在幫助台中建立、回覆和管理票證
上次更新時間: 十一月 11, 2024
可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:
Service Hub Professional , Enterprise |
使用幫助台在現有票證之間導航並建立新票證,而無需離開工作區。您帳戶中的支援代理可以建立、回應和管理幫助台票證,以便更有效地為您的客戶分類問題。
預設情況下,將透過您連接到服務台的所有管道自動建立票證。例如,如果您將團隊電子郵件地址support@mycompany.com連接到幫助台,則發送到該地址的任何電子郵件都會自動建立票證。了解有關將管道連接到幫助台的更多資訊。
請注意:只有超級管理員和擁有服務中心席位的使用者才能存取服務台中的所有功能。擁有服務的使用者或 銷售通路 仍然可以在幫助台工作區中查看和協作。但是,他們無權存取所有預設視圖、幫助台設定和自訂設定。使用者只能在他們有權存取的服務台中查看票證。了解如何限制使用者對票證的存取。
在幫助台中建立票證
手動建立票證:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 在幫助台工作區中,點選左下角的「建立票證」按鈕。
- 在右側面板中,輸入您的門票詳細資訊。如果您想要自訂此處顯示的屬性,請按一下面板頂部的編輯此表單。預設情況下,以下欄位是必需的:
- 票證名稱:提供此票證的說明。
- 管道:將此票證分配給您建立的特定票證管道。
- 工單狀態:從您選擇的管道中選擇特定的工單階段。
- 若要將公司或聯絡人與工單關聯,請按一下公司和聯絡人下拉式選單,然後搜尋公司或聯絡人。了解如何將相關公司或聯絡人活動與工單相關聯。
在服務台回覆票證
使用回覆編輯器回覆傳入的電子郵件或聊天訊息,或使用「評論」標籤將對話通知其他團隊成員。對於透過來電建立的票證,僅在起草或發送出站電子郵件時才會顯示「評論」標籤。
若要在鍵入回覆時展開回覆編輯器,請按一下並拖曳回覆編輯器。
輸入回复,使用左下角的工具列新增富文本格式(例如粗體、斜體等)。您也可以點擊「插入」並選擇一個選項來附加 HubSpot 中其他工具的內容,包括:
- 知識庫文章
- 片段
- 影片
- 會議
- 文件
- 引號
- 範本
如果您在對話中回覆的訪客最初是未知的,並且他們後來向您提供了他們的姓名或電子郵件地址,那麼您可以將他們與聯絡人相關聯:
- 找到訪客發送的訊息之一,然後點擊search放大鏡圖示。
- 在右側面板中,按一下「建立新」標籤以建立新聯絡人,或按一下「新增現有」標籤將訪客與現有聯絡人關聯。這也將關聯他們的票證和您與他們的對話。
- 在面板底部,按一下「儲存」 。
對話發表評論
如果您希望其他使用者查看該主題或跟進該聯絡人,您可以為對話添加評論。該聯絡人看不到此評論。
- 在回覆編輯器中,按一下評論標籤。
- 輸入@和您的團隊成員的姓名,然後輸入您的訊息。
- 點擊新增評論。將向團隊成員發送通知,其中包含對話的連結。
在服務台編輯並查看票證
您可以在服務台中編輯、檢視和搜尋工單,以協助您或您的團隊保持井井有條,並在任何檢視中快速確定工單的優先順序。
編輯門票
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 在任何票證清單檢視(例如,未指派)中,您可以按一下並拖曳列以重新排列其顯示位置,或者如果您需要查看較長的列名稱,則可以調整列的大小。您也可以變更表中顯示的列:
- 點選右上角的編輯列。
- 在對話方塊中,搜尋或瀏覽左側的屬性。
- 選取屬性旁邊的複選框,將其新增到您選擇的列中。
- 若要對列重新排序,請按一下並拖曳屬性。
- 若要刪除列,請按一下屬性右側的X。
- 若要刪除所有目前選取的列,請按一下「刪除所有列」 。
- 完成列配置後,按一下「儲存」 。
您也可以在清單檢視中單獨編輯或批次編輯票證的屬性值:
- 若要在清單檢視中快速編輯屬性值:
- 按一下要編輯的票證行中的屬性。
- 根據屬性的欄位類型,選擇或鍵入以編輯屬性的值。
- 您可以繼續點擊並編輯表中的其他屬性。
- 完成後,按一下「儲存」 。
- 要編輯多張票證的相同屬性:
- 選取您要編輯的票證旁的核取方塊。您也可以透過勾選表格左上角的核取方塊來選擇目前清單檢視中的所有票證。
- 在表格頂部,按一下E dit 。
- 在對話方塊中,按一下要更新的屬性下拉式選單,然後選擇要編輯的屬性。
- 在出現的欄位中,為所選屬性輸入或選擇新值。對於多選屬性:
- 若要在保留現有值的同時新增值,請選擇追加至目前值。
- 若要覆寫現有值,請選擇取代目前值。
