สร้างใบแจ้งหนี้

สร้างและจัดการใบแจ้งหนี้ใน HubSpot เพื่อรวบรวมความคล่องตัวในการเรียกเก็บเงินและกระบวนการเรียกเก็บเงินของคุณ สร้างใบแจ้งหนี้ปรับแต่งรายละเอียดใบแจ้งหนี้และส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณ เรียกเก็บเงินดิจิทัลผ่านการชำระเงินของ HubSpot หรือการประมวลผลการชำระเงิน Stripe หรือติดตามการชำระเงินที่ทำนอก HubSpot

• โดยตรงจากผู้ติดต่อบริษัทข้อตกลงหรือบันทึกใบเสนอราคาหรือจากหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้
• จากใบเสนอราคาที่เผยแพร่เพื่อคัดลอกรายละเอียดของใบเสนอราคาลงในใบแจ้งหนี้ใหม่
• ใช้การสมัครสมาชิกโดยอัตโนมัติ
• โดยอัตโนมัติเมื่อมีการชำระเงินผ่านลิงก์การชำระเงินหรือใบเสนอราคา

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนสร้างใบแจ้งหนี้ให้ตั้งค่าเครื่องมือใบแจ้งหนี้ HubSpot เพื่อกำหนดค่าใบแจ้งหนี้สำหรับบัญชีของคุณ คุณสามารถปรับแต่งคำนำหน้าเพิ่มข้อมูลภาษีและตั้งค่าใบแจ้งหนี้สำหรับการสมัครสมาชิกได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติใบแจ้งหนี้เริ่มต้นของ HubSpot

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าตัวเลือกการประมวลผลการชำระเงินเพื่อเรียกเก็บเงิน เพิ่มการชำระเงินด้วยตนเองได้
• หากต้องการรับการชำระเงินออนไลน์คุณจะต้องตั้งค่าการชำระเงิน HubSpot (Starter, Professional หรือ Enterprise เท่านั้น) หรือการประมวลผลการชำระเงิน Stripe
• สามารถตั้งค่าสกุลเงินของใบแจ้งหนี้เป็นสกุลเงินที่รองรับ HubSpot ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าสกุลเงินในบัญชีของคุณ 
  • ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสกุลเงินที่คุณเรียกเก็บเงินได้
  • สำหรับสกุลเงินอื่นๆคุณสามารถบันทึกการชำระเงินด้วยตนเองเทียบกับใบแจ้งหนี้ได้

สร้างใบแจ้งหนี้

ดูวิธีสร้างใบแจ้งหนี้ได้จากหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้โดยตรงจากข้อมูลติดต่อบริษัทหรือบันทึกข้อตกลงหรือจากใบเสนอราคาที่เผยแพร่ หรือดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

สร้างใบแจ้งหนี้จากหน้าดัชนี

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบแจ้งหนี้
2. ที่มุมขวาบนให้คลิก สร้าง
3. เลือกสร้างใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียวหรือสร้างใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ
4. กำหนดค่าใบแจ้งหนี้ของคุณ

สร้างใบแจ้งหนี้จากผู้ติดต่อบริษัทหรือบันทึกข้อตกลง

สร้างใบแจ้งหนี้จากระเบียนเพื่อเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ที่สร้างไว้กับระเบียนโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นหากคุณสร้างใบแจ้งหนี้จากบันทึกของบริษัทใบแจ้งหนี้จะเชื่อมโยงกับบริษัทโดยอัตโนมัติ 

1. ไปที่บันทึกของคุณ:
   • ผู้ติดต่อ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ผู้ติดต่อ
   • บริษัท: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > บริษัท
   • ข้อเสนอ: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ข้อเสนอ
   • ตั๋ว: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > ทิกเก็ต
2. คลิกที่ชื่อของระเบียน
   • ผู้ติดต่อและบริษัท: ในแถบด้านข้างขวาในส่วนใบแจ้งหนี้ให้คลิกเพิ่มจากนั้นเลือกสร้างใบแจ้งหนี้
     
