HubSpot-Elemente gliedern

Elemente in HubSpot können so gegliedert werden, dass nur die richtigen Teams und Benutzer sie anzeigen und bearbeiten können. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Ihre Elemente nach Abteilung oder Team getrennt halten und Ihre Benutzer dabei unterstützen möchten, konzentriert und organisiert zu arbeiten. 

Bitte beachten: Super-Admins und Benutzer mit der Berechtigung „Gliederung nach Teams“ können alle gegliederten Elemente anzeigen.

Um eine Reihe von Videos zur Gliederung von Elementen anzuschauen, finden Sie hier die entsprechende HubSpot Academy-Lektion.

Die Elemente, die Sie gliedern können, hängen von Ihrem HubSpot-Abonnement ab:

Standardmäßiges Gliederungsverhalten festlegen

Standardmäßig sind neu erstellte Elemente für alle Benutzer zugänglich, die Berechtigungen für das Element haben. Sie sollten jedoch nur bestimmten Teams oder Benutzern das Erstellen oder Bearbeiten von Elementen erlauben. In Ihren Account-Einstellungen können Sie automatisch den Zugriff auf neu erstellte Elemente so beschränken, dass nur der Ersteller des Elements, sein Team und alle seine übergeordneten Teams diese anzeigen und bearbeiten können.

So gliedern Sie automatisch neue Elemente:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu „Benutzer & Teams“.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Teams“.
• Klicken Sie zum Aktivieren auf den Schalter „Neuen Content auf Ersteller und deren Teams beschränken“.

Allgemeine Anweisungen zur Gliederung

Die meisten Tools können anhand der folgenden Schritte gegliedert werden. Für Dashboards, CRM-Ansichten und E-Mail-Abonnement-Einstellungen wechseln Sie zum Abschnitt mit den tool-spezifischen Anweisungen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu dem Tool, das Sie gliedern möchten.
• Um ein Element zuzuweisen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element, das Sie zuweisen möchten. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Mehr“ und wählen Sie „Benutzer & Teams zuweisen“ aus.
• Um mehrere Elemente gleichzeitig zuzuweisen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Elementen, die Sie zuweisen möchten, und klicken Sie auf „Benutzer & Teams zuweisen“.

• Im Dialogfeld wählen Sie das Kontrollkästchen neben dem Teamnamen oder Kontaktnamen aus.. Wenn Sie hierarchische Teamstrukturen verwenden und Inhalte einem untergeordneten Team zuordnen, erhält das übergeordnete Team automatisch auch Zugriff darauf.
• Um den Inhalt weiteren Benutzern zuzuordnen, klicken Sie auf die Registerkarte „Benutzer“. Benutzer können nur ausgewählt werden, wenn der Inhalt mindestens einem Team zugewiesen ist.
  
  
• Klicken Sie auf „Speichern“. 

Das Element ist jetzt nur für die ausgewählten Benutzer und Teams und ggf. ihre übergeordneten Teams sichtbar.

Für die Tools, die nicht den oben genannten Anweisungen folgen, finden Sie unten entsprechende tool-spezifische Anweisungen.

Tool-spezifische Anweisungen

CRM-Datensätze

Standardmäßig können Benutzer alle Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets anzeigen und bearbeiten. Sie können die Berechtigungen eines Benutzers so anpassen, dass er nur Datensätze anzeigen und bearbeiten kann, für die er oder sein Team zuständig sind.

So gliedern Sie CRM-Datensätze für Ihre Benutzer:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu„Benutzer & Teams.
• Klicken Sie auf den Namen des Benutzers, den Sie bearbeiten möchten.
• Um Kontakte und Unternehmen zu gliedern, klicken Sie auf der Registerkarte „Kontakte“ auf die Dropdown-Menüs neben den Berechtigungen „Anzeigen“, „Kommunizieren“ und „Bearbeiten“ . Wählen Sie dann „Nur Team“ oder „Nur wenn zuständig“ aus.
  
  
• Um Deals zu gliedern, klicken Sie auf die Registerkarte „Vertrieb“ und dann auf die Dropdown-Menüs neben den Berechtigungen „Anzeigen“ und „Bearbeiten“ . Wählen Sie dann „Nur Team“ oder „Nur wenn zuständig“ aus.
  
  
• Um Tickets zu gliedern, klicken Sie auf die Registerkarte „Service“ und dann auf die Dropdown-Menüs neben den Berechtigungen „Anzeigen“ und „Bearbeiten“ . Wählen Sie dann „Nur Team“ oder „Nur wenn zuständig“ aus.
  
  
• Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf „Speichern“.

Die aktualisierten Berechtigungen werden wirksam, nachdem sich der Benutzer abgemeldet und wieder angemeldet hat. Erfahren Sie mehr über Benutzerberechtigungen.

CRM-Ansichten

Standardansichten können nicht gegliedert werden, benutzerdefinierte CRM-Ansichten können jedoch auf nur für Sie sichtbar, für Ihr Team sichtbar oder jeden sichtbar festgelegt werden. 

So gliedern Sie eine CRM-Ansicht:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihrem Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Dashboard.
• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Alle gespeicherten Filter“.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Filternamen und klicken Sie dann auf „Optionen“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Teilen-Optionen verwalten“ aus.
• Wählen Sie im Dialogfeld aus, ob der Filter nur für Sie, für Ihr Team oder für jeden sichtbar sein soll.
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Conversations-Postfach

Nachdem Sie ein Postfach erstellt haben, können Sie in den Team-Management-Einstellungen ändern, welche Benutzer und Teams es anzeigen können. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Postfachbenutzer verwalten. 
 

