Super-Admins mit einem Enterprise Abonnement können ein zentrales Audit-Protokoll und die Registerkarte Analytics verwenden, um Probleme zu beheben und Benutzeraktionen zu überwachen. Sie können auch Berichte exportieren, wenn Sie Informationen an externe Dritte weitergeben müssen oder weitere Analysen erforderlich sind, und Benachrichtigungen einrichten, um über bestimmte Ereignisse benachrichtigt zu werden. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Account-Aktivitäten und was ein Export beinhaltet.
Wenn Sie die kostenlosen Tools von HubSpot verwenden oder ein Starter oder Professional Abonnement haben, erfahren Sie, wie Sie separate Audit-Protokolle für Benutzeranmeldungen, Mitarbeiterzugriffe, Sicherheitsaktivitäten oder Inhaltsaktivitäten anzeigen und exportieren können.
Bevor Sie loslegen
Anzeigen, Filtern und Exportieren eines zentralisierten Audit-Protokolls
Im zentralen Protokoll können Sie die Benutzeraktionen in Ihrem Account anzeigen. Das Protokoll zeichnet nur HubSpot-Benutzeraktionen auf. Aktualisierungen von Eigenschaften, die nicht von einem Benutzer vorgenommen wurden (z. B. eine Formulareinsendung), werden nicht im Protokoll angezeigt. So können Sie ein zentrales Protokoll der Account Aktivität auf Ihrer Seite für Prüfprotokolle anzeigen, filtern und exportieren:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Klicken Sie im linken Bereich unter Account Management auf Audit Logs.
- Auf der Registerkarte "Events " gibt es drei Standardansichten:
- Alle Protokolle: alle Protokollkategorien innerhalb der letzten 30 Tage.
- Anmeldeverlauf: alle Anmeldungen innerhalb der letzten 30 Tage.
- Sicherheitsaktivität: alle SicherheitsAktivitäten innerhalb der letzten 30 Tage.
- Um die Filter auf den einzelnen Registerkarten zu bearbeiten, klicken Sie auf einen der folgenden Filter und wählen Sie Ihre Filteroptionen aus:
- Kategorie: Filter nach dem Datentyp, z. B. Genehmigung, Inhalt, Workflows, und mehr.
- Unterkategorie: filtert nach einer Unterkategorie. Wenn Sie zum Beispiel Content ausgewählt haben, können Sie nach Content Unterkategorien wie Blog-Beiträge, CTAs und mehr filtern. Um diesen Filter zu verwenden, müssen Sie zunächst eine Kategorie auswählen.
- Aktion: Filter nach Filtertyp. Sie können zum Beispiel nur nach Löschen Aktionen filtern.
- Geändert von: Filter nach den Benutzern und Teams, die die Aktionen durchgeführt haben.
- Datum: Filtern Sie nach dem Zeitraum, in dem die Aktion stattgefunden hat.
- Klicken Sie auf die undo Schaltfläche Ansicht zurücksetzen , um Ihre Änderungen zurückzusetzen.
- Klicken Sie auf die duplicate Schaltfläche Ansicht kopieren , um die Ansicht zu kopieren.
- Klicken Sie auf das Symbol für Speichern , saveEditableView um die Ansicht zu speichern.
- Um Ihre Ansichten zu verwalten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Umbenennen: Benennen Sie die Ansicht um.
- Löschen: Löschen Sie die Ansicht.
- Teilen: Legen Sie fest, ob Sie die Ansicht privat halten oder mit allen teilen möchten.
- Alle Ansichten verwalten: Verwalten Sie Ihre vorhandenen Ansichten und erstellen Sie neue Ansichten.
- Klicken Sie auf Bericht exportieren , um die aktuelle Ansicht zu exportieren. Überprüfen Sie den Export im Dialogfeld und klicken Sie zur Bestätigung auf Exportieren . Der Bericht wird Ihnen per E-Mail zugesandt und ist in Benachrichtigungen verfügbar.
- Klicken Sie auf eine beliebige Zeile in der Tabelle, um weitere Details anzuzeigen. Überprüfen Sie in der rechten Leiste Folgendes:
- Auf der Registerkarte Details können Sie zusätzliche Metadaten anzeigen. Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf Mehr anzeigen, um den Teil des CRM anzuzeigen, in dem die Aktion des Benutzers stattgefunden hat.
