设置 HubSpot 发票工具

使用 HubSpot 发票功能，您可以直接从 HubSpot 发送发票、跟踪应收账款，并通过HubSpot 支付或Stripe 支付处理系统收取款项。使用发票时，买家的结账流程与支付链接和报价单类似；而订阅服务则可以自动或手动发送发票并收取款项。

本文将介绍如何使用 HubSpot 发票向客户开具账单。如需有关您自身 HubSpot 订阅的帮助，请了解如何管理您的订阅。

与支付链接和报价单不同，发票会跟踪到期日和余额，并且可以在支付处理器之外标记为已付。发票还包含发票编号，某些买家在请求付款时可能需要此编号。

配置通用发票设置

开始前，请配置以下发票设置：

1. 设置发票权限：控制 哪些 HubSpot 用户具有查看、创建和编辑发票的权限，了解如何编辑现有用户的权限，或如何在添加新用户时设置权限。创建或编辑发票需要核心席位或 Hub 席位。了解有关席位类型的更多信息。
   
   

   请注意：2023年2月9日之前创建的HubSpot用户默认拥有发票的查看和编辑权限。该日期之后创建的用户默认不具备发票权限。

2. 在 HubSpot 品牌工具包中添加徽标和品牌颜色：发票将自动采用您在HubSpot 品牌默认设置中设定的徽标和颜色。更新徽标和颜色不会影响已最终确定的现有发票，仅适用于当前草稿状态的发票以及更新后创建的发票。
3. 设置默认付款选项：您可选择在付款设置中指定发票默认接受的付款方式。您也可以在创建每张发票时进行自定义设置。
4. 将您的域名连接到 HubSpot：默认情况下，发票托管在与您的账户关联的主域名上。创建发票时，您也可以从已关联的任何域名中进行选择。如果您尚未连接域名，或者希望连接一个单独的子域名来托管发票（例如billing.website.com），请了解如何将域名连接到 HubSpot。

设置发票

通过“设置”选项卡配置发票设置。

自定义发票前缀和起始编号

为确保 HubSpot 发票编号与您账户系统中的发票编号不冲突，HubSpot 发票默认使用前缀INV且起始编号为1001。您可以在发票设置中自定义前缀和起始编号。一旦发票最终确定并分配了编号（例如INV-1002），该编号便无法更改或重复使用。

若删除某张发票，发票编号将从最后创建的发票开始继续按顺序递增。删除发票可能会导致发票编号出现永久性缺口。只有在删除所有发票时（但已付款的发票无法删除）才能重置编号。您应咨询财务团队，以确保符合当前系统的规范。

请注意：在自定义发票前缀和起始编号之前，您应咨询财务团队，以确保其与当前系统兼容。

要自定义发票前缀和起始编号：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉 菜单，然后选择“发票”。
4. 默认情况下，发票编号以前缀INV 开头。若要更改此设置，请在“设置”选项卡中点击“编辑前缀”。在弹出的对话框中输入新前缀，然后点击“保存前缀”。前缀最长可为 8 个字符。
5. 默认情况下，发票起始编号为1001。若要更改此设置，请点击“更新发票编号起始点”。在对话框中输入新的起始编号，然后点击“更新起始点”。

开启发票编辑功能

开启“编辑未结或已结发票”选项。启用该设置后，拥有“超级管理员”权限或发票“编辑”权限的用户可修改发票详情，例如联系人、公司信息及账单信息。对于尚未支付的发票，用户可以编辑明细行并添加其他明细行。此外，用户还可以更新不影响发票余额的属性，包括采购订单号、备注和税号。

了解有关编辑已结账单的更多信息。此设置无需开启即可允许用户编辑草稿账单。

要启用此设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单并选择“发票”。
4. 在“发票管理”下，勾选“允许编辑发票”复选框。
5. 点击“保存”。

启用删除发票功能

启用此选项可删除未关联信用备忘录、付款或订阅的任何发票。即使未启用此设置，草稿发票也可被删除 。

发票删除操作不可逆，无法撤销。

请注意：发票编号将从最后创建的发票开始继续按顺序递增（即使该发票或其他任何发票已被删除）。因此，删除发票可能会导致发票编号出现永久性缺口。只有在删除所有发票后，编号才能重置。但请注意，已付款的发票无法删除。您应咨询财务团队，以确保与当前系统的兼容性。

启用该设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在“发票管理”下，选中“允许删除发票”复选框。
5. 点击“保存”。 

设置账单联系人关联

启用该选项，可自动将您为任何转为发票的交易和报价所分配的账单联系人设置为默认联系人。要启用此设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在“账单联系人关联”下，选中“对所有发票使用公司的账单联系人关联”复选框 。
5. 点击“保存”。

