Zugriff auf Ihre HubSpot-Elemente einschränken

Sie können den Zugriff auf Inhalte, Daten und vieles mehr einschränken, damit nur die richtigen Teams und Benutzer diese anzeigen und bearbeiten können. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Ihre Elemente nach Abteilung oder Team getrennt halten möchten. Außerdem hilft es Ihren Benutzern, konzentriert und organisiert zu bleiben. 

Die Elemente, für die Sie den Zugriff einschränken können, hängen von Ihrem HubSpot-Abonnement ab:

Standardberechtigungen festlegen (nur CMS Hub und Marketing Hub Enterprise)

Standardmäßig sind neu erstellte Elemente für alle Benutzer zugänglich, die Berechtigungen für das Element haben. Sie sollten jedoch nur bestimmten Teams oder Benutzern das Erstellen oder Bearbeiten von Elementen erlauben. In Ihren Account-Einstellungen können Sie automatisch den Zugriff auf neu erstellte Elemente so einschränken, dass nur der Ersteller des Elements und sein Team diese anzeigen und bearbeiten können.

So schränken Sie den Zugriff auf neue Elemente ein:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Users & Teams.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Teams.
• Klicken Sie hier, um den Schalter einzuschalten, um den Zugriff auf neue Inhalte zu beschränken.

Einschränken des Zugriffs

Der Zugang zu den Werkzeugen kann durch die folgenden Schritte beschränkt werden. Springen Sie für Dashboards, CRM-Ansichten und E-Mail-Abonnement-Einstellungen zum tool-spezifischen Abschnitt unten.

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu dem Tool, auf das Sie den Zugriff beschränken möchten.
• Um eine Ressource zuzuweisen, bewegen Sie den Mauszeiger über die zuzuweisende Ressource, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Zugriff verwalten. 
• Um Ressourcen in großen Mengen zuzuweisen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben der Ressource, die Sie zuweisen möchten, und klicken dann auf Zugriff verwalten.
  
  

• Wählen Sie im Dialogfeld Verfügbar für alle oder Benutzer und Teams auswählen, diebearbeiten können. 
• Um den Inhalt Teams oder Benutzern zuzuweisen, klicken Sie auf die Registerkarte Teams oder Benutzer und dann auf das Kontrollkästchen  neben den Teams und Benutzern, die Sie zuweisen möchten.
• Klicken Sie auf „Speichern“. Die Ressource ist nun nur noch für die ausgewählten Benutzer und Teams sichtbar. Für die Werkzeuge, die nicht den obigen Anweisungen folgen, finden Sie unten die werkzeugspezifischen Anweisungen. 
   
  
  

Werkzeugspezifische Anweisungen

CRM-Datensätze

Standardmäßig können Benutzer alle Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets anzeigen und bearbeiten. Sie können die Berechtigungen eines Benutzers so anpassen, dass er nur Datensätze anzeigen und bearbeiten kann, für die er oder sein Team zuständig sind.

So schränken Sie den Zugriff auf CRM-Datensätze für Ihre Benutzer ein:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu „Benutzer & Teams“.
• Klicken Sie auf den Namen des Benutzers, den Sie bearbeiten möchten.
• Klicken Sie auf der Registerkarte „CRM“ auf „Objektzugriff“, um den Abschnitt zu erweitern.
  • Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs neben den Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten und Löschen für einen bestimmten Datensatztyp.
  • Wählen Sie „Alles“, „Nur Team“, „Nur wenn zuständig“ oder „Nicht vorhanden“ aus.

• Um zu bearbeiten, wer mit einem Datensatz kommunizieren darf, klicken Sie auf „CRM-Tools“, um den Abschnitt zu erweitern.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben „Kommunizieren“.
  • Wählen Sie „Alles“, „Nur Team“, „Nur wenn zuständig“ oder „Nicht vorhanden“ aus.

• Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf „Speichern“.

Die aktualisierten Berechtigungen werden wirksam, nachdem sich der Benutzer abgemeldet und wieder angemeldet hat. Erfahren Sie mehr über Benutzerberechtigungen.

