知識庫

上傳及分享文件

作者：HubSpot Support | Nov 21, 2022 12:33:34 PM

使用文件工具，您可以為整個團隊建立內容庫，以便上傳文件並與聯絡人分享。

開始使用前

在開始使用此功能之前，請務必充分瞭解應該提前採取哪些步驟，以及此功能的限制和使用此功能的潛在後果。

瞭解需求

  • 若要上傳和分享文件，您需要銷售存取權限。
  • 若要上傳、檢視和共用超過新增至帳戶的前五份文件，您必須符合下列條件之一：
  • 若要產生文件說明，您需要開啟AI 設定。

瞭解限制與注意事項

  • 由於文件是公開分享的，因此文件工具不應該用來傳送敏感或機密資訊。
  • 當您建立可分享連結時，該文件將公開於網際網路上。分享文件的 HubSpot 使用者的名字、姓氏和電子郵件地址將顯示在分享文件的右上角。
  • 追蹤功能會在您分享文件時自動套用，但將文件連結加入電子郵件範本時除外。在這種情況下，您必須選擇「檢視文件需要電子郵件」 核取方 塊，才能追蹤檢視情況。

新增文件

  1. 在右上方，按一下上傳文件。
  2. 選擇檔案的匯入來源。您的檔案格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。

一旦上傳了文件，它就會出現在您的文件儀表板中。

必要披露： 如果您使用 HubSpot 的文件工具，您使用此工具上傳的文件將被 HubSpot 儲存，並與您 HubSpot 帳戶中的其他用戶共享。

產生文件說明

  1. 按一下您要建立說明的文件名稱。
  2. 在頂部，點擊立即用 Breeze 添加 breezeSingleStar 。
  3. 在對話方塊的右下方，點選breezeSingleStar Breeze 圖示。描述產生後，根據需要編輯描述。

  1. 點擊保存。

與聯絡人分享文件

透過可分享連結或電子郵件範本與聯絡人分享文件。當您分享文件時，HubSpot 會自動套用追蹤功能，因此當聯絡人檢視文件時，分享連結的使用者會收到通知。您也可以要求收件人在檢視文件前輸入他們的電子郵件地址。

請注意

  • 如果您使用第三方訊息服務 (例如 LinkedIn) 傳送可分享的連結，每次傳送都可能算作一次檢視。
  • 自 2024 年 11 月 13 日起，當您新增文件時，該文件將托管在hubspotdocuments.com。在該日期之前建立的現有 URL 將自動重定向至新網域。

建立可分享的連結

  1. 將滑鼠移至文件名稱上，然後按一下 [動作]，再選擇 [建立連結]。或按一下文件名，然後按一下右上方的建立連結。
  2. 在對話方塊中，在Who are you sending this to? 欄位中輸入收件人的電子郵件地址。
  3. 追蹤收件人檢視文件的選項取決於文件的資料隱私設定：
    • 如果文件的「開啟資料隱私」切換關閉，請切換「檢視文件 需要電子郵件地址」開關以追蹤其檢視。
    • 如果文件的「開啟 資料隱私權」切換開啟，收件人將需要輸入他們的電子郵件地址，並確認在他們能夠檢視文件之前，同意與他們聯絡。
  1. 按一下建立連結。

  1. 按一下複 製以複製文件連結，或按一下撰寫電子郵件 以從連絡人記錄傳送附有文件連結的電子郵件。
連結產生時，會自動縮短為hubs.lyURL，因為目前不支援自訂網域連結。您也可以使用HubSpot Sales Chrome 擴充套件、HubSpot Sales Outlook 桌面附加元件或HubSpot Sales Office 365 附加元件，從電子郵件收件匣以電子郵件傳送文件連結。

將文件加入電子郵件範本


  2. 按一下範本的名稱。或建立新模板。
  3. 在範本編輯器底部，按一下插入 下拉式功能表，然後選擇文件。
    • 按一下文件 下拉式功能表，然後選擇要新增的文件。
    • 在連結顯示文字 欄位中，輸入要顯示的文件連結文字。
    • 若要追蹤檢視文件的人，請選取需要電子郵件才能檢視文件 核取方塊。
    • 若要在電子郵件正文中顯示文件預覽，請選取「包含連結預覽」核取方塊。

