設定 HubSpot 發票工具

透過 HubSpot 發票功能，您可以直接從 HubSpot 發送發票、追蹤應收款項，並透過HubSpot 付款或Stripe 支付處理服務收取款項。使用發票時，買家的結帳流程與支付連結及報價單類似；至於訂閱服務，則可自動或手動發送發票並收取款項。

本文說明如何使用 HubSpot 發票向客戶開立帳單。若需協助管理您的 HubSpot 訂閱，請參閱如何管理訂閱。

與付款連結和報價單不同，發票會追蹤到期日與餘額，並可在支付處理系統之外標記為已付款。發票中還包含發票編號，某些買家在請求付款時可能需要此資訊。

設定一般發票設定

開始之前，請先設定以下發票設定：

1. 設定發票權限：若要 控制哪些 HubSpot 使用者具備檢視、建立及編輯發票的權限，請瞭解如何編輯現有使用者的權限，或如何在新增使用者時設定權限。建立或編輯發票需具備核心 (Core) 或樞紐 (Hub) 席位。進一步瞭解席位類型。
   
   

   請注意：2023 年 2 月 9 日之前建立的 HubSpot 使用者預設具有帳單的「檢視」和「編輯」權限。該日期之後建立的使用者預設不具備帳單權限。

2. 在 HubSpot 品牌套件中新增標誌與品牌顏色：發票將自動採用您在HubSpot 品牌預設設定中設定的標誌與顏色。更新標誌與顏色不會影響已完成的發票，僅會套用至目前草稿狀態的發票以及更新後建立的發票。
3. 設定預設付款選項：您可選擇在付款設定中，指定發票預設接受的付款方式。您亦可在建立每張發票時進行自訂。
4. 將您的網域連結至 HubSpot：預設情況下，發票會託管在您帳戶所連結的主要網域上。建立發票時，您亦可從任何已連結的網域中進行選擇。若您尚未連結網域，或希望連結獨立的子網域來託管發票（例如billing.website.com），請參閱如何將網域連結至 HubSpot。

設定發票

請透過「設定」分頁配置發票設定。

自訂發票前綴與起始號碼

為確保 HubSpot 發票編號不會與您帳戶系統中的發票編號重複，HubSpot 發票預設會使用前綴「INV」及起始編號1001。您可透過發票設定自訂前綴與起始編號。一旦發票完成並分配編號（例如INV-1002），該編號便無法變更或重複使用。

若刪除發票，編號將從最後建立的發票開始依序遞增。刪除發票可能會在編號序列中產生永久性空缺。只有在刪除所有發票的情況下，才能重置編號（但已付款的發票無法刪除）。您應諮詢會計團隊，以確保符合現行系統規範。

請注意：在自訂發票前綴和起始號碼之前，應先諮詢您的會計團隊，以確保其與現行系統相容。

若要自訂發票前綴與起始號碼：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件 」下拉式選單 ，並選擇「發票」。
4. 預設情況下，發票編號以INV 為前綴。若要變更此設定，請在「設定」標籤頁中點擊「編輯前綴」。在對話方塊中輸入新前綴，然後點擊「儲存前綴」。前綴最長可為 8 個字元。
5. 預設情況下，發票起始號碼為1001。若要變更此設定，請點擊「更新發票號碼起始點」。在對話方塊中輸入新的起始號碼，然後點擊「更新起始點」。

啟用編輯發票功能

啟用編輯「未結」或「已付款」發票的選項。啟用此設定後，具備「超級管理員」權限或發票「編輯」權限的使用者，即可編輯發票的詳細資訊，例如聯絡人與公司資料，以及帳單資訊。對於尚未付款的發票，使用者可編輯明細項目，並新增其他明細項目。此外，他們亦可更新不影響發票餘額的屬性，包括採購訂單編號、備註及稅務識別碼。

進一步了解如何編輯已結案的發票。此設定無需開啟，使用者即可編輯草稿發票。

若要啟用此設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面中，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選取「發票」。
4. 在「發票管理」下，勾選「允許編輯發票」核取方塊。
5. 點擊「儲存」。

啟用刪除發票的功能

啟用刪除未與信用備忘錄、付款或訂閱相關聯之任何發票的選項。即使未啟用此設定，草稿發票仍可刪除 。

發票刪除為永久性操作，無法撤銷。

請注意：發票編號將從最後建立的發票開始依序遞增（即使該發票或其他發票已被刪除）。因此，刪除發票可能會在編號中造成永久性的空缺。只有在刪除所有發票的情況下，才能重置編號。但請注意，已付款的發票無法刪除。您應諮詢您的會計團隊，以確保與您當前的系統相容。

要啟用此設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選取物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在「發票管理」下，勾選「允許刪除發票」核取方塊。
5. 點擊「儲存」。 

設定帳單聯絡人關聯

啟用此選項，系統將自動為所有轉換為發票的交易和報價，套用您已指派的帳單聯絡人。要啟用此設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選取物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在「帳單聯絡人關聯」下，勾選「對所有發票使用公司的帳單聯絡人關聯」核取方塊 。
5. 點擊「儲存」。

