En guide till konversationerna i inkorgen

När du har skapat din inkorg och anslutit en kanal kan du använda inkorg för att visa, hantera och svara på inkommande konversationer på ett och samma ställe. I den här artikeln kan du läsa om de olika funktionerna i konversationsinkorgen och hur du använder dem för att hantera kommunikationen med dina kontakter.

Läs mer om hur du organiserar konversationer i anpassade vyer i inkorg. 

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
• Om du har flera inkorgar i ditt konto klickar du på rullgardinsmenyn längst upp till vänster och väljer en annan inkorg som du vill visa. 

• I inkorgen kan du använda följande funktioner för att hantera dina konversationer. 

Sök efter och filtrera konversationer i inkorgen

Du kan både söka och filtrera dina konversationer samtidigt för att snabbt hitta en relevant tråd. Klicka på söksymbolen uppe till vänster och ange ett sökord för att söka efter en konversation, och använd filter för att begränsa din sökning.

• Status: filtrera dina konversationer baserat på om de är öppna eller stängda.
  
• Kanal: sortera konversationer baserat på om de skapades från ett e-postmeddelande, en livechatt eller en Messenger-konversation.
• Kontakt: filtrerakonversationer efter den kontakt som är associerad med tråden.
• Ansvarig: filtrera konversationer efter den specifika teammedlem som tilldelats konversationen.
  • Du kan också filtrera konversationer som är tilldelade en bot-chattflöde genom att väljachattflödets namn i rullgardinsmenyn.
  • Markera kryssrutanVisa inaktiverade/borttagna användare för att söka efter konversationer som tilldelats borttagna eller inaktiverade användare i ditt konto.
• Datum: använd datumväljaren för att filtrera konversationer som ägt rum under en viss tidsperiod.
• Fler alternativ: markera kryssrutan Dölj filtrerade för att filtrera bort konversationer som inte är relevanta för ditt företag och/eller markera kryssrutan Dölj papperskorgför att filtrera bort raderade konversationer från dina sökresultat. 

Du kan också sortera dina konversationer från äldsta till nyaste genom att klicka på rullgardinsmenyn ovanför listan med konversationer.För att navigera tillbaka till din inkorg klickar du på Avsluta sökning längst upp till höger.

Vyer

Alla konversationer är segmenterade i olika inkorgsvyer. Dessa vyer grupperar konversationer efter ansvarig, kanal eller filtrerad status. Om du är användare av ett Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Professional - ellerEnterprise-konto kan du lära dig hur du organiserar dina konversationer i anpassade vyer i inkorg.

Välj en vy i vänster sidofält:

• Otilldelade: visaalla konversationer som inte har tilldelats en ägare. Om ägaren av en konversation senare tas bort från ditt konto kommer konversationen automatiskt att avtilldelas och visas även i den här vyn.
• Tilldelad till mig: visaalla konversationer med minst ett svar som har vidarebefordrats eller tilldelats dig.
• Alla öppna: visa alla ditt teams konversationer i inkorgen. Tänk på att om du skickar ett utgående e-postmeddelande till en kontakt från inkorgen, kommer det e-postmeddelandet inte att visas ivyn Alla öppnaförrän kontakten svarar på e-postmeddelandet. 
• Chatt: visaalla konversationer som har sitt ursprung i en chattwidget på din webbplats.
• Bots: visa alla botkonversationer som aldrig har tilldelats eller ännu inte har tilldelats en ägare.
• E-post: visa alla konversationer som har sitt ursprung i e-postmeddelanden som skickats till ditt teams e-postadress.
• Messenger: visa alla konversationer som har sitt ursprung på en Facebook-företagssida med ett anslutet Facebook Messenger- konto.
• Formulär: visa alla inlämningar till ett anslutet supportformulär.
• Samtal: visa alla samtal som ringts till ett anslutet telefonnummer. 
• Alla stängda: visaalla konversationer som har stängts.
• Skickade: visa alla utgående e-postmeddelanden som skickats från konversationsinkorgen och från en post i CRM. Tänk på att när mottagaren svarar på e-postmeddelandet flyttas konversationen till vyn Alla öppna och andra relevanta vyer, till exempel vyn Tilldelad till mig eller Otilldelad .
• Skräppost: visa alla e-postmeddelanden som inte är relevanta för dina affärssamtal, till exempel reklammeddelanden. Alla e-postmeddelanden som tas emot från en rollbaserad e-postadress (marketing@, sales@ osv.) skickas till vyn Skräppost .
• Papperskorg: visa alla raderade konversationer. Öppna en raderad konversation för att granska innehållet. Om du vill återställa det raderade samtalet klickardu på Återställ i toppmenyn. Om du vill radera meddelandet permanent klickar du på Radera permanent. Detta raderar tråden permanent från inkorgen och från kontaktposten där samtalet är loggat. Den associerade ärendenotisen raderas också. Du kan inte komma åt trådarna i inkorgen eller på de associerade posterna efter att du har raderat dem från papperskorgen. Dessa samtal raderas automatiskt efter 30 dagar och kan inte återställas.

