da factura.
  • Escrever uma mensagem de correio electrónico com factura: navega para o registo de contacto, empresa ou negócio associado com uma mensagem de correio electrónico individual redigida com uma ligação para a factura.
  • Fechar: voltar à página de índice das facturas.
    
    

Também pode enviar a factura mais tarde a partir da página de índice das facturas, onde também pode gerir as facturas existentes.

Gerir facturas

Depois de criar facturas, pode geri-las a partir da página de índice de facturas, à semelhança do que acontece em com a gestão de outros registos CRM.

• Na sua conta da HubSpot, navegue para Vendas > Facturas.
• Clique no nome da factura.
• No painel direito, pode definir o proprietário da factura utilizando o campo Owner, visualizar as suas propriedades e gerir as associações da factura.
  • Para facturas redigidas, pode aceder às seguintes opções clicando no menu pendente Actions no canto superior direito:
    • Editar: continuar a preparar a factura.
    • Para ver os detalhes de uma factura, clique no nome da factura e, em seguida, veja os seus detalhes no painel direito.
    • Clonar: cria uma nova factura com os mesmos detalhes.
      
      
  • Para as facturas finalizadas, pode aceder às seguintes opções clicando no menu pendente Actions no canto superior direito:
    • Copiar ligação: copiar o URL da factura para enviar a um comprador.
    • Enviar: se um contacto estiver associado à factura, seleccione esta opção para navegar para o registo do contacto e enviar um e-mail individual com uma ligação para a factura.
    • Descarregar: descarregar um PDF da factura.
    • Marcar como paga: marca a fatura como paga e define a data de pagamento. Depois de marcar uma factura como paga, já não é possível cobrar o pagamento da factura ou anulá-la. Isto não pode ser desfeito. 
    • Anular: marca a factura como anulada. Depois de marcar uma factura como nula, já não é possível cobrar o pagamento da factura ou anulá-la. Isto não pode ser desfeito.
    • Clonar: cria uma nova factura com os mesmos detalhes.
      
      
• Para filtrar a página de índice por propriedades específicas da factura:
  • Clique em Filtros avançados no canto superior esquerdo.
  • No painel direito, clique em + Adicionar filtro para configurar um novo filtro.
  • Pesquise e seleccione o imóvel que pretende filtrar e, em seguida, defina os critérios de filtragem e clique em Aplicar filtro.
  • Para configurar vários filtros, clique em AND ou OR, consoante a forma como pretende agrupá-los. Saiba mais sobre como configurar filtros e guardar vistas.
    
    
• Para exportar as facturas, clique em Exportar no canto superior direito da tabela. Saiba mais sobre registos de exportação.
• Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.

Gerir as definições das facturas

Pode alterar o prefixo da factura e o número inicial a partir das definições da factura. A alteração destas definições não actualizará as facturas existentes, apenas as novas.

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos > Facturas.
• Por defeito, as facturas começam com o prefixo INV. Para o alterar, clique em Editar prefixo. Em seguida, na caixa de diálogo, introduza um novo prefixo , e clique em Guardar prefixo. Um prefixo pode ter um máximo de 8 caracteres.
• Por defeito, o número inicial da factura é 1001. Para o alterar, clique em Actualização do ponto de partida para os números de factura. Em seguida, na caixa de diálogo, introduza um novo número de ponto de partida e clique em Actualização do ponto de partida.