設定發送發票的預設電子郵件地址

啟用此選項，即可設定發送發票的預設電子郵件地址。預設電子郵件地址可以是團隊電子郵件地址或個人電子郵件地址。若未設定預設電子郵件地址，發票將從使用者發送發票時選擇的個人或團隊電子郵件地址發送。

設定預設電子郵件地址：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選取物件」下拉式選單，並選擇「發票」。

3. 在「電子郵件設定」下，點擊「預設寄件者地址」下拉式選單，並選擇您希望用作預設的電子郵件地址。
4. 若要允許使用者從其個人電子郵件地址，或其有權存取的其他團隊電子郵件地址手動發送發票，請勾選「允許從其他電子郵件地址發送」核取方塊。
5. 點擊「儲存」。

自訂發票

系統會在您的帳戶中自動建立一個預設的發票範本，該範本可進行編輯。您可以建立額外的自訂發票範本，並根據這些範本設定要收集的資訊。

可自訂的預設範本讓您擁有不同的發票配置，以便在建立發票時進行選擇。例如，您可以建立一個預設發票範本，使用您帳戶中的主要公司地址；同時建立另一個範本，使用不同的公司地址、地區稅號或自訂屬性。

以下發票元素可在預設模板中進行編輯：

• 發票標題。
• 自訂屬性。
• 您的公司資訊。
• 淨付款條款。
• 預設備註。
• 稅務識別碼。
• 訂閱發票的計費週期。

若您已設定HubSpot 付款或Stripe 作為付款處理選項，該選項將適用於所有預設範本。您的帳戶中僅能設定一個付款處理選項。

請注意： 由訂閱產生的定期發票將使用「預設」範本，且無法設定為使用其他範本。

建立預設

建立新預設值：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在頁面上方，點擊「自訂」標籤頁。
5. 點擊「建立預設值」。

5. 輸入預設組的名稱，然後點擊「建立」。建立完成後，您可以更新預設組的元素。

更新預設或自訂預設

您可在發票設定中更新預設或自訂預設。隨時點擊「預覽」標籤頁 ，即可查看變更的即時預覽。

若要更新預設或自訂預設：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面中，點擊「選取物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在頂部，點擊「自訂」標籤頁。
5. 在「當前檢視」下拉式選單中，選取您要編輯的預設值。例如，選取「預設」以編輯預設的預設值。
6. 請確認已選取「內容」分頁。

6. 勾選「使用自訂文件標題」核取方塊，為發票預設範本設定自訂標題。此標題將顯示於該範本發票的頁首。

請注意：您無法更新「預設」預設組的地址。系統將使用您在帳戶設定中「帳戶預設」所設定的主要公司地址。若需使用其他地址，請建立新的預設組。

7. 您可以選擇最多 四個自訂屬性 ，在買家的發票上顯示。若要 設定發票預設中將顯示哪些自訂屬性，請在「自訂欄位」下點擊「設定預設自訂欄位」：
   • 在右側面板中，點擊「 新增自訂欄位」。
     • 從清單中選取現有的自訂發票屬性、搜尋您想使用的自訂屬性，或點擊「建立新發票屬性」外部連結來設定新的自訂發票屬性。

• • • 若要新增欄位，請點擊「 新增自訂欄位」，然後選擇另一項發票屬性。您最多可新增四項自訂發票屬性。
    • 新增後，您可以點擊屬性 下拉式選單，將其變更為其他屬性。
    • 在您新增屬性時，「預覽」區塊會顯示即時預覽。
    • 若要移除某個屬性，請點擊刪 除 圖示。
    • 完成後，請點擊「儲存」。

請注意：自訂屬性不會新增至由訂閱所建立的週期性發票中。

• • 若要允許使用者在使用此預設值建立發票時編輯屬性，請勾選「允許使用者覆寫預設自訂欄位」核取方塊，然後點擊「儲存」。

• • 啟用此設定後所建立的新發票，預設會顯示這些屬性。若某個屬性未包含值，則買方收到的發票上將不會顯示該屬性。

請注意： 若刪除自訂屬性，該欄位將從使用該自訂屬性預設值的草稿及未來發票中移除。在刪除前已完成的、使用此預設值的發票，仍會包含該自訂屬性。

8. 在「發票預設值」下，您可以查看公司資訊並設定淨付款條款的預設值：
   • 點擊展開「您的公司資訊」區段以檢視公司資訊。編輯預設範本時，公司資訊無法變更，系統將採用您帳戶設定中的公司資訊。若需建立包含不同公司資訊的發票範本，請建立自訂預設值。
     • 在提供的欄位中，輸入您的公司資訊。
     • 點擊「儲存」。
   • 點擊展開「淨付款條款」區塊，以檢視淨付款條款設定。

