Verlauf der Account-Aktivitäten in einem zentralen Protokoll anzeigen und exportieren

Super-Admins mit einem Enterprise Abonnement können ein zentrales Audit-Protokoll und die Registerkarte Analytics verwenden, um Probleme zu beheben und Benutzeraktionen zu überwachen. Sie können auch Berichte exportieren, wenn Sie Informationen an externe Dritte weitergeben müssen oder weitere Analysen erforderlich sind. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Account-Aktivitäten und was ein Export beinhaltet.

Wenn Sie die kostenlosen Tools von HubSpot verwenden oder ein Starter oder Professional Abonnement haben, erfahren Sie, wie Sie separate Audit-Protokolle für Benutzeranmeldungen, Mitarbeiterzugriffe, Sicherheitsaktivitäten oder Inhaltsaktivitäten anzeigen und exportieren können.

Dieses zentrale Protokoll enthält Daten zur Erstellung, Löschung und Aktualisierung der folgenden Benutzeraktionen:

• Genehmigungen
• Inhaltliche Aktivität
• CRM-Objekte:
  
  • Blog-Beiträge
  • Anrufe
  • Kampagnen

• • Unternehmen

• • Kontakte
  • Definition benutzerdefinierter Objekte

• • Deals
  • Landingpages
  • Marketing-Kampagne
  • Marketingevents

• • Leitfäden

• • Produkte

• • Angebote
  • Angebotsvorlagen
  • Seite der Website
  • Social-Media-Kanäle
  • Social-Media-Beiträge

• • Aufgaben
  • Tickets

• Listen
• Meetings
• Pipelines
• Eigenschaft
• Eigenschaften Wert
• Sicherheitsaktivitäten
• Empfindliche Eigenschaft Wert
•  Einstellungen
  • Automatische Zuordnung von Unternehmen zu Kontakten ist aktiviert oder deaktiviert
  • Einstellungen des KI-Assistenten für Content-Prompts oder Kundenanalysen sind aktiviert oder deaktiviert

• Mannschaften
• Workflows

Anzeigen, Filtern und Exportieren eines zentralisierten Audit-Protokolls

So können Sie ein zentrales Protokoll der Account-Aktivitäten auf Ihrer Seite für Prüfprotokolle anzeigen, filtern und exportieren:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie im linken Bereich unter Datenverwaltung auf Protokolle.
• Auf der Registerkarte Ereignisse können Sie Kategorien, Unterkategorien, Aktionen und Benutzeränderungen filtern, indem Sie auf die Dropdown-Menüs neben den einzelnen Optionen klicken. Sie können auch innerhalb eines Datumsbereichs filtern.

• Klicken Sie auf eine beliebige Zeile in der Tabelle, um ein Seitenfenster mit Metadaten anzuzeigen:
  • Auf der Registerkarte Details können Sie zusätzliche Metadaten anzeigen. Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Weitere Informationen anzeigen, um den Teil des CRM anzuzeigen, in dem die Benutzeraktion stattgefunden hat.

• • • Wenn der Benutzer eine Löschen Aktion durchgeführt hat und Sie das CRM-Objekt wiederherstellen möchten, klicken Sie im Seitenbereich Metadaten auf Mehr anzeigen, um zum Recycling Bin zu gelangen. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen , dann auf Wiederherstellen. Sie haben 90 Tage Zeit, die Löschung wiederherzustellen.

• • • Wenn der Benutzer eine Export Aktion durchgeführt hat und Sie die exportierte Datei herunterladen möchten, klicken Sie im Seitenbereich Metadaten unter Zusätzliche Details auf Exportierte Datei herunterladen. 

• • Schreiben Sie auf der Registerkarte Kommentare einen Kommentar in das Textfeld. Um einen Kollegen zu markieren und ihm eine Benachrichtigung zu senden, geben Sie @ gefolgt von seinem Namen ein.
    • Klicken Sie auf Reply unterhalb des Kommentars, um einen Kommentar-Thread zu starten. Um einen Kommentar zu verlassen, klicken Sie auf Zurück zu allen Kommentaren am oberen Rand des Panels.
    • Klicken Sie auf die ellipses Ellipsen in Ihrem Kommentar, um ihn zu bearbeiten, zu löschen oder einen Link zu Ihrem Kommentar zu kopieren.
    • Klicken Sie auf das success Häkchen, um einen Kommentar aufzulösen.

• • • Um Kommentare zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kommentare und wählen Sie Offene Kommentare, Alle Kommentare oder Gelöste Kommentare.

• Klicken Sie auf Bericht exportieren, um das gesamte Protokoll oder ein auf den ausgewählten Filtern basierendes Protokoll zu exportieren. Klicken Sie dann auf Exportieren.

Anzeigen der Registerkarte für Benutzer-Analytics

So zeigen Sie die Analytics für Benutzer an: auf der Seite Audit Logs:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Klicken Sie im linken Bereich unter Datenverwaltung auf Protokolle.
• Klicken Sie im oberen Bereich auf die Registerkarte Analytics.
• Auf der Registerkarte Analytics:
  • Oben sehen Sie eine Übersicht der täglichen Gesamtanmeldungen, der täglichen Gesamtlöschungen, der täglichen Gesamtexporte und der täglichen Gesamtberichte. Klicken Sie auf Anzeigen als, um zu einem zentralen Audit-Protokoll für diese spezielle Aktion zu gelangen.

• • Unterhalb der Übersicht können Sie Diagramme der Benutzeraktivitäten nach Kategorie, Aktion, Anmeldetrend und CRM-Datensatz anzeigen. Sie können jeden Abschnitt auch filtern, indem Sie auf die Dropdown-Menüs neben den einzelnen Optionen klicken. Klicken Sie auf Gefilterte Datensätze anzeigen, um zu einem zentralen Prüfprotokoll für diese spezielle Aktion zu gelangen.