Vyerna Otilldelade, Tilldelade till mig, Alla öppna och Chatt visas alltid. För att komma åt de andra standardvyerna klickar du på Mer.

Skriv meddelanden i inkorgen

Klicka på Skriv längst ned till vänster för att skriva ett utgående e-postmeddelande direkt från din konversationsinkorg. Läs mer om att skicka och svara på e-postmeddelanden från konversationsinkorgen.

Visa konversationer i inkorgen

Så här öppnar du en konversation i inkorgen: 

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Klicka på en konversation i vänster sidofält för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
3. I konversationstråden kan du visa viktiga detaljer såsom tilldelad teammedlem och konversationens källa (t.ex. formulär, e-post eller samtal). 
   
   

Visa kontakt- och associerade postdetaljer

I höger sidofält kan du visa kontextuell information om den associerade kontakten, den associerade ärendet och kontaktens tidigare konversationer med ditt företag. Klicka för att expandera varje avsnitt och visa ytterligare detaljer.

• Kontakt: för att koppla bort kontakten från tråden klickar du på X bredvid kontaktens namn. För att öppna kontaktposten i en annan webbläsarflik klickar du på kontaktens namn. I kontaktposten kan du skicka ett personligt e-postmeddelande, ringa ett samtal, lägga till en anteckning, skapa en uppgift eller boka ett möte med kontakten.
• Ärende: För att visa ytterligare information om ärendet, klicka på Visa mer på biljettkortet. I panelen som öppnas till höger klickar du på Redigera de visade egenskaper för att anpassa egenskaperna som visas i panelen Biljettdetaljer panelen. Detta uppdaterar inte egenskaperna som visas på biljettkortet i inkorgen. Om konversationen inte har någon associerad biljett, klicka på Skapa biljett. Du kan inte koppla bort en biljett från en konversation i inkorgen. Läs mer om hur du hanterar biljetter i inkorgen.
  
  

  Observera: konton som skapats efter den 1 april 2024 har inte tillgång till biljetter i inkorgen. Om du skapar en biljett i inkorgen flyttas både biljetten och konversationen till helpdesken. Lär dig hur du hanterar biljetter i helpdesken.

• Om denna kontakt: kontaktens egenskaper som visas här är desamma som egenskaperna på kortet Om i kontaktposten. För att redigera kontaktens egenskaper som visas, håll muspekaren över informationsikonen info och klicka sedan på Redigera egenskaper.
• Andra konversationer: visa tidigare konversationer mellan kontakten och ditt team.
• Andra ärenden: visa kontaktens ytterligare associerade ärenden.
• Tidigare feedback: visa kontaktens tidigare feedback från enkundsupportundersökning.
• Affärer: för att skapa en affärspost för att spåra eventuella intäktsmöjligheter från denna konversation, klicka på Skapa en affär.
• Företag: visa kontaktens associerade företagsregister.
• Anpassade objekt (endastEnterprise ): om du använder anpassade objekt kan du visa det anpassade objektet som är kopplat till kontakten i tråden. För att visas i inkorgen måste det anpassade objektet vara kopplat till kontaktposten. 

Svara på och kommentera meddelanden i inkorgen

Använd svarsredigeraren för att svara på ett inkommande e-postmeddelande eller chattmeddelande, eller använd fliken Kommentar för att meddela en annan teammedlem om konversationen. Du kan också ringa ett samtal från svarsredigeraren om du behöver kontakta en kontakt via telefon.

För att expandera svarsredigeraren medan du skriver ditt svar, klicka och dra till svarsredigeraren. 

• Skriv ett svar och använd verktygsfältet längst ned till vänster för att lägga till formatering av rik text (t.ex. fetstil, kursiv stil osv.). Du kan också klicka på Infoga och välja ett alternativ för att bifoga innehåll från ett annat verktyg i HubSpot, inklusive:

  • Artiklar i kunskapsbasen
  • Snippets
  • Video
  • Möten
  • Dokument
  • Offert
  • Mallar
• Klicka på breezeSingleStar AI-ikonen och välj sedan ett markeringskommando:
  • Skriv åt mig: skrivenprompti rutanSkriv åt migoch klicka sedan påGenereraför att generera text som du kan använda i din konversation. Klicka påInfoga för attanvända prompten ellerGenereraför att generera en annan version av prompten.
  • Sammanfatta konversation: sammanfattalånga konversationer till kortfattade sammanfattningar.

Läs mer om hur du använder AI-assistenter i konversationsinkorgen.

Om du vill att en annan användare ska granska tråden eller följa upp kontakten kan du lägga till en kommentar till konversationen. Denna kommentar kommer inte att vara synlig för kontakten:

• I svarsredigerarenklickar du på flikenKommentar.
• Skriv@ ochnamnet på din teammedlem och ange sedan ditt meddelande.
  • Använd ikonerna längst ned i e-postredigeraren för att ändra textstil, infoga en länk eller ladda upp en fil.
  • Om du vill lägga till ettdokument,ett utdrag,en möteslänk,en kunskapsbasartikel,ett citat elleren videoi ditt svar klickar du påInfoga.

