Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Email Tracking

Tracken und protokollieren Sie E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales

Zuletzt aktualisiert am: Januar 3, 2019

Während Sie mit einem verknüpften Posteingang E-Mails über das die Kontakt-Chronik vom CRM verschicken können, ist das Senden von getrackten und protokollierten Emails von Ihrem Posteingang mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales möglich.

Beachten Sie vor dem ersten Schritten den Unterschied zwischen einer nachverfolgten und einer protokollierten E-Mail: 

  • Verfolgte E-Mail: Wenn Sie eine E-Mail verfolgen, erhalten Sie Einblick in die Interaktion des Empfängers mit der E-Mail. Ihnen wird mitgeteilt, wenn der Kontakt die E-Mail durch eine Popup-Mitteilung auf Ihrem Desktop öffnet, wenn Sie die App für Windows Tray von HubSpot Sales oder einen Chrome-Browser mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot Sales installiert haben. Sales Hub StarterProfessional, und Enterprise Benutzer werden darüber hinaus auch informiert, wenn der Empfänger auf einen Hyperlink in der E-Mail klickt. Diese Informationen werden in Ihrem Aktivitäten-Feed in HubSpot oder in Ihrer Windows Tray-App gespeichert, wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden. E-Mails, die nachverfolgt, aber nicht protokolliert werden, werdennicht auf einer Kontakt-Chronik in HubSpot vermerkt. 
  • Protokollierte E-Mail: Eine protokollierte E-Mail wird in der Kontakt-Kontakt-Chronik des Empfängers in HubSpot aufgezeichnet. So können Sie einen Datensatz Ihrer E-Mail-Kommunikation mit einem potenziellen Kunden in HubSpot aufzeichnen, um zu verstehen, wo sie sich in Ihrem Marketing-Trichter befinden. Sie können auch den Verlauf von protokollierten E-Mails verwenden, um vergangene Beziehungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie regelmäßig mit Ihren vielversprechendsten Leads kommunizieren. Protokollierte E-Mails haben den Zweck, Ihre Interaktionen mit Kontakten aufzuzeichnen. Sie liefern keine Informationen dazu, ob Empfänger auf Informationen klicken oder diese öffnen

Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt und protokolliert ist. So steht Ihnen in HubSpot ein Datensatz von E-Mail-Kommunikation und geöffneten Informationen zur Verfügung. 

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales. Wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden, können Sie in diesem Leitfaden erfahren, wie Sie E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) nachverfolgen und protokollieren: E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) nachverfolgen und protokollieren.

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus der Outlook-Desktopversion senden (PC oder Mac)

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC oder Mac: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.  
  • Klicken Sie in dem Nachrichtenfenster auf Vertriebstools.
  • Wählen Sie in der rechten Ansicht das Kontrollkästchen „Geöffnete E-Mails verfolgen“ aus (Sales Hub StarterProfessional, und Enterprise Benutzer werden „Geöffnete und angeklickte E-Mails tracken“sehen). 
  • Lassen Sie die Ansicht HubSpot Sales in Ihrem Posteingang offen, und klicken Sie dann auf „Senden“

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie das Office 365-Add-in von HubSpot Sales in Verbindung mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot Sales oder Windows Tray-App von HubSpot Sales (nur Windows) verwenden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem Aktivitäten-Feed von HubSpot sehen.

HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto senden

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Klicken Sie unten rechts von Ihrem E-Mailverfassungsfenster auf das HubSpot-Symbol HubSpot-Symbol
  • Wählen Sie in der rechten Ansicht das Kontrollkästchen „Geöffnete E-Mails verfolgen“ aus (Sales Hub Starter, Professional, und Enterprise Benutzer werden „Geöffnete und angeklickte E-Mails tracken“sehen).
  • Lassen Sie die Ansicht HubSpot Sales in Ihrem Posteingang mit ausgewähltem Kontrollkästchen offen, und klicken Sie dann auf „Senden“.

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie das Office 365-Add-in von HubSpot Sales in Verbindung mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot Sales oder Windows Tray-App von HubSpot Sales (nur Windows) verwenden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem Aktivitäten-Feed von HubSpot sehen.

HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem Aktivitäten-Feed in HubSpot als ungeöffnet angezeigt.  

Sie können auch sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails von der Chrome-Erweiterung oder Windows Tray-App interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäten-Feed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts auf das HubSpot-Symbol HubSpot-Symbol in Ihrem Chrome-Browser.