     
     

     โปรดทราบ: หากเปิดการตั้งค่าสมาคมผู้ติดต่อสำหรับการเรียกเก็บเงินและคุณได้เลือกบริษัทที่มีผู้ติดต่อสำหรับการเรียกเก็บเงินที่เกี่ยวข้องผู้ติดต่อสำหรับการเรียกเก็บเงินจะถูกเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

   • ดีล: ในแถบด้านขวาในส่วนใบแจ้งหนี้ให้คลิกเพิ่มจากนั้นเลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
     
     • แปลงดีลเป็นการสมัครสมาชิก: แปลงดีลเป็นการสมัครสมาชิก เมื่อกำหนดค่าการสมัครใช้งานคุณสามารถตั้งค่าใบแจ้งหนี้ให้สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในวันที่สมัครใช้งานแต่ละครั้ง
     • แปลงข้อตกลงเป็นใบแจ้งหนี้: สร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ข้อมูลของข้อตกลงรวมถึงรายการที่เกี่ยวข้อง หากดีลนี้มีรายการที่เกิดขึ้นประจำตัวเลือกที่แสดงคือแปลงดีลเป็นการสมัครสมาชิก ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสมัครสมาชิก
     • สร้างใบแจ้งหนี้เปล่า: สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ตั้งแต่ต้น
     • เพิ่มใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่: เลือกใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่เพื่อเชื่อมโยงกับดีล
       
       
     • นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้จากเครื่องมือแก้ไขรายการสินค้าของดีลได้ด้วย
     
     
   • ตั๋ว: ในแถบด้านขวาในส่วนใบแจ้งหนี้ให้คลิกเพิ่มจากนั้นเลือก:
     • สร้างใบแจ้งหนี้: สร้างใบแจ้งหนี้ใหม่
     • เพิ่มใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่: เลือกใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่เพื่อเชื่อมโยงกับตั๋ว
       
3. กำหนดค่าใบแจ้งหนี้ของคุณ

สร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาที่เผยแพร่

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ คอมเมิร์ซ > ใบเสนอราคา
2. วางเมาส์เหนือใบเสนอราคาแล้วคลิกดูตัวอย่าง
3. ที่แผงด้านขวาที่ด้านขวาบนให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ C กลับไปที่การสมัครใช้งานจะแสดงแทนการแปลงเป็นใบแจ้งหนี้สำหรับใบเสนอราคาที่มีรายการที่เกิดซ้ำ

ผู้ติดต่อที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้จะเป็นผู้ติดต่อล่าสุดที่เกี่ยวข้องกับบันทึกของบริษัท

โปรดทราบ: โดยค่าเริ่มต้นเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้จะใช้คำนำหน้ามาตรฐานของ INV ตามด้วยตัวเลขที่เพิ่มขึ้นตามลำดับสำหรับแต่ละใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น (ตัวอย่างเช่น INV -1001 จากนั้น INV -1002) อัพเดทคำนำหน้าและจำนวนใบแจ้งหนี้เริ่มต้นในการตั้งค่า

กำหนดค่าใบแจ้งหนี้ของคุณ

หลังจากที่คุณสร้างใบแจ้งหนี้ของคุณแล้วให้กำหนดค่าและปรับแต่งใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ซื้อของคุณ คุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้โดยใช้การตั้งค่าล่วงหน้าหรือโดยการปรับแต่งรายชื่อติดต่อและบริษัทวันที่ในใบแจ้งหนี้ข้อกำหนดและวันครบกำหนดรายการวิธีการชำระเงินความคิดเห็นเพิ่มเติมและอื่นๆ

เลือกพรีเซ็ตของคุณ

หากคุณตั้งค่าพรีเซ็ตอื่นเป็นพรีเซ็ตใบแจ้งหนี้เริ่มต้นคุณสามารถเลือกได้ว่าใบแจ้งหนี้ควรใช้พรีเซ็ตใด:

1. คลิกที่ชื่อที่ตั้งไว้ล่วงหน้าที่ด้านขวาบน
2. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่ตั้งไว้ล่วงหน้าและเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าของคุณ
3. คลิกนำไปใช้

ตั้งค่าการเรียกเก็บเงินใบแจ้งหนี้

ในส่วนใบแจ้งหนี้ไปยังตัวแก้ไขใบแจ้งหนี้ให้ตั้งค่าบันทึกที่เกี่ยวข้องของใบแจ้งหนี้เงื่อนไขการชำระเงินและอื่นๆ

วิธีเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับผู้ติดต่อ:

1. คลิกเพิ่มผู้ติดต่อ
2. ในแผงด้านขวาให้ค้นหาและเลือกผู้ติดต่อเพื่อเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ หรือคลิกแท็บสร้างใหม่เพื่อสร้างบันทึกผู้ติดต่อใหม่เพื่อใช้ในใบแจ้งหนี้ กรอกรายละเอียดการติดต่อแล้วคลิกสร้าง
3. หากต้องการแก้ไขรายละเอียดผู้ติดต่อให้วางเมาส์เหนือผู้ติดต่อแล้วคลิกไอคอน editแก้ไข อัพเดทรายละเอียดการติดต่อในแผงด้านขวาแล้วคลิกบันทึก การแก้ไขรายละเอียดการติดต่อจะอัปเดตบันทึกการติดต่อใน CRM
4. หากต้องการแทนที่รายชื่อติดต่อให้คลิกไอคอน replaceที่ เลือกผู้ติดต่อใหม่ในแผงด้านขวา

ในระหว่างการสร้างใบแจ้งหนี้แต่ละรายการสามารถเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อรายเดียวได้ เมื่อสร้างแล้วคุณสามารถเพิ่มผู้ติดต่อเพิ่มเติมได้โดยใช้การเชื่อมโยงในแถบด้านข้างขวา

วิธีเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับบริษัท:

โปรดทราบ: หากเปิดการตั้งค่าสมาคมผู้ติดต่อสำหรับการเรียกเก็บเงินและคุณได้เลือกบริษัทที่มีผู้ติดต่อสำหรับการเรียกเก็บเงินที่เกี่ยวข้องผู้ติดต่อสำหรับการเรียกเก็บเงินจะถูกเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