CRM-Ansichten

Sie können den Zugriff auf Standardansichten nicht einschränken, benutzerdefinierte CRM-Ansichten können jedoch auf nur für Sie sichtbar, für Ihr Team sichtbar oder jeden sichtbar festgelegt werden. 

So schränken Sie den Zugriff auf eine CRM-Ansicht ein:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihrem Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Dashboard.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Alle gespeicherten Filter“.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Filternamen und klicken Sie dann auf „Optionen“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Teilen-Optionen verwalten“ aus.
• Wählen Sie im Dialogfeld aus, ob der Filter nur für Sie, für Ihr Team oder für jeden sichtbar sein soll.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Konversationen-Postfach

Nachdem Sie einen Posteingang erstellt haben, können Sie bearbeiten, welche Benutzer und Teams ihn einsehen können, indem Sie die Einstellungen für die Teamverwaltung bearbeiten. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Postfachbenutzer verwalten.

Dashboards

Dashboard-Mitarbeiter können festlegen, welche Teams auf benutzerdefinierte Dashboards zugreifen und diese bearbeiten können.

So weisen Sie Zugriff auf Dashboards zu:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Reports > Dashboards.
• Klicken Sie oberhalb der Dashboard-Berichte auf den Link Zugewiesen  und dann auf Zugriff bearbeiten.
  
  
• Wählen Sie auf der rechten Seite die Benutzer aus, denen Sie Zugriff gewähren möchten.
  • Damit nur der Besitzer des Dashboards das Dashboard sehen kann, wählen Sie das Optionsfeld Private to owner . Klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Um allen Benutzern den Zugriff auf das Dashboard zu ermöglichen, wählen Sie das Optionsfeld Jeder  , dann wählen Sie das Optionsfeld View and edit  oder das Optionsfeld View only . Klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Um nur bestimmten Teams und Benutzern den Zugriff auf das Dashboard zu ermöglichen:
    • Wählen Sie das Optionsfeld Nur bestimmte Benutzer und Teams .
    • Wählen Sie das Optionsfeld Ansicht und Bearbeitung  oder das Optionsfeld Nur Ansicht .
    • Klicken Sie auf Weiter.
    • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen  neben den Teams und Benutzern, denen Sie Zugang gewähren möchten.
    • Klicken Sie auf Speichern.

Deal- und Ticket-Pipelines

Super-Admins können verwalten, welche Benutzer und Teams Zugriff auf bestimmte Deals und Tickets haben. Für jede Pipeline können Sie allen Benutzern im Account Zugriff gewähren oder den Zugriff auf einzelne Benutzer und Teams einschränken.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Objekte“ > „Deals“ oder zu „Objekte“ > „Tickets“.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Pipelines“.
• Klicken Sie im Abschnitt Pipeline auswählen auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Pipeline zur Bearbeitung aus.
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Zugriff verwalten“ aus.
• Wählen Sie im rechten Bereich „Nur für mich verfügbar“, „Für jeden verfügbar“ oder „Benutzer und Teams auswählen, die bearbeiten können“ aus.
• Wenn Sie bestimmte Benutzer und Teams auswählen, suchen Sie in der Suchleiste nach dem Kontrollkästchen links neben dem Benutzer oder Team, dem Zugriff auf die Pipeline gewährt werden soll, und aktivieren Sie es.
• Um den Zugriff auf die Pipeline zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Benutzers oder Teams oder klicken Sie auf das X im Abschnitt „Zugriffsberechtigt“.
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf „Speichern“.