- 單擊更新。對於文字或單選屬性,這將覆寫這些記錄屬性中的舊值。
查看您的票證和對話詳細信息
要在幫助台中查看和管理票證:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 在幫助台工作區中,您可以連接其他管道,建立、回應和管理您的票證,以及自訂票證屬性。
- 點擊票證以查看相應的對話以及相關記錄的詳細資訊(例如聯絡人、公司和交易)。
- 若要編輯票證的屬性,請按一下票證頂部的票證擁有者、優先順序、類別或狀態欄位。
- 如果您的工單作為關聯對話,您可以使用HubSpot 的 AI Breeze 產生工單名稱:
- 在票證頂部,點擊票證名稱旁邊的AI 圖示。 Copilot將根據對話上下文和票證屬性產生票證名稱。
- 若要使用票證名稱,請按一下「插入」 。
- 若要產生不同的建議,請按一下「重新產生」 。
- 在右側邊欄中,您可以編輯工單訊息,例如描述或優先級,或更新工單的關聯聯絡人、公司或交易。了解有關自訂右側邊欄上顯示的卡片的更多資訊。
- 在「工單摘要」部分,您可以使用Copilot產生工單摘要。如果票證摘要部分未顯示,您需要將其新增至右側邊欄。了解有關自訂右側邊欄上顯示的卡片的更多資訊。
請注意:您必須開啟客戶對話資料和Copilot存取權限才能產生票證摘要和票證名稱。了解有關管理 AI 設定的更多資訊。
在幫助台中搜尋票證
若要在單一進階檢視中檢視和篩選所有票證:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 您可以透過在左上角的搜尋框中輸入術語來尋找特定的工單,該搜尋將搜尋幫助台中的所有工單。
- 目前支援以下任何欄位作為搜尋字詞:
- 門票資訊:按名稱、 ID或描述關鍵字搜尋。
- 關聯的聯絡人屬性:按名字、姓氏、電話號碼、行動電話號碼、電子郵件地址或公司進行搜尋。
- 工單訊息和評論:在工單訊息或貼文中的評論中搜尋關鍵字。訊息列將顯示與搜尋相符的最新消息或評論的預覽。
- 目前支援以下任何欄位作為搜尋字詞:
- 若要執行精確搜索,請在搜尋字詞兩側加上雙引號。例如,輸入「系統中斷事件」將僅傳回與整個短語完全匹配的結果,從而消除部分結果。
- 輸入搜尋後,按Enter鍵即可執行搜尋。
- 您可以透過點選特定屬性的列標題來對票證進行排序。
- 按一下清單檢視頂部的下拉式選單,按工單擁有者、優先順序、管道、工單狀態或HubSpot 團隊進行篩選。
- 您可以使用快速過濾器將屬性固定到幫助台的頂部。使用者可以輕鬆存取特定的工單屬性並過濾資料:
- 在工單清單視圖的頂部,按一下add更多。
- 搜尋或選擇要篩選的工單屬性。您可以為每個視圖選擇最多 5 個附加篩選器。
- 快速過濾器將會新增到工單清單視圖的頂部。點選清單頂端的下拉式選單可為所選屬性設定條件。
- 若要刪除快速過濾器:
- 點選 +更多。然後,按一下edit以編輯快速過濾器。
- 點擊該屬性旁邊的delee delete圖示。
- 按一下“應用” 。
- 透過點擊「進階過濾器」建立自訂過濾器:
- 在右側面板中,輸入並選擇要作為篩選依據的屬性。
- 設定所選屬性的標準。
- 若要選擇另一個屬性,請按一下AND或OR 。當您使用AND設定篩選器時,記錄必須滿足篩選器群組中的所有條件才能包含在檢視中。當您選擇OR時,記錄必須滿足至少一個篩選器組中的條件才能包含在視圖中。
- 若要刪除屬性,請將滑鼠懸停在過濾器上, delet delete刪除圖示。
- 若要刪除一組過濾器,請按一下該群組右上角的delete icon圖示。
- 若要刪除所有過濾器,請按一下「放棄」 。
- 完成後,按一下右上角的X。過濾器將被保存並全域應用於預設視圖 僅有的。應用的過濾器不會儲存到自訂視圖中。
- 您可以按一下票證名稱以傳回票證及其關聯對話的詳細檢視。
在幫助台中管理票證
您可以追蹤、合併、移動或刪除工單,確保您的團隊隨時了解最新的工單活動,同時保持工單清單精簡。
關注門票
若要在工單有新活動時接收通知,請依照記錄操作:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 在任何票證清單檢視中,按一下票證名稱。
- 若要關注票證,請點選右上角的操作下拉選單e ,然後選擇關注。如果您已追蹤該記錄,若要關閉通知,請選擇「取消追蹤」 。
分割門票
請注意:您只能在說明台中拆分電子郵件票證。
您可以在幫助台中拆分電子郵件票證,以使客戶問題井井有條。例如,如果客戶重新開啟具有不相關問題的票證,支援代表可以拆分該票證以將主題分開。拆分電子郵件票證:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 在任何票證清單檢視中,按一下票證名稱。