• Klicka påLägg till kommentar. En avisering skickas till teammedlemmen med en länk till konversationen.

• • För att välja en användare att tilldela konversationen till klickar du på rullgardinsmenyn Ägare längst upp till vänster.
  • Om konversationen har en associerad biljett, klicka på biljettnamnet ovanför konversationen för att öppna biljettposten i en annan webbläsarflik.
  • Om du vill byta från livechatt eller Facebook Messenger för att svara via e-post klickar du pårullgardinsmenyn Kanali svarsredigeraren och väljerE-post. När konversationen avslutas skickas konversationshistoriken till besökaren via e-post.
  • För att skicka en kopia av chattranskriptet, ta bort konversationen, blockera en avsändare eller markera konversationen som skräppost, klicka på rullgardinsmenyn Mer längst upp till höger.
    • När du blockerar en avsändare flyttas konversationen till din filtrerade vy i din inkorg. Du kan välja att avblockera en avsändare från din skräppostvy så att framtida konversationer syns i din inkorg.
      
      • För chattar kommer besökaren framöver att se chattwidgeten när de besöker din webbplats, men deras nya meddelanden kommer inte att visas i din inkorg.
      • För e-postmeddelanden kommer detta att filtrera tråden och alla inkommande trådar från denna avsändare framöver.
      • De associerade ärendena kommer att raderas permanent.

Observera: om du markerar en e-postkonversation som skräppost kommer endast den aktuella tråden att filtreras.

• För att vidarebefordra en e-postkonversation till ett annat team eller en organisation utanför ditt företag klickar du på Vidarebefordra.
• Om det finns ett ärende kopplat till konversationen kan användaren stänga ärendet och konversationen samtidigt, eller bara stänga konversationen genom att klicka pårullgardinsmenyn Meroch välja Stäng konversation. 

• Om du vill ha mer utrymme för att svara på konversationen kan du minimera den högra eller vänstra panelen genom att klicka på den sista ikonen längst upp i panelen och maximera panelen igen genom att klicka på den första ikonen.

Observera: i botkonversationer där besökaren inte har nått botens botåtgärdSkicka till teammedlem kan konversationen inte markeras som avslutad förrän efter 30 minuters inaktivitet från besökaren.

• Så här raderar eller stänger du dina konversationer i bulk:
  • Håll muspekaren över konversationerna och markera kryssrutorna bredvid de trådar du vill redigera.
  • Överst i inkorgen väljer du Flytta till papperskorgen eller Stäng konversation.

Länka till ett specifikt meddelande i en konversation

Du kan länka direkt till ett meddelande i en konversation för att dela det med en medlem i ditt team, vilket kan underlätta ett effektivt samarbete och undvika behovet av att söka igenom andra meddelanden i tråden.

Så här skapar och delar du en meddelandelänk:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Klicka på en konversation i vänster sidofält för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
3. Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ellipsikonen och välj sedan Kopiera länk.
   
   
4. Meddelandelänken kopieras till urklipp, som du sedan kan dela med en annan medlem i ditt team. När de klistrar in URL:en i webbläsarens URL-fält dirigeras de direkt till det specifika meddelandet. 

Dölj meddelanden (endastEnterprise )

Användare med ett Enterprise-konto kan välja att dölja meddelanden i inkorgen för att skydda känslig information.

Så här döljer du ett meddelande i konversationsinkorgen: 

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Klicka på en konversation i vänster sidofält för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
3. Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ellipsikonen och välj sedan Dölj meddelande.
4. När meddelandet har gömts ersätts det i konversationsinkorgen med Meddelandet har gömts. Om e-postmeddelandet har loggats i en post kommer det att tas bort från postens tidslinje.

Observera: endast superadministratörer eller den användare som ursprungligen gömde meddelandet kan visa det igen.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Klicka på en konversation i vänster sidofält för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
3. Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ellipsikonen och välj sedan Visa meddelande.
   
   
4. När meddelandet har visats återställs det i konversationsinkorgen och i alla poster där det ursprungligen loggades.

Hantera tillgänglighetsstatus

Klicka på rullgardinsmenyn Du är tillgänglig i det övre vänstra hörnet för att ändra din chattillgänglighetsstatus. Lär dig hur du anpassar dina arbetstider för att automatiskt ställa in din tillgänglighetsstatus.

När du är borta kommer du fortfarande att visas som tillgänglig för alla öppna chattar som för närvarande är tilldelade dig, men du kommer att visas som borta för nya besökare.

Öppna inställningarna för inkorgen

I det nedre vänstra hörnet av inkorgen kan du snabbt öppna inställningarna för inkorgen för att redigera dem. Du kan redigera inställningar på inkorgenivå eller inställningar som är specifika för din e-post eller chattkanal. Läs mer om hur du redigerar din inkorg.