Wird einem Benutzer oder Team explizit Zugriff auf eine Pipeline gewährt, wird der Zugriff für alle anderen eingeschränkt. Wenn ein Benutzer keine Berechtigung zum Anzeigen der Pipeline hat:

• Eingeschränkte Pipelines werden im HubSpot-Account auf dem Desktop und in der Mobile-App ausgegraut.
• Er kann einen bestimmten Deal- oder Ticket-Datensatz anzeigen, wenn ihm ein direkter Link von einem Benutzer mit Zugriff auf die Pipeline gesendet wird.
• Er kann Datensätze aus eingeschränkten Pipelines in Berichten anzeigen.
• Er kann Datensätze aus eingeschränkten Pipelines als Zuordnungen in Datensätzen anzeigen.
• Er kann nach Datensätzen innerhalb der Pipeline suchen.
• Er kann keine neuen Datensätze innerhalb der Pipeline erstellen. 

Dokumente, Leitfäden, Abläufe und Vorlagen für den Verkauf

Nach dem Erstellen eines Dokuments, eines Leitfadens, einer Sequenz oder einer Vorlage können Sie festlegen, ob der Zugriff auf das Dokument für den Eigentümer privat, für alle oder für bestimmte Benutzer und Teams freigegeben sein soll. 

Erfahren Sie, wie Sie unter den Zugriff auf Verkaufsinhalte beschränken können. 

Domains

Standardmäßig können Benutzer mit der Benutzerberechtigung „Domains hinzufügen und bearbeiten“ alle Domains anzeigen und bearbeiten sowie Inhalte auf allen Domains veröffentlichen. Um einzuschränken, welche Benutzer Inhalte für bestimmte Domains bearbeiten oder veröffentlichen können, erfahren Sie, wie Sie Teams Domain-Publishing-Berechtigungen zuweisen.

Social-Media-Konten

Nur Super-Admins können verwalten, welche Nutzer und Teams Zugriff auf bestimmte soziale Accounts haben. Wenn Sie einem Nutzer oder einem Team explizit Zugang zu einem sozialen Account gewähren, wird der Zugang für alle anderen eingeschränkt. Nutzer oder Teams ohne Zugang können die Posts dieses Accounts im Social Tool nicht sehen oder verwalten. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Marketing > Social Media.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Accounts unter der Spalte Account access auf Only me, Everyone, oder [number of teams and users].
  

• Wählen Sie im rechten Bereich „Nur für mich verfügbar“, „Für jeden verfügbar“ oder „Benutzer und Teams auswählen, die bearbeiten können“ aus. Nur Kunden mit einem Marketing Hub Enterprise-Abonnement können den Zugriff nach Benutzern und Teams einschränken. 
  • Wenn Sie bestimmte Benutzer und Teams auswählen, suchen Sie in der Suchleiste nach dem Kontrollkästchen links neben dem Benutzer oder Team.
  • Um den Zugriff von einem Konto zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Benutzers oder Teams oder klicken Sie auf das X im Abschnitt „Zugriffsberechtigt“.
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf „Speichern“.

E-Mails

Sie können den Bearbeitungszugriff für bestimmte Marketing-E-Mails einzelnen Benutzern oder Teams über das E-Mail-Dashboard zuweisen, indem Sie die oben beschriebenen allgemeinen Anweisungen befolgen.

E-Mails, die einem Team zugewiesen sind, können nur von Benutzern in diesem Team bearbeitet werden. Jede E-Mail, die nicht zugewiesen ist, ist für alle Benutzer und Teams mitE-Mail-Benutzerberechtigungen verfügbar.

Wenn ein Benutzer in Ihrem HubSpot-Account keinen Zugriff auf die Bearbeitung einer bestimmten E-Mail hat, kann er anhand der folgenden Schritte Zugriff darauf anfordern:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Menüpunkt Marketing und klicken Sie dann auf E-Mail.
• Klicken Sie auf den Namen der E-Mail, auf die Sie Bearbeitungszugriff benötigen.
• Bewegen Sie den Mauszeiger oben rechts auf die Schaltfläche „Überprüfen und senden“ und klicken Sie dann auf „Aktualisierung der Berechtigung anfordern“.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Genehmiger“ und wählen Sie einen Admin aus Ihrem Team aus.
• Sie können optional eine Nachricht eingeben, um zu erklären, warum Sie Bearbeitungszugriff auf die E-Mail benötigen.
• Klicken Sie auf „Anfrage senden“.
• Der von Ihnen ausgewählte Genehmiger wird benachrichtigt, dass Sie Zugriff auf die E-Mail angefordert haben. Nachdem der Genehmiger den Zugriff gewährt hat, erhalten Sie dann eine Bestätigungs-E-Mail.