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- Über eine Löschen Aktion können Sie gelöschte CRM-Objekte wiederherstellen:
- Klicken Sie im rechten Bereich auf Wiederherstellen [Eintragstyp].
- Klicken Sie im Dialogfeld auf Wiederherstellen. Ein Datensatz kann nur innerhalb von 90 Tagen nach der Löschung wiederhergestellt werden.
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- Wenn der Benutzer eine Export Aktion durchgeführt hat, können Sie die exportierte Datei herunterladen. Klicken Sie im rechten Bereich auf Download Exportierte Datei.
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- Schreiben Sie auf der Registerkarte Kommentare einen Kommentar in das Textfeld. Um einen Kollegen zu markieren und ihm eine Benachrichtigung zu senden, geben Sie @ gefolgt von seinem Namen ein.
- Klicken Sie auf Reply unterhalb des Kommentars, um einen Kommentar-Thread zu starten. Um einen Kommentar zu verlassen, klicken Sie auf Zurück zu allen Kommentaren am oberen Rand des Panels.
- Klicken Sie auf die ellipses Ellipsen in Ihrem Kommentar, um ihn zu bearbeiten, zu löschen oder einen Link zu Ihrem Kommentar zu kopieren.
- Klicken Sie auf das success Kontrollkästchen, um einen Kommentar zu lösen.
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- Um Kommentare zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kommentare und wählen Sie Offene Kommentare, Alle Kommentare oder Gelöste Kommentare.
- Klicken Sie auf Bericht exportieren, um das gesamte Protokoll oder ein auf den ausgewählten Filtern basierendes Protokoll zu exportieren. Klicken Sie dann auf Exportieren.
Anzeigen der Registerkarte für Benutzer-Analytics
So zeigen Sie die Analytics der Benutzer auf Ihrer Audit-Protokollseite an:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Klicken Sie im linken Bereich unter Datenverwaltung auf Protokolle.
- Klicken Sie oben auf die Registerkarte Analysieren .
- Auf der Registerkarte "Analysieren ":
- Oben sehen Sie eine Übersicht der täglichen Gesamtanmeldungen, der täglichen Gesamtlöschungen, der täglichen Gesamtexporte und der täglichen Gesamtberichte. Klicken Sie auf Anzeigen als, um zu einem zentralen Audit-Protokoll für diese spezielle Aktion zu gelangen.
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- Unterhalb der Übersicht können Sie Diagramme der Benutzeraktivitäten nach Kategorie, Aktion, Anmeldetrend und CRM-Datensatz anzeigen. Sie können jeden Abschnitt auch filtern, indem Sie auf die Dropdown-Menüs neben den einzelnen Optionen klicken. Klicken Sie auf Gefilterte Datensätze anzeigen, um zu einem zentralen Prüfprotokoll für diese spezielle Aktion zu gelangen.
Benachrichtigungen für Protokollereignisse einrichten
Jeder Super-Admin kann Auditprotokoll-Benachrichtigungen für seinen Account einrichten. Sobald diese Funktion aktiviert ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn das entsprechende Event auftritt. So richten Sie Benachrichtigungen für Protokollereignisse ein:
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
- Klicken Sie im linken Bereich unter Datenverwaltung auf Protokolle.
- Klicken Sie oben auf die Registerkarte Benachrichtigungen.
- Richten Sie Ihre Benachrichtigungen ein:
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mehrere Exporte , um benachrichtigt zu werden, wenn eine hohe Anzahl von Exporten an einem Tag protokolliert wird.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entfernte Admin-Berechtigung , um benachrichtigt zu werden, wenn die Admin-Berechtigungen eines Benutzers entfernt werden.
Daten im zentralisierten Audit-Protokoll enthalten
Dieses zentrale Protokoll enthält Daten zur Erstellung, Löschung und Aktualisierung der folgenden Benutzeraktionen:
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- Kontakte
- Definition benutzerdefinierter Objekte
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- Deals
- Landingpages
- Marketing-Kampagne
- Marketingevents
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- Angebote
- Angebotsvorlagen
- Seite der Website
- Social-Media-Kanäle
- Social-Media-Beiträge
Account Management
Marketing Hub
Enterprise
Sales Hub
Enterprise
Service Hub
Enterprise
Operations Hub
Enterprise
Content Hub
Enterprise