- 點選右上角的操作下拉選單,然後選擇分割票證。
- 選取要拆分為新工單的訊息旁邊的核取方塊。然後,按一下「確認」 。
- 在右側面板中,輸入您的門票詳細資訊。
- 單擊創建。
當您在幫助台中拆分票證時,新票證將自動與原始聯絡人關聯。
合併票證
如果您想合併有關相同客戶或問題的相關線程,您可以直接在幫助台內合併兩個工單:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 在任何票證清單檢視中,按一下票證名稱。
- 點選右上角的動作下拉選單elAAAA ,然後選擇合併票證。
- 在對話方塊中,按一下「搜尋」下拉式選單來搜尋並選擇要合併的另一個票證。
- 選擇其中一個票證下方的「主要」單選按鈕,以將其屬性值用於合併後建立的新記錄。
- 點擊合併兩個票證時會發生什麼,查看有關合併票證後會發生什麼情況的更多資訊。在本文中了解有關合併記錄的更多資訊。
預設情況下,線程中顯示的對話是最近與工單關聯的對話。這意味著最近的對話可能不會自動出現在線程中。您可以使用右側面板中的「對話」下拉箭頭來切換話題。
- 按一下“合併” 。合併後,票證將無法取消合併。
將票證標記為未讀
未讀票證在服務台中以粗體突出顯示。點擊票證後,它將不再顯示為粗體,並且不會對其他使用者顯示為未讀。若要將票證標記為未讀:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 在任何票證清單檢視中,按一下票證名稱。
- 按一下右上角的「動作」下拉式選單,然後選擇「標記為未讀」 。
在對話收件匣和幫助台之間移動票證
您可以在對話收件匣和幫助台之間移動與票證關聯的對話。
請注意:只有超級管理員和具有帳戶存取權限的使用者才能在對話收件匣和幫助台之間移動票證(反之亦然)。
若要將對話從收件匣移至說明台:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「收件匣」。
- 點選對話。
- 點擊右上角的ellipses選單圖標,然後選擇「移動對話」 。
- 在對話方塊中,按一下移至下拉式選單,然後選擇說明台。如果需要,您可以重新指派對話,並新增可選註釋以提供有關移動對話原因的上下文。
- 按一下“移動” 。
若要將對話從說明台移至您的對話收件匣之一:
- 在幫助台工作區中,按一下要移動的對話。
- 在右上角,按一下「動作」下拉式選單,然後選擇eAc “移動對話” 。
- 在對話方塊中,選擇一個收件匣。您可以根據需要重新指派對話,設定管道和工單狀態,也可以選擇新增註解以提供有關移動對話原因的上下文,然後按一下「移動」 。
當您將對話從幫助台移至收件匣時,對話將會移動,但工單將保留在幫助台中。
標記為垃圾郵件
請注意:只有具有刪除票證權限的使用者才能將票證標記為垃圾郵件。
要在幫助台中將工單中的對話標記為垃圾郵件:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 在任何票證清單檢視中,按一下票證名稱。
- 點選右上角的「動作」下拉選單,然後選擇「標記為垃圾郵件」 。
- 在對話方塊中,選擇要標記為垃圾郵件的關聯對話。如果您選擇所有關聯的對話,則該票證將會被刪除。
- 按一下“確認” 。
- 該對話將移至垃圾郵件視圖,並在 90 天後刪除。
刪除票證
具有刪除票證權限的使用者可以刪除單一票證或從幫助台工作區大量刪除票證。當您刪除工單時,關聯的對話也會被刪除。
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「工作區」>「支援服務」。
- 若要刪除單一工單,請選取要刪除的記錄旁邊的核取方塊。
- 在表格頂部,按一下delete elete刪除。
- 要刪除多張票證:
- 在表格檢視中,選取記錄旁邊的複選框。
- 在表格頂部,按一下delete elete刪除。
- 在對話方塊中輸入要刪除的記錄數, 然後點擊刪除。
開啟自動聊天記錄
超級管理員和具有帳戶存取權限的使用者可以開啟即時聊天對話的自動記錄,該記錄將透過電子郵件發送給發起聊天的聯絡人。聊天記錄將在聊天結束後發送。
若要開啟自動轉錄:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
- 在左側邊欄選單中,導覽至收件匣和幫助台>幫助台。
- 在「頻道」標籤上,將滑鼠懸停在「聊天」頻道上,然後按一下「編輯」 。
- 打開聊天記錄開關。
- 您也可以點擊「傳送自」下拉式選單來變更傳送聊天記錄的電子郵件地址。
- 點選左下角的「儲存」 。