Dateien 

Verwalten Sie den Zugriff auf Ihre Ordner und Unterordner im Datei-Tool, um zu steuern, welche Teams den Ordner und die zugehörigen Dateien anzeigen oder bearbeiten können. Sie können auch allen Teams Zugriff auf einen Hauptordner gewähren, den Zugriff auf einen Unterordner jedoch einschränken.

Sie können keine Ordnerzugriffseinstellungen für von HubSpot erstellte Systemordner konfigurieren. Um den Zugriff auf einen Ordner zu beschränken:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Marketing, klicken Sie dann auf Dateien und Vorlagen und abschließend auf Datei-Manager.

• Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Ordner und klicken Sie auf Aktionen > Zugriff verwalten. 
  
  

• Konfigurieren Sie in der rechten Leiste den Zugriff auf Ihre Ordner: 
  • Verfügbar für alle: können alle Benutzer den Ordner und die zugehörigen Dateien anzeigen und bearbeiten. 
  • Teams auswählen, die bearbeiten dürfen: nur ausgewählte Teams können den Ordner und die zugehörigen Dateien bearbeiten.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Teams, denen Sie Zugang gewähren möchten. 
    • Um einem Team den Zugriff zu entziehen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen  neben dem Namen des Benutzers oder des Teams, oder klicken Sie auf das X im Abschnitt Wer hat Zugriff. 
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf „Speichern“.

Eigenschaften

Superadmins können den Zugriff auf eine Eigenschaft beschränken, so dass nur bestimmte Benutzer und Teams die Eigenschaft auf Datensätzen bearbeiten können. Eine eingeschränkte Eigenschaft ist weiterhin für alle Benutzer sichtbar.

Benutzer und Teams, denen kein Zugriff gewährt wird, sehen die Meldung Sie haben nicht die Berechtigung, den Wert dieses Feldes zu bearbeiten, wenn Sie den Mauszeiger über die Eigenschaft in einem Datensatz bewegen. Erfahren Sie, wie Sie den Bearbeitungszugriff für Eigenschaften einschränken.

Datensatz-Seitenleisten

Sie können die Seitenleisten anpassen, die in Kontakt-, Unternehmens-, Deal- und Ticket-Datensätzen angezeigt werden, damit unterschiedliche Teams unterschiedliche Ansichten haben. Erfahren Sie, wie Sie Datensatz-Seitenleisten für bestimmte Teams personalisieren.

Berichte

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Zugriff auf Berichte einzuschränken:

• Wenn ein Bericht nicht zu einem Dashboard hinzugefügt wurde, können Sie den Zugriff darauf über das Reporting-Tool individuell einschränken.
• Sie können ein Berichte-Dashboard gliedern, indem Sie Zugriff auf das Dashboard zuweisen.

Sie können den Zugriff auf Berichte im Bereich Analysetoolsoder auf einzelne benutzerdefinierte Analyseansichten nicht einschränken.

Einschränkungen des Listenzugriffs (BETA)

Super-Admins können anhand der allgemeinen Anweisungen obenfestlegen, welche Teams auf welche Listen Zugriff haben. 

Wenn Sie Zugriff auf eine Liste zuweisen oder die Standardeinstellung für die Zuweisung aktivieren, sollten Sie Folgendes beachten:

• Listen mit eingeschränktem Zugriff können nur vom Listenersteller und den zugewiesenen Teams angezeigt und ausgewählt werden. Alle anderen Benutzer können die Liste nicht anzeigen oder auswählen. Dies gilt für alle Tools, z. B. Marketing-E-Mail, Workflows und Berichte.
• Zusätzlich zu den Listenfiltern wird ein Kontakt nur dann in einer Liste mit eingeschränktem Zugriff angezeigt, wenn er eines der folgenden Kriterien erfüllt:
  
  • Für den Kontakt ist ein Benutzer im zugewiesenen Team zuständig.