1. คลิกเพิ่มบริษัท
2. ในแผงด้านขวาให้ค้นหาและคลิกบริษัทเพื่อเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ หรือคลิกแท็บสร้างใหม่เพื่อสร้างบันทึกบริษัทใหม่เพื่อใช้ในใบแจ้งหนี้ กรอกรายละเอียดบริษัทแล้วคลิกสร้าง
3. หากต้องการแก้ไขรายละเอียดบริษัทให้เลื่อนเมาส์ไปที่บริษัทแล้วคลิกไอคอน editแก้ไข อัปเดตข้อมูลบริษัทในแผงด้านขวาและคลิกบันทึก การแก้ไขบริษัทจะอัปเดตบันทึกของบริษัทใน CRM
4. หากต้องการแทนที่บริษัทให้คลิกไอคอน replaceที่ เลือกบริษัทที่แผงด้านขวา
5. หากต้องการลบบริษัทออกจากใบแจ้งหนี้ให้คลิกไอคอน  deleteการลบ
6. ในระหว่างการสร้างไอออนใบแจ้งหนี้แต่ละรายการสามารถเชื่อมโยงกับบริษัทหนึ่งได้ เมื่อสร้างแล้วคุณสามารถเพิ่มบริษัทเพิ่มเติมโดยใช้การเชื่อมโยงในแถบด้านข้างขวา
7. วิธีเพิ่มที่อยู่ bi lling ลงในใบแจ้งหนี้:
   • หากคุณเลือกบริษัทให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเช่นเดียวกับที่อยู่บริษัทเพื่อใช้ที่อยู่เดียวกับบันทึกของบริษัท
   • หากต้องการเพิ่มที่อยู่อื่นให้คลิกแก้ไขใต้ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน
   • ในแผงด้านขวาให้ป้อนรายละเอียดที่อยู่
   • คลิกนำไปใช้
8. วิธีเพิ่มที่อยู่จัดส่งลงในใบแจ้งหนี้:
   • หากคุณเลือกบริษัทให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเช่นเดียวกับที่อยู่บริษัทเพื่อใช้ที่อยู่เดียวกับบันทึกของบริษัท
   • หากต้องการเพิ่มที่อยู่อื่นให้คลิก  addที่อยู่จัดส่ง
   • ในแผงด้านขวาให้ป้อนรายละเอียดที่อยู่
   • คลิก บันทึก
   • หากต้องการแก้ไขที่อยู่จัดส่งให้คลิก แก้ไข
   • หากต้องการลบที่อยู่จัดส่งให้คลิก ลบ
9. ตามค่าเริ่มต้นวันที่ในใบแจ้งหนี้จะถูกตั้งค่าเป็นวันปัจจุบัน วิธีเปลี่ยนวันที่ในใบแจ้งหนี้:
   • คลิกช่องวันที่ในใบแจ้งหนี้
   • คลิกตัวเลือกวันที่และเลือกวันที่
10. เงื่อนไขการชำระเงินใบแจ้งหนี้จะถูกตั้งค่าตามเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิเริ่มต้นในการตั้งค่า วิธีเลือกเงื่อนไขการชำระเงินอื่น:
    • ที่มุมขวาบนให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลง เงื่อนไขการชำระเงินแล้วเลือกเงื่อนไขการชำระเงิน
    • ช่องวันที่ครบกำหนดจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อให้ตรงกับคำที่เลือก หากเปิดการตั้งค่าให้ส่งอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติอีเมลจะถูกส่งตามวันที่นี้
11. คุณสมบัติที่กำหนดเองที่ได้รับการกำหนดค่า ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้จะแสดงทางด้านขวาใต้หมายเลขใบแจ้งหนี้ถัดไป ป้อนค่าที่พักที่กำหนดเอง หาก การตั้งค่าเพื่อให้ผู้ใช้สามารถแทนที่ฟิลด์เหล่านี้ ได้ถูกเปิดไว้:
    1. คลิกadd เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง เลือกคุณสมบัติใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเองที่มีอยู่จากรายการค้นหาคุณสมบัติแบบกำหนดเองที่คุณต้องการใช้หรือคลิกสร้างคุณสมบัติใบแจ้งหนี้ใหม่ externalLink เพื่อตั้งค่าคุณสมบัติใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเองใหม่
    2. คลิก ไอคอน deleteลบถัดจากคุณสมบัติที่กำหนดเองเพื่อลบออกจากใบแจ้งหนี้
       
       
       

เพิ่มรายการสินค้า

ในส่วนรายการสินค้าให้เพิ่มรายการที่ผู้ซื้อของคุณจะซื้อ เรียนรู้วิธีใช้รายการสินค้ากับใบแจ้งหนี้

เพิ่มภาษี

คุณเพิ่มภาษีได้หลายวิธีขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของคุณ:

1. การคำนวณภาษีอัตโนมัติ (เบต้า): คำนวณภาษีโดยอัตโนมัติตามที่อยู่ของใบแจ้งหนี้
2. เพิ่มภาษีในแต่ละรายการ: เพิ่มรายการภาษีตามรายการจากไลบรารีภาษีของคุณ
3. เพิ่มภาษีแบบจ่ายครั้งเดียวในใบแจ้งหนี้: เพิ่มภาษีแบบจ่ายครั้งเดียวในใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

หรือจะรวมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไว้ในใบกำกับภาษีก็ได้

เพิ่มบันทึกเครดิต (เบต้า)

เพิ่มใบลดหนี้เพื่อปรับยอดคงเหลือของใบแจ้งหนี้ด้วยเครดิต ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบลดหนี้

1. ในตารางสรุปใต้ยอดรวมให้คลิก + เพิ่มเครดิตที่มี
   
   
2. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงบันทึกเครดิตและเลือกบันทึกเครดิต
3. ในช่องจำนวนเงินที่ใช้ให้ป้อนจำนวนเครดิต