设置用于发送发票的默认电子邮件地址

启用此选项，可设置用于发送发票的默认电子邮件地址。默认电子邮件地址可以是团队邮箱或个人邮箱。如果未设置默认邮箱，发票将从用户发送发票时选择的个人或团队邮箱地址发出。

设置默认发件邮箱：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。

3. 在“电子邮件设置”下，点击“默认发件人地址”下拉菜单，并选择您希望用作默认的电子邮件地址。
4. 如果您希望允许用户从其个人邮箱地址或他们有权访问的其他团队邮箱地址手动发送发票，请勾选“允许从其他邮箱地址发送”复选框。
5. 点击“保存”。

自定义发票

系统会在您的账户中自动创建一个发票默认模板，该模板可进行编辑。您可以创建额外的自定义发票模板，并根据模板配置所需收集的信息。

可自定义的预设让您在创建发票时能够选择不同的发票配置。例如，您可以设置一个默认发票预设，使用您账户中的主要公司地址；同时设置另一个预设，使用不同的公司地址、不同的地区税号或不同的自定义属性。

以下发票元素可在预设中进行编辑：

• 发票标题。
• 自定义属性。
• 您的公司信息。
• 净付款条款。
• 默认备注。
• 税号。
• 订阅发票计费周期。

如果您已设置HubSpot 支付或Stripe 作为支付处理选项，该选项将在所有预设中可用。您的账户中只能设置一个支付处理选项。

请注意： 由订阅生成的定期发票将使用“默认”预设，且无法设置为使用其他预设。

创建预设

要创建新预设：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在页面顶部，点击“自定义”选项卡。
5. 点击“创建预设”。

5. 输入预设名称，然后点击“创建”。创建完成后，您可以更新预设中的各项内容。

更新默认或自定义预设

您可以在发票设置中更新默认或自定义预设。随时点击“预览”选项卡 ，即可查看更改的实时预览。

要更新默认或自定义预设：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在页面顶部，点击“自定义”选项卡。
5. 在“当前视图”下拉菜单中，选择要编辑的预设。例如，选择“默认”以编辑默认预设。
6. 确保已选中“内容”选项卡。

6. 选中“使用自定义文档标题”复选框，为发票预设设置自定义标题。该标题将显示在该模板生成的发票页眉中。

请注意：您无法更新“默认”预设的地址。该预设将使用您在账户设置中的 “账户默认值”中设置的主要公司地址。如果您需要使用其他地址，请创建一个新的预设。

7. 您可以最多选择四个 自定义属性 ，在发给买家的发票上显示。若要 设置发票预设中显示的自定义属性，请在“自定义字段”下点击“设置默认自定义字段”：
   • 在右侧面板中，点击“添加 自定义字段”。
     • 从列表中选择现有的自定义发票属性，搜索您想要使用的自定义属性，或者点击“创建新发票属性”外部链接来设置新的自定义发票属性。

• • • 要添加额外字段，请点击“添加自定义字段”，然后选择另一个发票属性。最多可添加四个自定义发票属性。
    • 添加后，您可以点击属性 下拉菜单将其更改为其他属性。
    • 在“预览”部分，系统会实时显示您添加的属性。
    • 要删除属性，请点击“删除 ”图标。
    • 操作完成后，请点击“保存”。

请注意： 订阅生成的周期性发票中不会添加自定义属性。

• • 若要允许用户在使用此预设创建发票时编辑属性，请选中“允许用户覆盖默认自定义字段”复选框，然后点击“保存”。

• • 启用此设置后创建的新发票将默认显示这些属性。如果某个属性未包含值，则不会在买方的发票上显示。

请注意：如果删除某个自定义属性，该字段将从使用包含该自定义属性的预设的草稿和未来发票中移除。在删除之前已最终确定的使用此预设的发票仍将包含该自定义属性。

8. 在“发票默认设置”下，您可以查看公司信息并设置净付款条款的默认值：
   • 点击展开“您的公司信息”部分以查看公司信息。编辑默认模板时，公司信息无法更改，系统将采用您账户设置中的公司信息。若需使用包含不同公司信息的发票模板，请创建自定义预设。
     • 在提供的字段中输入您的公司信息。
     • 点击“保存”。
   • 点击展开“净付款条款”部分，查看净付款条款设置。