請注意：在發票設定中配置的預設淨付款條款僅適用於手動建立的發票，不適用於訂閱產生的發票。在這些情況下，建立訂閱時設定的淨付款條款將適用於該訂閱的發票。

8. • • 請在提供的欄位中，設定將顯示於發票上的淨付款天數。
     • 點擊「+ 新增另一筆淨金額」 以新增另一項淨付款期限。
     • 點擊淨付款期限旁的「刪除」 按鈕以移除該項。
     • 點擊「預設淨付款期限」下拉式選單，並選擇建立發票時將設定的預設淨付款期限。若變更此選項，新淨付款期限將作為設定變更後所建立發票的預設值。
     • 點擊「儲存」。
9. 「備註 」欄位將顯示於發票底部。此欄位可用於新增有關付款條款、法律資訊或其他對買方重要的資訊。若要為所選預設值新增預設備註：

• • 在「備註」下的指定欄位中，輸入您的備註。使用格式工具列來格式化文字、新增連結或使用片段。 
  • 點擊「儲存」。

請注意： 新增的備註 將顯示於確認此設定後所建立的任何新發票中，且不會更新現有發票，即使這些發票目前處於草稿狀態亦然。

10. 您可選擇在發票的標題欄中最多新增三個稅號。將稅號新增至您的帳戶後，並不會更新已使用此預設值建立的現有已結案或草稿發票，僅會套用至今後使用此預設值所建立的新發票。
11. 若要將稅務識別碼新增至發票預設：
    • 在「將稅務識別碼新增至發票」下方，點擊「新增稅務識別碼」。
    • 點擊「稅務識別碼類型」下拉式選單，然後選擇類型。
    • 在「稅務識別號碼」欄位中，輸入您的稅務識別號碼。
    • 若需新增第二或第三個稅號，請重複上述步驟。
    • 點擊稅務識別碼旁的「刪 除」 以移除該項。
    • 點擊「儲存」。
      
      
12. 取消勾選「 包含發票貨幣與銷售稅通知」 核取方塊，以隱藏發票上的貨幣與銷售稅通知。
    
    
    
13. 在「訂閱發票」下，取消勾選「 在訂閱發票和電子郵件中顯示計費週期」 核取方塊，以隱藏發票上的訂閱計費週期。

重新命名預設值

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在頂部，點擊「自訂」標籤頁。
5. 點擊「當前檢視」下拉式選單，並選擇預設值。
6. 在「當前檢視」下拉式選單旁，點擊「動作」，然後選擇「重新命名預設值」。
7. 輸入預設值的新 名稱，然後點擊「儲存」。

請注意：「預設」預設組無法更名。

刪除預設值

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選取物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 點擊「自訂」分頁。
5. 點擊「當前檢視」下拉式選單，並選擇該預設值。
6. 在「當前檢視」下拉式選單旁，點擊「動作」，然後選擇「刪除預設值」。
7. 點擊「刪除預設」以確認。任何使用此預設的發票草稿都需選擇新的預設。

請注意：「 預設」範本無法刪除。

針對付款自動建立發票

選擇是否針對付款連結或舊版報價的一次性付款自動產生發票，此設定預設為開啟。

若要停用付款連結及舊版報價單的自動發票功能：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面中，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選取「發票」。
4. 在頁面上方，點擊「自動化」標籤。
5. 取消勾選「一次性付款」核取方塊 ，以停用付款連結和報價單付款的自動發票生成功能，然後點擊「儲存」。
6. 取消勾選「自動訂閱付款」核取方塊，以停用針對訂閱付款的自動發票建立功能，然後點擊「儲存」。

向客戶發送未結帳單的付款提醒

自動電子郵件提醒功能可讓您設定電子郵件提醒，發送給尚有未結帳單的買家。您可以排程在到期日前、當天及之後發送提醒。

要啟用電子郵件提醒：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面中，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在頁面上方，點擊「自動化」標籤。
5. 在「範本自動化」下方，開啟「向客戶發送提醒以支付未結帳單」開關。電子郵件將由noreply@hubspot.com 寄出，除非已在帳單設定中設定了預設寄件者地址。 
6. 預設情況下，「提醒排程」將包含三項提醒（到期日當天、到期日後七天及到期日後十四天）。若要編輯提醒設定：
   
   • 點擊提醒下拉式選單，並選擇到期日選項。
   • 若選擇「到期日後 X 天」或「到期日前 X 天」，請在到期日選項旁輸入天數。
7. 點擊「+ 新增提醒」以新增另一則提醒。
8. 點擊「刪除 」以刪除提醒。
9. 點擊「提醒發送時間」方塊，並選擇提醒電子郵件的發送時間。
10. 點擊「預覽電子郵件」以查看電子郵件發送時的樣貌。
11. 設定完自動化選項後，請點擊「儲存」。

下一步

設定完 HubSpot 發票工具後，請學習如何：

• 建立發票。
• 管理發票。
• 建立序列 （銷售 Hub 和 服務中心 （僅限Professional和Enterprise版本）以及基於發票的工作流程 （ 僅限 Professional和Enterprise 版本），以自動化發票處理流程。
• 使用 HubSpot 的自訂報表建立工具建立自訂報表（僅限Professional和Enterprise 版本）。