เพิ่มความคิดเห็น

หากคุณต้องการเพิ่มหมายเหตุใดๆสำหรับผู้ซื้อของคุณในใบแจ้งหนี้คุณสามารถเพิ่มลงในช่องความคิดเห็น ตัวอย่างเช่นคุณอาจเพิ่มเงื่อนไขการชำระเงินข้อมูลทางกฎหมายหรือข้อมูลสำคัญอื่นๆ หากยอมรับการชำระเงินออนไลน์ก็เพิ่มนโยบายที่จะปรากฏในหน้าชำระเงินได้เช่นกัน

ใช้ตัวเลือกข้อความที่ด้านล่างของฟิลด์ข้อความเพื่อจัดรูปแบบข้อความของคุณเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์หรือแทรกข้อมูลโค้ด (คุณสามารถใช้ข้อมูลโค้ดเพื่อสร้างชิ้นส่วนของข้อความได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณใช้คำเดียวกันในใบแจ้งหนี้เป็นประจำคุณสามารถสร้างเป็นตัวอย่างเพื่อใช้ทุกครั้งที่คุณเพิ่มความคิดเห็นในใบแจ้งหนี้)

คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นเริ่มต้นที่จะปรากฏในใบแจ้งหนี้ทุกใบได้ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้

กำหนดค่าคอลเลกชันการชำระเงิน

ในส่วนการเรียกเก็บเงินให้เลือกว่าคุณต้องการเรียกเก็บเงินจากวิธีการชำระเงินที่จัดเก็บไว้ยอมรับการชำระเงินออนไลน์ตั้งค่าตัวเลือกการชำระเงินที่ผู้ซื้อจะสามารถใช้ได้และเลือกว่าจะเก็บรวบรวมข้อมูลการเรียกเก็บเงินและที่อยู่จัดส่งหรือไม่ การตั้งค่าการชำระเงินออนไลน์จะสืบทอดมาจากการตั้งค่าการชำระเงินของคุณ

1. หากต้องการเรียกเก็บเงินจากวิธีการชำระเงินที่จัดเก็บไว้ให้เลือกเรียกเก็บเงินจากใบแจ้งหนี้โดยใช้วิธีการชำระเงินที่จัดเก็บไว้ สิ่งนี้จะเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อโดยอัตโนมัติโดยใช้วิธีการชำระเงินที่เก็บไว้
2. หากต้องการส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขอชำระเงินจากผู้ซื้อให้เลือกส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขอชำระเงินจากลูกค้า
   • หากต้องการรับการชำระเงินออนไลน์สำหรับใบแจ้งหนี้ให้เปิดสวิตช์ยอมรับการชำระเงินออนไลน์ หากปิดสวิตช์ยอมรับการชำระเงินออนไลน์ตัวเลือกด้านล่างจะใช้งานไม่ได้
   • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากรูปแบบการชำระเงินที่คุณต้องการยอมรับ (เช่นบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิตและการชำระเงินผ่านบัตรเดบิตธนาคารเช่น ACH)
   • หากต้องการเก็บข้อมูลที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงินในหน้าชำระเงินให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเก็บที่อยู่สำหรับการซื้อบัตรเครดิต
   • หากต้องการรวบรวมข้อมูลที่อยู่จัดส่งเมื่อชำระเงินให้เลือกช่องทำเครื่องหมายรวบรวมที่อยู่จัดส่ง เมื่อผู้ซื้อป้อนข้อมูลการจัดส่งพวกเขาจะสามารถเลือกจากประเทศที่คุณตั้งไว้ในการตั้งค่าการชำระเงินของคุณเท่านั้น
   • เลือกช่องทำเครื่องหมายเก็บรายละเอียดการชำระเงินของลูกค้าในหน้าชำระเงินเพื่อจัดเก็บวิธีชำระเงินที่ใช้สำหรับการเรียกเก็บเงินในอนาคต
   • หากต้องการอนุญาตให้ลูกค้าป้อนจำนวนเงินที่กำหนดเองในเวลาที่ชำระเงินให้เลือกช่องทำเครื่องหมายอนุญาตให้ลูกค้าของคุณชำระเงินน้อยกว่ายอดคงเหลือที่ต้อง ชำระ หากต้องการบันทึกการชำระเงินด้วยตนเองหรือที่มีอยู่เป็นการชำระเงินบางส่วนก็ทำได้จากหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้ ยอดชำระเงินที่กำหนดเองต้องน้อยกว่ายอดคงเหลือทั้งหมดที่ต้องชำระ