• • Eine benutzerdefinierte HubSpot-Benutzereigenschaft im Kontaktdatensatz wird auf einen Benutzer im zugewiesenen Team festgelegt.

• Wenn ein Benutzer in ein anderes Team wechselt, kann er nicht mehr auf die Listen zugreifen, die er vorher einsehen konnte, es sei denn, sein neues Team hat Zugriff auf dieselben Listen.

E-Mail-Abonnements (BETA)

Durch die Beschränkung des Zugriffs auf Ihre E-Mail-Präferenzgruppen können Sie kontrollieren, welche Teams welche Abonnementtypen und Bürostandorte in Marketing-E-Mails verwenden können. Wenn eine E-Mail-Einstellungsgruppe auf ein Team eingeschränkt ist, kann nur dieses Team die Einstellungsgruppe beim Verfassen einer E-Mail auswählen.

So weisen Sie einem Team eine Präferenzgruppe zu:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Marketing > E-Mail.
  
• Klicken Sie unter Präferenzgruppen auf die Präferenzgruppe, die Sie bearbeiten möchten.
  
• Klicken Sie auf Aktionen, wählen Sie dann Bearbeiten.
  
• Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Teams (Optional) und wählen Sie dann die Teams aus, denen Sie die Gruppe zuweisen möchten.
  
• Klicken Sie auf Speichern.

Erfahren Sie mehr über Beschränkungen für den Zugriff auf Ihre E-Mail-Abonnements.

Workflows

Workflows können gemäß den allgemeinen Anweisungen oben über das Workflows-Dashboard einem bestimmten Team zugewiesen werden.

Workflows, die einem Team zugewiesen sind, können nur von Benutzern aus diesem Team angezeigt und bearbeitet werden. Jeder Workflow, der nicht zugewiesen ist, ist für alle Benutzer und Teams mit der Benutzerberechtigung workflowszugänglich.

Kampagnen

Sie können den Zugriff auf Ihre Marketingkampagnen einschränken, damit bestimmte Teams die Details der Kampagne verwalten und ändern können, welche Elemente dieser zugeordnet sind. 

So weisen Sie einem Team Zugriff auf eine Kampagne zu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Marketing und klicken Sie dann auf Kampagnen.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Kampagne, deren Zugriff Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und dann auf „Zugriff verwalten“.
• Wählen Sie im rechten Bereich entweder „Für jeden verfügbar“ oder „Teams auswählen, die bearbeiten können“ aus.
• Suchen Sie in der Suchleiste nach dem Kontrollkästchen links neben dem Namen des Teams, dem Zugriff auf die Kampagne gewährt werden soll, und aktivieren Sie es.
• Um den Zugriff auf die Kampagne zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Teams oder klicken Sie auf das X im Abschnitt „Zugriffsberechtigt“.
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf „Speichern“.

Werbeanzeigen

Nachdem Sie Google, Facebook oder LinkedIn-Konten mit HubSpot verknüpft haben, können Sie sie bestimmten Benutzern und Teams zuweisen.

So weisen Sie Zugriff auf ein Werbekonto zu:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu „Marketing“ > „Anzeigen“.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Werbekonto, dessen Zugriff Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“. Wählen Sie „Zugriff verwalten“ aus.
• Wählen Sie im rechten Bereich entweder „Für jeden verfügbar“ oder „Teams auswählen, die bearbeiten können“ aus.
• Suchen Sie in der Suchleiste nach dem Kontrollkästchen links neben dem Namen des Teams, dem Zugriff auf das Werbekonto gewährt werden soll, und aktivieren Sie es.
• Um den Zugriff auf die Kampagne zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Teams oder klicken Sie auf das X im Abschnitt „Zugriffsberechtigt“.
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf „Speichern“.