Dashboards

Dashboard-Mitarbeiter können festlegen, welche Teams auf benutzerdefinierte Dashboards zugreifen und diese bearbeiten können.

So zuweisen Sie Zugriff auf Dashboards zu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Berichte“ > „Dashboards“.
• Klicken Sie über den Dashboard-Berichten auf den „Zugewiesen“-Link und dann auf „Bearbeitungszugriff“.
  
  
• Wählen Sie im rechten Bereich die Benutzer aus, denen Sie Zugriff zuweisen möchten.
  • Um die Anzeige des Dashboard auf den Dashboard-Mitarbeiter zu beschränken, wählen Sie das Optionsfeld „Privat für den zuständigen Mitarbeiter“ aus. Klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Wenn alle Benutzer auf das Dashboard zugreifen sollen, wählen Sie das Optionsfeld „Jeder“ und dann das Optionsfeld „Anzeigen und bearbeiten“ oder das Optionsfeld „Nur anzeigen“ aus. Klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • So beschränken Sie den Zugriff auf das Dashboard auf bestimmte Teams und Benutzer:
    • Wählen Sie den Radiobutton „Nur bestimmte Benutzer und Teams“ aus.
    • Wählen Sie den Radiobutton „Anzeigen und Bearbeiten“ oder den Radiobutton „Nur anzeigen“ aus.
    • Klicken Sie auf „Weiter“.
    • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Teams und Benutzern, denen Sie den Zugriff zuweisen möchten.
    • Klicken Sie auf „Speichern“.

Dokumente, Leitfäden, Sequenzen und Vorlagen für den Vertrieb

Nachdem Sie ein Dokument, einen Leitfaden, eine Sequenz oder eine Vorlage erstellt haben, können Sie die Zugriffsebene auf „Privat für den zuständigen Mitarbeiter“, „Für alle freigegeben“ oder „Für bestimmte Benutzer und Teams freigegeben“ festlegen. 

Erfahren Sie, wie Sie den Zugriff auf Vertriebsinhalte gliedern. 

Domains

Standardmäßig können Benutzer mit der Benutzerberechtigung „Domains hinzufügen und bearbeiten“ alle Domains anzeigen und bearbeiten sowie Content auf allen Domains veröffentlichen. Wenn Sie einschränken möchten, welche Benutzer Content für bestimmte Domains bearbeiten oder veröffentlichen können, erfahren Sie, hier wie Sie Teams Berechtigungen zum Veröffentlichen auf Domains gewähren.

Datensatz-Seitenleisten

Sie können die Seitenleisten anpassen, die in Kontakt-, Unternehmens-, Deal- und Ticket-Datensätzen angezeigt werden, damit unterschiedliche Teams unterschiedliche Ansichten haben. Erfahren Sie, wie Sie Datensatz-Seitenleisten für bestimmte Teams personalisieren.

Listengliederung (BETA)

Super-Admins können gemäß den allgemeinen Anweisungen oben festlegen, für welche Teams bestimmte Listen sichtbar sind. 

Wenn Sie Zugriff auf eine Liste zuweisen oder die Standardeinstellung für die Zuweisung aktivieren, sollten Sie Folgendes beachten:

• Gegliederte Listen können nur vom Listenersteller, den zugewiesenen Teams und allen übergeordneten Teams der zugewiesenen Teams angezeigt und ausgewählt werden. Alle anderen Benutzer können die Liste nicht anzeigen oder auswählen. Dies gilt für alle Tools, z. B. Marketing-E-Mail, Workflows und Berichte.
• Zusätzlich zu den Listenfiltern wird ein Kontakt nur dann in einer gegliederten Liste angezeigt, wenn er eines der folgenden Kriterien erfüllt:
  
  • Für den Kontakt ist ein Benutzer im zugewiesenen Team zuständig.

• • Eine benutzerdefinierte HubSpot-Benutzereigenschaft im Kontaktdatensatz ist auf einen Benutzer im zugewiesenen Team festgelegt.

• Wenn ein Benutzer zu einem anderen Team wechselt, kann er auf die Listen nicht mehr zugreifen und sie nicht mehr anzeigen, es sei denn, das neue Team hat ebenfalls Zugriff auf diese Listen.

E-Mail-Abonnements (BETA)

Durch die Gliederung von E-Mail-Einstellungsgruppen können Sie steuern, welche Teams welche Abonnementtypen und Bürostandorte in Marketing-E-Mails verwenden dürfen. Wenn eine E-Mail-Einstellungsgruppe an ein Team vergeben wird, kann nur dieses Team die Einstellungsgruppe beim Erstellen einer E-Mail auswählen.

So weisen Sie eine Einstellungsgruppe einem Team zu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Marketing“ > „E-Mail“.
  
• Klicken Sie unter „Einstellungsgruppen“ auf die Einstellungsgruppe, die Sie bearbeiten möchten.
  
• Klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie dann „Bearbeiten“ aus.
  
• Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü „Teams (Optional)“ und wählen Sie dann die Teams aus, die Sie der Gruppe zuweisen möchten.
  
• Klicken Sie auf „Speichern“.

Erfahren Sie mehr über das Gliedern Ihrer E-Mail-Abonnements.

Workflows (BETA)

Workflows können gemäß den allgemeinen Anweisungen oben vom Workflow-Dashboard aus einem bestimmten Team zugewiesen werden.

Workflows, die einem Team zugewiesen sind, können nur von Benutzern aus diesem Team angezeigt und bearbeitet werden. Jeder Workflow, der nicht zugewiesen ist, ist für alle Benutzer und Teams mit Workflow-Benutzerberechtigungen verfügbar.