请注意：在发票设置中配置的默认净付款条款仅适用于手动创建的发票，不适用于订阅生成的发票。在这些情况下，订阅创建时设定的净付款条款将适用于该订阅的发票。

8. • • 在相应字段中，设置发票上可供选择的净付款天数。
     • 点击“+ ”添加另一个净额 ，以增加一个新的净付款期限。
     • 点击净付款期限旁边的“删除”按钮以移除该选项。
     • 点击“默认净付款期限”下拉菜单，选择创建发票时将设定的默认净付款期限。若更改此选项，新设定的净付款期限将作为更改设置后创建的发票的默认值。
     • 点击“保存”。
9. “备注”字段将显示在发票底部。该字段可用于添加有关付款条款、法律信息或其他对买方重要的信息。要为所选预设添加默认备注：

• • 在“评论”下的指定字段中，添加您的评论。使用格式工具栏对文本进行格式设置、添加链接或使用代码片段。 
  • 点击“保存”。

请注意： 添加的备注 将显示在确认此设置后创建的任何新发票中，但不会更新现有发票，即使这些发票目前处于草稿状态。

10. 您还可以选择在发票的页眉中添加最多三个税号。向账户添加税号不会更新使用此预设的现有已结或草稿发票，仅会影响今后使用此预设新建的发票。
11. 向发票预设添加税号：
    • 在“向发票添加税号”下，点击“添加税号”。
    • 点击“税号类型”下拉菜单，然后选择一种类型。
    • 在“税号”字段中输入您的税号。
    • 如需添加第二个或第三个税号，请重复上述步骤。
    • 点击税号旁边的“删除”按钮即可将其移除。
    • 点击“保存”。
      
      
12. 取消选中 “包含发票货币和销售税通知 ”复选框，以隐藏发票上的货币和销售税通知。
    
    
    
13. 在“订阅发票”下，取消选中 “在订阅发票和电子邮件中显示计费周期 ”复选框，以隐藏发票上的订阅计费周期。

重命名预设

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 在顶部，点击“自定义”选项卡。
5. 点击“当前视图”下拉菜单，并选择预设。
6. 在“当前视图”下拉菜单旁边，点击“操作”，然后选择“重命名预设”。
7. 输入预设的新 名称，然后点击“保存”。

请注意：无法重命名“默认”预设。

删除预设

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单，然后选择“发票”。
4. 点击“自定义”选项卡。
5. 点击“当前视图”下拉菜单，然后选择该预设。
6. 在“当前视图”下拉菜单旁边，点击“操作”，然后选择“删除预设”。
7. 点击“删除预设”以确认。任何使用此预设的发票草稿都需要选择新的预设。

请注意：无法删除“默认”预设。

为付款自动创建发票

选择是否对支付链接或旧版报价的一次性付款自动生成发票。此设置默认开启。

若要关闭支付链接和旧版报价单的自动发票生成功能：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单并选择“发票”。
4. 在页面顶部，点击“自动化”选项卡。
5. 取消勾选“一次性付款”复选框 ，以关闭针对付款链接和报价单的自动生成发票功能，然后点击“保存”。
6. 取消勾选“自动订阅付款”复选框，以关闭针对订阅付款的自动发票生成功能，然后点击“保存”。

向客户发送未结发票的付款提醒

自动电子邮件提醒功能允许您设置提醒邮件，发送给仍有未结账单的买家。您可以安排在到期日前、到期日当天及到期日后发送提醒。

开启电子邮件提醒：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单的“数据管理”部分，点击“对象”。
3. 在“对象”页面上，点击“选择对象”下拉菜单并选择“发票”。
4. 在页面顶部，点击“自动化”选项卡。
5. 在“模板自动化”下，开启“向客户发送未结账单付款提醒”开关。除非在发票设置中已设置默认发件人地址，否则邮件将由noreply@hubspot.com 发送。 
6. 默认情况下，“提醒计划”包含三次提醒（到期日当天、到期日后七天以及到期日后十四天）。若要编辑提醒：
   
   • 点击“提醒”下拉菜单，选择“到期日”选项。
   • 若选择“到期日后X天”或“到期日前X天”，请在到期日选项旁输入天数。
7. 点击“+ 添加提醒”以添加另一个提醒。
8. 点击“删除 ”以删除提醒。
9. 点击“提醒发送时间”框，并选择提醒邮件的发送时间。
10. 点击“预览邮件”以查看邮件发送后的效果。
11. 设置好自动化选项后，点击“保存”。

后续步骤

设置好 HubSpot 发票工具后，请了解如何：

• 创建发票。
• 管理发票。
• 创建序列 （销售 Hub 和 服务中心 仅限专业版 和企业版）以及基于发票的工作流 （ 仅限 专业版 和企业版 ），以实现发票流程的自动化。
• 使用 HubSpot 的自定义报表生成器创建自定义报表（仅限专业版 和企业版）。