Alternativ können Sie auch auf Ihren Aktivitäten-Feed aus auf die Windows Tray-App zugreifen, wenn Sie HubSpot Sales für Windows installiert haben. Klicken Sie auf das HubSpot-SymbolHubSpot-Symbolin Ihrem Windows Tray.

HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet, erhalten Sie eine Echtzeit-Popup-Benachrichtigung auf Ihrem Desktop. Wenn Sie nun zurück zu Ihrem Aktivitäten-Feed gehen, wird die E-Mail dort als „Geöffnet“ angezeigt.  Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unterhalb des Kontaktnamens, um anzuzeigen, wann und wo der Empfänger Ihre E-Mail geöffnet hat.

HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Erfahren Sie mehr zur Funktionsweise von E-Mail-Tracking und Vertriebsbenachrichtigungen.   

E-Mails protokollieren

Um eine E-Mail zu protokollieren und HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, die Sie in Ihrem E-Mail-Client senden, eine der folgenden sein:

Sie können E-Mail-Adressen und Domänen in HubSpot-Kontoeinstellungenangeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Oder Sie können diese E-Mail-Adressen und Domänen auch Ihren Add-In Einstellungen hinzufügen. 

Bitte beachten Sie: E-Mails, die größer als 15 MB sind, werden nicht in Ihrem HubSpot-Konto protokolliert. Anhänge sind in diesem Limit inbegriffen. Ihre E-Mail wird noch immer erfolgreich an den Kontakt übermittelt, die E-Mail wird jedoch nicht in ihrem Datensatz protokolliert.

Je nach verwendetem E-Mail-Client läuft die Protokollierung einer E-Mail etwas anders ab: 

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus der Outlook-Desktopversion senden (PC oder Mac)

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC oder Mac: 

  • Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Klicken Sie im Menüband der Nachricht auf „Vertriebstools“.
  • Wählen Sie in dem Kontrollkästchen auf der rechten Ansicht „Diese E-Mail in HubSpot protokollieren“ aus. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld „BCC“ eingetragen.

Bitte beachten: Die Ansicht muss geöffnet sein, damit die E-Mail erfolgreich in HubSpot protokolliert wird.

  • Klicken Sie auf „Senden“.
HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto senden

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Klicken Sie unten rechts von Ihrem E-Mailverfassungsfenster auf das HubSpot-Symbol HubSpot-Symbol
  • Wählen Sie in dem Kontrollkästchen auf der rechten Ansicht „Diese E-Mail in HubSpot protokollieren“ aus. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld „BCC“ eingetragen. 

Bitte beachten: Die Ansicht muss geöffnet sein, damit die E-Mail erfolgreich in HubSpot protokolliert wird.  

  • Klicken Sie auf „Senden“.
HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mit dem Office-365-Add-In bei HubSpot protokolliert werden, werden automatisch dem Kontaktdatensatz des Empfängers, dem zugehörigen Firmendatensatz und den fünf letzten offenen Datensätzen, die dem Kontakt zugeordnet sind, zugeordnet.

Die protokollierte E-Mail in HubSpot anzeigen: 

  • Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Konto zu Ihren Kontakten, Unternehmen oder Deals.
  • Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes. 
  • Wählen Sie in der Chronik die protokollierte E-Mail aus. Von der E-Mail können Sie Folgendes tun: 
    1. Bearbeiten: Hinzufügen oder Entfernen der E-Mail aus verbundenen Unternehmens- oder Dealdatensätzen. Der Firmendatensatz und die Deal-Datensätze müssen dem Kontakt zugeordnet werden, um sie hier hinzuzufügen.
    2. Aktionen: Wählen Sie, diese E-Mail zu löschen oder zu beantworten. 
    3. Details: Klicken, um spezifische Informationen über die gesendete E-Mail anzuzeigen. 
    4. Erweitern: Klicken Sie hier, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn eine E-Mail-Konversation besteht, klicken Sie auf Thread aufrufen , um alle E-Mails im Thread anzuzeigen. 
    5. Antworten:: Klicken Sie auf „Antworten“, um direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.logged-email-on-contact-record

Bitte beachten: Sie können nur dann in HubSpot auf E-Mails antworten und eingehende Antworten in HubSpot protokollieren, wenn Sie Ihren Posteingang mit HubSpot verbunden haben.