Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Email Tracking

E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales tracken und protokollieren

Zuletzt aktualisiert am: April 30, 2019

Tracken und protokollieren Sie E-Mails aus Ihrem Postfach mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales.

Zunächst einmal zum Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails: 

  • Verfolgte E-Mails: Wenn Sie eine E-Mail verfolgen, erhalten Sie Einblick in die Interaktion des Empfängers mit der E-Mail. Ihnen wird durch eine Popup-Mitteilung auf Ihrem Desktop mitgeteilt, wenn der Kontakt die E-Mail öffnet, sofern Sie die HubSpot Sales-Tray-App für Windows installiert haben oder Chrome mit der HubSpot Sales-Chrome-Erweiterung verwenden. Kostenpflichtige Sales Hub-Benutzer werden benachrichtigt, wenn der Empfänger außerdem auf einen Link in der E-Mail klickt. Diese Informationen werden in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed oder in Ihrer Tray-App für Windows gespeichert, wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden. E-Mails, die nachverfolgt, aber nicht protokolliert werden, werdennicht in einer Kontakt-Chronik in der HubSpot-Software aufgezeichnet. 
  • Protokollierte E-Mail: Eine protokollierte E-Mail wird in die Kontaktchronik des Empfängers in der HubSpot-Software aufgenommen. So können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation mit einem potenziellen Kunden in der HubSpot-Software aufzeichnen, um nachzuverfolgen, wo sie sich in Ihrem Marketing-Trichter befinden. Der Kommunikationsverlauf hilft Ihnen auch dabei, die frühere E-Mail-Kommunikation im Blick zu behalten, damit Sie keine vielversprechenden Leads vernachlässigen. Protokollierte E-Mails haben den Zweck, Ihre Interaktionen mit Kontakten aufzuzeichnen. Sie geben Ihnen keinen Einblick in die Öffnungs- oder Klick-Informationen

Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert wird. So können Sie in der HubSpot-Software auf Informationen zur E-Mail-Kommunikation und darüber, ob die Mails geöffnet wurden, zurückgreifen. 

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Office 365-Add-in von HubSpot Sales. Wenn Sie das Outlook-Add-in (Desktopversion) verwenden, können Sie in diesem Leitfaden erfahren, wie Sie E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) nachverfolgen und protokollieren: E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) nachverfolgen und protokollieren.

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus der Outlook-Desktopversion senden (PC oder Mac)

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC oder Mac: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.  
  • Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf Sales-Tools.
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Geöffnete E-Mails tracken (Benutzer von Sales Hub StarterProfessional und Enterprise sehen die Option Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen). 
  • Lassen Sie den Bereich HubSpot Sales in Ihrem Posteingang geöffnet, und klicken Sie auf Senden

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie das Office 365-Add-in von HubSpot Sales in Verbindung mit der HubSpot Sales-Chrome-Erweiterung oder der HubSpot Sales-Tray-App für Windows (nur Windows) verwenden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed sehen.

HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto senden

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Klicken Sie unten rechts in Ihrem E-Mail-Fenster auf das HubSpot-Symbol sprocket
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Geöffnete E-Mails tracken (Benutzer von Sales Hub Starter, Professional und Enterprise sehen die Option Öffnen und Anklicken von E-Mails nachverfolgen).
  • Lassen Sie den Bereich HubSpot Sales in Ihrem Posteingang mit aktiviertem Kontrollkästchen offen, und klicken Sie auf Senden.

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie das Office 365-Add-in von HubSpot Sales in Verbindung mit der HubSpot Sales-Chrome-Erweiterung oder der HubSpot Sales-Tray-App für Windows (nur Windows) verwenden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed sehen.

HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitäten-Feed als Gesendet angezeigt.activity-feed-sent-email-activity

Sie können auch in der Chrome-Erweiterung oder Windows Tray-App sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitäten-Feed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket.

Alternativ können Sie auch über die Windows-Tray-App auf Ihren Aktivitäten-Feed zugreifen, wenn Sie HubSpot Sales für Windows installiert haben. Klicken Sie in Ihrem Windows-Tray auf das HubSpot-Symbol sprocket. 