  1. 按一下插入。

了解如何在序列中註冊聯絡人時在電子郵件模板中插入文件。

HubSpot如何追蹤文件開啟？

當您分享文件時，HubSpot會將第一次打開的文件與該聯絡人的電子郵件地址相關聯。一個cookie將被設置在該聯絡人的瀏覽器中，如果他們查看從您的帳戶分享的其他文件，他們將無需輸入他們的電子郵件地址。打開文件連結的其他連絡人將需要輸入他們的電子郵件地址，除非他們之前檢視過從您帳戶分享的文件。當「檢視文件需要電子郵件地址 」設定關閉時，所有檢視文件連結的連絡人都不會被識別，除非他們之前曾輸入電子郵件以檢視同一帳戶分享的其他文件。

管理您的文件

  • 在左上方，使用搜尋列 依名稱查找文件，或使用擁有者下拉式功能表依文件擁有者 篩選。
  • 若要將文檔整理到 資料夾中，請選取要移動的文檔旁邊的核取方塊 ，然後按一下表格上方的移動到資料夾 。在對話方塊中，選擇資料夾名稱，然後按一下移動。
  • 若要變更文件的共用對象，以便只有特定使用者可以檢視和使用文件，請將滑鼠懸停在文件上，然後按一下 [操作]，再選擇[ 管理共用]。進一步瞭解如何與您的使用者和團隊分享銷售內容的存取權。

檢視和編輯您的文件

若要編輯個別文件，或檢視文件的詳細資訊：

  1. 按一下文件名。

文件詳細資訊頁面上：

  • 若要編輯文件標題，請按一下editn 鉛筆圖示。輸入新標題，然後按一下儲存。
  • 若要編輯文件說明，請按一下說明右方的editn 鉛筆圖示。在對話方塊中，編輯說明，然後按一下儲存。
  • 在文件標題和描述下方，使用「開啟資料隱私」 切換鍵， 開啟或關閉特定文件的隱私和同意選項。遵守《一般資料保護條例》(GDPR) 和其他隱私權法律，在您與聯絡人分享文件之前，需要對文件進行一些變更：

請注意： 雖然這些功能都在 HubSpot 中，但您的法律團隊是針對您的特定情況提供合規性建議的最佳資源。

    • 如果您在帳戶中開啟了資料隱私設定，每份文件的「開啟資料隱私 」切換鈕預 設為開啟，但也可以個別關閉。開啟此設定後，您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。當您分享文件時，隱私權和同意書設定中的文字將會顯示，並會包含同意您的一對一通訊訂閱類型的提示。隱私權和同意書文字將以瀏覽者的瀏覽器語言顯示，但如果 HubSpot 無法偵測瀏覽器語言，則文字將以您帳戶設定中選擇的語言顯示。
    • 文件中的預設訂閱類型是「一對一」溝通。這是您的 HubSpot 帳戶中的內部訂閱類型。此預設訂閱類型可在您的隱私權和同意書設定中更新，並將適用於新建立的文件。

請注意： 如果您在開啟資料隱私權設定前已上傳文件，您需要手動開啟隱私權和同意選項，切換開關。

  • 在資料隱私權設定下方，檢視文件建立的總連結、訪客和檢視的資料。
  • 在「訪客 」表中，檢視瀏覽過您文件的聯絡人。將滑鼠移至他們的姓名，然後按一下詳細 資料，以檢視他們與文件互動的特定資訊。
  • 若要更換文件，請
    • 按一下右上方的重新上傳 。
    • 在更新現有文件可能導致檢視資料出現差異的對話方塊中，按一下確認。
    • 選擇 檔案的 匯入來源 。您的檔案格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。 如果您在重新上傳前已傳送文件的連結，連結會更新以顯示新內容。
  • 若要預覽、下載或刪除文件，請按一下「行動 」下拉式功能表，然後選擇預覽、下載或刪除。
  • 您可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。瞭解如何編輯公司標誌、公司資訊，以及顯示在文件上的預設顏色。
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