การตั้งค่าขั้นสูง

1. โดยค่าเริ่มต้นภาษาที่ใช้สำหรับชื่อและป้ายกำกับบนหน้าเว็บจะถูกตั้งค่าเป็นภาษาอังกฤษ หากต้องการอัปเดตเป็นภาษาอื่นให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาจากนั้นเลือกภาษา ชื่อป้ายกำกับสกุลเงินในใบแจ้งหนี้และประกาศภาษีการขายจะแสดงในภาษาที่เลือก คุณสามารถปิดสกุลเงินใบแจ้งหนี้และประกาศภาษีการขายได้ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้
2. ตามค่าเริ่มต้นรูปแบบวันที่และที่อยู่จะใช้รูปแบบสหรัฐอเมริกา หากต้องการอัพเดทเป็นรูปแบบอื่นให้คลิกเมนูดร็อปดาวน์ตำแหน่งที่ตั้งจากนั้นเลือกตำแหน่งที่ตั้ง
3. หากต้องการตั้งค่า URL ใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองโดยใช้โดเมนที่เชื่อมต่อให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงโดเมนจากนั้นเลือกโด เมน นอกจากนี้คุณยังสามารถป้อน slug ที่กำหนดเองได้ในฟิลด์เนื้อหา slug ตัวอย่างของ URL ใบแจ้งหนี้จะแสดงอยู่ด้านล่างฟิลด์ URL

4. หากตั้งเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไว้ในบัญชีและต้องการรวมไว้ในใบกำกับภาษีให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่เกี่ยวข้อง

บันทึกและสร้าง

1. ในระหว่างการสร้างใบแจ้งหนี้คุณสามารถคลิกบันทึกที่ด้านซ้ายบนเพื่อบันทึกใบแจ้งหนี้เป็นแบบร่างได้ คุณสามารถกลับมาที่ใบแจ้งหนี้แบบร่างได้ทุกเมื่อเพื่อแก้ไขหรือลบ
2. คลิกดูตัวอย่างที่มุมขวาบนเพื่อดูว่าใบแจ้งหนี้จะปรากฏต่อผู้ซื้ออย่างไร ใบแจ้งหนี้จะใช้โลโก้และสีที่ตั้งค่าไว้ในการตั้งค่าการสร้างแบรนด์ของคุณโดยอัตโนมัติ
3. หากคุณพร้อมที่จะทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นจริงให้คลิก สร้าง

ส่งใบแจ้งหนี้

หลังจากสร้างใบแจ้งหนี้กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้ซื้อของคุณผ่านทางอีเมลหรือผ่านลิงก์หรือ PDF คุณสามารถปิดพร้อมท์ได้โดยคลิกที่ X แล้วส่งในภายหลัง ระบบจะจัดการอีเมลแจ้งเตือนผ่านการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ของคุณ