Sobald der Empfänger die E-Mail öffnet, erhalten Sie eine Echtzeit-Popup-Benachrichtigung auf Ihrem Desktop. Wenn Sie nun zurück zu Ihrem Aktivitäten-Feed gehen, wird die E-Mail dort als Geöffnet angezeigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Alle Aktivitäten anzeigen unterhalb des Kontaktnamens, um anzuzeigen, wann und wo der Empfänger Ihre E-Mail geöffnet hat. Sie sehen auch einen Verlauf der im Dropdown-Menü aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts. activity-feed-open-email-notification Erfahren Sie mehr über die Funktionsweise von E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen.   

E-Mails protokollieren

Um eine E-Mail zu protokollieren und in der HubSpot-Software aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails senden, eine der folgenden sein:

In den HubSpot-Kontoeinstellungen können Sie E-Mail-Adressen und Domänen angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domänen auch in den Add-in-Einstellungen hinzufügen. 

Bitte beachten: E-Mails, die größer als 15 MB sind, werden nicht in Ihrem HubSpot-Konto protokolliert. Anhänge sind bei diesem Limit inbegriffen. Ihre E-Mail wird noch immer erfolgreich an den Kontakt übermittelt, die E-Mail wird jedoch nicht in ihrem Datensatz protokolliert.

Je nach verwendetem E-Mail-Client läuft die Protokollierung einer E-Mail etwas anders ab: 

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus der Outlook-Desktopversion senden (PC oder Mac)

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC oder Mac: 

  • Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Klicken Sie im Menüband der Nachricht auf Sales-Tools.
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Diese E-Mail in HubSpot protokollieren. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingetragen.

Bitte beachten: Der Bereich muss geöffnet bleiben, damit die E-Mail erfolgreich in der HubSpot-Software protokolliert wird.

  • Klicken Sie auf Senden.
HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto senden

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Office 365-Add-in aus einem „Outlook on the web“-Konto oder Outlook.com-Konto: 

  • Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an. 
  • Erstellen Sie eine neue E-Mail. 
  • Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein. 
  • Klicken Sie unten rechts von Ihrem E-Mailverfassungsfenster auf das HubSpot-Symbol sprocket
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Diese E-Mail in HubSpot protokollieren. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingetragen. 

Bitte beachten: Der Bereich muss geöffnet bleiben, damit die E-Mail erfolgreich in der HubSpot-Software protokolliert wird. 

  • Klicken Sie auf Senden.
HubSpot-Hilfeartikel – Screenshot

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mit dem Office-365-Add-In in der HubSpot-Software protokolliert werden, werden automatisch dem Kontaktdatensatz des Empfängers, dem zugehörigen Firmendatensatz und den fünf letzten offenen Datensätzen, die dem Kontakt zugeordnet sind, zugeordnet.

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in der HubSpot-Software an: 

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Konto zu Ihren Kontakten, Unternehmen oder Deals.
  • Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes. 
  • Wählen Sie in der Chronik die protokollierte E-Mail aus. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
    1. Bearbeiten: Sie können die E-Mail zu verbundenen Unternehmens- oder Deal-Datensätzen hinzufügen oder aus diesen entfernen. Der Unternehmensdatensatz und die Deal-Datensätze müssen dem Kontakt zugeordnet sein, um sie hier hinzuzufügen.
    2. Aktionen: Hier können Sie die E-Mail löschen oder beantworten. 
    3. Details: Klicken Sie hier, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen. 
    4. Erweitern: Klicken Sie hier, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf Thread anzeigen, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen. 
    5. Antworten: Klicken Sie auf Antworten, um direkt in der HubSpot-Software auf die E-Mail zu antworten.logged-email-on-contact-record

Bitte beachten: Sie können nur dann in der HubSpot-Software auf E-Mails antworten und eingehende Antworten in der HubSpot-Software protokollieren, wenn Sie Ihren Posteingang mit der HubSpot-Software verknüpft haben.