Verlauf der Account-Aktivitäten in einem zentralen Protokoll anzeigen und exportieren

Super-Admins mit einem Enterprise Abonnement können ein zentrales Audit-Protokoll und die Registerkarte Analytics verwenden, um Probleme zu beheben und Benutzeraktionen zu überwachen. Sie können auch Berichte exportieren, wenn Sie Informationen an externe Dritte weitergeben müssen oder weitere Analysen erforderlich sind. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Account-Aktivitäten und was ein Export beinhaltet.

Wenn Sie die kostenlosen Tools von HubSpot verwenden oder ein Starter oder Professional Abonnement haben, erfahren Sie, wie Sie separate Audit-Protokolle für Benutzeranmeldungen, Mitarbeiterzugriffe, Sicherheitsaktivitäten oder Inhaltsaktivitäten anzeigen und exportieren können.

Anzeigen, Filtern und Exportieren eines zentralisierten Audit-Protokolls

Zum Anzeigen, Filtern und Exportieren eines zentralisierten Protokolls der Account-Aktivitäten auf Ihrer Audit Logs Seite:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie im linken Bereich unter Account Management auf Audit Logs.
• Auf der Registerkarte Ereignisse können Sie nach den folgenden Kriterien filtern:
  • Kategorie: Filter nach dem Datentyp, z. B. Genehmigung, Inhalt, Workflows, und mehr. 
  • Unterkategorie: filtert nach einer Unterkategorie. Wenn Sie zum Beispiel Content ausgewählt haben, können Sie nach Content Unterkategorien wie Blog-Beiträge, CTAs und mehr filtern. Um diesen Filter zu verwenden, müssen Sie zunächst eine Kategorie auswählen. 
  • Aktion: Filter nach Filtertyp. Sie können zum Beispiel nur nach Löschen Aktionen filtern. 
  • Geändert von: Filter nach den Benutzern und Teams, die die Aktionen durchgeführt haben. 
  • Datum: filtert nach dem Datumsbereich, in dem die Aktion stattgefunden hat. 
     

• Klicken Sie auf eine beliebige Zeile in der Tabelle, um weitere Details anzuzeigen. Überprüfen Sie in der rechten Leiste Folgendes:
  • Auf der Registerkarte Details können Sie zusätzliche Metadaten anzeigen. Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf Mehr anzeigen, um den Teil des CRM anzuzeigen, in dem die Aktion des Benutzers stattgefunden hat.
     

• • Über eine Löschen Aktion können Sie gelöschte CRM-Objekte wiederherstellen:
    • Klicken Sie im rechten Bereich auf Wiederherstellen [Eintragstyp].
    • Klicken Sie im Dialogfeld auf Wiederherstellen. Ein Datensatz kann nur innerhalb von 90 Tagen nach der Löschung wiederhergestellt werden. 
       

• • Wenn der Benutzer eine Export Aktion durchgeführt hat, können Sie die exportierte Datei herunterladen. Klicken Sie im rechten Bereich auf Download Exportierte Datei. 

• • Schreiben Sie auf der Registerkarte Kommentare einen Kommentar in das Textfeld. Um einen Kollegen zu markieren und ihm eine Benachrichtigung zu senden, geben Sie @ gefolgt von seinem Namen ein.
    • Klicken Sie auf Reply unterhalb des Kommentars, um einen Kommentar-Thread zu starten. Um einen Kommentar zu verlassen, klicken Sie auf Zurück zu allen Kommentaren am oberen Rand des Panels.
    • Klicken Sie auf die ellipses Ellipsen in Ihrem Kommentar, um ihn zu bearbeiten, zu löschen oder einen Link zu Ihrem Kommentar zu kopieren.
    • Klicken Sie auf das success Kontrollkästchen, um einen Kommentar zu lösen.
       

• • • Um Kommentare zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kommentare und wählen Sie Offene Kommentare, Alle Kommentare oder Gelöste Kommentare.

• Klicken Sie auf Bericht exportieren, um das gesamte Protokoll oder ein auf den ausgewählten Filtern basierendes Protokoll zu exportieren. Klicken Sie dann auf Exportieren.

Anzeigen der Registerkarte für Benutzer-Analytics

So zeigen Sie die Analytics der Benutzer auf Ihrer Audit-Protokollseite an:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie im linken Bereich unter Datenverwaltung auf Protokolle.
• Klicken Sie im oberen Bereich auf die Registerkarte Analytics.
• Auf der Registerkarte Analytics:
  • Oben sehen Sie eine Übersicht der täglichen Gesamtanmeldungen, der täglichen Gesamtlöschungen, der täglichen Gesamtexporte und der täglichen Gesamtberichte. Klicken Sie auf Anzeigen als, um zu einem zentralen Audit-Protokoll für diese spezielle Aktion zu gelangen.

• • Unterhalb der Übersicht können Sie Diagramme der Benutzeraktivitäten nach Kategorie, Aktion, Anmeldetrend und CRM-Datensatz anzeigen. Sie können jeden Abschnitt auch filtern, indem Sie auf die Dropdown-Menüs neben den einzelnen Optionen klicken. Klicken Sie auf Gefilterte Datensätze anzeigen, um zu einem zentralen Prüfprotokoll für diese spezielle Aktion zu gelangen.

Daten im zentralisierten Audit-Protokoll enthalten

Dieses zentrale Protokoll enthält Daten zur Erstellung, Löschung und Aktualisierung der folgenden Benutzeraktionen:

• Genehmigungen
• Inhaltliche Aktivität
• CRM-Objekte:
  
  • Blog-Beiträge
  • Anrufe
  • Kampagnen

• • Unternehmen

• • Kontakte
  • Definition benutzerdefinierter Objekte

• • Deals
  • Landingpages
  • Marketing-Kampagne
  • Marketingevents

• • Leitfäden

• • Produkte

• • Angebote
  • Angebotsvorlagen
  • Seite der Website
  • Social-Media-Kanäle
  • Social-Media-Beiträge

• • Aufgaben
  • Tickets
• Listen
• Meetings
• Pipelines
• Eigenschaft
• Eigenschaften Wert
• Formular zur Erstellung von Datensätzen
• Sicherheitsaktivitäten
• Empfindliche Eigenschaft Wert
•  Einstellungen
  • Automatische Zuordnung von Unternehmen zu Kontakten ist aktiviert oder deaktiviert
  • Einstellungen des KI-Assistenten für Content-Prompts oder Kundenanalysen sind aktiviert oder deaktiviert

• Mannschaften
• Workflows