ส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล

1. ฟิลด์ถึง จะเต็มไปด้วยที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อที่เชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ หากต้องการเปลี่ยนที่อยู่นี้ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกผู้ติดต่อ นอกจากนี้คุณยังสามารถป้อนที่อยู่อีเมลใหม่และ HubSpot จะสร้างบันทึกการติดต่อโดยอัตโนมัติหลังจากส่ง
2. หากต้องการเพิ่มที่อยู่อีเมลในฟิลด์ Cc ให้คลิกเพิ่มผู้รับ Cc คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกผู้ติดต่อหรือป้อนที่อยู่อีเมล คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลได้สูงสุดเก้าที่อยู่ในช่อง CC
3. หากตั้งค่าที่อยู่อีเมลเริ่มต้นไว้ในการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ ช่องจากจะเต็มไปด้วยที่อยู่อีเมลเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ มิฉะนั้นอีเมลจะถูกกรอกด้วยที่อยู่อีเมลส่วนตัวของคุณ หากมีการตั้งค่าอีเมลเริ่มต้นแต่การตั้งค่าเพื่อให้ผู้ใช้สามารถส่งใบแจ้งหนี้จากอีเมลส่วนตัวหรืออีเมลทีมอื่นๆที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้เปิดอยู่คุณสามารถเลือกอีเมลอื่นได้
   • หากไม่มีการตั้งค่าที่อยู่อีเมลเริ่มต้นที่อยู่อีเมลที่คุณเลือกจะกลายเป็นที่อยู่เริ่มต้นสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้ในอนาคตแต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ก่อนการส่งแต่ละครั้ง
   • การตอบกลับอีเมลนี้จะถูกส่งไปยังที่อยู่ผู้ส่ง หากเลือกที่อยู่อีเมลที่ใช้สำหรับกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อรวมถึงกล่องจดหมาย อีเมลของทีมที่แชร์คุณสามารถจัดการการติดตามผลได้ในกล่องจดหมายการสนทนาของ HubSpot
4. คลิกสร้างเพื่อสร้างข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติโดยใช้ Breeze ซึ่งเป็น AI ของ HubSpot
5. คุณอัปเดตฟิลด์การแสดงตัวอย่างสดจะแสดงในแผงด้านขวา 
6. หากต้องการส่งอีเมลให้คลิกส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ จากนั้นผู้ซื้อจะได้รับอีเมลที่มีรายละเอียดใบแจ้งหนี้ อีเมลจะมีลิงก์เพื่อดูใบแจ้งหนี้ในเบราว์เซอร์พร้อมกับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF เป็นเอกสารแนบ
7. หากต้องการเขียนอีเมลแบบตัวต่อตัวพร้อมลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองให้คลิกสร้างอีเมลที่กำหนดเองใน CRM ของคุณ

ส่งใบแจ้งหนี้ผ่านลิงก์หรือ PDF

วิธีคัดลอกลิงค์หรือดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF:

โปรดทราบ: หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ในอีเมลที่เขียนด้วยตนเองหรือโดยการแทรกลิงก์คุณสมบัติวันที่ที่ส่งล่าสุดจะไม่ได้รับการอัปเดต ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับที่พักในใบแจ้งหนี้

1. คลิกลิงก์คัดลอกดาวน์โหลดแท็บ PDF ตัวอย่างใบแจ้งหนี้จะแสดงทางด้านขวา
2. คลิกคัดลอกลิงก์เพื่อคัดลอกลิงก์ใบแจ้งหนี้
3. คลิกดาวน์โหลด PDF เพื่อดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ PDF
4. คลิก X ที่ด้านขวาบนหรือปิดที่ด้านซ้ายล่างเมื่อเสร็จสิ้น

การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

สร้างและส่งใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำโดยอัตโนมัติโดยใช้การสมัครสมาชิก

คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าในวันที่เรียกเก็บเงินได้

ดูใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจากการชำระเงินผ่านลิงก์การชำระเงินใบเสนอราคาหรือการสมัครสมาชิก

เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติจากการชำระเงินในลิงก์การชำระเงินหรือใบเสนอราคาใบแจ้งหนี้จะเชื่อมโยงกับการชำระเงิน

คุณสามารถดูใบแจ้งหนี้ได้จากหน้าดัชนีใบแจ้งหนี้หรือคุณสามารถดูใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องได้จากบันทึกการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้จะไม่ถูกส่งไปยังผู้ซื้อโดยอัตโนมัติ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น

ขั้นตอนต่อไป

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้น